Veja 8 formas de como reduzir custos na empresa!

Não importa o tamanho do seu negócio — saber como reduzir custos na empresa é essencial para manter as contas equilibradas e, claro, para ter mais lucro. Afinal, esse é o objetivo de todo empresário, não é mesmo?

E existem duas formas de ter mais lucro. Uma delas é aumentar as vendas, mas isso pode exigir investimentos e requer muito planejamento. Se você não tem tempo para isso e nem quer (ou não pode) investir, a segunda opção é a mais indicada para você: reduzir os custos da empresa!

Não sabe como fazer isso? Não se preocupe! Aqui vamos trazer ótimas dicas para você conseguir dar aquela reduzida nas contas da empresa e fazer sobrar mais dinheiro no final do mês.

Vamos lá?

1. Entenda quais são os cursos organizacionais
2. Conheça a importância de analisar seus processos operacionais
3. Veja 8 opções de como reduzir custos na empresa
4. Não adianta saber como reduzir custos na empresa sem fazer uma boa gestão dos custos operacionais

Primeiros passos: entenda quais são os custos organizacionais

Antes de saber como reduzir custos na empresa, é essencial que você conheça muito bem quais são esses custos. Só assim vai conseguir cortá-los ou reduzi-los sem prejudicar a sua operação.

Afinal, o nosso objetivo aqui é fazer você lucrar mais vendendo a mesma quantidade que vende hoje, e não produzindo menos.

Uma empresa tem dois tipos de custos, os fixos e os variáveis.

Custos Fixos

Os custos fixos, como o nome indica, são aqueles que permanecem os mesmos, independentemente da sua produção ou da quantidade de vendas. É o caso do aluguel, que permanece o mesmo se você vender dez ou mil produtos em um mês.

Outros exemplos de custos fixos são a sua folha de pagamento, a contabilidade, o IPTU e seguros que você tenha contratado para a empresa.

Custos Variáveis

Já os custos variáveis são aqueles que aumentam ou diminuem conforme o seu volume de produção ou de vendas. Se você tem uma confecção e precisa produzir o dobro de peças neste mês, precisará comprar o dobro de material. Ou seja, a matéria-prima é um custo variável.

Assim como a comissão dos vendedores em uma loja de varejo. Quanto mais um funcionário vende, maior será a sua comissão no final do mês.

Outros custos variáveis são a sua conta de energia, compra de produtos para revenda e impostos que são proporcionais ao faturamento da empresa.

Também é importante analisar seus processos operacionais

Além de analisar os custos da empresa, uma etapa muito importante é a de mapeamento e análise de processos. Você deve conhecer muito bem cada uma das etapas da operação na sua empresa e entender a importância de cada uma delas para o resultado final.

Para isso, além de mapeá-las, é importante que você entenda quais são os pontos fortes e fracos de cada uma, as principais necessidades e quais atividades ainda precisam ser melhoradas. 

Somente com esse conhecimento você vai entender quais custos podem ser cortados sem prejudicar a produtividade da empresa. Isso porque, se você cortar um custo fundamental para a produtividade, pode até lucrar mais no primeiro momento, mas isso vai ser prejudicial no longo prazo.

Ainda nessa análise de processos, é importante que você faça um levantamento completo sobre os custos que são estratégicos para a empresa e aqueles que não são.

Custos estratégicos

Os custos estratégicos são aqueles que repercutem em lucro para a empresa. Em alguns casos, um custo estratégico pode ser alto, mas ainda assim trazer bons resultados e, por isso, é interessante mantê-lo.

É o caso de uma ferramenta que você assina, mas que, sem ela, você não tem acesso a dados importantes para o desenvolvimento das suas atividades. Ou de um material de mais qualidade para a produção, que é essencial para que o produto agrade os clientes.

Custos não estratégicos

Já os custos não estratégicos são aqueles que nem sempre são desnecessários, mas que podem ser eliminados ou reduzidos sem comprometer a qualidade do que você vende e sem prejudicar as suas vendas.

Alguns exemplos são custos com eventos, viagens e compra de equipamentos tecnológicos (às vezes, um equipamento mais simples entrega os mesmos resultados com um custo muito menor).

Quem trabalha com administração de empresas certamente já ouviu a frase de que todo custo é não estratégico até que se prove o contrário. E, na prática, é assim mesmo que funciona. 

