Legalização de empresas: o que é e como fazer

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A legalização de uma empresa é o processo que faz com que ela funcione com conformidade com a lei, o que garante ao negócio os seus direitos e algumas vantagens, como a possibilidade de obter crédito, por exemplo.

Nem todo mundo legaliza o negócio quando começa a empreender. Alguns acham que não é necessário, enquanto outros pensam que é necessário fazer grandes investimentos para isso. 

Mas a verdade é que a legalização da empresa, além de obrigatória, pode ser também muito vantajosa. Quer saber mais sobre o tema e conferir o passo a passo para legalizar o seu negócio? Continue lendo este artigo!

  1. O que significa legalização de empresa?
  2. Vantagens da legalização de empresas
  3. Quanto custa legalizar uma empresa?
  4. Qual a diferença entre legalização e regularização de uma empresa?
  5. Como fazer a legalização de empresa?
  6. Conte com a Agilize para a legalização de empresas!

O que significa legalização de empresas?

A legalização da empresa é o processo que dá existência jurídica  a um negócio, ou seja, o torna oficial perante as autoridades — Receita Federal, estado, município, Junta Comercial, entre outros órgãos.

Também chamada de formalização, a legalização, portanto, é o registro de uma nova empresa para que ela exista no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). Somente com esse cadastro um negócio consegue emitir notas fiscais, pagar seus impostos e seguir todas as leis impostas a empresas no país.

Ou seja, sem a formalização, o negócio funciona em desacordo com a lei e pode sofrer algumas penalidades.

Vantagens de fazer a legalização da empresa

Como já falamos aqui, legalizar a empresa, além de fazer com que ela funcione conforme a lei, pode trazer diversos benefícios para o negócio. Conheça os principais!

Redução de gastos com tributos

Se você não legalizar a sua empresa, toda receita que tiver com vendas de produtos ou serviços será considerada renda de pessoa física e, portanto, deverá ser declarada no Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF).

As alíquotas desse imposto variam de acordo com a faixa de renda de cada um, podendo chegar a 27,5%.

Entretanto, quando você tem uma empresa formalizada, as receitas obtidas com as vendas são receitas de pessoa jurídica. E, nesse caso, as alíquotas são bem menores, começando em 3%.

Então, ao contrário do que muita gente pensa, a legalização da empresa pode significar uma boa economia na hora de pagar impostos!

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Mais credibilidade

Agora é hora de você pensar como consumidor. Na hora de fazer uma compra, você escolheria a empresa que está legalizada ou aquela que ainda não está?

Quando uma empresa é formalizada, ela passa mais seriedade e segurança jurídica para o mercado, o que pode fazer toda a diferença na hora de conseguir clientes.

Crescimento no mercado

Além da credibilidade, a formalização da empresa permite que ela faça negócios com empresas maiores, não só com pequenas empresas e pessoas físicas. Isso acontece porque muitas organizações têm como política comercial só realizar negócios com outras empresas (no modelo B2B).

Assim, ao sair da informalidade, você abre portas para novas oportunidades. E, além de aumentar as possibilidades na hora de conseguir clientes, você aumenta as chances de conseguir clientes melhores e contratos maiores.

Acesso ao crédito

Existem diversas linhas de crédito para empresas oferecidas pelo governo, bancos e instituições financeiras. E para ter acesso a esses serviços é preciso ter uma empresa legalizada, já que eles não estão disponíveis para pessoas físicas.

É claro que existem também programas de crédito para pessoas físicas, mas aqueles que são voltados para empresas costumam ter juros menores e melhores condições de pagamento.

Participação em licitações

Outra vantagem de legalizar a empresa é a possibilidade de participar de licitações para fornecer os seus serviços a entidades públicas das esferas federal, estadual e municipal.

E pode ser que esse não seja mesmo o seu objetivo agora, mas, no futuro, pode ser uma excelente oportunidade de crescimento para o seu negócio.

