Trabalha com clientes fora do Brasil? Saiba como emitir uma invoice de serviço para o exterior
Se você é freelancer, autônomo ou empresário e vai começar a prestar serviços para clientes no exterior, então precisa aprender a emitir invoices para se manter em conformidade com a legislação e a Receita Federal.
A invoice internacional é um documento essencial para formalizar a prestação de serviços e receber pagamentos vindos de outros países. Além de facilitar o processo com o cliente, ela é indispensável para manter sua regularidade fiscal e evitar problemas com o leão.
Neste artigo você vai entender:
- O que é uma invoice de serviço para o exterior?
- Quais são os tipos de invoice?
- Por que a invoice é importante para serviços prestados ao exterior?
- Quem deve emitir a invoice de serviços?
- Quando é necessário emitir uma invoice para serviços internacionais?
- Como emitir invoice de serviço para o exterior?
- Quais são os erros mais comuns ao emitir uma invoice de serviços?
- Como receber o pagamento de uma invoice internacional?
- Como proceder quando o pagamento vier maior que o registrado na invoice?
- Como registrar a invoice de serviços na contabilidade?
- Conheça o Gerador Automático de Invoice da Agilize
Vamos descomplicar esse assunto?
O que é uma invoice de serviço para o exterior?
A invoice (fatura internacional) é o documento que formaliza a cobrança de um serviço prestado para clientes fora do Brasil. Ela tem valor legal em transações internacionais e funciona como uma espécie de “nota fiscal” internacional — embora não substitua a nota fiscal no Brasil.
Na prática, ela serve para:
- Comprovar a prestação do serviço;
- Descrever o valor e a moeda negociada;
- Facilitar o envio e o recebimento do pagamento;
- Servir como base para registro contábil e declaração de impostos.
Quais são os tipos de invoice?
Embora a palavra invoice geralmente se refira a uma fatura comercial padrão, existem diferentes tipos desse documento que são usados em operações internacionais. Cada um tem uma função. Conheça os principais:
Commercial invoice
É a invoice mais comum em transações internacionais. Usada para cobrar efetivamente um serviço ou produto já vendido, ela detalha o que foi fornecido, o valor, os dados do vendedor e do comprador, as condições de pagamento e o país de origem. É um documento aceito para fins fiscais e alfandegários.
Invoice para exportação
Muito semelhante à commercial invoice, mas usada quando se trata da venda e envio de bens físicos para fora do país. Ela acompanha a mercadoria durante o transporte e serve como base para o despacho aduaneiro, além de comprovar a exportação junto aos órgãos fiscais.
Proforma invoice
É uma fatura preliminar, enviada antes da prestação do serviço ou envio da mercadoria. Serve para informar ao cliente as condições comerciais antes da confirmação do pedido. Não tem valor fiscal, mas ajuda a formalizar orçamentos e negociações.
💡 Importante: se você presta serviços, na maioria dos casos, a commercial invoice será suficiente — mas se estiver em fase de negociação, a proforma pode ser útil para evitar mal-entendidos, como preços diferentes do combinado, condições de pagamento mal interpretadas, descrições incorretas de produtos, entre outros.
Por que a invoice é importante para serviços prestados ao exterior?
Se você presta serviços para clientes fora do Brasil, saber como emitir uma invoice internacional é fundamental tanto para o contratante quanto para o contratado. Veja abaixo o porquê.
- Formaliza a transação – funciona como um comprovante comercial do serviço prestado. É o documento que descreve o que foi feito, para quem, por quanto e em quais condições. Sem ela, é como se a venda não tivesse existido legalmente.
- É exigida para envio e recebimento de valores – se o pagamento for feito por plataformas como Oz Câmbio, Payoneer, Wise, ou mesmo via transferência bancária internacional, muitas vezes a invoice será solicitada para liberar os valores.
- Facilita o controle contábil e fiscal – mesmo em serviços isentos de impostos de exportação, a invoice é essencial para manter a organização financeira e contábil — tanto sua quanto do cliente.
- Ajuda a evitar disputas – com tudo documentado (descrição do serviço, prazos, valores e condições), a invoice ajuda a prevenir e resolver mal-entendidos. É uma garantia tanto para o prestador quanto para o contratante.
- Comprova a natureza de exportação de serviços – a invoice é uma das principais provas de que aquele serviço foi vendido para fora do país, o que pode ser importante em declarações à Receita Federal ou em processos de comprovação de renda no exterior.
Quem deve emitir a invoice de serviços?
A responsabilidade de emitir a invoice de serviços é do prestador de serviços. Se for uma empresa, a fatura deve ser emitida em nome da empresa, com todos os dados fiscais necessários.
Se for um freelancer ou profissional autônomo, a invoice deve ser emitida em seu nome, com o CPF e dados bancários.
É importante garantir que a invoice contenha todas as informações fiscais necessárias, como impostos aplicáveis, e esteja de acordo com a legislação local. Resumindo, quem presta o serviço é quem emite a invoice, sempre seguindo as regra fiscais.
Quando é necessário emitir uma invoice para serviços internacionais?
