A padronização de processos, como o nome sugere, é a prática responsável por tornar as atividades de rotina de uma empresa uniformes. Assim, fica mais fácil saber o que fazer, quando fazer e como fazer - e isso pode trazer diversos benefícios para o negócio.
Aqui neste artigo, você vai entender a importância da padronização de processos, conhecer os seus benefícios e conferir um passo a passo prático para padronizar as principais atividades da sua empresa.
Acompanhe!
Quais são os benefícios da padronização de processos para a empresa?
A tecnologia pode ser a sua aliada na padronização de processos
O que é a padronização de processos na empresa?
A padronização de processos se refere à organização de tarefas dentro de uma empresa. Como essas tarefas são executadas em diferentes momentos e por diferentes pessoas, organizá-las e definir protocolos para a sua realização é importante para que a qualidade das entregas se mantenha, independentemente de quem realize determinada atividade.
A padronização de processos deixa claro quais são as expectativas de resultado para cada atividade, o que deve ser feito para isso e qual o impacto de cada ação no funcionamento do negócio.
Portanto, ela deve responder às seguintes perguntas:
O que é este processo?
Qual é o seu objetivo?
Quem deve fazer o que dentro desse processo?
Qual é a sequência das atividades?
Quais são os departamentos envolvidos?
Qual a contribuição desse processo para a empresa?
Qual o resultado esperado?
Qual a importância da padronização de processos?
A padronização de processos é porque garante a melhor forma de executar uma tarefa. Afinal, se aquela forma ficou definida como padrão, é porque já está comprovado que ela funciona.
Assim, caso a empresa receba um funcionário novo, por exemplo, ele não precisa perder tempo testando possibilidades até descobrir a melhor forma de executar as suas tarefas - o passo a passo já estará definido, afinal, trata-se de um processo padronizado.
O mesmo acontece com uma atividade que é realizada por mais de uma pessoa dentro da empresa. Se todos os responsáveis seguirem os processos padronizados, todas as entregas serão feitas com a mesma qualidade.
Quer conferir mais detalhes sobre as atividades dentro de uma empresa? Em nosso blog postamos artigos que falam dos principais assuntos sobre contabilidade e gestão de empresas. Receba as nossas novidades diretamente no seu e-mail se inscrevendo no formulário abaixo.
Quais são os benefícios da padronização de processos para a empresa?
A padronização de processos, portanto, funciona como um manual de boas práticas para a execução das atividades de rotina de um negócio.
E isso, como você deve imaginar, traz inúmeros benefícios. Conheça os principais!
Atividade sempre bem executadas
Como falamos aqui, a padronização de processos garante que as atividades serão executadas da melhor forma possível e de forma consistente, independentemente de quem seja o colaborador responsável.
Afinal, o que está fazendo já foi testado e aprovado pela organização!
Assim, em casos de troca de time, os resultados não sofrem impactos negativos.
Redução de erros
A padronização também evita que erros sejam cometidos durante a execução das atividades. Afinal, o colaborador, como já falamos aqui, não precisa testar possibilidades na hora de executar as suas atividades e, consequentemente, não precisa consertar erros.
Fale conosco e veja como podemos ajudar sua empresa.
Redução de custos
Com os colaboradores cientes do que precisa ser feito para uma entrega de qualidade e menos ocorrência de falhas, é natural que o trabalho se torne mais produtivo. Afinal, não é preciso parar para planejar cada atividade antes do seu início - basta seguir o padrão.
A redução de custos é uma consequência do aumento da produtividade. Isso porque ela possibilita reduzir o desperdício e fazer investimentos mais certeiros.
Transparência dos processos
Quando um processo é padronizado, ele passa a ter uma pessoa responsável por ele, que passa a ser a "dona" do processo. Dessa forma, fica mais fácil entender as fronteiras das responsabilidades de cada um e quem está envolvido nela.
Motivação dos colaboradores
Os colaboradores da empresa também se beneficiam com a padronização de processos, pois entende exatamente o que deve ser feito, por que e como.
E o entendimento do motivo pelo qual cada atividade existe e do seu impacto nos resultados da empresa é muito importante para que os colaboradores trabalhem motivados, pois isso faz com que se empenhem para entregar bons resultados.
Como fazer a padronização de processos?
Confira o passo a passo para começar a padronizar os processos na sua empresa!
Passo 1: identificar o fluxo de atividades
O primeiro passo para a padronização é entender quais são as atividades que a empresa precisa realizar. Depois de fazer um levantamento de todas elas, inclusive as administrativas, é preciso mapear as etapas para a realização de cada uma delas.
Além disso, também é preciso apontar um responsável por cada tarefa, quais equipamentos estão envolvidos e quais os recursos necessários.
Para concluir esse passo, é muito importante que você compreenda todo o fluxo de cada atividade, desde o primeiro momento até a entrega. Se não conseguir fazer isso sozinho, não exsite em contar com o apoio de pessoas que fazem parte da operação da empresa - elas com certeza têm muito a acrescentar!
Passo 2: documentar e atualizar
Depois de fazer essas definições, você deve documentá-las. Somente assim outras pessoas e novos funcionários terão acesso a tudo o que foi definido. E é muito importante que essa documentação seja feita de forma clara, para que qualquer pessoa possa entendê-la.
E como a padronização de processos não é a mesma coisa que engessamento, é preciso atualizar essa documentação sempre que algo for mudado em relação a um processo.
Esse ponto que abordamos agora é muito importante, certo? Padronizar não quer dizer engessar! Sempre que você perceber que um processo pode ser otimizado e que existe uma forma melhor de executar uma tarefa do que aquela que foi definida como padrão, você pode (e deve) alterar os padrões!
Passo 3: automatizar processos
A tecnologia pode ser uma grande aliada na hora de automatizar alguns processos. Isso vai fazer com que o trabalho se torne mais ágil e produtivo, além de diminuir a incidência de erros.
Identifique quais atividades podem ser automatizadas e tome providências para que isso seja feito. No setor de marketing, por exemplo, o envio de e-mails para os clientes pode ser automatizado, assim como mensagens de follow up no setor de vendas.
A tecnologia pode ser a sua aliada na padronização de processos
Diversas ferramentas tecnológicas podem ajudar você a padronizar os processos da sua empresa. Essas ferramentas podem fazer parte de diferentes etapas do processo, ajudando na organização do mapeamento dos processos até na automação de algumas atividades.
E você sabia que a contabilidade do seu negócio também pode ser padronizada e automatizada com a ajuda da tecnologia?
Conheça a Agilize e padronize os processos da sua contabilidade!
Nós somos a Agilize, a primeira contabilidade online do Brasil. Nós desenvolvemos uma plataforma tecnológica para organizar todos os processos fiscais e contábeis do seu negócio, para que você não precise se preocupar com burocracias no dia a dia de trabalho.
O nosso time cuida de tudo: da apuração de impostos, elaboração de obrigações acessórias, envio de declarações e tudo o que for necessário para que a sua empresa funcione conforme a lei. E nós também podemos ajudar você em todas as etapas da abertura da sua empresa!
Para saber como podemos ajudar com a padronização de processos de contabilidade, é só clicar no botão abaixo para receber uma proposta personalizada!
Receba uma proposta personalizada
Veja outros conteúdos selecionados para você:
Veja outros conteúdos selecionados para você
Escrito por:
