Como Preencher uma Invoice em 3 Passos.

A invoice é um documento conhecido de quem atua com comércio exterior – afinal esse documento é obrigatório em muitos casos de transações entre diferentes países.

Além disso, quem presta serviços para clientes em outros países e recebe em moeda estrangeira também precisa emitir invoice, a depender do valor negociado.

Mas como preencher uma invoice corretamente? É sobre isso que falaremos aqui neste artigo! Continue lendo para saber mais sobre esse tipo de fatura e saber tudo o que deve constar nela!

  1. O que é uma Invoice
  2. Como funcionam os impostos sobre uma Invoice
  3. Tipos de Invoice
  4. Como preencher uma Invoice
  5. O que deve constar em uma fatura Invoice
  6. Como emitir uma Invoice de serviço para o exterior
  7. Gerador Automático de Invoice

O que é uma Invoice?

A invoice é uma fatura de pagamento em moeda estrangeira. Ela é emitida sempre que alguém vende produtos ou presta serviços para clientes em diferentes países e tem a mesma importância que a nota fiscal em transações que ocorrem dentro do Brasil.

A emissão da fatura invoice é obrigatória para qualquer transação acima de US$ 3 mil ou valor equivalente em outra moeda. No entanto, o ideal é que você saiba como preencher uma invoice e que ela seja feita em todos os casos, tanto para evitar problemas com os órgãos fiscalizatórios como para ajudar na organização financeira e contabilidade da empresa.

Como funcionam os impostos sobre uma Invoice?

Em transações internacionais, há isenção de alguns impostos, como o Imposto Sobre Serviço (ISS), Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS), PIS e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

Mas isso não quer dizer que nenhum imposto deve ser pago. Caso a invoice seja emitida por uma pessoa física, ela deve declarar o valor recebido no seu Imposto de Renda.

Já as pessoas jurídicas pagam um pouco mais de tributos. Além do Imposto de Renda Pessoa Jurídica, também é necessário pagar a Contribuição Social Sobre Lucro Líquido (CSLL).

E, em ambos os casos, os emissores da invoice estão sujeitos a pagar o Imposto Sobre Operações Financeiras (IOF).

como preencher uma invoice

Tipos de Invoice

Antes de saber como preencher uma invoice, que tal falarmos sobre os tipos desse documento? Conheça-os a seguir!

Commercial Invoice

Na tradução para o português, a fatura comercial é um documento que deve ser emitido sempre que houver prestação de serviço ou venda de mercadoria para outros países.

A commercial invoice é parecida com a nota fiscal que conhecemos aqui no Brasil, com a diferença de que traz mais detalhes sobre a operação.

Invoice para exportação

A invoice para a exportação é emitida em casos de venda de produtos para o exterior e é muito parecida com a commercial invoice.

Proforma Invoice

Já a proforma invoice (ou fatura proforma) é um documento que registra a intenção de compra ou venda e, diferentemente dos demais tipos, não é um documento de cobrança.

Ele tem caráter informativo e funciona como se fosse um orçamento ou proposta comercial.

Ao contrário das demais, a proforma invoice não tem caráter fiscal e nem oficial e, por isso, pode ser reprovada por quem a receber. Sendo assim, ela só tem valor quando é aprovada por ambas as partes envolvidas na negociação.

Como preencher um invoice?

Não existe um modelo de invoice oficial, que todos devem preencher. Cada um pode emitir o documento no formato que desejar, desde que constem ali todas as informações necessárias.

Essas são algumas coisas que você precisa saber antes de entender como preencher uma invoice:

  • a invoice deve ser emitida em três vias originais;
  • todas as vias devem estar carimbadas e assinadas pelo emissor;
  • a invoice deve ser preenchida no idioma do cliente (ou em inglês);
  • ela sempre deve ser emitida pelo vendedor ou prestador de serviço;
  • a emissão deve acontecer depois da confirmação de compra, mas antes da emissão do registro de exportação e faturamento, em casos de exportação.

O que deve constar em uma fatura invoice?

Agora sim, é hora de saber como preencher uma invoice! A seguir, você vai conferir as informações que precisam constar no documento, mas é importante saber que você pode acrescentar outras coisas caso ache necessário.

Nome e endereço

Em toda invoice devem constar o nome e o endereço completo das duas partes envolvidas, ou seja, exportador e importador. Alguns dados que devem fazer parte desta seção são a Razão Social, CNPJ da empresa brasileira e informações de contato de ambos.

Descrição do produto ou serviço

É aqui que você vai colocar todas as especificações do produto vendido ou do serviço prestado.

Data da emissão

Além da data de emissão do documento, também é importante colocar a data prevista para embarque e desembarque das mercadorias.

Local de embarque e desembarque

Você deve colocar na sua invoice e o local do embarque da mercadoria, seja ele um porto, aeroporto, ferrovia, ponto de fronteira, etc. Também deve preencher uma seção com o endereço de entrega da carga, que pode ser o mesmo da empresa compradora ou qualquer outro lugar por ela designado.

Modal de transporte

É o meio de transporte escolhido para a entrega das mercadorias. Pode ser marítimo, aéreo, rodoviário, etc.

Descrição técnica dos produtos

Este espaço deve ser preenchido com informações sobre quantidades, peso líquido, peso bruto (com embalagem), tipo de embalagem, número de volumes e recomendações de cuidados durante o transporte.

Valor da fatura comercial

É aqui que você vai informar o valor unitário de cada item enviado, o valor total do serviço, valor do frete e demais despesas envolvidas no envio, como o custo com embalagens, transporte interno, entre outras.

Condições de pagamento

É aqui que você vai informar os termos e condições de vendas, além da forma de pagamento, que pode ser antecipado, à vista, à prazo, etc. Também é interessante colocar aqui os dados bancários para a transferência do valor.

País de origem ou aquisição

O país de origem é aquele no qual a mercadoria foi produzida. Já o país de aquisição é aquele que adquiriu a mercadoria para fazer exportação.

Assinatura e carimbo

Todas as três vias da invoice devem ser impressas em papel timbrado e estar carimbadas e assinadas pelo emissor.

Como preencher uma invoice de serviço para o exterior?

A invoice de serviço é um pouco mais simples do que aquela emitida para a venda de produtos, porque não precisa ter alguns dados, como por exemplo, o local de embarque e desembarque. Afinal, neste caso, não há nada físico sendo enviado.

Para preencher uma invoice de prestação de serviço, você deve colocar no seu documento somente as informações da lista acima que são pertinentes àquele negócio.

Esses são alguns exemplos:

  • nome e endereço;
  • descrição do serviço prestado;
  • condições de pagamento;
  • data da emissão;
  • valor da fatura;
  • assinatura e carimbo.

Se quiser, pode acrescentar outros pontos que achar necessários!

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