Invoice: todas as informações que você precisa sobre essa fatura!

Já pensou em receber em moeda estrangeira pelo seu trabalho? Com a desvalorização do Real em relação a moedas como dólar, libra e euro, essa tem sido uma alternativa interessante para brasileiros que dominam outras línguas e querem potencializar os seus ganhos.

Mas, assim como na prestação de serviços dentro do território nacional, é preciso conhecer todas as suas obrigações para não deixar de cumprir nenhuma regra ou lei. A invoice é uma das obrigações de quem presta ou contrata serviços no exterior e, neste conteúdo, você vai saber mais sobre ela.

Continue lendo para descobrir como fazer uma fatura invoice, quando ela é necessária e quais são os custos envolvidos. 

Vamos lá?

O que é uma invoice?

Invoice é um documento fiscal que deve ser emitido pelo profissional que presta serviços para o exterior ou que vende produtos para fora do país.

A invoice funciona como uma fatura e, na prática, ela regulamenta as operações comerciais de importação e/ou exportação de serviços e produtos. Ela é essencial para que as partes envolvidas na negociação não tenham problemas com a Receita Federal — falhas na emissão podem, inclusive, ser consideradas crime de sonegação fiscal.

Sendo assim, podemos dizer que a invoice tem função parecida com a de uma nota fiscal gerada na contratação de serviços ou compra de produtos dentro do país. Sem ela, você corre o risco de operar o seu negócio fora da legalidade.

O que significa invoice? Qual a tradução?

Invoice, na tradução, significa nota fiscal ou fatura. Ou seja, ela nada mais é do que uma fatura de pagamento que serve para representar uma operação comercial. A diferença entre ela e a nota fiscal comum é que ela é utilizada em negociações entre países diferentes!

Veja os casos em que a fatura invoice é OBRIGATÓRIA

A invoice deve ser emitida sempre que houver uma relação comercial internacional. Essa relação pode ser de importação e exportação ou de prestação e contratação de serviços.

No caso da comercialização de produtos, ela deve transitar junto com o item alvo da negociação na nota fiscal exterior.

No entanto, não são todos os casos de transações internacionais que obrigam a emissão da invoice. A fatura é obrigatória somente quando o valor da operação for superior a US$ 3 mil — ou quantia equivalente em qualquer outra moeda.

Se esse for o caso da sua transação, saiba que a não emissão da fatura pode trazer algumas penalidades.

Ainda em situações em que a emissão da fatura invoice não é obrigatória, pode ser que a fiscalização, em casos de suspeita, peça documentos que comprovem a operação. Se isso acontecer, você precisará fazer a invoice para prestar contas.

O descumprimento pode gerar multas!

A análise da documentação é uma das etapas mais importantes em processos de negociação no exterior, principalmente quando se trata de importação e exportação de produtos. 

A falta de informações ou até mesmo a emissão errada de um documento como a invoice pode gerar multa de 1% do valor aduaneiro — sendo o mínimo cobrado R$ 500 e, o máximo, 10% do total declarado.

Essas multas podem trazer grandes prejuízos econômicos para o seu negócio e, algumas vezes, até inviabilizar financeiramente a prestação de serviço ou venda de produtos. Por isso, é muito importante cumprir todas as regras e tomar bastante cuidado na hora de preencher o documento, para evitar erros.

Veja agora quando é que a fatura invoice é opcional

Como já falamos, em situações em que o valor da negociação for menor do que US$ 3 mil ou valor equivalente em outra moeda, a emissão da fatura invoice não é obrigatória. No entanto, ela é recomendada — afinal, um documento comprobatório pode ser solicitado pela Receita Federal.

Além disso, em todos os casos de transações com o exterior é preciso indicar o código da natureza da operação. Quando você faz a emissão do documento, é preciso que nele conste esse dado. Assim, você evita problemas com os órgãos fiscalizadores.

Quem é o responsável por fazer a invoice, quem compra ou quem vende?

Essa é uma dúvida comum de quem quer saber como funciona a nota fiscal de serviço internacional. Afinal, a invoice deve ser gerada pelo fornecedor ou pelo cliente? A gente responde!