A invoice deve ser emitida sempre que houver uma transação entre a sua empresa e um cliente no exterior, seja ela referente à prestação de serviços ou à compra e venda de produtos.
No entanto, nem todas as transações internacionais exigem a emissão da invoice. Ela é obrigatória apenas quando o valor da operação for superior a US$ 3 mil ou equivalente em outra moeda.
Para serviços com valor abaixo desse limite, a invoice é opcional, mas é altamente recomendada. Emitir a invoice, mesmo que não seja obrigatória, pode evitar problemas com órgãos fiscalizadores e ajudar na organização financeira e contábil da sua empresa.
Vale ressaltar que, mesmo em transações abaixo de US$ 3 mil, a invoice pode ser solicitada pelo governo, tornando-se obrigatória nesse caso.
Como emitir invoice de serviço para o exterior?
Agora que você entende o que é e para que serve, é hora de aprender como emitir uma invoice para serviços. Você pode criar a invoice no formato que preferir, desde que inclua todas as informações necessárias.
Uma dica é criar o seu próprio modelo de invoice e usá-lo sempre que precisar emitir uma fatura. Isso tornará o processo mais rápido e prático, porque nas próximas vezes você só vai precisar preencher o template com os dados de cada transação.
A invoice deve ser emitida pelo prestador de serviços e deve ser feita após a confirmação do serviço prestado, mas antes de qualquer registro ou faturamento adicional, caso envolva serviços contínuos ou contratuais.
Além disso, é importante que a invoice seja preenchida no idioma do cliente ou, se necessário, em inglês, para garantir que ele compreenda as informações claramente.
A invoice deve ser emitida em três vias originais e idênticas, todas assinadas e carimbadas pelo prestador de serviços. A partir dessas vias, você pode fazer as cópias que forem necessárias.
O que deve constar na invoice para serviços internacionais?
Se você precisa saber como emitir uma invoice para serviços, então deve conhecer as informações obrigatórias desse documento. Veja a seguir uma lista com todos os dados necessários.
Vale ressaltar que essa lista pode ser adaptada, e você pode adicionar outras informações se necessário ou conveniente. De acordo com as autoridades fiscais e regulamentações do Brasil, as informações essenciais que toda invoice de serviço deve conter são:
- Exporter: dados do prestador de serviços, incluindo nome e endereço.
- Date: data de emissão da fatura.
- Invoice Number: número do documento, que serve como referência para a fatura de serviço.
- Importer: dados do cliente, incluindo nome e endereço.
- Terms of Payment: forma de pagamento acordada entre as partes (antecipado, à vista, a prazo, etc.).
- Description of Services: descrição detalhada dos serviços prestados.
- Service Dates: data de início e término dos serviços ou a duração total do serviço prestado.
- Rate/Price per Service: preço unitário de cada serviço prestado.
- Total Amount Due: valor total a ser pago pelo cliente pelos serviços prestados.
- Additional Charges: quaisquer encargos adicionais relacionados ao serviço (ex.: taxas, despesas extras, etc.).
- Tax Identification Number: número de identificação fiscal do prestador de serviços (CNPJ ou CPF).
- Client’s Tax Identification Number: número de identificação fiscal do cliente (se aplicável).
- Signature: assinatura do prestador de serviços.
Essas são as informações básicas que devem ser incluídas em uma invoice de serviços. Você pode personalizar conforme necessário, mas garantir que todos esses dados estejam presentes ajudará a manter a conformidade e facilitará a comunicação com o cliente.
Quais são os erros mais comuns ao emitir uma invoice de serviços?
Emitir uma invoice de serviços requer atenção aos detalhes para garantir que todas as informações estejam corretas e em conformidade com as exigências fiscais. Alguns erros comuns podem comprometer a validade do documento e causar problemas para o prestador de serviços ou o cliente. Veja os erros mais frequentes:
- Dados incorretos ou faltantes: nome errado do prestador de serviços ou do cliente, endereço incompleto ou CNPJ/CPF errado são bastante comuns. Isso pode gerar confusão e atrasos nos pagamentos, além de comprometer a legalidade da fatura.
- Falta de número de invoice: sem ele você perde a referência e controle das transações. Deixar de incluir esse número ou usar números duplicados pode causar problemas na contabilidade e no processo de auditoria.
- Erro na descrição dos serviços: uma descrição vaga ou incompleta dos serviços prestados pode gerar mal-entendidos. É importante ser específico e detalhado para que o cliente saiba exatamente o que está pagando.
- Valores incorretos: erros ao calcular o valor dos serviços ou das taxas adicionais (como impostos ou encargos extras) são um erro comum. Certifique-se de que o total corresponde exatamente à soma dos valores individuais.
- Falta de informações fiscais: deixar de incluir dados fiscais obrigatórios, como o número de identificação fiscal do prestador de serviços e do cliente, pode resultar em problemas com autoridades fiscais.
- Não indicar as condições de pagamento corretamente: as condições de pagamento devem estar claras, como o prazo, a forma (à vista, a prazo, antecipado, etc.) e quaisquer penalidades por atraso. A falta dessas informações pode gerar confusão.
