Inscrição estadual: o que é, como emitir e consultar!

Inscrição estadual: o que é, como emitir e consultar!

O Brasil tem um sistema tributário complexo e, para ter um negócio funcionando dentro da legalidade por aqui, é preciso cumprir uma série de obrigações.

E elas começam desde os primeiros passos da empresa, quando você ainda está passando pelo processo de abertura. Além de abrir o seu CNPJ, você precisa fazer o cadastro em diversos órgãos – a fazer a inscrição é uma dessas obrigações.

Se você ainda não sabe o que é isso, não se preocupe. A gente preparou este conteúdo especialmente para te ajudar com essa parte.

Aqui, você vai descobrir o que é inscrição estadual, para que serve, quais empresas precisam emiti-la e muito mais.

Boa leitura!

  1. Entenda o que é inscrição estadual
  2. Descubra para que serve a inscrição estadual
  3. Veja quem precisa emitir a inscrição estadual
  4. Aprenda como emitir a inscrição estadual
  5. Saiba como consultar a inscrição estadual da empresa
  6. Conheça a diferença entre inscrição estadual e inscrição municiapal
  7. Entenda o que é a inscrição estadual do substituto tributário e para que serve
  8. Veja o que é o Cadastro fiscal do distrito federal

O que é inscrição estadual?

A inscrição estadual é um número de identificação que formaliza uma empresa perante o estado no qual ela está estabelecida. É ela que faz com que onegócio se torne um contribuinte do estado.

O número da inscrição estadual é composto por 9 dígitos:

  • os 2 primeiros indicam o estado de cadastro;
  • os 6 seguintes indicam o número de inscrição de cada empresa;
  • o último é chamado e dígito verificador ou dígito de controle.

O número de inscrição estadual é liberado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado e, por meio dele, o contribuinte passa a ter um registro formal do seu negócio junto à Receita Estadual.

Para que serve a inscrição estadual?

A inscrição estadual serve para o recolhimento do ICMS, que é o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Esse é um tributo estadual que incide sobre produtos de diferentes tipos e se aplica tanto à comercialização dentro do país como a importações.

A regulamentação do ICMS é uma responsabilidade de cada estado e do Distrito Federal, e é por isso que ela está diretamente ligada à emissão da inscrição estadual.

Para que uma empresa que trabalha com a comercialização de mercadorias consiga emitir uma nota fiscal corretamente, é preciso ter a inscrição estadual.

Sem ela, não é possível recolher o ICMS, que é um imposto obrigatório. Dessa forma, a empresa deixa de cumprir com suas obrigações e está sujeita a penalidades impostas pelas autoridades, que podem resultar no encerramento do negócio e até mesmo na prisão dos empresários, em casos mais graves.

Veja quem precisa emitir inscrição estadual

Todas as empresas que comercializam produtos físicos são obrigadas a recolher o ICMS e, portanto, devem ter a inscrição estadual. Afinal, como já falamos aqui, sem a inscrição é impossível fazer o pagamento desse tributo.

Essa obrigação se aplica a todos os produtos físicos comercializados no país, sem exceção. Isso inclui desde bens mais caros, como automóveis e eletrodomésticos, até produtos muito baratos, como chocolates e chicletes.

Também não importa se a sua empresa vende presencialmente ou online – sempre que um produto físico é comercializado, inclusive entre estados diferentes, é preciso pagar o ICMS e, para isso, é preciso ter a inscrição estadual.

Além disso, também precisam pagar ICMS e ter inscrição estadual empresas prestadoras de serviço de transporte interestadual ou intermunicipal e empresas prestadoras de serviços de comunicação.

Ah, e a obrigatoriedade da inscrição estadual também independe do porte do seu negócio. Se você tiver uma empresa muito pequena ou muito grande, precisa desse registro.

O MEI precisa de inscrição estadual?

Nem todo MEI – Microempreendedor Individual – precisa fazer esse registro. A regra se aplica somente àqueles que se enquadram nas categorias “Comércio ou Indústria” e “Comércio e Serviços”, que são as categorias que estão obrigadas a pagar o ICMS.

Mas, no caso do MEI, a inscrição estadual é feita de forma automática assim que o CNPJ é aberto, o que torna o processo mais fácil e rápido.

Ou seja, se você é MEI e abriu o seu CNPJ no Portal do Empreendedor, não precisa se preocupar com isso, porque provavelmente você já tem esse registro.

Que tipo de empresa não precisa ter inscrição estadual?

Empresas prestadoras de serviços que não são de transporte intermunicipal ou interestadual e nem de comunicações não precisam de inscrição estadual, já que não recolhem ICMS.

