Tecnologia na contabilidade: tendências e como usar
O uso de tecnologia na contabilidade tem sido cada vez mais recorrente, embora nem sempre tenha sido assim.
Durante muito tempo, o imaginário das pessoas sobre o contador era de um profissional sempre cercado de muitos papéis, formulários e de calculadora na mão. Felizmente, essa imagem já faz parte de um passado, até certo ponto, romântico.
O profissional de contabilidade moderno está sempre online e tem na informática, internet e recursos tecnológicos suas plataformas de trabalho essenciais. Ou seja, papel e contas, hoje, já não são mais uma dupla inseparável, pelo menos não em se tratando de rotinas contábeis.
Em resumo, a tecnologia na contabilidade exerce importante impacto nos empreendedores, empresas e em seus mais diversos setores, entre eles, a contabilidade.
Aqui neste artigo você vai saber mais sobre o impacto da tecnologia na contabilidade, suas vantagens e as tendências para os próximos anos. Boa leitura!
- Quais os principais impactos da tecnologia na contabilidade?
- Benefícios da tecnologia na contabilidade?
- O que é a contabilidade 4.0?
- Tendências tecnológicas na área da contabilidade
Quais são os principais impactos da tecnologia na contabilidade?
Sem exagerar, podemos dizer que o cerne da contabilidade de hoje está na inovação. Cloud computing, Machine Learning, IoT e BYOD são alguns conceitos recentes que já se emaranham nas atividades contábeis.
Perante tanta evolução, as principais atividades dos escritórios passaram a ser realizadas invariavelmente com o apoio dos setores de tecnologia.
Veja, a seguir, quais deles passaram por mais mudanças com a utilização da tecnologia na contabilidade!
Armazenamento de documentos
Dentre tantas mudanças e novos conceitos aplicando-se à realidade do contador, uma delas é a digitalização de documentos, que, embora não seja assim, tão recente, gerou desdobramentos bastante significativos.
O mais sentido deles é o fim do papel como suporte para elaboração de documentos fiscais e tributários. Nesse sentido, vale destacar o processo de digitalização que o governo brasileiro vem conduzindo há alguns anos, por meio do SPED contábil e fiscal.
Isso provocou o fim, por exemplo, da nota fiscal impressa que, por mais que ainda seja válida e entregue ao consumidor em papel, deixou de ser o comprovante número um. Agora, as notas são eletrônicas em suas diversas versões, bem como seu posterior armazenamento, em formato .XML.
Além disso, o fim dos arquivos em papel e a expansão do armazenamento na nuvem fizeram o contador ganhar muito mais mobilidade. Hoje, não há mais a dependência de unidades físicas para dar feedbacks, solicitar arquivos e outros procedimentos comuns na relação entre contador e cliente.
Gestão de notas fiscais
Sendo assim, o processo de emissão e gestão de notas ficou muito mais simples, menos sujeito a erros de escrituração e mais barato em relação à guarda de documentos.
Com o uso de softwares desenvolvidos com a finalidade de emitir notas fiscais eletrônicas, o preenchimento dos diversos campos pode ser feito automaticamente. Isso eliminou, por consequência, a chance de falha humana, sempre um risco quando se trata de lidar com dados.
Não se pode deixar de destacar que os órgãos de controle estipulam prazos para a guarda de documentos fiscais pelo período mínimo de 5 anos. Assim, com a digitalização, economiza-se não só com insumos, mas ao liberar espaços antes destinados ao estoque desses comprovantes.
Segurança documental
Documentos armazenados em papel representam riscos. O mais iminente deles é o de que o material se perca por má conservação ou ação de vetores, como cupins e traças. Há de considerar, ainda, que o extravio de arquivos físicos é sempre maior, se comparado ao de arquivos em formato digital.
Outra ameaça praticamente eliminada por causa da tecnologia na contabilidade é que, em caso de sinistros, não há mais a possibilidade de destruição e danificação de documentos originais.
Estando arquivados eletronicamente, esse tipo de ação é mais fácil de ser neutralizada, afinal, o suporte de um setor de TI também se presta a isso.
Elaboração de relatórios
Os relatórios também são documentos que fazem parte da rotina de qualquer setor de contabilidade. E o que antes poderia levar dias para ficar pronto, pode ser feito em poucos minutos com a ajuda da automação.
O uso de inteligência artificial e de sistemas de gestão de dados facilita muito esse trabalho, pois armazena, centraliza e organiza informações importantes para a elaboração de relatórios.
Ou seja, hoje em dia o contador já recebe os dados estruturados, o que reduz a sua carga de trabalho, aumenta a sua agilidade e reduz a possibilidade de erros.
Melhora no atendimento ao cliente
Reunião é uma palavra que provoca mal estar quando você lê ou escuta? Saiba que não são poucos os contadores que compartilham desse incômodo, afinal, nos tempos do papel, toda reunião com o cliente demandava longas horas.
