Despesas operacionais: 3 passos para calcular na sua empresa

Para manter o crescimento contínuo e a sustentabilidade de um negócio, o empreendedor precisa estar atento aos mais diversos fatores que podem impactar negativamente na saúde financeira da empresa, como as despesas operacionais.

Apesar de serem despesas que fazem parte de todos os formatos e portes de negócio, poucas pessoas sabem como identificá-las e realizar o seu agrupamento da maneira correta, de modo a facilitar a análise e interpretação da situação do negócio.

Pensando em te ajudar, nós preparamos este conteúdo com os principais direcionamentos para descobrir quais são os tipos de despesas, como elas podem ser calculadas e o que elas representam para a contabilidade.

Continue com a gente!

1. O que é despesa operacional?
2. O que as despesas operacionais significam na contabilidade do seu negócio?
3. Entenda quais problemas podem ser evitados através da análise constante das despesas operacionais
4. Saiba como calcular as despesas operacionais
5. Aprenda como identificar o que é custo e o que é despesa

O que é despesa operacional?

As despesas operacionais são todo o grupo de despesas que não estão diretamente relacionadas à realização das atividades de produção do negócio, mas são essenciais para que a sua operação seja feita.

De maneira prática, isso quer dizer que, para que o seu produto ou serviço seja entregue ao cliente, existem gastos essenciais que servem para que o setor de produção do negócio funcione da forma ideal — e estas são as despesas operacionais.

Por este motivo, esse grupo de despesas não sofre interferência direta dos níveis de produção, mas pode impactar nos resultados caso alguma mudança significativa seja realizada. 

Isso quer dizer que, quando os níveis de produção aumentam, os índices de despesas operacionais não tendem a aumentar. Do mesmo modo, quando os valores das despesas sofrem alterações, eles não impactam diretamente na produção da empresa.

Existem alguns exemplos comuns de despesas operacionais, como:

• folha de pagamentos;
• água e energia;
• aluguel;
• internet.

Além disso, as despesas operacionais representam um grupo que contém subgrupos em sua formação, facilitando o detalhamento de informações e análise da utilização de recursos da empresa.

A seguir, você vai conhecer quais são os tipos de despesas operacionais e saber mais sobre eles!

Despesas operacionais administrativas

As despesas administrativas não estão diretamente relacionadas ao processo produtivo do negócio, mas são essenciais para que ele funcione da melhor maneira, pois os setores administrativos atuam como área de apoio à produção da empresa.

Veja alguns dos exemplos mais comuns:

• limpeza;
• materiais de escritório;
• gastos com recrutamento e seleção de novos colaboradores;
• recepção;
• contabilidade;
• impostos;
• contas de consumo;
• despesas jurídicas.

Um ponto essencial a ser observado é que os grupos de despesas fixas normalmente fazem parte deste subgrupo. 

Além disso, em momentos de dificuldades financeiras, as despesas administrativas devem ser o primeiro grupo de gastos a ser avaliado para que possíveis reduções sejam feitas. Afinal, elas não afetam a produção e possuem uma maior flexibilidade de ajustes.

Despesas comerciais 

As despesas comerciais existem com o foco em promover e impulsionar as vendas dos produtos e serviços do negócio, sendo alguns exemplos:

• brindes;
• comissão de vendedores;
• marketing e publicidade;
• manutenção de veículos de entrega;
• seguros, tanto para o veículo quanto para o vendedor;
• gastos com transporte de mercadorias e para visitar clientes, fornecedores, parceiros de negócios, etc.

O acompanhamento das despesas comerciais é fundamental para entender o papel que os setores de venda estão desempenhando no negócio. 

Por exemplo, se foi percebido que, ao investir um valor em campanhas de marketing e publicidade, os resultados foram positivos, é possível avaliar se o aumento de valores destinados a esse tipo de despesa não poderia trazer ainda mais crescimento e a margem de lucro.

Por isso, dentre as despesas operacionais, as despesas comerciais estão mais relacionadas com o resultado financeiro a ser gerado para o negócio, pois o seu objetivo está em vender a proposta de valor da empresa.

O que as despesas operacionais significam na contabilidade do seu negócio?

O cálculo e identificação das despesas operacionais impacta diretamente na produção de alguns dos principais relatórios contábeis do negócio, como a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).

O documento tem o objetivo de mostrar se a empresa está gerando lucros ou prejuízos em um determinado período, sendo elaborado junto ao balanço patrimonial.

