Saiba como e quando você deve trocar de contador
Muitos empresários se perguntam se podem ou devem trocar de contador. Afinal, a relação com a contabilidade é estratégica para a saúde da empresa.
Mas o que muitos não sabem é que o procedimento para trocar de contador é muito simples, e pode ser fundamental para a manutenção da regularidade fiscal da empresa, caso a empresa de contabilidade atual não esteja fazendo um bom trabalho.
Neste artigo, vamos explicar como funciona este processo de troca de contabilidade, quais os pontos de atenção e apresentar a melhor solução para a sua empresa.
Confira!
- Saiba a importância da contabilidade para o crescimento da sua empresa
- Entenda o nível de dificuldade da troca de contador
- Sinais de que você deve trocar de contador
- Veja como trocar de contador
- Aprenda como fazer a transferência de responsabilidade de contador
- Veja como elaborar o comunicado de troca de contador
- Saiba como escolher a melhor contabilidade para o seu negócio
Saiba a importância da contabilidade para o crescimento da sua empresa
A contabilidade é uma área essencial para o crescimento sustentável de qualquer empresa. Assim, ela oferece diversas vantagens:
- Oferece tomada de decisões estratégicas;
- Cumprimento das obrigações fiscais e legais;
- Controle eficiente das finanças e do fluxo de caixa;
- Identificação de oportunidades de redução de custos;
- Monitoramento do desempenho financeiro com relatórios e análises;
- Suporte na elaboração de preços e margens de lucro;
- Orientação na gestão tributária;
- Identificação de problemas financeiros.
- Facilitação de auditorias.
Além disso, uma contabilidade bem executada é fundamental para o cumprimento das obrigações fiscais e legais, evitando problemas com a Receita Federal e outros órgãos reguladores.
Portanto, ter uma empresa de contabilidade experiente e comprometida é fundamental para garantir a saúde financeira da empresa.
Entenda o nível de dificuldade da troca de contador
Trocar de contador pode parecer uma tarefa complicada, mas com o devido planejamento e organização, o processo pode ser tranquilo e benéfico para a empresa.
Um dos pontos de atenção neste momento é a forma como as comunicações irão ocorrer. Afinal, é comum comparar a relação entre um contador e cliente com um “casamento”.
Por isso, neste momento é preciso ser claro e levar todo o processo com transparência.
Neste processo de transferência, será exigida a transferência de responsabilidade e o envio de documentos, acessos, e informações da empresa para a nova contabilidade.
Estaremos detalhando estes pontos nos próximos tópicos.
Conheça os sinais de que você deve trocar de contador
Se o seu contador apresentar os sinais listados a seguir, significa que você deve procurar por um serviço de contabilidade online. Entenda melhor.
Perda de prazos
A pontualidade é uma das características mais importantes de um contador, já que atrasos em certas operações atrapalham todo o fluxo de trabalho da empresa.
A Receita Federal do Brasil (RFB) leva o cumprimento de prazos a sério e aplica multas elevadas — que podem atingir até 225% do imposto devido — caso eles sejam extrapolados.
O Fisco ainda pode entender que a empresa está omitindo informações e considerar o ato como um crime contra a ordem tributária, aplicando penalidades que podem levar à prisão.
Uma contabilidade especializada é capaz de gerenciar todos os prazos de seus clientes de forma eficiente, preparando-se para cumprir as obrigações antes de seus vencimentos.
Erros contínuos
Erros contábeis são significativos, e podem prejudicar bastante a sua empresa.
Se você perceber que seu contador está cometendo erros frequentes nos registros contábeis, na elaboração de relatórios financeiros ou no cálculo de impostos, é preciso avaliar a situação do contador com bom senso, porém repetir os mesmos erros incessantemente é um sinal de que você precisa trocar o contador.
Mau atendimento
Todo serviço de qualidade preza pelo bom atendimento aos clientes.
