Documentos comprobatórios: o que são e qual a importância?
Uma dúvida muito comum entre os empreendedores é sobre os documentos comprobatórios para a contabilidade.
Se você não sabe o que são esses documentos, para que servem ou quais podem ser utilizados, continue aqui neste artigo! Você vai entender a importância dessa documentação e conhecer os principais documentos que são válidos como comprovantes para a contabilidade da sua empresa.
Acompanhe!
- O que são documentos comprobatórios?
- Como eles funcionam?
- Tipos de documentos comprobatórios
- Por que recibos não são documentos comprobatórios válidos para a contabilidade?
- Onde encontrar esses documentos?
O que são documentos comprobatórios?
Os documentos comprobatórios são aqueles que servem como prova de algo. A nota fiscal, por exemplo, é um documento que prova uma venda.
Eles são utilizados tanto para confirmar a veracidade de informações como para respaldar determinadas situações. Por isso, são utilizados nas mais diversas áreas — contábil, jurídica, acadêmica, etc.
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Como eles funcionam?
Os documentos comprobatórios funcionam como um suporte na validação de informações diante de alguma situação.
Quando você vai se matricular em uma faculdade, por exemplo, precisa comprovar que concluiu o Ensino Médio, certo? Nesse caso, o Certificado de Conclusão emitido pela escola é o documento comprobatório mais indicado.
Assim como quando você precisa comprovar renda para conseguir um financiamento deve entregar ao banco documentos como a sua declaração do Imposto de Renda, contracheques ou extrato bancário. Todos esses são exemplos de documentos comprobatórios!
Mas aqui neste artigo, vamos focar nos documentos comprobatórios que têm relevância na área contábil, que são aqueles usados pela contabilidade para a validação de informações enviadas às autoridades fiscais.
Tipos de documentos comprobatórios
Esses são alguns documentos comprobatórios que podem ser usados pela contabilidade!
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Criada em 2016 para substituir o cupom fiscal, a NFC-e é um dos documentos comprobatórios utilizados pela contabilidade, já que atesta quem é o comprador e quem é o prestador em uma transação. O seu objetivo é facilitar e agilizar a regulamentação tributária.
A vantagem desse documento é que ele não precisa ser impresso, como acontecia com o cupom fiscal. Essa nota é digital e a Secretaria da Fazenda do Estado consegue ter acesso à ela assim que é emitida.
Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é semelhante à NFC-é, mas está sempre relacionada à prestação de serviço, e não à compra e venda de mercadorias. Ela, portanto, é emitida pelo sistema da Prefeitura do município onde a empresa está sediada.
Mas o objetivo desses dois documentos comprobatórios é o mesmo — facilitar e agilizar a apuração tributária e a fiscalização. Outra semelhança é que ambos os documentos são digitais.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O DANFE é a versão impressa da nota fiscal eletrônica. E a impressão deste documento só é obrigatória em casos específicos, como no transporte de cargas, por exemplo.
Ele não substitui a nota fiscal, mas serve como documento comprobatório da legitimidade da transação.
No DANFE há um código de barras que permite o acesso à sua nota fiscal correspondente.
Por que recibos não são documentos comprobatórios válidos para a contabilidade?
Você sabia que os recibos não são considerados documentos comprobatórios para a contabilidade? Isso porque, apesar de ser muito comum em transações comerciais, esse documento não tem a mesma validade que uma nota fiscal.
Afinal, não está vinculado à apuração de impostos — ou seja, não comprova que o prestador de serviços ou vendedor precisa recolher os impostos gerados pelo serviço executado ou pela venda feita.
O recibo, portanto, é um documento que pode ser útil para o controle financeiro da empresa, mas não tem valor para a contabilidade.
Onde encontrar esses documentos?
Se você precisa enviar documentos comprobatórios para a sua contabilidade, não se preocupe, pois não é difícil encontrá-los.
A NFC-e e a NFS-e são geradas por sistemas. A primeira pode ser gerada em sistemas do governo ou até mesmo em softwares de gestão. Já a segunda deve ser gerada pelo sistema da Prefeitura, como já falamos aqui.
Depois de emitidos, estes documentos ficam armazenados digitalmente. Caso precise de algum deles, basta fazer uma consulta no sistema usado para a sua emissão!
O mesmo acontece com o DANFE. Normalmente, ele é gerado pelo mesmo sistema de emissão da nota fiscal e o arquivo de documentos emitidos pode ser consultado no software em questão.
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