Trocar de contador: descubra qual é o passo a passo
Contar com uma contabilidade garante que todas as obrigações fiscais e financeiras sejam cumpridas corretamente, evitando problemas com o Fisco e otimizando a saúde financeira do negócio. Contudo, quando um empreendedor não vê suas expectativas sendo atendidas, pode ser um sinal de que é hora de trocar de contador.
Essa decisão pode surgir por diversos motivos, como falta de suporte adequado, erros frequentes ou cobranças indevidas. Independentemente do motivo, é essencial entender como funciona o processo de troca para garantir uma transição tranquila e segura. Vamos lá?
- Por que trocar de contador?
- Trocar de contador: existe hora certa?
- Como funciona a mudança de contador?
- Posso mudar de contador a qualquer momento?
- Como fazer a transferência de responsabilidade de contador?
- Como escolher um contador?
- É fácil trocar de contador?
- Passo a passo para trocar de contador
- Como elaborar o comunicado de troca de contador?
Por que trocar de contador?
A necessidade de trocar de contador pode surgir quando o serviço prestado não atende mais às necessidades da empresa. Problemas como falta de transparência nas informações, dificuldade de comunicação ou atrasos em prazos importantes podem prejudicar a gestão financeira do negócio.
Alem disso, a evolução tecnológica também trouxe opções mais modernas e eficientes, tornando a contabilidade online uma alternativa mais ágil e vantajosa.
Inclusive, negócios que enfrentam dificuldades em obter relatórios claros, pagar impostos corretamente ou planejar financeiramente o futuro devem considerar a troca de contador como uma estratégia para melhorar sua gestão.
Trocar de contador: existe hora certa?
Não há um momento exato para trocar de contador, mas algumas situações podem indicar que a mudança se faz necessária, como:
- quando a empresa percebe falhas recorrentes;
- cobranças excessivas por falta de resultado ou visibilidade;
- suporte ineficaz..
Embora seja possível realizar a troca em qualquer período do ano, momentos de fechamento fiscal ou próximos a declarações obrigatórias podem exigir um planejamento mais cuidadoso.
As empresas que passam por mudanças estruturais, como alteração de regime tributário ou expansão, também podem se beneficiar ao trocar de contador para um serviço mais alinhado às novas demandas.
Como funciona a mudança de contador?
O processo de trocar de contador começa com a comunicação com o contador atual, a solicitação de documentação e a transferência de responsabilidades para o novo profissional.
Também é fundamental garantir que todas as informações financeiras e fiscais estejam organizadas, evitando problemas com tributação e cumprimento de obrigações acessórias.
Lembrando que a nova contabilidade deve receber relatórios atualizados para dar continuidade ao trabalho sem interrupções, assegurando uma transição tranquila e eficiente.
Trocar de contador requer planejamento e algumas etapas a serem seguidas. Veja como realizar esse processo de forma eficiente:
Elabore um comunicado
Após selecionar o novo contador, é hora de elaborar um comunicado informando a mudança aos envolvidos, como o contador atual, órgãos fiscais e bancos.
Esse comunicado deve ser claro, objetivo e fornecer informações sobre a data de transição e os motivos da troca.
Organize a documentação
Certifique-se de o antigo contador estará enviando todos os documentos e informações necessárias para a transferência de contabilidade.
Isso inclui registros contábeis, declarações fiscais, contratos e outros documentos que estaremos apresentando a seguir.
Formalize a rescisão
Mesmo com a comunicação é preciso formalizar a finalização das atividades com o distrato de prestação de serviço.
Assim, a transferência de responsabilidade é formalizada e a nova contabilidade poderá responder e executar as atividades da sua empresa.
Firme o novo contrato com a contabilidade
Após a rescisão, deverá ser firmado o contrato com a nova contabilidade, que passa a responder tecnicamente pelas atividades contábeis da empresa.
Posso mudar de contador a qualquer momento?
Sim, é possível trocar de contador a qualquer momento, mas é ideal analisar as condições do contrato vigente para evitar multas ou penalidades.
Algumas empresas optam por realizar a troca no início do ano fiscal, facilitando o controle das obrigações contábeis. Contudo, se o serviço prestado está comprometendo a saúde financeira da empresa, a mudança pode ser feita imediatamente, desde que bem planejada.
Como fazer a transferência de responsabilidade de contador?
A transferência de responsabilidade de contador é um processo importante para garantir a continuidade dos serviços contábeis e a correta gestão financeira da sua empresa.
Para isso, você deve informar ao antigo contador sobre a troca, formalizar a finalização do contrato com o termo de rescisão e solicitar o envio da documentação da empresa para o novo contador. Dentre os documentos, estão:
- Livros fiscais;
- Arquivos digitais;
- Notas fiscais;
- Contrato social;
- Contracheques;
- Escrituração contábil;
- Procuração da Receita Federal;
- Parcelamentos de dívidas e empréstimos;
- Relatório de toda e qualquer situação corrente de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais;
- Comprovantes de pagamentos de impostos.
O envio dessas informações é necessário para que a nova contabilidade entenda a situação da empresa, histórico e necessidades.
E quando o contador não quer devolver os documentos para a troca de contabilidade?
