Documento comprobatório: o que é e qual a importância?

Documento comprobatório: o que é, importância e como armazenar

Toda movimentação financeira ou contratual dentro de uma empresa precisa estar devidamente registrada. Para isso, os documentos comprobatórios são essenciais. Eles servem como prova das operações realizadas, garantindo transparência e segurança tanto para o negócio quanto para os órgãos fiscalizadores.

Esses registros garantem mais segurança em auditorias, fiscalizações e apurações tributárias. Dessa forma, manter a documentação em dia é um passo essencial para empresas que desejam crescer de forma sustentável.

Neste artigo, você entenderá o que é documento comprobatório, verá exemplos, descobrirá onde encontrá-los e aprenderá como organizá-los corretamente para evitar problemas com o Fisco. Boa leitura!

1. O que são documentos comprobatórios?
2. Como funcionam os documentos comprobatórios?
3. Qual a importância dos documentos comprobatórios para as empresas?
4. Quais são os principais documentos comprobatórios?
5. Por que recibos não são documentos comprobatórios válidos para a contabilidade?
6. Onde encontrar os documentos comprobatórios?
7. Por quanto tempo é necessário guardar os documentos comprobatórios?
8. Como organizar e armazenar os documentos comprobatórios?
9. O que acontece se faltar um documento comprobatório?

O que são documentos comprobatórios?

Documentos comprobatórios são registros oficiais que servem como prova legal de transações financeiras, contratuais e operacionais realizadas por uma empresa. Eles comprovam informações declaradas ao Fisco, garantindo conformidade legal e suporte em auditorias, fiscalizações e processos contábeis.

Eles são utilizados tanto para confirmar a veracidade de informações como para respaldar determinadas situações. Por isso, são utilizados nas mais diversas áreas — contábil, jurídica, acadêmica, etc.

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Como funcionam os documentos comprobatórios?

Os documentos comprobatórios funcionam como um suporte na validação de informações diante de alguma situação.

Quando você vai se matricular em uma faculdade, por exemplo, precisa comprovar que concluiu o Ensino Médio, certo? Nesse caso, o Certificado de Conclusão emitido pela escola é o documento comprobatório mais indicado.

Assim como quando você precisa comprovar renda para conseguir um financiamento deve entregar ao banco documentos como a sua declaração do Imposto de Renda, contracheques ou extrato bancário. Todos esses são exemplos de documentos comprobatórios!

Mas aqui neste artigo, vamos focar nos documentos comprobatórios que têm relevância na área contábil, que são aqueles usados pela contabilidade para a validação de informações enviadas às autoridades fiscais.

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Qual a importância dos documentos comprobatórios para as empresas?

Os documentos comprobatórios são peças-chave na estrutura contábil e fiscal de qualquer empresa. Eles validam receitas, despesas, vínculos empregatícios, contratos e muito mais.

Portanto, a sua ausência pode comprometer toda a integridade dos dados financeiros da organização.

Durante auditorias e fiscalizações, a apresentação desses documentos é exigida para provar que as informações declaradas estão corretas. Por isso, manter uma boa gestão documental evita autuações, multas e complicações em órgãos como a Receita Federal, a Sefaz ou a prefeitura.

Além disso, a boa organização dos comprovantes fortalece a tomada de decisões. Com relatórios baseados em documentos reais e confiáveis, a empresa pode planejar investimentos, controlar despesas e melhorar a eficiência da gestão.

Quais são os principais documentos comprobatórios?

Esses são alguns documentos comprobatórios que podem ser usados pela contabilidade!

Receita (entrada de recursos)

Para comprovar o faturamento da empresa, os principais documentos comprobatórios são as notas fiscais de venda de produtos ou prestação de serviços. Esses registros são emitidos sempre que há uma transação comercial formalizada.

Além disso, comprovantes de transferência bancária — como TED, Pix e DOC — também são aceitos como prova de entrada de recursos. Por outro lado, as plataformas de pagamento, como PagSeguro, Mercado Pago ou PayPal, geram extratos que comprovam receitas oriundas de vendas online.

Esses documentos são essenciais na apuração de impostos e na prestação de contas à contabilidade, além de servirem como base para indicadores financeiros da empresa.