Em todos os casos, a emissão da invoice deve ser feita por quem vendeu o produto ou prestou o serviço. Isso acontece porque, como você já sabe, a Invoice funciona como uma fatura, ou seja, uma forma de cobrar o valor devido pelo cliente. 

Portanto, se você tem uma empresa aqui no Brasil e trabalha com clientes fora do país, precisa saber como emitir nota fiscal para o exterior e como preencher uma invoice. Mais para a frente, ainda aqui neste artigo, nós vamos mostrar como você pode fazer isso!

Como o pagamento é realizado? Existem taxas?

O pagamento da invoice deve ser realizado pelo comprador ou cliente depois do recebimento da fatura. Isso pode ser feito via transferência bancária, por meio de bancos tradicionais, ou com a utilização de plataformas especializadas, como a TransferWise, PayPal, Remessa Online, Master Union, entre outras.

As taxas envolvidas são aquelas cobradas pelas instituições para realizar a transação. Isso, como você deve imaginar, varia de acordo com a política de cada organização.

Antes de escolher a plataforma que será utilizada para o pagamento, não deixe de verificar as taxas e tarifas, para não ter nenhuma surpresa.

Em relação aos impostos, não incidem sobre a invoice aqueles estaduais e municipais, como o ICMS e o ISS. Mas você vai precisar pagar outros, como o Imposto Sobre Operações Financeiras (IOF) e o Imposto de Renda.

Na hora de fazer a sua contabilidade, fique de olho no câmbio

Lançar as invoices que você emitiu ou pagou na contabilidade da sua empresa não é difícil. O ponto mais importante é o fechamento do câmbio, que determina o momento da venda da moeda estrangeira para o banco ou para a plataforma responsável pela transação. 

Na prática, você deve considerar a taxa de câmbio vigente no dia do recebimento do valor do produto ou serviço — é ela que indica quanto você vai receber na moeda nacional.

Mas, para fins de faturamento, o cálculo considera a taxa vigente no dia em que o negócio foi feito.

O ideal é que você conte com a ajuda de um contador experiente para não errar nas contas e evitar problemas com a Receita Federal.

Existe um modelo de invoice que precise ser seguido à risca? 

Não existe um modelo de invoice que deva ser seguido por todos que fazem a sua emissão. Isso pode confundir algumas pessoas, mas, para ajudar, temos duas dicas.

A primeira é que você desenvolva um modelo de invoice para a sua empresa e salve esse documento como um template. Assim, sempre que precisar emitir esse tipo de documento, é só preenchê-lo com as informações correspondentes.

A segunda é que você pode usar um gerador de invoice para emitir a sua fatura. Aqui na Agilize a gente preparou um Gerador Automático de Invoice que vai facilitar muito a sua vida. Mais abaixo você vai saber detalhes sobre essa nova ferramenta!

Mas para te trazer exemplos, veja como um invoice geralmente se parece!

Você pode criar a sua invoice como quiser. O ideal é que use o papel timbrado da empresa ou que use a marca da sua empresa no documento — isso passa credibilidade para o cliente e traz mais confiança sobre o processo.

Veja, a seguir, alguns exemplos de invoice!

Como fazer uma fatura invoice: veja os dados que constam

Mesmo sem um modelo, não é difícil emitir uma invoice. Basta que você crie um documento e preencha com todas as informações necessárias. A seguir, saiba quais são elas:

• nome e endereço da sua empresa: você deve colocar sua razão Social, CNPJ, endereço e informações de contato;
• nome e endereço da empresa estrangeira: também com as informações de contato;
• descrição dos produtos ou serviços;
• data de emissão;
• local de embarque e desembarque: no caso de venda de produtos, você deve informar o local de despacho e recebimento da mercadoria, sejam portos, aeroportos ferrovias, etc;
• modal de transporte: é o meio de transporte utilizado para o envio da carga;
• descrição técnica dos produtos: aqui você deve detalhar quantidades, volume, peso e recomendações de cuidados durante o transporte;
• valor da fatura comercial: você deve informar o valor de cada item enviado, valor total do serviço, valor do frete e demais custos com o envio, como embalagens e transporte interno, por exemplo;
• condições de pagamento;
• país de origem;
• assinatura e carimbo.