Benefícios previdenciários

Seja qual for a natureza jurídica da sua empresa, a contribuição com o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS) faz parte da carga tributária mensal. E, pagando o INSS, você tem direito aos benefícios previdenciários oferecidos pelo instituto, como:

  • Aposentadoria;
  • Auxílio-doença;
  • Auxílio-maternidade;
  • Pensão por morte;
  • Entre outros.

Como pessoa física, você também pode contribuir com o INSS para ter esses benefícios. Mas, como pessoa jurídica, as alíquotas são menores e os benefícios são os mesmos!

Quanto custa legalizar uma empresa?

Essa é uma pergunta frequente entre as pessoas que querem legalizar seu negócio — e a resposta é que o custo da legalização depende do tipo de empresa que você quer abrir.

Legalizar o seu negócio como Microempreendedor Individual (MEI), por exemplo, é grátis. Basta acessar o Portal do Empreendedor e seguir as instruções para criar o seu CNPJ sem nenhum custo. Você pode até ver por aí algumas empresas cobrando barato para abertura de MEI. Mas, na verdade, elas estão cobrando pelo serviço de consultoria, pois a abertura do CNPJ é gratuita.

Já no caso de outras empresas é preciso pagar algumas taxas. Uma delas é a remuneração do contador, profissional essencial para a abertura de qualquer outro tipo de CNPJ. Além disso, também é preciso pagar algumas taxas relacionadas à documentação.

No final, o custo pode variar de R$ 500 a R$ 1500, dependendo do tipo de empresa.

Qual a diferença entre legalização e regularização de uma empresa?

A legalização da empresa, como você já sabe, é o processo de oficialização do negócio junto às autoridades. Isso inclui a obtenção do CNPJ, alvarás necessários, licenças e certificados.

Já a regularização está ligada ao cumprimento de regras por empresas já formalizadas. Uma empresa regularizada é aquela que está em dia com as suas obrigações, como o pagamento de imposto, envio de declarações, entre outras coisas.

Quando essas obrigações não estão em dia, a empresa é considerada irregular e deve passar pelo processo de regularização. Para isso, é necessário fazer um levantamento de todos os débitos e pendências existentes desde a sua abertura e, depois, um planejamento para o pagamento dos valores devidos e envio das declarações que estão em falta.

Se uma empresa não estiver regularizada, dificilmente conseguirá crédito e pode ter problemas de imagem e credibilidade perante o mercado.

Assim como acontece com a legalização, para a formalização da empresa você pode contar o auxílio de um contador. Esse profissional vai ajudar você tanto no levantamento das pendências como no plano para fazer os pagamentos necessários.

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Como fazer a legalização da empresa?

Agora vamos partir para a parte prática? A seguir, você confere o passo a passo para fazer a legalização da sua empresa!

1. Defina a natureza jurídica

Existem algumas opções de natureza jurídica no Brasil, e a escolha vai depender do tipo de serviço que você presta, faturamento previsto e quantidade de funcionários.

O MEI é uma das possibilidades aqui e, se essa for a sua escolha, basta acessar o Portal do Empreendedor, como já falamos aqui.

Leia mais:

Como abrir o MEI: documentos necessários e passo a passo completo

Mas se você optar por qualquer outro tipo de empresa, deve seguir os próximos passos que vamos listar aqui!

Essas são algumas outras opções de natureza jurídica:

  • Empresa Individual
  • Sociedade Limitada Unipessoal
  • Sociedade Limitada
  • Sociedade Anônima

2. Escolha o regime tributário

O regime tributário define a forma como os impostos serão cobrados pelas autoridades. Escolher a opção errada pode gerar cobranças desnecessárias e fazer com que você gaste muito mais do que deveria na hora de fazer os pagamentos, por isso, esse passo deve ser tomado com bastante atenção e com auxílio profissional.

Existem três regimes tributários disponíveis:

De modo geral, o Simples Nacional é o regime mais vantajoso para empresas menores, que faturam até R$ 4,8 milhões por ano. Isso acontece porque ele é um regime menos burocrático e com alíquotas menores.

