SPED Contábil: conceito e como entregar essa obrigação
Você sabe que para manter uma empresa funcionando conforme a lei no Brasil é preciso cumprir uma série de obrigações contábeis, não é mesmo? Uma delas é o envio do SPED Contábil, que é uma declaração anual obrigatória.
O SPED é uma solução tecnológica que diminui a quantidade de papéis envolvidos no processo de declaração, tornando mais dinâmico e automatizado. Ou seja, o SPED chegou para facilitar a vida do empreendedor!
Mas para fazer o envio corretamente, é preciso conhecer o sistema, entender como ele funciona e quais outras informações devem ser transmitidas. E a gente conta tudo isso aqui! Continue lendo!
- Antes de tudo, o que é SPED?
- O que é SPED Contábil?
- Por que ele é importante?
- SPED Contábil e ECD: qual a diferença?
- E qual a diferença entre SPED Contábil e SPED Fiscal?
- Quais empresas precisam entregar o SPED Contábil?
- Qual o prazo de transmissão?
- O que acontece quando a empresa não entrega o SPED Contábil?
- Como evitar erros na transmissão do SPED Contábil?
Antes de tudo, o que é SPED?
SPED quer dizer Sistema Público de Escrituração Digital. Ele é um sistema criado pelo Governo Federal para modernizar as rotinas fiscais e contábeis das empresas.
Por meio desse sistema, as empresas transmitem todas as informações fiscais que antes eram enviadas em livros e papéis.
O SPED, então, modernizou e tornou mais ágeis os processos fiscais e contábeis da empresa, facilitando a gestão empresarial e o cumprimento das obrigações.
O que é o SPED Contábil?
O SPED Contábil faz parte do SPED e é por meio dele que as empresas enviam todas as suas transações contábeis para as autoridades.
Além do SPED Contábil, o SPED tem outros projetos, como o SPED Fiscal, SPED Financeiro, SPED PIS COFINS, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), entre outros.
O envio do SPED Contábil faz parte das obrigações contábeis da empresa e deve ser feito anualmente.
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Por que ele é importante?
O SPED Contábil é importante porque facilita o acesso aos arquivos contábeis e padroniza os arquivos digitais de uma empresa. Além disso, ele facilita a fiscalização para as autoridades e, consequentemente, o combate à sonegação de impostos.
O envio do SPED também reduz o uso de papéis. Isso traz economia para a empresa em diversos sentidos — desde a compra de papel até a economia de espaço para armazenar documentos, além de diminuir os impactos causados ao meio ambiente.
A redução do uso de papel também facilita a organização da contabilidade, já que é muito mais fácil organizar e acessar documentos digitalmente.
O SPED Contábil também garante a segurança dos processos, uma vez que o sistema foi criado e é monitorado pelo governo federal.
SPED Contábil e ECD: qual a diferença?
A ECD é a Escrituração Contábil Digital. Ela, na verdade, é um dos componentes do SPED Contábil, sendo um arquivo de transmissão obrigatória para todas as empresas em atividade, com exceção daquelas que são optantes pelo Simples Nacional.
A ECD contém todos os detalhes dos lançamentos do Livro Diário, Livro Razão, balancetes, balanços e outras demonstrações financeiras.
E qual a diferença entre SPED Contábil e SPED Fiscal?
Já o SPED Fiscal é um outro módulo do SPED. O seu objetivo é apresentar ao governo informações receitas, compras, custos, despesas, estoque e impostos indiretos, como:
- Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI);
- Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- Programa de Integração Social (PIS);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).
E no SPED Contábil devem ser transmitidas informações sobre a movimentação financeira da empresa, como valores recebidos e a receber, lucros e apuração de impostos diretos, como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Quais empresas precisam entregar o SPED Contábil?
O envio do SPED Contábil é uma obrigação de quase todas as pessoas jurídicas brasileiras. No entanto, há algumas exceções.
Algumas empresas são dispensadas do envio do SPED Contábil:
- órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
- empresas optantes pelo Simples Nacional;
- pessoas jurídicas inativas;
- empresas imunes e isentas que auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja menor a R$ 1.200.000,00 no ano calendário referente à escrituração contábil ou proporcional ao período;
- pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que, com base no Art. 45 da Lei n.º 8.981/1995, em vez de manter escrituração contábil na forma da legislação comercial, mantenha livro-caixa, escriturado toda sua movimentação financeira.
Embora as empresas do Simples Nacional sejam dispensadas dessa obrigação, elas podem fazer a entrega voluntária e usufruir dos benefícios do SPED Contábil, como a digitalização dos seus livros contábeis — afinal, apesar de dispensadas do SPED, elas ainda são obrigadas a manter a contabilidade em dia.
O que deve ser transmitido?
O SPED Contábil deve contar todos os livros de escrituração contábil:
- Livro Diário;
- Livro Razão;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
É importante lembrar que todos os livros contábeis emitidos de forma eletrônica devem ser assinados digitalmente. No caso da ECD, a assinatura deve ser feita por um contador
Qual o prazo de transmissão?
O SPED Contábil deve ser transmitido anualmente e o prazo para entrega é o último dia útil do mês de maio do ano seguinte. Ou seja, o SPED Contábil referente a 2023, por exemplo, deve ser entregue até o dia 31 de maio de 2024. Esse prazo não pode ser prorrogado.
Após o envio, a empresa receberá um recibo de transmissão, que vale como comprovante de legitimação do processo e deve ser armazenado.
O que acontece quando a empresa não entrega o SPED Contábil?
A empresa que não entrega o SPED Contábil dentro do prazo está sujeita a diversas sanções, que variam de acordo com cada estado. De modo geral, as sanções incluem multas e outras penalidades.
No âmbito federal, a multa aplicada é de 0,2% por dia do valor da receita bruta da empresa, com o limite de 1% da receita total.
Como evitar erros na transmissão do SPED Contábil?
Além do envio com atraso, o envio do SPED Contábil com informações erradas também pode gerar penalidades. Nesse caso, a multa pode chegar a 5% do valor da operação em caso de omissão e erro e a 0,05% da receita bruta em casos de inobservância.
Por isso é muito importante contar com um contador de confiança para a transmissão do SPED Contábil e de todas as outras obrigações da empresa. Afinal, o processo não é simples e a contratação de um especialista garante que as declarações sejam enviadas de maneira correta.
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