Como fazer a regularização da empresa e identificar as certidões negativas
A regularização das empresas é um processo que a gente pode comparar a uma faxina contábil. O primeiro passo é identificar as irregularidades, que podem ser impostos não declarados ou não pagos, documentos com informações erradas ou não enviados, entre outras coisas.
Esse trabalho é muito importante e deve ser feito com frequência, pois a empresa regular está livre de penalidades impostas pelas autoridades, que podem culminar até mesmo no encerramento do CNPJ.
Quer saber como fazer a regularização da sua empresa e evitar dores de cabeça? Então continue lendo!
- Por que estar atento à regularização das empresas?
- O que são certidões negativas?
- Pra que serve as certidões negativas?
- Confira como tirar certidões negativas emitidas online
- Qual a importância de manter as certidões negativas em dia?
- Quando não é possível emitir uma certidão negativa?
Por que estar atento à regularização das empresas?
A empresa que estiver com o CNPJ irregular pode sofrer penalidades que impedem a realização de diversas atividades cotidianas e que são fundamentais para o funcionamento do negócio.
Uma delas é a emissão de notas fiscais, por exemplo. Já imaginou o que pode acontecer se a sua empresa não conseguir emitir esse documento? Eça fica impedida de fazer vendas e até mesmo de comprar com alguns fornecedores.
Isso sem contar no aumento das dívidas, caso as irregularidades estejam relacionadas à falta de pagamento de impostos.
Por isso a regularização da empresa é tão importante — você evita essas penalidades que podem colocar em risco o funcionamento do negócio e culminar no fechamento da empresa.
O que são certidões negativas?
As certidões negativas são documentos oficiais, emitidos pelos órgãos governamentais, que comprovam que a sua empresa não tem pendências e está em dia com suas obrigações. Ou seja, elas asseguram a regularidade fiscal do CNPJ.
Esse tipo de certidão pode ser solicitado em diversas situações, como na obtenção de crédito, participação em licitações, contratações de serviços e em processos de fusões e aquisições.
Essas são as certidões negativas mais comuns:
- Certidão de débitos relativos a créditos tributários federais e à dívida ativa da União;
- Certificado de regularidade do FGTS;
- Certidão Negativa de Débito Estadual;
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
- Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários.
Para que serve as certidões negativas?
Quando falamos de regularização das empresas, ter uma Certidão Negativa é essencial. Ela pode ser solicitada em diferentes tipos de situação. A mais comum é a abertura de conta em bancos ou solicitações de empréstimos. Mas esse documento também é necessário quando a empresa participa de licitações e concorrências ou quando pretende fazer cadastro ou homologação perante fornecedores.
Na abertura da empresa também é necessário apresentar Certidões Negativas, mas, neste caso, elas se referem às pessoas físicas de cada um dos sócios.
Confira como tirar certidões negativas emitidas online
A seguir, saiba como emitir online cada uma dessas certidões após fazer a regularização da empresa!
Certidão de débitos relativos a créditos tributários federais e à dívida ativa da União
Essa é uma certidão emitida pela Receita Federal que será emitida quando a empresa estiver regularizada em relação aos créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União.
Ela é válida por 180 dias e pode ser emitida no Portal da Receita Federal.
Certificado de regularidade do FGTS
É um documento emitido pela Caixa Econômica Federal que prova que a empresa cumpre todas as suas obrigações legais junto ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, o FGTS.
Essa certidão pode ser emitida no portal da Caixa.
Certidão Negativa de Débito Estadual
Essa certidão é emitida pelos governos de cada estado após a regularização da empresa quanto aos créditos tributários estaduais. Cada estado tem o seu próprio processo de emissão, mas, normalmente, isso é feito no site da Secretaria Estadual da Fazenda de cada um.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Quem emite a certidão negativa é o Tribunal Superior do Trabalho (TST) e é possível obtê-la após a regularização da empresa em relação a dívidas trabalhistas. Ou seja, o CNPJ não pode estar inscrito como devedor no Banco Nacional dos Devedores Trabalhistas, o BNDT.
Para emitir o documento, é preciso acessar o portal do TST.
Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários
Por fim, vem a certidão negativa emitida pela Prefeitura de cada município, que indica a regularização da empresa em relação aos tributos municipais.
Mais uma vez, o processo de emissão depende dos processos estabelecidos por cada município!
Qual a importância de manter as certidões negativas em dia?
Manter as certidões negativas em dia é importante para confirmar a regularização da empresa, o que pode trazer diversos benefícios para o negócio:
- Além de evitar multas e outras penalidades.
- Mais credibilidade;
- Melhor reputação no mercado;
- Participação em licitações;
- Acesso a crédito;
- Segurança jurídica;
- Possibilidade de participar de processos de fusões, aquisições e parcerias;
Quando não é possível emitir uma Certidão Negativa?
Se você entende o que é Certidão Negativa de Débitos, sabe que, para conseguir uma, é necessário que a empresa esteja em dia e regularizada com o governo. Caso contrário, não será possível emitir o documento.
Para ter a Certidão Negativa, a empresa precisa estar livre de pendências de impostos como PIS, Cofins, Imposto de Renda, CSLL, entre outros. Também não é possível ter o documento caso existam pendências de contribuições previdenciárias, como FGTS e INSS.
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