Troca de contabilidade: como funciona e como fazer?
Saber se está na hora de fazer a troca de contabilidade pode fazer a diferença nos processos da sua empresa. Isso por que contar com uma contabilidade de confiança é essencial para que o empresário consiga manter o seu negócio funcionando conforme a lei e gerenciar tudo com mais tranquilidade, sabendo que essa área está sendo bem cuidada e não há pendências com as autoridades.
A contabilidade também ajuda bastante no processo de tomada de decisão, pois entrega dados valiosos sobre as finanças da empresa.
E uma boa contabilidade vai ainda além disso — oferece todo suporte que você precisa, tirando suas dúvidas e buscando soluções para que você economize com o pagamento de impostos sem deixar de seguir a legislação do país.
Se o seu contador não oferece tudo isso e nem cobra valores justos, pode ser que seja hora de trocar de contabilidade. E é sobre isso que vamos falar aqui neste artigo! Você vai entender por que trocar de contabilidade, quando essa troca pode ser feita e conferir o passo a passo para isso.
Vamos lá?
Qual a função de um contador na sua empresa?
O trabalho do contador é fazer o registro de todas as transações financeiras da empresa, controlar e interpretar os fatos ocorridos, além de apurar impostos e garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais e tributárias do negócio.
Ou seja, no seu dia a dia de trabalho, ele vai:
- Fazer o planejamento tributário;
- Registrar todas as transações financeiras do negócio;
- Analisar demonstrativos;
- Elaborar documentos que precisam ser entregues para as autoridades;
- Acompanhar a execução dos planos financeiros da empresa;
- Entre outras coisas.
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Qual a importância da contabilidade para as empresas?
Vendo as funções do contador, você já deve imaginar como a contabilidade é importante para a empresa. Todas essas atividades estão ligadas à saúde financeira, o que é essencial para que qualquer negócio mantenha as suas portas abertas.
Além disso, a contabilidade também é importante para a tomada estratégica de decisões, pois fornece relatórios com informações valiosas.
Sem saúde financeira e sem decisões estratégicas, dificilmente a empresa consegue se manter competitiva e atuar cumprindo todas as exigências feitas pelas autoridades.
O Brasil tem um sistema tributário complexo, e nem sempre os empresários conseguem entender com clareza quais são as suas obrigações. Além disso, as regras estão em constante mudança, o que pode confundir muita gente.
Quando há erros no envio de declarações e pagamento de impostos, a empresa está sujeita a multas e penalidades impostas pela Receita Federal. E, a depender da gravidade, elas podem inclusive ter como consequência o cancelamento do CNPJ. E essas sanções são previstas tanto quando as informações erradas são passadas de má-fé quanto por acidente ou falta de informação.
Por isso é tão importante fazer a troca de contabilidade quando não se tem uma equipe de confiança ao seu lado, com contadores atualizados e experientes!
Por que fazer a troca de contabilidade?
O contador é um grande parceiro do empresário. Ambos devem trabalhar lado a lado para que a empresa cumpra suas obrigações, economize com pagamento de impostos e tenha acesso a informações estratégicas para a tomada de decisão.
E, como se trata de uma relação comercial, é importante também que esse serviço tenha um bom custo-benefício. Afinal, se estamos falando de saúde financeira, nem precisamos dizer que a empresa não deve pagar mais do que pode por um serviço, certo?
Tudo isso deve ser analisado na hora de decidir se é ou não o momento de trocar de contabilidade. Para ajudar você a tomar essa decisão, trouxemos aqui os motivos mais comuns para essa escolha!
O seu contador não tem experiência na área em que você atua
Como já falamos aqui, o Brasil tem um sistema tributário com diferentes regras para diferentes empresas. As formas de tributação variam muito de acordo com a natureza jurídica do negócio, a sua área de atuação, porte e regime tributário escolhido.
Para que o contador faça um bom trabalho, ele deve ter um bom conhecimento sobre a área que o seu cliente atua.
Ou seja, se você tem uma empresa de comunicação optante pelo Simples Nacional, deve trabalhar com um contador que tenha experiência na área de prestação de serviços que entenda muito sobre o seu regime tributário. Não adianta o contador ser muito bom em uma área em que você não atua, não é mesmo?
Se você percebe que o seu contador não tem o conhecimento que deveria ter sobre a área que que você atua, esse é um motivo para a troca de contabilidade!
Você não consegue entender o que acontece na contabilidade da sua empresa
Também é importante que você esteja sempre por dentro de tudo o que acontece com a contabilidade da sua empresa. Por mais que o contador cuide de tudo, é importante que o empresário tenha noção sobre o que está acontecendo e se mantenha atualizado sobre o seu próprio negócio.
E é papel do contador fazer você entender quais são as suas obrigações e te atualizar sobre oque é feito a cada mês — sempre com muita clareza e transparência.
Se você se sente perdido em relação a isso, talvez seja hora de bater um papo com o seu contador e deixar claro que gostaria de entender melhor oque se passa na sua contabilidade. Se o papo não resolver, comece a pensar em fazer a troca de contabilidade.
Você não tem acesso a dados sobre o seu negócio
Nós já falamos várias vezes aqui sobre a importância da análise de dados para uma tomada de decisão estratégica, não é? E o seu contador deve fornecer esses dados para você.