Entretanto, a contabilidade é um setor diretamente ligado ao sucesso da empresa e traz temas bastante complexos, o que geralmente levanta muitas dúvidas aos empreendedores.
Por essa razão, a precariedade na comunicação pode impactar o andamento dos processos contábeis. É crucial que o contador forneça um suporte ágil, completo e humanizado.
Algumas atitudes que demonstram que o seu contador está exercendo um mau atendimento são:
- Pedir informações e não obter uma resposta;
- Ligar para o contador, mas não ser atendido;
- Mandar um e-mail e demorar dias para ser respondido.
Documentos extraviados
O extravio ou perda de documentos é uma das falhas mais graves que podem ser cometidas por um contador, já que isso pode se desdobrar em diversas outras consequências:
- Falta de informações para calcular os tributos;
- Envio errado das obrigações acessórias;
- Envio atrasado de declarações;
- Estruturação equivocada de demonstrativos contábeis ou financeiros, balanços e relatórios;
- Dentre outros erros fiscais.
Ferramentas ultrapassadas
A tecnologia desempenha um papel importante na contabilidade moderna. Ferramentas e softwares atualizados ajudam a automatizar processos, agilizar tarefas e melhorar a precisão dos registros contábeis.
Se o seu contador não está utilizando ferramentas atualizadas ou não demonstra interesse em adotar novas tecnologias, isso pode indicar falta de comprometimento com a qualidade do trabalho.
Uma contabilidade online, como a Agilize, está sempre atualizada e faz o uso de tecnologias para gerar ainda mais benefícios para sua empresa.
Falta de transparência
Transparência é um princípio fundamental na contabilidade.
Se o seu contador não está sendo transparente em relação às suas obrigações fiscais, não fornece informações claras sobre os resultados financeiros da empresa ou não presta contas de forma satisfatória, isso pode gerar desconfiança e preocupação.
Uma contabilidade transparente é crucial para a tomada de decisões estratégicas e para garantir a conformidade com as normas contábeis.
Necessidade de cobrança das demandas contábeis
A necessidade de cobrar constantemente a entrega de resultados de seu contador é sinal de falta de responsabilidade, profissionalismo e competência. Um bom profissional é proativo e pontual, esforçando-se para entregar resultados dentro do prazo combinado.
Quando você precisa lembrar o contador das obrigações dele, está prejudicando a própria atividade do seu negócio, já que você está dedicando tempo no monitoramento das atividades do seu contador.
Nesse caso, procure por empresas que adotem uma postura mais profissional.
Como trocar de contador?
Trocar de contador requer planejamento e algumas etapas a serem seguidas.
Veja como realizar esse processo de forma eficiente:
Elabore um comunicado
Após selecionar o novo contador, é hora de elaborar um comunicado informando a mudança aos envolvidos, como o contador atual, órgãos fiscais e bancos.
Esse comunicado deve ser claro, objetivo e fornecer informações sobre a data de transição e os motivos da troca.
Organize a documentação
Certifique-se de o antigo contador estará enviando todos os documentos e informações necessárias para a transferência de contabilidade.
Isso inclui registros contábeis, declarações fiscais, contratos e outros documentos que estaremos apresentando a seguir.
Formalize a rescisão
Mesmo com a comunicação é preciso formalizar a finalização das atividades com o distrato de prestação de serviço.
Assim, a transferência de responsabilidade é formalizada e a nova contabilidade poderá responder e executar as atividades da sua empresa.
Firme o novo contrato com a contabilidade
Após a rescisão, deverá ser firmado o contrato com a nova contabilidade, que passa a responder tecnicamente pelas atividades contábeis da empresa.
Como fazer a transferência de responsabilidade de contador?
A transferência de responsabilidade de contador é um processo importante para garantir a continuidade dos serviços contábeis e a correta gestão financeira da sua empresa.
