Nota Fria: conheça os riscos e como identificar em 5 passos

Entenda o que é a nota fria

A nota fria é uma nota fiscal falsa – se você assiste aos noticiários, certamente já ouviu falar sobre ela.

Mas você sabe por que as notas frias são emitidas e quais são as penalidades previstas para as empresas que fazem isso? É sobre esse assunto que vamos falar aqui neste conteúdo!

Aqui você vai entender melhor o conceito de nota fria, conhecer as penalidades para quem a emite e saber o que fazer caso descubra algum caso.

Vamos lá?

  1. Entenda o que é nota fria
  2. Saiba quais penalidades uma nota fria pode acarretar
  3. Veja como identificar uma nota fiscal fria
  4. Descubra como se precaver contra notas frias

Entenda o que é nota fria

A nota fria é uma nota fiscal falsa, emitida com o objetivo de enganar a Receita Federal para que a empresa pague menos tributos ou deixe de pagá-los. Em outras palavras, a emissão de uma nota fria é falsificação de um documento, no caso, a nota fiscal.

Até algum tempo atrás, quando não existia a nota fiscal eletrônica, a emissão de notas frias era mais comum. Afinal, era mais fácil enviar ao cliente uma nota diferente daquela realmente emitida, com mudanças, por exemplo na quantidade de produtos vendidos ou no valor.

Como hoje as transações eletrônicas são validadas pelas Secretarias da Fazenda, a emissão de notas frias é mais difícil, mas isso não quer dizer que ela não aconteça, por isso é preciso estar sempre de olho!

Saiba quais penalidades uma nota fria pode acarretar

A empresa que emite uma nota fria comete crime de acordo com o Código Penal Brasileiro e está sujeita a penalidades como multa e reclusão dos responsáveis por um período de 2 a 4 anos.

Além de crime civil, deixar de pagar impostos ou pagar menos do que o devido é também um crime tributário. Isso deixa o criminoso sujeito a uma pena de mais seis meses a dois anos de prisão e mais multas.

A empresa envolvida também corre o risco de ter as suas atividades interrompidas pela Receita Federal.

Veja como identificar uma nota fria

Veja como identificar uma nota fiscal fria

Você já viu que emitir nota fria é coisa séria e pode resultar em duras penalidades, não é mesmo? Por isso, é importante saber identificar uma nota falsa para evitar esse tipo de problema no seu negócio.

Sempre que a sua empresa receber uma nota, confira se o documento realmente corresponde ao que foi adquirido. Verifique:

  • nome do emitente;
  • seu CNPJ;
  • descrição dos produtos e serviços;
  • quantidades;
  • valores.

Outra forma de checar é fazer a conferência da chave de acesso da nota fiscal, que é um número que fica no canto superior direito da nota. Essa verificação pode ser feita no site da Secretaria da Fazenda do estado ou município.

Se a nota for verdadeira, estará com o status de “autorizada”.

Contar com um serviço de contabilidade da sua confiança, no entanto, é a forma mais prática de identificar notas frias. isso porque contadores experientes conseguem fazer essa verificação de forma mais ágil e ajudam você a otimizar o seu tempo de trabalho!

Descobri uma nota fria: o que faço?

Se você descobrir uma nota fria emitida para a sua empresa, deve realizar um procedimento chamado de manifesto de notas fiscais. Nele, você pode confirmar ou não o recebimento de um documento no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Nesse processo, você pode indicar que a operação não foi realizada ou que a desconhece. Isso vai resguardar o seu CNPJ caso a nota fria seja descoberta pelas autoridades.

A depender da gravidade do caso, também é indicado fazer um boletim de ocorrência na polícia.

Descubra como se precaver contra notas frias

Para se precaver contra notas frias, você pode fazer o reconhecimento de cada nota emitida contra o seu CNPJ, por meio do manifesto de notas, procedimento sobre o qual falamos aqui em cima. 

Além disso, contar com o apoio de uma contabilidade também é muito útil, pois contadores experientes sempre conferem os dados dos documentos recebidos pelos seus clientes. Assim, você pode tomar as devidas providências antes que a sua empresa seja penalizada!

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