Exceto para o MEI, este é um relatório obrigatório que deve ser elaborado pelas empresas com a avaliação de um contador.

Além disso, o mapeamento das despesas operacionais permite uma melhor análise do negócio, fornecendo informações detalhadas sobre as atividades e o seu desempenho.

A realização da análise permite verificar se os valores das despesas estão dentro do orçamento planejado pelo negócio ou não — facilitando a elaboração de planos de intervenção em casos de incongruências.

Porém, assim como as demais informações, as despesas operacionais devem ser avaliadas junto às outras informações contábeis e exigem que o cenário do mercado no qual a empresa está inserida seja levado em consideração.

Afinal, os valores podem sofrer alterações por diversos fatores internos e externos ao negócio.

Entenda quais problemas podem ser evitados através da análise constante das despesas operacionais

No planejamento financeiro de uma empresa, é preciso definir detalhadamente quais são os recursos destinados para cada atividade e como eles podem ser utilizados sem que isso afete a saúde e funcionamento do negócio.

A jornada empreendedora apresenta diversos obstáculos e dificuldades a serem ultrapassados, especialmente se o seu negócio está em processo de crescimento e transição de MEI para outros modelos de enquadramento empresarial.

Ao acompanhar as despesas operacionais, você estará mantendo o gerenciamento das atividades do negócio, evitando possíveis surpresas com as contas e identificando oportunidades de redução de gastos para investir em outras áreas.

Assim, ao acompanhar regularmente as despesas operacionais, é possível evitar alguns problemas e garantir vantagens para a organização, como:

• geração de possibilidades de realizar melhores investimentos;
• evitar que os gastos com atividades-meio seja maior do que com a principal atividade da empresa;
• planejar o crescimento da empresa no longo prazo.

Saiba como calcular as despesas operacionais

Agora que você já sabe o que são as despesas operacionais e qual a importância de manter o seu acompanhamento, é preciso descobrir como calcular cada uma delas.

Existem algumas estratégias para que você consiga realizar esse cálculo, e nós vamos te apresentar um modelo bem simples!

Identifique todas as despesas

O primeiro passo é realizar a identificação de todas as despesas do seu negócio. Caso você não tenha esse acompanhamento, o ideal é que você utilize o fluxo de caixa da empresa.

Além disso, você precisa estar atento às diferenças entre custos e despesas, como você verá neste artigo.

Divida as fixas e as variáveis 

Após listar as despesas, é preciso realizar o agrupamento entre despesas fixas e variáveis.

As despesas fixas são conhecidas como “gastos previsíveis”, pois elas não sofrem alteração do custo do produto. Assim, independentemente do número de vendas ou da própria produção, esses valores não serão afetados, já que eles não possuem relação com o produto.

Essas despesas normalmente são encontradas no subgrupo de despesas administrativas, sendo algumas das mais comuns:

• aluguel;
• pró-labore;
• água e energia.

Para entender de um jeito prático, responda à seguinte pergunta: se o seu negócio produzir e vender o dobro no próximo mês, o aluguel da sua empresa vai aumentar? 

A resposta é “não”, pois ele não possui relação com a produtividade e nem com o volume de vendas.

Já as despesas variáveis, como o próprio nome sugere, sofrem variações de acordo com os níveis de produção e vendas da empresa, sendo alguns exemplos:

• taxas de entrega;
• comissões;
• gastos com transporte.

Para identificar esse tipo de despesa, você pode utilizar a mesma lógica aplicada às despesas fixas. Por exemplo: se, nos próximos meses, a sua empresa produzir e vender muito mais, os valores com comissão serão afetados?

Neste caso, a resposta é “sim”, pois quanto maior o volume de vendas feitas, maiores os valores destinados à equipe comercial.

Some separadamente todas as despesas

Após identificar as despesas e realizar a classificação entre fixas e variáveis, chegou o momento de somá-las e avaliar o impacto que elas possuem no seu financeiro.

Neste momento, para evitar que possíveis erros venham a ocorrer, o ideal é que você utilize planilhas ou sistemas para te ajudar a realizar o cálculo com mais segurança. Além disso, você pode solicitar que outras pessoas verifiquem se os valores e resultados estão corretos.

Após a soma, é preciso analisar se o valor encontrado está de acordo com o planejamento e as necessidades da empresa. Assim, fica muito mais simples identificar os principais gaps de despesas operacionais e em quais pontos você poderia reduzir gastos para aumentar a eficiência financeira.