Se você não tem acesso fácil a esses relatórios, a troca de contabilidade pode ser uma boa!
A comunicação com o seu contador não é fácil
Além do bom serviço de contabilidade, o seu contador também deve oferecer um atendimento atencioso e cuidadoso. De que adianta ter um contador experiente se você nunca consegue falar com ele quando precisa tirar alguma dúvida, por exemplo?
É importante trabalhar com alguém disponível, que esteja sempre a postos para responder, que ofereça suporte em diferentes canais e que facilite a troca de informações, em vez de dificultar.
Esse, na verdade, é um ponto muito importante em qualquer relação profissional, não é mesmo?
O preço cobrado pelo seu contador não é justo
E como estamos falando de negócios, não podemos deixar de falar sobre preço. Para não prejudicar as finanças da empresa, você precisa de um contador que cobre um valor justo pelos serviços que oferece. E também é importante que esse valor caiba no seu orçamento para não prejudicar as contas da empresa.
Posso trocar de contabilidade a qualquer momento?
Agora que você já sabe quais critérios considerar na hora de avaliar a troca da contabilidade, vai ficar mais fácil tomar essa decisão. E a próxima dúvida que costuma surgir é sobre o momento de fazer essa mudança.
A notícia boa é que sim, você pode trocar de contabilidade quando quiser!
Ao contrário do que acontece com algumas outras mudanças na empresa, como a de regime tributário, por exemplo, que só pode ser feita no início de cada ano, a troca de contabilidade pode ser feita a qualquer momento.
Você só precisa ficar atento ao contrato que tem com o seu contador atual. Isso porque pode haver cláusulas com regras sobre aviso-prévio, multas por rescisão, entre outras coisas.
Como saber qual é o momento ideal para a troca de contabilidade?
Se você concluiu que fazer a troca de contabilidade é mesmo a melhor opção para a sua empresa, o ideal é fazer isso o mais rápido possível, mas sem prejudicar o seu negócio.
Por questões contratuais que já citamos aqui, é importante que você coloque tudo na ponta do lápis antes de fazer a troca. A economia que você vai fazer trocando de contador deve ser maior do que o valor que precisará pagar de multa de rescisão, por exemplo.
Mas tenha em mente que nem só o dinheiro está em jogo aqui. A depender do seu grau de insatisfação com a contabilidade atual, pode ser que valha a pena deixar a economia um pouco de lado e focar nos outros ganhos!
Como trocar de contador?
O primeiro passo para trocar de contabilidade é tomar a decisão. Depois disso, você deve escolher uma nova empresa para contratar. Não deixe de garantir que a empresa nova oferece tudo aquilo que o seu contador antigo não oferecia e você sentia falta — além de tudo aquele que ele também oferecia e que você gostaria de continuar recebendo.
A nossa dica é que você venha ser cliente da Agilize! Nós somos a primeira contabilidade online do Brasil e estamos ao seu lado a todo momento. Ainda aqui neste artigo vamos explicar melhor como funciona onosso trabalho, mas primeiro, vamos explicar o passo a passo para você trocar de contabilidade sem problemas!
Revise o seu contrato com o contador atual
Como já falamos aqui, é importante reler o seu contrato com o contador atual, buscando cláusulas com determinação de aviso-prévio e multas rescisórias. Se precisar, fale com um advogado para ajudar com o entendimento do contrato!
Comunique o cancelamento ao contador atual
Depois de escolher a nova contabilidade e ler o contrato atual, você já pode comunicar o cancelamento ao seu contador. A nossa sugestão é que você envie um e-mail dizendo a partir de que mês a transferência de contabilidade será feita, para que ele consiga tomar todas as providências a tempo.
Depois de ser comunicado, o contador atual vai passar toda a documentação da sua empresa para o novo escritório e, se necessário, informar uma data para que você possa retirar as documentações físicas presencialmente.
Resolva as pendências
Caso a sua empresa tenha alguma pendência contábil, é importante resolvê-la antes de fazer a troca de contabilidade. Ao comunicar o cancelamento ao seu contador atual, aproveite e pergunte se há algo pendente a ser resolvido!
Junte os documentos necessários
Para fazer a troca de contabilidade, você vai precisar apresentar alguns documentos para a nova empresa. São eles:
- Número CNPJ;
- Número da Inscrição Municipal e/ou Inscrição Estadual;
- Contrato Social ou Requerimento de Empresário;
- Certificado Digital
Depois disso, a nova empresa vai cuidar de todos os trâmites necessários. Fique atento à troca do nome do contador perante a Receita Federal, que precisa ser feita. Normalmente, o contador antigo ou o novo escritório fazem a troca — mas não deixe de se certificar sobre a realização dela!
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O nosso time é formado por contadores especialistas em diversas áreas, com muita experiência e disponíveis para tirar todas as suas dúvidas. Eles registram tudo o que acontece com a sua contabilidade na nossa plataforma, que foi desenvolvida especialmente para isso.
Por lá, você se mantém atualizado sobre a área contábil da sua empresa e tem acesso a relatórios completos para embasar a sua tomada de decisões. Tudo isso com muita praticidade, já que a plataforma é super intuitiva e pode ser acessada pelo seu smartphone.
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