Despesas (saída de recursos)

Na categoria de despesas, o exemplo de documento comprobatório mais comum é a nota fiscal de compra ou serviço contratado. Isso porque ela justifica os gastos operacionais, administrativos e com insumos.

Além disso, boletos pagos e comprovantes de pagamento (Pix, cartão de crédito, débito) também são válidos, desde que estejam atrelados a um fornecedor ou finalidade reconhecida. A combinação desses dados é fundamental para a escrituração correta.

Pessoal e folha de pagamento

Os documentos que comprovam pagamentos a funcionários incluem contracheques, guias de recolhimento de encargos (INSS, FGTS, IRRF), comprovantes de férias e 13º salário. Todos esses são essenciais para manter a conformidade com a legislação trabalhista.

Ademais, documentos de rescisão e homologações também são necessários para encerrar o vínculo formal com um colaborador de forma legal. Eles evitam ações trabalhistas e garantem que os direitos do empregado foram respeitados.

Assim, ter esses documentos arquivados é uma forma de proteger juridicamente a empresa e garantir transparência nas relações de trabalho.

Financeiros e bancários

Os extratos bancários são os principais documentos que refletem o fluxo de caixa da empresa. Junto a eles, também podemos ter outros documentos que completam o controle financeiro, como comprovantes de depósitos, transferências e relatórios de contas a pagar e receber.

Patrimoniais

Para comprovar bens e patrimônios, é necessário apresentar documentos que comprovam a posse, como notas fiscais de aquisição de equipamentos, veículos, imóveis e outros ativos.

Para o controle patrimonial também é possível avaliar contratos de leasing ou financiamento, além de laudos de avaliação que complementam os registros e ajudam a manter o patrimônio atualizado.

Contratuais e jurídicos

Esses documentos formalizam as relações da empresa com clientes, fornecedores e parceiros, tais como contratos de prestação de serviço, acordos comerciais, comprovantes de aluguel e documentos societários (contrato social, alterações, atas).

Eles têm valor jurídico e fiscal, sendo fundamentais em caso de disputas, revisões de contrato ou modificações societárias. Vale ressaltar que a ausência de documentação formal pode invalidar relações e comprometer acordos.

Por isso, sua organização deve ser criteriosa e com controle de validade e atualizações.

Por que recibos não são documentos comprobatórios válidos para a contabilidade?

Você sabia que os recibos não são considerados documentos comprobatórios para a contabilidade? Isso porque, apesar de ser muito comum em transações comerciais, esse documento não tem a mesma validade que uma nota fiscal.

Afinal, não está vinculado à apuração de impostos — ou seja, não comprova que o prestador de serviços ou vendedor precisa recolher os impostos gerados pelo serviço executado ou pela venda feita.

O recibo, portanto, é um documento que pode ser útil para o controle financeiro da empresa, mas não tem valor para a contabilidade.

Onde encontrar os documentos comprobatórios?

Se você precisa enviar documentos comprobatórios para a sua contabilidade, não se preocupe, pois não é difícil encontrá-los. Descubra onde é possível encontrar, a seguir.

Sistema de emissão de notas fiscais da sua empresa

Se sua empresa emite NF-e ou NFS-e, esse sistema é a principal fonte de notas fiscais de venda, prestação de serviços e até de cancelamento. Esses dados são registrados eletronicamente e podem ser baixados para armazenamento seguro.

Ter acesso ao sistema facilita a emissão de segundas vias e a conferência de tributos recolhidos. Além disso, muitos softwares permitem integração com plataformas contábeis.

Caixa de e-mail corporativo

Muitas notas, boletos e recibos chegam diretamente por e-mail. Portanto, organizar uma caixa de entrada específica para documentos comprobatórios pode facilitar o processo de arquivamento. Use filtros e etiquetas para classificar os e-mails automaticamente.

Assim, os documentos ficam sempre à mão quando forem necessários.

Internet Banking e aplicativos bancários

Os aplicativos bancários são fontes valiosas para extratos, comprovantes de transferências e pagamentos de boletos. Além disso, permitem o acesso a débitos automáticos e tarifas bancárias.

Uma boa sugestão é salvar os comprovantes em PDF e manter uma pasta organizada por mês ou tipo de transação. Isso facilita consultas e relatórios futuros.