Para que um custo seja realmente considerado estratégico, você deve conseguir comprovar, com base em dados, que ele realmente é um investimento inteligente e que faz diferença no resultado da empresa no final do mês.

Como reduzir custos na empresa: veja essas 8 opções

Agora que você já deu os primeiros passos e tem um conhecimento detalhado sobre os seus custos e processos operacionais, é hora de conferir as nossas dicas e começar a planejar o corte de custos para a sua empresa!

Só não se esqueça de que, antes de seguir qualquer uma das dicas trazidas aqui, você deve olhar para a sua própria empresa. Cada uma tem as suas características e as suas especificidades e, por isso, nem sempre o que funciona muito bem para um negócio traz resultados positivos para outro.

Negocie com seus fornecedores

Independentemente do setor em que você atua, para analisar como reduzir custos na empresa é importante saber negociar com os seus fornecedores. E aqui não estamos falando somente da compra de produtos para revenda, o que é muito comum no varejo, mas também de fornecedores de serviços.

Além de preços e condições de pagamento na compra de insumos, você pode negociar, por exemplo, com o seu fornecedor de internet, buscando um plano que seja financeiramente mais vantajoso. 

Também é possível negociar com os fornecedores de sistemas que você assina, ferramentas, serviços de limpeza, de saúde e até mesmo com o dono do imóvel que você aluga para o funcionamento da empresa.

Mas tenha em mente que, para ter uma boa receptividade para as suas propostas, é importante que você esteja sempre com os seus compromissos financeiros em dia e que tenha uma boa relação com os fornecedores com os quais trabalha. 

Automatize processos repetitivos

Aqui vale aquela máxima de que tempo é dinheiro. Atividades repetitivas, como o preenchimento de planilhas, envio de mensagens e gerenciamento de leads, por exemplo, podem ser facilmente automatizadas hoje em dia com o auxílio da tecnologia.

Dessa forma, o funcionário que antes gastava algumas horas com essas atividades pode usar esse tempo para tarefas mais produtivas. Ou, em alguns casos, a automatização até permite que você reduza a sua folha de pagamento , já que serão necessárias menos pessoas para que as mesmas atividades sejam executadas.

Escolha o regime tributário ideal para o seu negócio

E se você quer mesmo saber como reduzir custos na empresa, precisa estar sempre de olho nos impostos. Quando você escolhe um regime tributário que não é o mais adequado para o negócio, acaba pagando a mais, seja por trabalhar com alíquotas maiores que o necessário ou até mesmo por pagar alguns impostos que não deveria.

Por isso, para reduzir custos na empresa, conte com o auxílio de um contador. Esse profissional saberá indicar, além do regime mais adequado, os CNAEs mais vantajosos para a sua empresa, além de aplicar algumas práticas de elisão fiscal (uma estratégia 100% legal que tem como objetivo diminuir a carga tributária de uma empresa por meio de algumas brechas encontradas na legislação).

Faça um bom controle de estoque

Já ouviu falar que dinheiro parado é igual a prejuízo? Essa é uma verdade que se aplica muito aos estoques das empresas. Afinal, como reduzir custos na empresa quando o estoque está cheio de produtos ou materiais que não têm saída, o dinheiro investido nesses itens está parado? Você acaba tendo custos a mais para comprar e armazenar coisas das quais não precisa nesse momento.

E os recursos que foram investidos no estoque poderiam render muito mais se aplicados em outras coisas, como investimentos, melhorias na empresa ou até mesmo algumas outras compras necessárias para tornar os processos mais produtivos.

Uma empresa com boa saúde financeira deve ter um estoque enxuto. Para conseguir fazer isso sem prejudicar o seu caixa e nem as suas vendas, é importante ter conhecimento sobre a gestão desse ativo e  implementar algumas metodologias comprovadamente eficientes, como o Just in Time, PEPS e a curva ABC, por exemplo.

Renegocie dívidas e tarifas bancárias

Se você tem dívidas, os seus primeiros passos em busca da redução de custos na empresa devem ser a renegociação e a quitação. Isso porque as dívidas geralmente vêm acompanhadas de juros, o que é muito prejudicial para as contas do negócio.

