Fluxo de Caixa Diário: entenda como fazer e saiba para que serve
Manter a saúde financeira de uma empresa é fundamental para a manutenção de suas atividades. A tarefa, no entanto, nem sempre é simples. Ela envolve muita organização, análise de dados, cálculos, obrigações fiscais, entre outras atividades.
Uma delas é o controle do fluxo de caixa, fundamental para o crescimento e manutenção de qualquer empresa. Essa é uma parte da gestão financeira do negócio e é importante que as pessoas responsáveis pela gestão tenham conhecimento sobre isso e saibam da sua importância.
Neste artigo, você aprenderá a fazer o controle do fluxo de caixa diário, entender quais são os benefícios de adotar esse hábito e conferir dicas de ferramentas que podem ajudar. Acompanhe!
- O que é controle do fluxo de caixa?
- Entenda o que é fluxo de caixa diário
- A importância e as vantagens de fazer o fluxo de caixa diário
- Como fazer a gestão do fluxo de caixa diário
- Dicas de ferramentas que ajudam na gestão do fluxo de caixa diário
- Entenda os perigos de não fazer o controle do fluxo de caixa diário
O que é o controle do fluxo de caixa?
Como você sabe, organizar as finanças com inteligência é essencial para que uma empresa tenha sucesso. Um dos passos fundamentais para que isso aconteça é ter um bom controle do fluxo de caixa. Sem isso, os gestores não têm como saber como anda a saúde financeira do negócio e nem se ele tem recursos suficientes para se manter aberto nos próximos meses.
O fluxo de caixa é toda a movimentação financeira que acontece dentro de uma empresa, em determinado período de tempo. O seu controle envolve identificar e documentar todas as saídas e entradas de dinheiro. Como resultado, a gestão consegue entender se o negócio está operando no negativo ou no positivo.
Portanto, de forma resumida, controlar o fluxo de caixa é entender e registrar todas as movimentações de entrada e saída de recursos do caixa da empresa.
Existem algumas maneiras de controlar o fluxo de caixa. Isso pode ser feito, por exemplo, mensalmente. Nesse caso, o controle é feito a cada 30 dias, apresentando as entradas e saídas do período. Isso ajuda a gestão a ter uma visão mais abrangente sobre o desempenho financeiro da empresa e a entender a sazonalidade do mercado, ou seja, em quais meses o desempenho costuma ser melhor.
O ideal, no entanto, é que o controle mensal seja usado como um complemento ao controle de fluxo de caixa diário. Saiba mais sobre ele a seguir!
Agora, entenda o que é fluxo de caixa diário
O controle de fluxo de caixa diário é o acompanhamento de entradas e saídas de recursos de uma empresa feito diariamente, desde o momento da abertura das atividades até o seu encerramento.
O fluxo de caixa diário deve ser controlado, principalmente, por empresas com muitas movimentações financeiras, como é o caso de lojas de varejo e supermercados, ou até de algumas empresas que prestam serviço ao público geral, por exemplo.
Ao contrário do controle feito mensalmente, o acompanhamento diário facilita a identificação imediata de sinais de alerta, evitando falhas e divergências de informações. Assim, quando algum problema ocorre, as chances de que seja revertido aumentam.
O controle de fluxo de caixa diário não substitui o controle mensal
É importante lembrar que as duas formas de controlar o fluxo de caixa são fundamentais e que uma não substitui a outra. Quando se trata de organização financeira, controle e conhecimento nunca são demais.
Essas duas ferramentas são complementares e, juntas, ajudam os gestores a identificar problemas e entender mais sobre a saúde financeira da empresa – cada uma fazendo a sua parte.
A importância e as vantagens de fazer a gestão do fluxo de caixa diário
Fazer o controle do fluxo de caixa diário é fundamental para a manutenção do negócio. Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 48% das empresas brasileiras fecham após apenas três anos de atividade – e, de acordo com o Sebrae, a falta de planejamento e de controle financeiro são os principais problemas que afetam empreendimentos, principalmente os pequenos e médios.
Nesse contexto, o fluxo de caixa é importante porque ajuda o empresário ou gestor de uma empresa a entender a previsibilidade do negócio, ou seja, estimar os recebimentos e despesas para os próximos períodos.
Assim, dá para evitar surpresas e tomar providências antecipadamente para evitar problemas financeiros maiores. Se a análise de fluxo de caixa indicar, por exemplo, que as entradas não estão sendo suficientes para atingir as metas de vendas do mês, o gestor pode desenvolver ações para aumentar o faturamento, fazer promoções, investir em anúncios etc.
Esse controle também permite saber se os custos futuros poderão ser pagos ou se vai faltar dinheiro. Com isso, a equipe consegue se planejar, para, se for o caso, cobrir os custos de outras formas.
Como fazer a gestão do fluxo de caixa diário: passo a passo para você entender na prática
Agora que você já sabe a importância de controlar o movimento de caixa diariamente, é hora de colocar a mão na massa. A seguir, você vai conferir um passo a passo de como controlar o fluxo de caixa diário!
1. Escolha o formato que será usado para acompanhar o fluxo financeiro
Existem algumas opções de formatos de controle. A mais comum é o uso de planilhas, principalmente em empresas menores. Já os negócios maiores podem preferir a utilização de alguns softwares desenvolvidos especialmente para este fim.