Para isso, você deve informar ao antigo contador sobre a troca, formalizar a finalização do contrato com o termo de rescisão e solicitar o envio da documentação da empresa para o novo contador. Dentre os documentos, estão:
- Livros fiscais;
- Arquivos digitais;
- Notas fiscais;
- Contrato social;
- Contracheques;
- Escrituração contábil;
- Procuração da Receita Federal;
- Parcelamentos de dívidas e empréstimos;
- Relatório de toda e qualquer situação corrente de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais;
- Comprovantes de pagamentos de impostos.
O envio dessas informações é necessário para que a nova contabilidade entenda a situação da empresa, histórico e necessidades.
E quando o contador não quer devolver os documentos para a troca de contabilidade?
Infelizmente, esta é uma situação comum. Caso o antigo contador se recuse a realizar o envio total dos documentos e informações necessárias, ele pode ser denunciado ao Conselho de Contabilidade.
Quanto tempo para realizar a troca de contabilidade?
Este é um acordo que deve ser firmado entre empresa e o antigo contador. No entanto, o ideal é que ele não ultrapasse o período de 30 dias para realizar o total envio de documentações e transferência de responsabilidade.
Veja como elaborar o comunicado de mudança de contabilidade
O comunicado para trocar de contador precisa ser enviado por meio formal e identificar os dados da empresa de forma clara, deixando a sua necessidade transparente para o antigo contador.
Assim, o ideal é que ele seja enviado por e-mail ou que o empreendedor – ou responsável pela empresa – escreva uma carta a punho, sinalizando a troca e finalização dos serviços.
Neste comunicado, algumas informações são essenciais, como:
- Dados da empresa;
- Dados do representante legal;
- Descrição do encerramento das atividades de prestação de serviço;
- Prazo para finalização das atividades;
- Dados do novo contador.
No entanto, é importante lembrar que este comunicado não exclui a necessidade da aplicação do distrato de prestação de serviços, documento que irá formalizar o encerramento das atividades e firmar o acordo que o antigo contador estará transferindo a responsabilidade e documentações necessárias para a nova empresa.
Este distrato pode ser elaborado tanto pela nova quanto pela antiga contabilidade.
Aprenda a escolher a melhor contabilidade para o seu negócio
Agora que você já entendeu o processo de trocar de contador, saiba o que você deve fazer para escolher a melhor contabilidade!
Pesquise e avalie
O primeiro passo é sempre pesquisar bastante!
Busque recomendações de outros empresários, pesquise na internet e faça uma lista de contadores que pareçam adequados ao seu negócio;
Agende entrevistas
Entre em contato com os contadores selecionados e agende entrevistas pessoais ou por videoconferência.
Durante a entrevista, faça perguntas relevantes e verifique se a empresa possui experiência e conhecimento na sua área de atuação.
Avalie a compatibilidade
Além da expertise técnica, é importante que o contador esteja alinhado com os valores e objetivos da sua empresa.
Empresas mais tecnológicas e digitais, como a Agilize, oferecem uma variedade de serviços específicos para cada ramo e atividade de empresa. Assim, o processo de comunicação e alinhamento de expectativas torna-se mais simples!
Verifique referências
Solicite referências de outros clientes atendidos pelo contador em potencial e entre em contato para obter feedback sobre a qualidade do serviço prestado.
Neste momento, é fundamental verificar se o profissional ou empresa possui certificação para a atuação como contabilidade.
Na Agilize, por exemplo, destacamos nossas certificações no próprio site, apresentando o código do CRC, certificações e premiações de destaque.
Conheça a Agilize
Se você percebeu que está na hora de trocar de contador, a Agilize é a sua melhor solução!
Somos pioneiros em contabilidade online no Brasil, atendendo mais de 20.000 desde o início das atividades e com uma equipe de profissionais especialistas nos mais diversos ramos.
Da abertura até a troca do serviço contábil da sua empresa, na Agilize você encontra uma contabilidade completa e de confiança!
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