Se você não tem como pagá-las de uma só vez, entre em contato com seus credores e negocie novos valores ou condições de pagamento. Assim, aos poucos, você vai organizando o seu caixa e deixa de gastar dinheiro com o pagamento de multas e juros.

Outra forma de reduzir os custos na empresa é entrar em contato com as instituições financeiras das quais é cliente e negociar algumas tarifas. Muitas vezes, esses valores parecem pequenos, mas a negociação não é trabalhosa e, no longo prazo, isso pode fazer bastante diferença no seu orçamento.

Melhore a gestão de processos

Uma boa gestão de processos permite que você controle gargalos como retrabalho, duplicação de tarefas e a realização de ações que custam dinheiro, mas agregam muito pouco valor para o negócio.

Dessa forma, é possível implementar melhorias a esses processos de modo a economizar tanto com a folha de pagamento como com a compra de insumos e pagamento de contas. Aqui, voltamos à afirmação de que tempo é dinheiro!

Os colaboradores que estão dedicados a tarefas desnecessárias, que agregam pouco valor ou duplicadas podem trazer resultados muito melhores e demandar menos recursos quando passam a se dedicar a outras atividades mais produtivas ou significativas.

Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser uma grande aliada da sua empresa em muitas frentes, inclusive na redução de custos. Hoje em dia, os sistemas de gerenciamento estão cada vez mais completos, oferecendo análises e relatórios que permitem a tomada de decisão orientada por dados.

Assim, os gestores conseguem entender, por meio de informações disponibilizadas por softwares, quais custos podem ser cortados e quais precisam ser mantidos para que a empresa consiga lucrar mais sem prejudicar a qualidade do que oferece.

Além disso, a tecnologia também pode ajudar a ter rotinas mais produtivas por meio da automatização de tarefas, principalmente aquelas que são mais repetitivas ou demoradas.

Não adianta saber como reduzir custos na empresa sem uma boa gestão de custos operacionais

A gestão de custos operacionais inclui o planejamento e o controle de todos os custos relacionados ao funcionamento da empresa. Isso envolve a compra de materiais, a folha de pagamento, logística e o pagamento de tributos, entre outras coisas.

Fazer uma boa gestão desses custos é essencial para a saúde financeira da empresa e é uma medida que deve ser aliada à redução de custos. Não adianta analisar como reduzir custos na empresa mês a mês, por maiores que sejam os cortes, se a empresa não investir em uma gestão de excelência.

Sem esse trabalho, ainda que os custos sejam baixos, as chances de acabar tendo gastos extras ou até de errar na hora de fazer cálculos ou organizar contas são muito maiores.

E quem trabalha administrando uma empresa sabe como esses erros podem custar caro! Eles podem induzir você a cometer outros erros mais adiante que podem ser mais graves ou até mesmo fatais para o negócio. 

Além disso, quando esses erros acontecem no pagamento de impostos ou no envio de declarações obrigatórias para as autoridades, a empresa pode ter problemas com a Receita Federal. O seu negócio pode ser multado ou sofrer outras penalidades mais graves, como uma acusação de crime tributário.

Por isso, além de saber como reduzir os custos na empresa, o empresário deve apostar em uma gestão financeira eficaz, que tenha capacidade de planejar, controlar e analisar tudo o que é feito.

Conheça a Agilize!

Agora que você já sabe como reduzir custos na empresa, não se esqueça que o cuidado com a contabilidade é fundamental para a saúde financeira da empresa! Para isso, você pode contar conosco. Nós somos a Agilize, a primeira empresa de contabilidade online do Brasil, e podemos ajudar o seu negócio a se manter em dia com todas as suas obrigações fiscais e contábeis.

O nosso time de especialistas cuida de tudo para que você não precise se preocupar com as burocracias, pagamento de impostos e envio de declarações acessórias. Assim sobra mais tempo para você focar na estratégia do seu negócio!

E como a gente sabe que você não quer deixar de entender tudo o que acontece na contabilidade da sua empresa, criamos uma plataforma especialmente para que você acompanhe tudo de perto, na palma da sua mão.

Nessa plataforma, nossos especialistas registram tudo de forma transparente, e você tem acesso de onde estiver – basta ter em mãos um computador ou celular com internet.

E como a gente sabe que você está sempre buscando reduzir os custos na empresa, já adiantamos que os nossos pacotes têm preços que cabem no seu orçamento! 

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