Saiba como emitir nota fiscal eletrônica na sua empresa

Emitir nota fiscal eletrônica é uma obrigação para as empresas, mas também pode ser uma tarefa confusa para os empreendedores. No entanto, com as informações e as ferramentas adequadas, esse processo pode se tornar mais simples e eficiente.

Neste artigo, você vai descobrir como emitir nota fiscal eletrônica na sua empresa, desde o conceito básico até um passo a passo completo. Além disso, vamos abordar os pré-requisitos necessários e destacar as vantagens de utilizar o Painel da Agilize.

Acompanhe!

  1. O que é nota fiscal eletrônica?
  2. Pra que serve a nota fiscal eletrônica?
  3. Quais os tipos de nota fiscal eletrônica?
  4. Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
  5. O MEI precisa emitir nota fiscal eletrônica?
  6. Onde emitir NFS-e MEI 2023?
  7. Quais os pré-requisitos para emitir nota fiscal eletrônica?
  8. Como obter um certificado digital?
  9. Como cadastrar-se na Secretaria da Fazenda?
  10. Como escolher um sistema emissor de NF-e?
  11. Passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica 
  12. Atenção: não deixe de preencher esses campos da nota fiscal eletrônica
  13. Quais as vantagens de emitir nota fiscal eletrônica pelo Painel da Agilize?

O que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica, também conhecida como NF-e, é um documento fiscal digital que substitui a tradicional nota em papel.

Ela tem o objetivo de registrar uma transação comercial, seja comprovando a venda de produtos ou a prestação de serviços, além de garantir o recolhimento de impostos.

A NF-e é emitida e armazenada eletronicamente, o que elimina a necessidade de documentos físicos e simplifica todo o processo de controle fiscal.

Para que serve a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica desempenha diversas funções essenciais para empresas e órgãos públicos, como:

  • Comprovar a legalidade das operações comerciais;
  • Registrar a venda de produtos ou a prestação de serviços;
  • Garantir o recolhimento correto de impostos, como o ICMS e ISS;
  • Facilitar o controle fiscal e a fiscalização por parte dos órgãos competentes;
  • Contribuir para a redução da burocracia empresarial, uma vez que elimina a necessidade de documentos físicos.

Quais os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem diferentes tipos de nota fiscal eletrônica, cada um adequado a um tipo específico de operação. 

E os principais são:

  • Nota Fiscal de Produto (NF-e): venda de mercadorias;
  • Nota Fiscal de Serviços (NFS-e): utilizada por prestadores de serviços;
  • Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): vendas no varejo para pessoas físicas;
  • Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): utilizada em operações não habituais.

Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

A obrigatoriedade de emitir nota fiscal eletrônica se aplica a todas as pessoas jurídicas, independentemente do porte, que realizam operações de venda de produtos ou prestação de serviços.

O MEI precisa emitir nota fiscal eletrônica?

Sim, o MEI é obrigado a emitir NF-e, como qualquer outra pessoa jurídica, exceto quando essa na venda de produtos ou prestação de serviços é para pessoa física, sendo nessa situação dispensada a emissão.

Porém, se o consumidor pessoa física solicitar a emissão da nota fiscal, esta passa a se tornar obrigatória.

Onde emitir NFS-e MEI 2023?

A partir de setembro de 2023, para emitir NFS-e, o MEI deve acessar o Portal Nacional de Emissão Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou APP, que são disponibilizados pelo Governo Federal.

O acesso deve ser feito por meio de usuário e senha cadastrada, usuário do Gov.br ou certificado digital válido.

Anteriormente, a emissão do documento era realizada através de portal eletrônico disponibilizado por cada prefeitura de forma individual. Mas a unificação em um portal nacional possui o objetivo de padronizar a emissão das notas fiscais.

Quais os pré-requisitos para emitir nota fiscal eletrônica?

Antes de emitir a nota fiscal eletrônica, é importante verificar se sua empresa atende aos pré-requisitos necessários, que incluem:

  • Possuir certificado digital válido;
  • Estar devidamente cadastrado na Secretaria da Fazenda do estado ou município;
  • Ter um sistema ou software emissor de NF-e;
  • Conhecer as regras tributárias do seu segmento.

Como obter um certificado digital?

O primeiro passo para emitir nota fiscal eletrônica é adquirir um certificado digital, que é uma espécie de “identidade digital” da sua empresa.