Outro ponto importante é que você deve emitir a invoice em três vias originais, que devem estar carimbadas e assinadas. Só depois da emissão dessas três vias é permitido fazer cópias do documento.

Se você tiver prestado um serviço para o exterior, a sua invoice vai ser mais enxuta e ter menos campos — afinal, como você pode observar, muitos itens do documento só fazem sentido quando se trata da venda de produtos.

Dica: aprenda com quem já errou e não repita

Como você já sabe, cometer erros na hora do preenchimento da invoice pode trazer penalidades para a sua empresa ou atrasos na liberação aduaneira. Para ajudar você a evitar esse tipo de dor de cabeça, trazemos aqui uma lista com os principais erros cometidos na hora da emissão da fatura:

• dados incompletos sobre o exportador ou importador;
• falta de descrição de mercadorias ou de especificações;
• ausência de indicação da moeda e das condições de pagamento;
• falta de indicação sobre o Termo de Negociação de Venda (INCOTERM) da operação;
• preenchimento apenas do preço unitário ou do preço total — é preciso fornecer ambas as informações;
• ausência de indicação do tipo de embalagem e suas respectivas quantidades;
• ausência da numeração de referência para conferência física dos produtos;
• falta de menção do peso nas embalagens;
• omissão de informações sobre o país de origem, procedência e aquisição.

Perguntas frequentes sobre invoice

Invoice é a mesma coisa que nota fiscal para o exterior? 

Não. Os dois são documentos distintos e o empresário precisa fazer as duas emissões para que a prestação de serviço ou venda aconteça na legalidade. A Invoice funciona como uma fatura e não substitui a nota fiscal brasileira. Ela deve ser enviada para o cliente no exterior e a nota serve para declarar a transação para a Receita Federal.

Preciso de CNPJ para emitir invoice?

Não! Você pode prestar serviços para o exterior como pessoa física e, se esse for o seu caso, pode emitir a invoice com o seu CPF. No entanto, se o serviço ou venda é feito por uma empresa, a invoice precisa ser emitida pelo CNPJ. Fique atento a este ponto, pois nem todas as empresas aceitam receber invoices de pessoas físicas — se informe com o seu cliente antes de fechar o negócio!

Quais impostos incidem sobre a invoice?

Em transações internacionais, há isenção de alguns impostos:

• Imposto Sobre Serviço (ISS);
• Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS);
• PIS 
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

Mas isso não quer dizer que nenhum imposto deve ser pago. Caso a invoice seja emitida por uma pessoa física, ela deve declarar o valor recebido no seu Imposto de Renda.

Já as pessoas jurídicas pagam um pouco mais de tributos. Além do Imposto de Renda Pessoa Jurídica, também é necessário pagar a Contribuição Social Sobre Lucro Líquido (CSLL).

E, em ambos os casos, os emissores da Invoice estão sujeitos a pagar o Imposto Sobre Operações Financeiras (IOF).

Como funciona o recolhimento de imposto em cada caso?

Se você emitiu a invoice como pessoa física, deve declarar esse rendimento tributável no seu Imposto de Renda. Caso a emissão tenha sido feita em nome de uma empresa, o recolhimento é gerado pela contabilidade na apuração do mês.

Para isso, você deve contar com o apoio de uma equipe de contabilidade de confiança!

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Basta preencher o template com as informações das suas transações e você receberá sua invoice e em poucos segundos e em uma cor próxima da identidade visual da sua empresa ou de sua preferência. Além disso, você pode emitir quantas ordens de cobrança forem necessárias. 

Por fim, mas não menos importante: que tal ainda mais facilidades? Já conhece as Vantagens da Contabilidade Online?

Além de ajudar você a gerar automaticamente as suas invoices, a Agilize também pode cuidar de toda a sua contabilidade, inclusive das notas fiscais emitidas para o exterior e as declarações desse recebimentos.

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