Além disso, também não precisam da inscrição estadual as empresas que comercializam produtos digitais em transações online. 

Um exemplo é a venda de infoprodutos em que não há a entrega de nenhum produto físico ao cliente final.

Saber se uma empresa precisa ou não de inscrição estadual é fácil: se há circulação de mercadoria física, independentemente do seu valor, é preciso ter o registro – pois sobre essas transações são tributadas com ICMS.

Como emitir inscrição estadual? Veja passo a passo

Se lendo até aqui você descobriu que a sua empresa precisa de inscrição municipal, confira o passo a passo para fazer esse registro e garantir o funcionamento do seu negócio conforme a lei!

Tenha um CNPJ ativo

O primeiro passo para a abertura da empresa é a emissão CNPJ, que é o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas. O CNPJ é como se fosse o CPF da sua empresa.

Depois disso, o próximo passo é a inscrição estadual. 

Separe os documentos

Além do CNPJ ativo, você vai precisar de outros documentos para fazer o seu cadastro junto à Sefaz do seu estado. São eles:

  • RG
  • CPF
  • Comprovante de endereço de empresa e da residência
  • Fotos do estabelecimento (ou da residência se for porta a porta)
  • Alvará de funcionamento
  • E-mail válido

Com tudo isso em mãos, você está pronto para solicitar a sua inscrição estadual. A boa notícia é que oprocesso não é complicado e pode ser feito online.

Solicite a inscrição estadual

A emissão da inscrição estadual deve ser feita no portal RedeSim – Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios.

Ao acessar o portal, você deve clicar na opção “Já possuo pessoa jurídica” e, depois, acessar a área de Serviços.

Em “Demais Serviços” selecione a opção “Inscrições tributárias” e, depois, “Solicite sua inscrição”.

Você será redirecionado para o site da Receita Federal e deverá seguir os passos indicados, preenchendo os campos solicitados com as informações que constam nos seus documentos.

E lembre-se: se você é MEI, não precisa fazer esse processo, pois a inscrição é feita automaticamente quando você abre o seu CNPJ.

Saiba quanto tempo leva a emissão da inscrição estadual

Como a inscrição estadual é feita perante a Sefaz de cada estado, o tempo para liberação varia de um lugar para o outro. Mas, em geral, o prazo vai de 15 a 30 dias úteis.

Depois de preencher todos os campos online e enviar a sua solicitação, você recebe uma estimativa para a liberação do registro e pode acompanhar o status da solicitação online.

Se você só está esperando a inscrição estadual sair para começar as suas vendas, a nossa dica é que seja paciente. Vender sem inscrição estadual pode fazer com que você tenha problemas com a Receita Federal e você não quer esse tipo de dor de cabeça já no início das suas atividades, não é mesmo?

Então, se planeje para fazer a solicitação com antecedência!

Como consultar inscrição estadual da empresa?

Se você já tem a sua inscrição estadual e precisa consultar o número, é só seguir o passo a passo:

  • acesse o site do Sintegra, que é o órgão responsável pelas  informações sobre operações interestaduais com mercadorias e serviços;
  • selecione o estado em que a sua empresa está cadastrada clicando no mapa;
  • preencha os campos solicitados com informações sobre a empresa (normalmente o CNPJ);
  • clique em “Pesquisar” e confira o número do seu registro.

Qual a diferença entre inscrição estadual e inscrição municipal?

Bom, você já sabe que a inscrição estadual está diretamente ligada ao pagamento de ICMS, que é um imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadorias, certo? E, por isso, somente empresas que trabalham com a comercialização de produtos físicos precisam desse registro.

Mas então o que acontece com as empresas prestadoras de serviços? 

Assim como a inscrição estadual está ligada ao ICMS, a inscrição municipal está relacionada ao ISS, que é o Imposto Sobre Prestação de Serviço.

Esse é um imposto cobrado por cada município e é por isso que, nesse caso, o registro necessário para a correta emissão de notas fiscais deve ser feito na Secretaria da Fazenda do município na qual a sua empresa está sediada.

Uma empresa pode precisar de inscrição estadual e inscrição municipal ao mesmo tempo?

Isso pode sim acontecer e, na verdade, é bastante comum. Se sua empresa vende produtos e também oferece serviços, ela deve fazer as duas inscrições para que possa recolher todos os seus impostos corretamente.

Um exemplo é um pet shop, que, além de vender mercadorias como rações, medicamentos, brinquedos e acessórios para animais de estimação, também pode oferecer serviços, como banho, tosa e realização de exames.

A inscrição estadual substitui a inscrição municipal?

