Aprenda como fazer uma fatura invoice e todas as informações necessárias.

Se você ou sua empresa atendem clientes no exterior, é fundamental saber como fazer uma fatura invoice. Esse é o documento usado na cobrança de valores em qualquer moeda estrangeira e também na prestação de contas para a Receita Federal.

Não existe um modelo oficial de invoice que precise ser seguido por quem está emitindo o documento e, por isso, esse processo pode ser um pouco confuso para quem está fazendo invoice pelas primeiras vezes.

Para ajudar, preparamos este artigo com as melhores dicas de como emitir fatura invoice, detalhando todos os pontos que precisam fazer parte do documento!

Antes de tudo, o que é fatura invoice?

A gente chama de invoice um documento que tem o nome oficial de Invoice Internacional ou Commercial Invoice. Ele é a fatura emitida em casos de transações internacionais entre uma empresa e seus clientes, independentemente do país em que estejam.

A invoice tem a mesma importância da nota fiscal emitida em transações dentro do Brasil, apesar de não ser um documento de valor fiscal.

Quando a invoice deve ser emitida?

A invoice deve ser feita sempre que houver uma transação entre a sua empresa e um cliente no exterior, seja ela de prestação de serviço ou compra e venda de produtos.

É importante deixar claro, no entanto, que não são todos os casos de transação internacional que exigem a emissão da invoice. Ela é obrigatória somente em operações com valor acima de US$ 3 mil ou quantia equivalente em outra moeda.

Quando a relação comercial gera uma cobrança abaixo desse valor, a invoice é opcional. Mesmo assim, é recomendado fazê-la, pois ela pode ajudar a evitar problemas com órgãos fiscalizadores e ajudar na organização financeira e contábil da empresa.

Outra coisa que você precisa saber é que, mesmo em transações abaixo de US$ 3 mil, a invoice pode se tornar obrigatória caso seja solicitada pelo governo.

Quais são os tipos de invoice?

Antes de mostrarmos como fazer uma fatura invoice, é importante que você saiba que existem alguns tipos do documento. Conheça os principais:

Commercial invoice

É um documento bem parecido com a nota fiscal que você já tem costume de emitir, mas traz ainda mais informações e com mais detalhes. Ela deve ser emitida sempre que houver prestação de serviço ou venda de mercadorias para clientes de outros países.

Nesse caso, é responsabilidade do prestador de serviço ou do exportador no Brasil emitir a fatura.

Invoice para exportação

Semelhante à Commercial invoice, este documento é emitido em casos de exportação de produtos, usado para documentar os processos, sempre seguindo as legislações aduaneiras.

Proforma invoice

A proforma invoice é um documento de registro de intenção de compra ou venda. Ela é emitida ainda antes do negócio se consolidar, como uma maneira mais formal de comprovar a intenção de compra.

Ou seja, a proforma invoice tem caráter informativo e funciona como uma proposta de negócio ou orçamento — e não como um documento de cobrança ou prestação de contas.

Outra característica da proforma invoice é que, por ela não ter esse caráter fiscal, ela pode ou não ser aprovada pelo importador. Isso quer dizer que a sua emissão não garante a efetivação da negociação se ela não for aprovada por ambas as partes envolvidas na transação.

Como fazer uma fatura invoice?

Agora que você já sabe o que é e para que serve, é hora de colocar a mão na massa e saber como fazer uma fatura invoice, Como já dissemos no início do artigo, não existe um modelo oficial para o documento. Isso quer dizer que você pode fazer a emissão no formato que quiser, desde que lá constem todas as informações necessárias (vamos mostrar todas elas logo mais).

Uma dica é que você adote um modelo de invoice para a sua empresa e utilize-o como template sempre que precisar fazer a emissão do documento. Assim o processo vai se tornar cada vez mais rápido e prático, afinal, nas próximas vezes, você só precisa preencher o template com as informações de cada transação.