Se você tem um negócio pequeno ou médio ou está começando a sua empresa, a opção por planilhas pode sair mais em conta e ser tão eficiente quanto um software.
Desenvolver a sua planilha de controle de fluxo de caixa diário não é difícil. Ela deve conter itens como o saldo do dia anterior, o saldo do dia no momento da abertura de caixa, o saldo ao final do dia, o total de entradas e o total de saídas, além da descrição de cada movimentação individualmente.
Nas colunas de sua planilha, detalhe as entradas e as saídas de dinheiro do caixa, deixando muito claro qual é a natureza de cada movimentação. Para isso, você pode usar diferentes colunas ou cores. Diferenciar as entradas e saídas é muito importante porque, caso haja confusão, o resultado diário pode sofrer alterações significativas.
2. Separe entradas e saídas em categorias
As entradas são todo o dinheiro que entra no caixa, independentemente de sua origem. Já as saídas são todo o dinheiro que sai, seja para pagar contas, folha de funcionários, impostos, aluguel, compras etc.
Para deixar o controle ainda mais organizado, você pode categorizar as saídas. Assim, dá para entender quais são os principais gastos da empresa e quais podem ser cortados ou diminuídos.
3. Registre todas as movimentações
Depois de definir categorias e entender a diferença entre elas, você deve documentar todas as entradas e saídas, independentemente do valor de cada uma. Também é importante registrar detalhes do pagamento, como o meio de pagamento, se foi à vista ou a prazo, etc, assim como se essa despesa é fixa ou variável. Quanto mais detalhado for o registro, melhor.
Apesar de simples, esse passo deve ser dado com cuidado. Afinal, como já falamos, qualquer erro pode comprometer todo o resultado do controle de fluxo de caixa diário.
4. Identifique o saldo
Ao final do dia, no momento de fechar o caixa, some as entradas e diminua do total o valor das saídas. Assim, você chegará ao saldo do dia.
5. Busque conhecimento
Além de registrar todas as entradas e saídas e fazer os cálculos de forma correta, é importante que você entenda o que está sendo feito e por que. Para isso, fique por dentro dos principais conceitos da contabilidade e busque informações sobre os procedimentos que você deve adotar na empresa.
Aqui na Agilize a gente ajuda você nessa tarefa! O nosso CEO, Rafael Caribé, fez uma live no YouTube ensinando o passo a passo da construção de uma planilha de controle de fluxo de caixa diário. Olha só:
Dicas de ferramenta que ajudam na gestão do fluxo de caixa diário
A planilha, apesar de muito comum, não é a única forma de fazer o controle do fluxo de caixa diário. Os registros podem ser feitos em diferentes ferramentas, desde um caderno até um software de gestão.
Cada meio tem as suas vantagens e desvantagens. O caderninho, por exemplo, tem um custo muito baixo – basta comprar o item e ter uma caneta para fazer os registros. No entanto, ele toma mais tempo e exige que o gestor faça as contas manualmente.
Já as planilhas podem ser construídas gratuitamente e oferecem opções de personalização e automação de cálculos, por meio das fórmulas. Por outro lado, exigem um certo nível de conhecimento do gestor, que deve estar capacitado para criá-las e operá-las.
Os softwares, por sua vez, têm custo mais elevado e também exigem capacitação das pessoas para sua operação, mas permitem a automação de alguns processos e fornecem gráficos e relatórios em poucos segundos.
A escolha da ferramenta utilizada para a gestão do fluxo de caixa diário depende da necessidade de cada negócio. Empresas pequenas ou que estejam no início das suas atividades, por exemplo, podem conseguir controlar todo o movimento de caixa com um caderninho. Mas para um mercadinho isso não é possível, afinal, vários itens são vendidos diariamente e, muitas vezes, existe mais de um caixa. Nesse caso, o software poderia ser a opção mais adequada.
A única coisa que não pode deixar de acontecer é você deixar de controlar o fluxo de caixa diário!
Entenda os perigos de não fazer o controle do fluxo de caixa diário
Controlar o fluxo de caixa diário de uma empresa traz inúmeros benefícios, como já explicamos – previsibilidade do faturamento, organização e antecipação de problemas são os principais exemplos. Mas o que acontece se um negócio não fizer o acompanhamento adequado?
Em primeiro lugar, os gestores não conseguem tomar decisões financeiras com base em dados. Afinal, para que isso aconteça, é preciso que a equipe esteja munida de informações. E se você gerencia um negócio, já sabe que decisões tomadas com base em dados têm muito mais chances de serem acertadas, não é?
Outro risco que correm os gestores que não fazem esse acompanhamento diário é o de se enganarem em relação à verdadeira situação financeira do negócio. Quando isso acontece, é possível que sejam tomadas decisões erradas, que podem resultar em grandes prejuízos financeiros e até no comprometimento da existência da empresa.
Além disso, é preciso garantir que o controle de fluxo de caixa da empresa seja feito de maneira correta. Erros nos registros ou nos cálculos, por menores que sejam, podem comprometer o resultado final e, assim, levar os gestores a tomar decisões com base em dados errados.
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