Uma inscrição não substitui a outra. Afinal, como você viu aqui, cada uma tem o seu objetivo, que é possibilitar o recolhimento de diferentes impostos – ICMS para inscrição estadual e ISS para inscrição municipal.

Se a sua empresa presta serviços e vende mercadorias, é preciso ter os dois registros. Em nenhuma hipótese uma inscrição pode substituir ou desobrigar a empresa de fazer a outra – a não ser, claro, que o negócio não exerça os dois tipos de atividades.

É importante deixar claro que se a sua empresa só comercializa produtos e não presta serviços e, portanto, não precisa de inscrição municipal, ela ainda pode contratar serviços de outras empresas. A inscrição municipal só é necessária para empresas que vendem serviços, e não para as que contratam.

O contrário também acontece: empresas prestadoras de serviços não precisam de inscrição estadual para comprar mercadorias!

Entenda o que é a inscrição estadual do substituto tributário e para que serve

Antes de explicar como funciona a inscrição estadual do substituto tributário (IE ST), é preciso que você entenda bem o que é a substituição tributária e como ela acontece.

Então vamos falar um pouco sobre isso?

Como você já viu aqui, a empresa que promove a circulação de mercadorias é responsável pelo pagamento do ICMS, que é o imposto que incide sobre essas operações.

No entanto, em algumas situações, a legislação atribui essa responsabilidade a um terceiro. Nesse caso, a empresa que deixa de recolher o imposto se torna a contribuinte substituída e nova responsável pelo pagamento da camada de contribuinte substituta.

A contribuinte substituta, em alguns casos, pode solicitar a inscrição estadual no estado de destino da mercadoria, para que seja possível fazer o correto recolhimento de impostos.

Veja o que é o Cadastro Fiscal do Distrito Federal

Bom, agora que você já sabe o que é a inscrição estadual e como ela funciona nos estados brasileiros é hora de falarmos sobre as empresas com sede no Distrito Federal, onde há algumas particularidades.

No DF, em vez de inscrição estadual, as empresas devem fazer o Cadastro Fiscal do Distrito Federal (CFDF), que é o registro que concede ao distrito federativo o controle sobre as atividades econômicas exercidas por esses negócios – medindo tanto o ICMS como o ISS.

Ou seja, todas as empresas do DF, sejam elas comercializadoras de mercadoria ou prestadoras de serviço, precisam ter o CFDF – incluindo o MEI!

Em resumo, o CFDF substitui tanto a inscrição estadual como a inscrição municipal e, sem ele, não é possível emitir notas fiscais regularmente. 

O que acontece caso a empresa não tenha o CFDF?

As empresas com o CFDF irregular estão sujeitas às penalidades impostas pelas autoridades, como multas e até mesmo o encerramento do CNPJ, em casos de longos períodos de inadimplência. 

No dia a dia do negócio,não é possível emitir notas fiscais e nem realizar compras com fornecedores, já que outras empresas também não conseguem emitir notas fiscais para empresas irregulares.

Como emitir o CFDF?

Assim como acontece com a inscrição estadual, a emissão do CFDF é feita online, por meio do site da Agência Net da Secretaria Econômica do Distrito Federal

Depois de fazer o seu cadastro no site, você deve clicar na opção “Nova Ficha Cadastral”, preencher os campos indicados e acompanhar o andamento da sua solicitação com o número de protocolo que irá receber.

Conheça a Agilize!

Você viu como a inscrição estadual é importante para o funcionamento do seu negócio, não é? Sem ela é impossível emitir notas fiscais e manter a empresa funcionando conforme a lei, caso ela comercialize produtos físicos ou preste serviços de transportes intermunicipal ou interestadual ou de comunicação.

E para garantir que tudo seja feito corretamente (afinal, cometer erros com esse tipo de coisa, mesmo que não seja de má-fé, também pode resultar na aplicação de penalidades), o ideal é contar com o apoio de contadores profissionais.

Uma contabilidade pode ajudar você tanto na obtenção da sua inscrição estadual, no momento da abertura da empresa, como na emissão das notas fiscais, garantindo que tudo seja feito conforme exigido pela Receita Federal

Assim você pode cuidar da parte estratégica do seu negócio sem se preocupar com esse tipo de obrigação. E para isso você pode contar conosco!

Somos a Agilize, a primeira empresa de contabilidade online do Brasil, e desde 2013 ajudamos milhares de empresários a manter os seus negócios dentro da lei e com as finanças organizadas.

O nosso time de especialistas tem muita experiência no recolhimento de ICMS, que é um dos tributos mais complexos do Brasil, e está sempre disponível para tirar as suas dúvidas e responder perguntas, além de resolver problemas com muita agilidade.