Agora, a incorporação da tecnologia e da ambientação online das atividades possibilita até o atendimento remoto. Via Skype, Whatsapp ou mesmo pelo seu software contábil, é possível obter feedback do cliente ou receber dele documentos indispensáveis.
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Quais são os benefícios da tecnologia na contabilidade?
Talvez você já esteja, a essa altura, com uma visão mais clara sobre a importância de agregar tecnologia às suas rotinas contábeis.
No entanto, gostaríamos de destacar outras vantagens que você conquista ao aderir à dobradinha da tecnologia na contabilidade. Veja!
Aumento da produtividade
A eliminação de papel e o uso intensivo de ferramentas digitais tornam as equipes em escritórios mais ágeis e capazes de fazer mais com menos recursos.
Nesse sentido, a vantagem se materializa quando tarefas repetitivas passam a ser feitas por sistemas ERP e softwares específicos. No final, o profissional ganha tempo e espaço para pensar em outras soluções mais estratégicas.
Redução de custos
Ferramentas para gestão de documentos digitais de armazenamento na nuvem para organização e controle de rotinas contábeis são muito mais baratas. O Software as a Service (SaaS) é uma realidade nas empresas que registram os melhores resultados e entregam serviços de qualidade superior.
O motivo principal é que só a tecnologia e o uso de dispositivos online possibilita ao seu escritório tornar-se escalável. Isso quer dizer que você poderá fazer o que jamais faria caso não contasse com soluções que promovessem ganhos exponenciais em capacidade de produção.
O que é a contabilidade 4.0?
Falando em tecnologia e contabilidade, a gente não pode deixar de falar sobre a contabilidade 4.0, que é um novo modelo de trabalho que surgiu graças às inovações tecnológicas.
O termo se origina da indústria 4.0, período marcado pela automação industrial. E o mesmo vem acontecendo na contabilidade!
A contabilidade 4.0 é marcada pelo uso da tecnologia em tarefas comuns da área, como o recebimento e envio de documentos, apuração de impostos, elaboração de relatórios e escrituração, por exemplo.
Tudo isso transforma e dinamiza o dia a dia do setor de contabilidade, tornando o trabalho mais rápido, acertado, econômico e eficaz. E, como já falamos aqui, o uso da tecnologia na contabilidade também torna a empresa mais competitiva e potencializa a experiência positiva dos clientes.
Nesse sentido, aderir à contabilidade 4.0 e entender como a tecnologia pode contribuir com cada processo contábil da empresa é essencial para que o negócio se mantenha competitivo e seja cada vez mais produtivo!
Tendências tecnológicas na área da contabilidade
Agora vamos falar sobre tendências? A contabilidade segue passando por transformações e nós apostamos em algumas delas como as mais importantes para os próximos anos.
Trabalho remoto
O trabalho remoto já era uma tendência, mas ganhou ainda mais força depois da pandemia da COVID-19, quando o isolamento social se fez necessário para a saúde pública. Isso alavancou o desenvolvimento de tecnologias e a aceitação do modelo do mercado.
Desde então, empresas inteiras passaram a funcionar de modo remoto e isso impactou diretamente na sua relação com a contabilidade.
A contabilidade online é 100% remota e flexível. Com as novas ferramentas, os contadores podem trabalhar de qualquer lugar do mundo, o que faz com que as empresas consigam usufruir dos benefícios da tecnologia na contabilidade e ainda economizar com espaço e outros custos relacionados a um escritório físico.
Inteligência artificial (IA)
cada vez mais a inteligência artificial terá impacto sobre os setores contábeis. Essa tecnologia já permite a automação de atividades de rotina altamente repetitivas, o que permite que os profissionais tenham mais tempo para focar em tarefas estratégicas.
A IA pode ser usada em muitas coisas, como na análise de grandes volumes de dados em tempo real, na identificação de tendências e padrões, no fornecimento de insights, entre outras coisas.
Além disso, a utilização da IA é muito útil na detecção de fraudes, pois ela pode facilmente identificar transações suspeitas ou fora do padrão.
Big Data
Na contabilidade, o Big Data pode ser usado para análise de dados financeiros e operacionais, assim como na identificação de padrões. Dessa forma, os gestores conseguem acesso mais fácil e rápido a informações estratégicas que servem como base para uma tomada de decisões mais inteligente e cada vez mais orientada por dados.
Tecnologia blockchain
A tecnologia blockchain é uma das principais tendências para o setor, pois é conhecida por sua transparência e segurança — dois valores muito importantes quando se fala de contabilidade!
Essa tecnologia pode ser usada para registrar transações financeiras, trazendo mais segurança e garantindo a integridade dos dados, além de ser usada para o compartilhamento de informações entre empresa e contabilidade.
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