Ainda assim, o mais indicado é consultar um contador para fazer a escolha, pois somente esse profissional consegue analisar as particularidades de cada negócio e indicar o regime mais vantajoso.

3. Tenha um plano de negócio

O plano de negócio é o documento que traz todas as informações sobre a nova empresa. E aqui não estamos falando sobre natureza jurídica e regime tributário, mas também sobre fontes de recursos, análise de mercado dos concorrentes, plano de marketing, plano operacional, entre outras coisas.

Esse documento é complexo e exige dedicação na hora da criação, mas é de grande importância para um novo negócio pois mostra se a sua ideia é viável e funciona como um mapa, mostrando o que deve ser colocado em prática após a formalização da empresa.

Além disso, fazer um plano de negócio ajuda você a captar recursos e lidar melhor com situações adversas.

4. Escolha o nome e o endereço da empresa

Existem algumas regras para a criação da Razão Social da empresa. Se ela for uma empresa individual, por exemplo, a Razão Social deve ser o nome do sócio. No entanto, é possível escolher um nome fantasia, que é aquele com o qual o negócio se apresenta para o mercado.

Além de pensar em um nome que tenha a ver com as atividades da empresa e seja de fácil compreensão, também é preciso verificar se ele está disponível. Para isso, você deve fazer uma pesquisa na Junta Comercial do seu estado.

O endereço é outro ponto muito importante. Nem toda empresa pode funcionar em qualquer lugar. Existem regras para isso e você terá que verificar se o endereço no qual você pretende abrir a empresa permite a realização dessa atividade.

5. Elabore o Contrato Social

O Contrato Social funciona como uma certidão de nascimento da empresa e traz todas as informações sobre o negócio — nome, endereço, área de atuação, formação societária, formação de capital social, entre outras coisas.

No Brasil, quase todas as empresas precisam desse documento para se formalizar e para operar.

Com esse documento em mãos, você deve partir para opróximo passo.

6. Registrar a empresa na Junta Comercial

O Contrato Social deve ser levado à Junta Comercial do estado ou no cartório de registro de pessoas jurídicas mais próximo. Junto com ele, você deve levar os documentos pessoais dos sócios.

É nesse momento que o CNPJ é criado — com exceção de empresas de advocacia, que ainda precisam registrar o Contrato Social na OAB.

7. Obtenha a Inscrição Estadual e/ou Municipal

Essa inscrição é um cadastro que você precisa fazer na Secretaria da Fazenda Estadual e/ou Municipal para que consiga emitir notas fiscais.

Empresas que trabalham com comércio de produtos devem se cadastrar no estado, enquanto empresas prestadoras de serviço devem se cadastrar no município. Caso a sua empresa realize as duas atividades, é preciso ter ambas as inscrições.

8. Obtenha os alvarás de funcionamento

Algumas empresas precisam de alvarás específicos para funcionar. É o caso de estabelecimentos comerciais e industriais, por exemplo.

Com o alvará em mãos, você deve emoldurá-lo e exibi-lo na parede da sede da empresa!

Conte com a Agilize para a legalização de empresas!

Se você quer fazer a legalização da empresa, pode contar com a gente! Nós somos a Agilize, primeira contabilidade online do Brasil, e podemos ajudar em todos os passos necessários para você formalizar o seu negócio e começar a crescer.

O nosso time ajuda você a abrir o seu CNPJ fazendo as escolhas mais vantajosas em relação à natureza jurídica e regime tributário, além de auxiliar com toda a documentação necessária.

E depois a gente pode continuar a nossa parceria de sucesso.Os nossos especialistas garantem que todas as suas obrigações sejam cumpridas mensalmente, para que a empresa esteja sempre em situação regular e você não precise preocupar com essa parte burocrática.

Assim sobre tempo para você se dedicar ao trabalho estratégico e fazer a sua empresa crescer cada vez mais!

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