Infelizmente, esta é uma situação comum. Caso o antigo contador se recuse a realizar o envio total dos documentos e informações necessárias, ele pode ser denunciado ao Conselho de Contabilidade.
Quanto tempo para realizar a troca de contabilidade?
Este é um acordo que deve ser firmado entre empresa e o antigo contador. No entanto, o ideal é que ele não ultrapasse o período de 30 dias para realizar o total envio de documentações e transferência de responsabilidade.
Como escolher um contador?
Para escolher um novo contador é importante avaliar não apenas o custo do serviço, mas também a qualidade do atendimento e a especialização do profissional. Um bom contador deve oferecer suporte contínuo, transparência na prestação de serviços e tecnologia para otimizar a gestão financeira.
Agora que você já entendeu o processo de trocar de contador, saiba o que você deve fazer para escolher a melhor contabilidade!
Pesquise e avalie
O primeiro passo é sempre pesquisar bastante!
Busque recomendações de outros empresários, pesquise na internet e faça uma lista de contadores que pareçam adequados ao seu negócio;
Agende entrevistas
Entre em contato com os contadores selecionados e agende entrevistas pessoais ou por videoconferência.
Durante a entrevista, faça perguntas relevantes e verifique se a empresa possui experiência e conhecimento na sua área de atuação.
Avalie a compatibilidade
Além da expertise técnica, é importante que o contador esteja alinhado com os valores e objetivos da sua empresa.
Empresas mais tecnológicas e digitais, como a Agilize, oferecem uma variedade de serviços específicos para cada ramo e atividade de empresa. Assim, o processo de comunicação e alinhamento de expectativas torna-se mais simples!
Verifique referências
Solicite referências de outros clientes atendidos pelo contador em potencial e entre em contato para obter feedback sobre a qualidade do serviço prestado.
Neste momento, é fundamental verificar se o profissional ou empresa possui certificação para a atuação como contabilidade.
Na Agilize, por exemplo, destacamos nossas certificações no próprio site, apresentando o código do CRC, certificações e premiações de destaque.
Sendo assim, as empresas que buscam praticidade podem optar por uma contabilidade online como a Agilize, que garante acesso remoto a relatórios e documentos essenciais.
Lembre-se que antes de trocar de contador, é recomendável verificar a reputação do profissional e analisar feedbacks de outros clientes para garantir uma escolha assertiva.
É fácil trocar de contador?
O processo para trocar de contador pode ser mais simples do que muitos imaginam. Com organização e planejamento, a transição ocorre sem complicações. A chave para uma troca bem-sucedida está na comunicação eficiente entre o empresário, o contador atual e o novo contador.
De modo geral, uma documentação organizada e o compartilhamento correto das informações financeiras garantem que a empresa continue cumprindo todas as obrigações fiscais sem dificuldades.
Passo a passo para trocar de contador
Para facilitar a migração de uma contabilidade para outra, confira o passo a passo que separamos para você.
1. Identifique os motivos da troca
Para começar, identifique quais são as razões da troca de contador, entenda quais são os erros ou pendências que precisam ser melhoradas, isso vai facilitar tanto a escolha da nova contabilidade, quanto para que os novos profissionais entendam de forma mais detalhada qual é a situação atual da sua empresa
2. Escolha a nova contabilidade
Após entender o que está errado na contabilidade atual, é o momento de pesquisar as novas possibilidades para sua empresa. Comece buscando referências e compreendendo a reputação da nova empresa.
Por exemplo, a Agilize é referência neste mercado. Afinal, fomos a primeira contabilidade online do Brasil e desde 2013 já atendemos mais de 20.000 clientes.
3. Comunicado de troca de contador
Após essa escolha, é necessário comunicar ao atual contador a troca, fazendo isso de forma oficial, profissional e objetiva. Garanta que todos os documentos estejam corretos e mantenha uma conversa transparente. Se necessário, você pode solicitar que a nova contabilidade o ajude com essa migração.
4. Hora da nova contabilidade assumir
Por fim, com a documentação em mãos, o novo contador assume a contabilidade da empresa e inicia os processos administrativos necessários para garantir a continuidade dos serviços sem qualquer interrupção.
Como elaborar o comunicado de troca de contador?
Como falamos no tópico anterior, para essa etapa, é importante elaborar um comunicado claro e objetivo. Esse documento deve informar a decisão de encerrar os serviços, solicitar a documentação necessária e estabelecer prazos para a transição.
Não se esqueça que a cordialidade e o profissionalismo são essenciais para garantir uma mudança harmoniosa e sem conflitos. E reforçando que a Agilize pode te ajudar com essa mudança.
Faça a migração da sua contabilidade com confiança
Em resumo, trocar de contador é uma decisão que pode trazer melhorias significativas para a gestão de um negócio.
Como vimos, essa escolha também deve ser feita com critério, garantindo que o suporte contábil esteja alinhado às necessidades da empresa. Ainda, uma transição bem planejada evita problemas fiscais e administrativos, proporcionando maior segurança e eficiência na organização financeira.
Ao optar por uma contabilidade moderna e especializada, o processo de migração se torna mais simples e vantajoso.
Nesse sentido, a Agilize é referência em contabilidade online e oferece um serviço completo para quem deseja fazer essa mudança com tranquilidade. Clique no banner abaixo e receba uma proposta personalizada para as necessidades da sua empresa!