Você pode obtê-lo em uma autoridade certificadora credenciada e escolher entre os tipos A1 (software) ou A3 (cartão/token). 

Assim, é essencial mantê-lo atualizado e protegido, pois ele será usado para assinar digitalmente suas notas fiscais.

Como cadastrar-se na Secretaria da Fazenda?

A próxima etapa é realizar o cadastro da sua empresa na Secretaria da Fazenda do seu estado ou município.

Esse processo é fundamental para que sua empresa esteja regular perante os órgãos fiscais. 

Lembre-se de fornecer todas as informações solicitadas de forma correta e atualizada.

Como escolher um sistema emissor de NF-e?

Para emitir nota fiscal eletrônica, você precisará de um sistema ou software emissor de NF-e. 

Existem diversas opções disponíveis no mercado, tanto gratuitas quanto pagas. E para escolher a melhor, você deve avaliar:

  • Compatibilidade com a legislação;
  • Facilidade de uso;
  • Integração com o seu software de gestão;
  • Certificado Digital;
  • Armazenamento seguro;
  • Suporte técnico eficiente;
  • Emissão de outros documentos fiscais;
  • Custo-benefício;
  • Oferecer relatórios e análises.

Assim, escolha um que atenda às necessidades da sua empresa e esteja de acordo com a legislação vigente.

Passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica 

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O processo de emissão de nota fiscal eletrônica varia de acordo com o sistema de gestão de cada empresa. Assim, o formato de emissão pode sofrer alterações conforme o modelo de sistema ou tipo de empresa.

Como falado anteriormente, a partir de Setembro de 2023, o MEI passou a realizar a emissão de nota fiscal eletrônica pelo Portal Nacional de Emissão Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. No entanto, outras empresas do Simples Nacional e demais regimes precisam de um sistema próprio de emissão.

A seguir, confira um passo a passo simplificado de como o processo funciona.

1 – Acesse o sistema emissor de NF-e

Faça login no sistema emissor de NF-e que você escolheu e selecione a opção para emitir uma nova nota fiscal eletrônica.

2 – Preencha os dados da nota fiscal

Preencha os campos obrigatórios da nota fiscal eletrônica, como os dados do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos e outras informações relevantes.

3 – Assine digitalmente a nota fiscal

Utilize o certificado digital adquirido anteriormente para assinar digitalmente a nota fiscal eletrônica. Essa assinatura garante a autenticidade do documento.

4 – Emita a nota fiscal

Após preencher todos os campos e assinar digitalmente, emita a nota fiscal eletrônica. O sistema gerará um arquivo XML que será transmitido para a Secretaria da Fazenda e, em seguida, você receberá o número da NF-e e o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e).

5 – Envie a NF-e ao destinatário

Envie a NF-e ao destinatário da operação comercial, seu cliente. Ele poderá consultar a autenticidade da nota fiscal eletrônica no portal da Secretaria da Fazenda.

6 – Guarde os arquivos fiscais

Guarde todos os arquivos fiscais, como o XML da NF-e e o DANFE, pelo período determinado pela legislação vigente. Isso é importante para possíveis fiscalizações futuras.

7 – Realize os devidos pagamentos

Efetue o pagamento dos impostos devidos conforme o que foi registrado na nota fiscal eletrônica.

Atenção: não deixe de preencher esses campos da nota fiscal eletrônica

Alguns campos da NF-e merecem atenção especial para evitar problemas fiscais. 

Assim, garanta que todos estes campos estão preenchidos:

  • Dados do emitente e destinatário;
  • Descrição dos produtos ou serviços;
  • Valores e impostos;
  • CST (Código de Situação Tributária);
  • Código de barras;
  • CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).

Quais as vantagens de emitir nota fiscal eletrônica pelo Painel da Agilize?

A Agilize oferece um painel exclusivo para a emissão de notas fiscais eletrônicas, simplificando o processo e garantindo a conformidade com a legislação.

Veja algumas das vantagens:

  • Facilidade de uso e navegação intuitiva;
  • Agilidade na emissão de NF-e;
  • Facilidade no cadastro e arquivamento das informações dos clientes;
  • Segurança nas informações tributárias;
  • Envio automatizado das notas fiscais emitidas para os clientes cadastrados;
  • Armazenamento seguro das notas fiscais;
  • Integração com outras soluções contábeis;
  • Suporte técnico especializado.

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