Boas práticas para gerar a invoice de serviços
Para evitar erros e manter a organização, siga estas boas práticas ao emitir uma invoice de serviços:
- Use um modelo padrão;
- Preencha todos os dados obrigatórios;
- Descreva bem os serviços;
- Informe os valores com clareza;
- Deixe claras as condições de pagamento;
- Numere todas as invoices;
- Assine e carimbe quando necessário;
- Armazene corretamente.
Como receber o pagamento de uma invoice internacional?
Depois de emitir a invoice de serviços e enviá-la ao cliente no exterior, o próximo passo é receber o pagamento. Isso geralmente é feito por meio de transferência internacional, seja por bancos tradicionais ou por plataformas especializadas nesse tipo de operação.
💡 Dica: aqui na Agilize recomendamos a Oz Câmbio, que tem soluções de câmbio abrangentes para pessoas físicas e jurídicas.
Na prestação de serviços para clientes fora do Brasil, há isenção de tributos como ISS e ICMS. No entanto, ainda é preciso pagar o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) e o Imposto de Renda sobre os valores recebidos.
Como proceder quando o pagamento vier maior que o registrado na invoice?
Se o valor recebido for maior do que o que está descrito na invoice de serviços, é importante agir com atenção para evitar problemas fiscais e cambiais.
Primeiro, identifique com o cliente o motivo da diferença — pode ser um erro, taxas extras ou um pagamento adiantado. Tudo precisa estar documentado.
Depois, você tem duas opções:
- Devolver o valor excedente, registrando a operação corretamente;
- Emitir uma nova invoice ou nota complementar, justificando o valor adicional recebido, caso o pagamento tenha sido intencional (como bônus, gorjeta ou ajuste de contrato).
Nunca deixe de comunicar o banco e o seu contador sobre a diferença. Assim, você garante que a operação fique regularizada e evita complicações com a Receita Federal e o Banco Central.
Como registrar a invoice de serviços na contabilidade?
A receita do serviço prestado no exterior será registrada normalmente na contabilidade da empresa, mas é preciso ter atenção a alguns detalhes. O principal é a taxa de câmbio, que deve ser considerada no momento em que a moeda estrangeira é convertida — ou seja, quando o valor é vendido ao banco ou plataforma que fez a transferência, e não na data em que o serviço foi contratado.
Para evitar erros que impactem o controle financeiro e o recolhimento correto de tributos, o ideal é contar com o apoio de um contador especializado em operações internacionais. Ele saberá orientar sobre como registrar a entrada corretamente e manter tudo em conformidade com a legislação.
Conheça o Gerador Automático de Invoice da Agilize
Se você presta serviços para clientes fora do Brasil, sabe como é importante emitir a invoice corretamente. Para facilitar esse processo, a Agilize criou uma ferramenta simples, prática e gratuita: o Gerador de Invoice.
Com ele você gera sua ordem de cobrança internacional com segurança, usando um modelo completo e pronto para preencher. Na próxima vez, é só reutilizar o template — rápido, padronizado e sem complicação. → Conheça agora!
Passo a Passo: como gerar sua invoice com o Gerador da Agilize
Utilizar o Gerador de Invoice da Agilize é intuitivo. Siga os passos abaixo para emitir seu documento em minutos:
- Acesse a ferramenta: primeiramente, acesse invoice.agilize.com.br.
- Preencha os dados: complete os campos solicitados. Muitos deles possuem um ícone de interrogação ao lado, que oferece explicações adicionais sobre o item a ser preenchido.
- Código da invoice (opcional): insira um código para seu controle interno. Isso ajuda a organizar e rastrear suas invoices.
- Dados do prestador: preencha seu nome/nome da empresa, CNPJ (se aplicável), endereço, telefone e e-mail.
- Dados do cliente (importador): preencha nome da empresa ou do cliente pessoa física, endereço completo e, se aplicável, o número de identificação fiscal do cliente no exterior.
- Detalhe os serviços prestados: descreva cada serviço prestado de forma clara e informe a quantidade, o valor unitário e a moeda da transação (USD, EUR, etc.).
- Informações de pagamento:
- Código SWIFT: se o pagamento for via depósito bancário internacional, este código é essencial. Ele identifica a instituição bancária. Você pode encontrá-lo no seu contrato bancário, extrato ou na seção de transferências internacionais do seu banco. Também é conhecido como código BIC.
- Código IBAN: é o número de identificação internacional da sua conta bancária, padrão para transferências. Ele também pode ser encontrado no seu contrato de abertura de conta ou na área de transferências internacionais do seu banco online.
- Personalize sua invoice: no canto superior direito do formulário (acima da pré-visualização da invoice), você verá algumas opções de cores. Clique na cor desejada para alterar o layout visual da sua invoice.
- Revise e baixe: Verifique se todas as informações estão corretas e clique em “Baixar Invoice”. O documento será gerado em formato PDF e baixado para o seu dispositivo.
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Emitir uma invoice de serviço para o exterior não precisa ser complicado. Com o modelo certo, atenção aos detalhes e apoio de uma contabilidade especializada, você garante que seus recebimentos sejam legais, seguros e livres de dor de cabeça.
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