Plataforma de cartão de crédito corporativo

Se a empresa utiliza cartão corporativo, é essencial acompanhar as faturas. Elas podem ser acessadas pelo portal da operadora ou pelo aplicativo do banco emissor.

Essas plataformas permitem baixar faturas detalhadas e visualizar lançamentos por categoria.

Plataformas de gestão de RH ou folha de pagamento

As empresas que utilizam sistemas especializados de RH conseguem acessar contracheques, guias de encargos e comprovantes de férias e rescisões com facilidade.

Essas plataformas centralizam informações sensíveis e reduzem riscos de perda de dados. Além disso, costumam gerar relatórios automáticos para envio à contabilidade.

Sites de órgãos públicos

A Receita Federal, por meio do e-CAC, permite o acesso a declarações, recibos e situação cadastral do CNPJ. Além disso, a prefeitura geralmente disponibiliza guias de ISS e consulta de NFS-e.

A Sefaz estadual também é fonte de consulta para NF-e, notas de entrada e saída. Vale ressaltar que a maioria desses sistemas exige login com certificado digital.

Por quanto tempo é necessário guardar os documentos comprobatórios?

A legislação brasileira determina prazos específicos para guarda de documentos. Esses prazos variam conforme o tipo de registro e sua finalidade. Manter tudo dentro do tempo legal evita penalidades e facilita processos de auditoria.

Veja abaixo uma tabela com os principais documentos e seus prazos de retenção:

Apesar dos prazos listados acima, é sempre recomendável consultar a sua contabilidade para adaptar os prazos às exigências específicas do seu negócio.

Como organizar e armazenar os documentos comprobatórios?

• Digitalize documentos físicos: o ideal é evitar armazenar os documentos em papel impresso. Então, use apps como CamScanner, Adobe Scan ou a própria câmera do celular para transformar documentos em arquivos PDF organizados.
• Padronize o nome dos arquivos: dê nomes descritivos e padronizados aos arquivos, como “NF_Venda_Maio_2025.pdf”. Isso facilita buscas futuras e evita erros.
• Use armazenamento em nuvem: algumas plataformas online garantem acesso rápido, segurança e backup automático, como o Google Drive, OneDrive, Dropbox ou plataformas da contabilidade, como a Agilize.
• Estabeleça uma rotina de envio e organização: defina um dia fixo na semana ou no mês para arquivar os documentos e automatize o envio para a contabilidade, usando integrações por API ou upload direto.
• Garanta segurança e controle de acesso: restrinja o acesso às pastas e use autenticação de dois fatores. Além disso, mantenha backups periódicos em locais seguros.
• Mantenha os documentos pelo prazo legal: respeite os prazos de retenção exigidos por lei. Para isso, confirme com seu contador quais documentos devem ser mantidos e por quanto tempo.

O que acontece se faltar um documento comprobatório?

A ausência de um documento comprobatório pode gerar sérios problemas para a empresa. Sem ele, o Fisco pode entender que a operação não existiu ou foi realizada de forma irregular, aplicando multas e penalidades.

Além disso, a falta de documentação compromete a apuração correta de impostos e demonstrações contábeis. Isso afeta diretamente os relatórios financeiros e a confiabilidade da empresa perante investidores e órgãos reguladores.

A longo prazo, essas falhas podem impedir o acesso a crédito, dificultar vendas corporativas e até inviabilizar auditorias externas.

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Nós somos a Agilize, primeira contabilidade online do Brasil, e o nosso trabalho é facilitar a sua vida e agilizar o trabalho contábil da sua empresa. Os nossos especialistas ajudam você a emitir e organizar todos os seus documentos comprobatórios, além de enviá-los às autoridades sempre que for necessário.

Assim você tem uma preocupação a menos no dia a dia e pode focar os seus esforços na parte estratégica do negócio, para fazê-lo crescer e atingir os seus objetivos.

Além de contadores experientes, nós temos também um super time de tecnologia que desenvolveu uma plataforma exclusiva, por meio da qual você acompanha tudo o que acontece com a sua contabilidade. Tudo é registrado lá pelos nossos contadores com muita transparência e clareza. 

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