Quem deve emitir a invoice é sempre o prestador de serviço ou exportador e isso só deve ser feito depois da confirmação de compra — mas ainda antes da emissão do registro de exportação e faturamento, caso se trate da venda de produtos.

Outro ponto importante é que ela sempre deve ser preenchida no idioma do cliente ou em inglês, para facilitar a compreensão.

A invoice deve ser emitida em três vias originais e iguais, todas elas assinadas e carimbadas pelo emissor. A partir delas, é possível fazer quantas cópias forem necessárias.

O que deve constar na fatura invoice?

Se você quer saber como fazer uma fatura invoice, é fundamental também conhecer as informações que precisam constar no documento. A seguir, nós apresentamos uma lista com todas elas.

No entanto, essa lista não é imutável. Se você achar necessário ou conveniente, pode acrescentar outras informações.

Se acordo com as autoridades alfandegárias e o Regulamento Aduaneiro do Brasil, essas são as informações que toda invoice precisa ter — escrevemos os títulos em inglês para ajudar você na hora de emitir o seu documento:

Exporter: dados da empresa exportadora ou prestadora de serviço, com nome e endereço
Date: data de emissão da fatura
Invoice Number: é o número do documento que serve como referência para a fatura comercial
Importer: dados da empresa importadora ou cliente, com nome e endereço
Terms of Payment: é aqui que você vai indicar a forma de pagamento acordada entre as partes — antecipado, à vista, à prazo, etc
Mean of Transport: no caso de exportação de produtos, é preciso dizer por qual meio o produto será entregue — marítimo, aéreo, rodoviário, etc
Port of Loading: porto de embarque dos produtos, que pode ser também um aeroporto ou ponto de fronteira, por exemplo
Destination: local de destino final — normalmente é o endereço do importador, mas pode ser qualquer outro local designado por ele
Quantity: quantidade de produtos enviados, todos com a mesma unidade de medida
Net Weight
Peso líquido de cada produto
Code: código de referência do produto
Description of goods and HS Code: descrição do produto e classificação fiscal (NCM)
Unit FOB Proce: preço unitário de cada produto no embarque
Total FOB Price: preço total do produto no local de desembarque
Shipping Marks and Numbers: é a marcação de volume e cada um deles deve ter a identificação do exportador e do importador e a quantidade de embalagens
Shipment Charges:são as despesas com o embarque, ou seja, aquelas geradas na origem para o envio dos produtos até o local de embarque. Isso inclui embalagens, transporte interno, documentação, etc
International Freight: valor do frete internacional
Insurance: valor do seguro internacional
Net Weight: peso líquido total dos produtos
Gross Weight: peso bruto total da carga, somando produtos e embalagens
Cubature: cubagem total
Packages: quantidade e tipo de pacotes de embalagem
Country of origin: país de origem dos produtos
Signature: assinatura do emissor da invoice

Como acontece o pagamento da invoice?

Depois de fazer uma invoice e enviá-la para o seu cliente, você vai receber o pagamento. Ele é feito por meio de transferência internacional e pode acontecer tanto por meio de bancos tradicionais como por plataformas especializadas nesse tipo de serviço.

Em transações internacionais há isenção de impostos como o ISS e o ICMS, mas você ainda precisará pagar alguns tributos, como o Imposto Sobre Operações Financeiras (IOF) e o Imposto de Renda.

Já fiz a invoice. Como registrar isso na contabilidade?

Essa transação será lançada normalmente na contabilidade da empresa, mas é preciso tomar alguns cuidados O mais importante deles é considerar a taxa de câmbio, pois ela é determinada no momento da venda da moeda estrangeira para o banco ou plataforma responsável pela transferência do valor — e não no momento em que a venda é fechada com o seu cliente.

Para não haver nenhuma falha que possa prejudicar as contas da sua empresa, o mais indicado é contar o apoio de um time de contabilidade especializado em transações entre diferentes países.

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