Além de ser obrigatória, a emissão de notas fiscais tem a função de assegurar a legalização da empresa. É preciso estar muito atento para não cometer erros fiscais que possam comprometer a regularização da organização perante a lei durante a prestação de serviços, o que prejudica sua imagem e finanças e coloca sua continuidade em risco.

Muitas empresas incorrem em erros na operação em razão de sua complexidade; por isso, listamos, neste post, as 9 principais falhas na emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônica (NFS-e) cometidas por prestadoras de serviços e como evitá-las! Boa leitura!

1. Não ter um certificado digital válido

O certificado digital é uma ferramenta utilizada para assinar virtualmente a NFS-e, sua função é garantir a autenticidade e integridade da nota, bem como assegurar sua validade perante o poder público. Esse instrumento pode ser de dois tipos:

  • A3: disponível em dispositivos externos, como token ou cartão, podendo ser utilizado em qualquer computador;
  • A1: software que é instalado em um ou mais computadores.

Nem sempre ela será obrigatória, mas uma grande parte das prefeituras exigem o certificado digital para emitir uma NFS-e. Alguns órgãos municipais utilizam outros métodos de verificação e permitem fazer o trabalho manualmente no site.

Porém é importante ter essa ferramenta para otimizar e agilizar a rotina da prestadora, já que a tecnologia torna mais prática a emissão das NFS-e.

2. Erro na emissão da NFS-e

A NFS-e pode apresentar diversos erros por diferentes razões, alguns exemplos delas e suas respectivas soluções são:

  • RPS já informado: significa que o sistema não aceita a numeração do RPS, devendo o emissor ajustar o número, com o máximo de 15 caracteres;
  • data de emissão de RPS inferior à data de emissão: o RPS deve ter a data igual ou superior à de habilitação do prestador;
  • código CNAE inexistente: consulte a legislação para saber o código CNAE correto, com 7 dígitos;
  • código do município inválido: consulte a tabela do IBGE para encontrar o código correto;
  • prestador não autorizado a emitir a NFS-e: solicite a situação da empresa para ativa ao setor fiscal da Prefeitura.

3. Não emitir a nota fiscal

Deixar de emitir a nota fiscal é um dos maiores erros que um gestor pode cometer, pois se trata de um crime contra a ordem tributária e econômica brasileira, conforme previsto na Lei 4.729/65. A norma prevê multa e detenção do responsável entre 6 meses 2 anos.

No caso dos microempreendedores individuais (MEIs), eles só precisam gerar a nota fiscal quando realizam vendas para pessoas jurídicas.

4. Não saber distinguir os tipos de notas fiscais

Muitas pessoas confundem a NF-e da NFS-e, mas é muito importante que o prestador saiba diferenciá-las e qual deve ser utilizada. A primeira é usada para recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e usada para vendas de produtos.

Já a NFS-e é destinada ao recolhimento do Imposto sobre Serviços (ISS) e prestação de serviço, sendo o documento adequado para os prestadores de serviços. A NFS-e também tem certas peculiaridades em relação às outras notas, algumas delas são:

  • o cancelamento só pode ser feito em até 5 dias após a emissão da nota fiscal;
  • o prazo de cancelamento depende do município em que sua empresa está sediada;
  • a nota é emitida após a finalização do serviço;
  • a nota é emitida no momento da prestação do serviço.

5. Emitir mais de uma nota fiscal para pagamentos parcelados

Muitos gestores têm dúvidas sobre a emissão quando receberão o pagamento de forma parcelada. Na NFS-e deve sempre constar a o valor total do serviço, mas colocar os vencimentos conforme contratado.

Por exemplo: na hipótese que a empresa presta um serviço de R$ 2 mil e oferece parcelamento em 12 vezes, a nota deve ser emitida uma vez e no valor do serviço (R$ 2 mil). Se houver a incidência de juros, há duas situações possíveis:

  • se os juros ficarem com a operadora do cartão de crédito, a nota deve ser emitida no valor do serviço;
  • mas se eles são retidos para o negócio, a nota fiscal deve considerar o valor do serviço mais os juros.

6. Deduzir percentuais ao emitir a NFS-e

Não se pode deduzir os valores referentes às plataformas de pagamento e afiliados no documento fiscal. Por exemplo, se você presta serviço serviço por meio de uma plataforma online que cobra 5% do preço do serviço, esse percentual deve ser somado ao valor da nota.

7. Não guardar os XMLs das notas

O XML é o formato eletrônico da NFS-e. Esse documento digital inclui todas as informações sobre a transação, incluindo o e-mail do destinatário, impostos incidentes, regime tributário, CNAE etc. Geralmente o tomador do serviço também recebe a nota em formado XML, que pode ser convertido em PDF para ser aberto com maior facilidade.

Trata-se de um padrão em todo o país que facilita o armazenamento, transmissão e fiscalização. É fundamental que ele seja guardado por, no mínimo, 5 anos mais o ano vigente. Caso contrário, a empresa enfrentará sérios problemas perante a Receita.

8. Emitir uma única nota para todos os serviços

Não é permitido aglomerar várias prestações em uma única nota fiscal. Por exemplo, se você prestar 50 serviços no mês, será preciso emitir 50 documentos. Além de evitar problemas com o fisco, isso permite que sejam realizados cancelamentos da nota fiscal e reembolso ao cliente.

9. Emitir as notas manualmente

É inviável emitir as notas fiscais manualmente, principalmente se o gestor almeja aumentar sua carteira de clientes e expandir sua empresa, já que deverão ser emitidos muitos documentos diariamente. Você pode utilizar a tecnologia inteligentemente e automatizar todo o processo. Essa decisão garantirá um amplo leque de benefícios ao negócio, como:

  • minimizar ocorrência de erros no preenchimento e emissão das notas;
  • evitar atrasos na emissão;
  • aumentar a produtividade de toda a equipe;
  • reduzir custos;
  • melhorar a gestão de notas fiscais;
  • permitir consulta remota;
  • realizar o cálculo automático dos impostos.

É preciso ter muito cuidado para não cometer erros fiscais ao emitir uma NFS-e, mas após esta leitura, você sabe como evitar as falhas mais comuns na rotina de um negócio, como também entende a importância da tecnologia nessa operação.

A gestão fiscal é um dos processos mais importantes para o sucesso de organizações de qualquer tamanho e segmento. Quer saber por quê? Acesse este artigo e se aprofunde no assunto!

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Marcelle Lauria

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