Aprenda como identificar o que é custo e o que é despesa

Apesar de muitas pessoas tratarem os dois termos como semelhantes, é essencial que o empreendedor saiba qual a diferença entre custos e despesas para compreender como o seu negócio funciona e quais valores impactam nos seus resultados.

De maneira simples, os custos são todos os gastos relacionados à produção direta dos bens e serviços do negócio. Por isso, eles estão diretamente relacionados àquilo que é comercializado pela empresa.

Já as despesas não possuem relação direta com a produção, mas elas são fundamentais para fazer com que a organização funcione da melhor maneira.

Existem alguns tipos de custos bastante comuns para a maioria dos empreendimentos, como:

• matéria-prima;
• salários dos colaboradores que fazem parte do setor produtivo;
• embalagens;
• depreciação de máquinas e equipamentos de produção;
• mercadorias compradas para a revenda.

Assim, existem várias formas de identificar o que são custos e despesas no seu grupo de contas, mas você pode utilizar uma pergunta estratégica para isso: “Se, na minha empresa, essa conta não existisse, poderíamos continuar produzindo o nosso produto?”

Para deixar ainda mais simples, vamos utilizar um exemplo prático.

Imagine que você possui uma confeitaria, e está analisando o seu grupo de contas para identificar o que seriam os custos e as despesas da empresa. 

A primeira conta é a de material para a produção de bolos e doces (matéria-prima). Caso você não pague ou não tenha esse material na sua empresa, é possível continuar produzindo o seu produto? Não.

Agora, você está analisando o último gasto com a compra de materiais de limpeza. Caso você não realize nenhuma compra destes produtos nos próximos meses, a sua empresa poderia continuar produzindo?

Sim! No entanto, isso poderia afetar significativamente a qualidade dos seus produtos e o funcionamento do negócio.

Despesas operacionais mais comuns nas empresas

Como cada empresa funciona de uma forma diferente, é comum que os itens abrangidos pelas despesas operacionais variem de uma atividade para a outra. 

No entanto, existem alguns elementos comuns e frequentes nos grupos de despesas operacionais para a maioria dos negócios. Veja a seguir!

Marketing 

As atividades de marketing e publicidade estão dentro do subgrupo de despesas comerciais, atuando com o objetivo de impulsionar a venda do produto final da empresa.

Por isso, apesar de ser um investimento que afeta diretamente os resultados financeiros da empresa, essa despesa não possui relação direta com a produção.

Suprimentos de escritório

Os suprimentos de escritório são todos os materiais comuns para que as atividades administrativas possam ser feitas, como:

• resmas de papel;
• impressora;
• canetas;
• computadores;
• grampeadores;
• sistemas de gestão.

Contabilidade

A contabilidade, seja interna ou terceirizada, também não possui ligação direta com a produção. 

Por isso, ainda sendo uma atividade indispensável para o funcionamento da empresa, ela está enquadrada no grupo de despesas operacionais.

Manutenções

A realização das manutenções de máquinas e equipamentos é classificada como uma despesa operacional, pois ela também atua como uma atividade de apoio à produção. 

Por isso, ela se encontra no grupo de despesas administrativas.

Consultorias e treinamentos 

Assim como os setores de RH, departamento pessoal e financeiro, a realização de consultorias e treinamentos para as equipes não afeta imediatamente a produção, mas serve como uma atividade que apoia e visa a melhoria contínua das atividades.

Salários

Nesta despesa, é importante que você entenda que nem todos os salários estão alocados neste grupo. 

O que isso quer dizer?

Os salários dos colaboradores que são da operação são fazem parte das despesas operacionais, pois, caso o pagamento não seja feito ou não exista nenhum colaborador a ser pago, não existiria produto para a venda.

Por isso, aqui devem ser listados apenas as remunerações de funcionários que atuam nos setores de apoio à operação.

Honorários advocatícios

Semelhante ao caso da contabilidade, este grupo de gastos atua como uma solução de apoio para a empresa, e não relacionado à atividade fim. 

Por não possuir relação direta com a produção, é considerada uma despesa operacional do subgrupo de despesas administrativas.

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Entender como as despesas operacionais impactam e estão distribuídas é o primeiro passo para desenvolver uma estratégia de crescimento e amadurecimento da gestão.

Mas para isso, é preciso contar com uma contabilidade que atue como parceira do seu negócio, oferecendo o suporte e orientação necessários para que você consiga tomar as melhores decisões para a evolução da sua empresa.

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