Aprenda como fazer um controle de estoque eficiente!

Você sabe como fazer controle de estoque e como isso é importante para a sua empresa? De antemão, deixamos claro que o estoque é um dos ativos mais importantes de uma organização,e  a sua má gestão pode comprometer inclusive a sobrevivência do negócio.

Você já sabia que o estoque era tão importante assim?

Neste artigo, além de falarmos sobre a importância do controle de estoque para a sua empresa, vamos apresentar as principais ferramentas que você pode usar para isso, os erros que devem ser evitados e algumas dicas que vão tornar o seu trabalho ainda mais eficiente.

Vamos lá?

1. Entenda o que é controle de estoque
2. Saiba qual é a importância do controle de estoque
3. Veja o passo a passo de como fazer controle de estoque
4. Conheça os principais erros que você deve evitar na administração de um estoque
5. Principais métodos de controle de estoque
6. Conheça algumas ferramentas de controle de estoque
7. Dicas valiosas para melhorar o controle de estoque da sua empresa

O que é controle de estoque?

O controle do estoque é o monitoramento de tudo o que entra e sai da empresa. E aqui não estamos falando somente do estoque das peças que serão comercializadas, mas também dos materiais para a produção e para utilização dos funcionários no dia a dia da empresa.

Ter um estoque equilibrado faz com que a empresa não perca vendas devido à falta de produtos e nem fique com o seu dinheiro parado, com excesso de produtos que não têm saída. 

Além disso, o controle garante que a empresa tenha sempre disponíveis todos os materiais que precisa para as suas rotinas produtivas e administrativas.

Qual a importância do controle de estoque?

Em resumo, saber como fazer controle de estoque evita que a sua empresa perca dinheiro. Toda vez que você compra para a organização, gasta dinheiro, certo? E se os itens comprados não tiverem saída, você não consegue recuperar esse dinheiro.

O dinheiro gasto fica parado dentro do seu estoque, perdendo valor com o passar do tempo. Esses recursos, se aplicados em outras coisas, poderiam estar trazendo muito mais retorno!

É por isso que fazer um bom controle de tudo o que você compra é essencial!

Além da melhor utilização dos recursos financeiros da empresa, uma boa gestão de estoque pode trazer ainda outros benefícios. Conheça os principais!

Acertar nas compras

Quando você sabe como fazer o controle de estoque de forma eficaz, consegue ter uma visão mais clara sobre o tudo o que a sua empresa possui. Assim, pode ter um processo de compras mais acertado.

Você saberá exatamente o que comprar e o que deixar para a próxima, evitando tanto a perda de vendas por falta de produtos como aquela situação que já mostramos aqui, do dinheiro parado em um estoque cheio de itens que não têm boa saída.

Aumentar as vendas

O controle de estoque também permite que você se prepare para os próximos períodos de vendas da melhor maneira possível, principalmente em relação às sazonalidades. Se você sabe quais produtos vendem mais em cada época, pode fazer uma provisão e fazer pedidos mais certeiros aos seus fornecedores.

Assim, garante o abastecimento da empresa e consegue dar conta da demanda do mercado sem perder vendas, saindo na frente dos concorrentes que não fazem esse controle.

Precificação adequada e promoções

Com um conhecimento aprofundado sobre tudo o que entra e sai da empresa, é possível se organizar para criar promoções e ofertas nos momentos mais adequados, oferecendo descontos naqueles produtos que têm menor saída.

Essa é uma forma de se livrar daqueles itens que estão parados no estoque, fazendo você perder dinheiro.

Como fazer um controle de estoque eficiente: veja o passo a passo!

Agora que você já conhece a importância e os benefícios de fazer um controle de estoque, vamos ao passo a passo para implementá-lo na rotina da sua empresa?

1. Faça um inventário

O inventário nada mais é do que uma lista completa de tudo o que tem dentro da empresa. Esse é o primeiro passo para começar uma gestão eficiente, porém, o inventário não deve ser feito somente uma vez.

À medida que as entradas e saídas acontecem, é fundamental revisar esses dados periodicamente, para garantir que a lista esteja sempre atualizada e sem inconsistências.

2. Automatize atividades

Para um controle mais eficiente, você pode contar com a tecnologia e adotar um sistema que facilite o registro de tudo o que entra e sai da organização. 

Esse tipo de sistema, além de agilizar o trabalho, evita erros nos registros.

3. Garanta o equilíbrio do seu estoque

Para começar a fazer o controle do estoque, garanta que as quantidades armazenadas estão em equilíbrio com as demandas da empresa, sem excessos e sem faltas. 

Para isso, será muito importante conhecer a rotatividade de produtos do seu negócio, entendendo quais produtos saem mais ou menos.

4.Estabeleça uma margem de perdas e danos

Mesmo com um estoque super controlado, não há como evitar algumas perdas esporadicamente, principalmente como consequência de imprevistos e mudanças repentinas no comportamento do consumidor.

Por isso, estabeleça uma margem de perdas e danos e trabalhe para se manter dentro dela.

5. Considere os custos de armazenamento

Além dos custos com a compra dos itens, você não deve deixar de considerar os custos do armazenamento desses produtos, o que inclui um espaço, a equipe direcionada a essas atividades, sistemas, perdas e limpeza.

Conheça os principais erros que você deve evitar na administração de um estoque

É comum que os gestores de estoque caiam em algumas armadilhas e que isso prejudique o capital de giro da empresa e o fluxo de caixa. Para que isso não aconteça com você preparamos uma lista com os erros mais comuns – assim, você pode evitá-los:

• não integrar a gestão de estoque com os demais setores da empresa;
• comprar mais ou menos do que o necessário;
• não fazer conferências do inventário com frequência;
• não controlar o giro dos produtos;
• não investir na capacitação do time;
• fazer somente o controle manual, sem contar com a tecnologia;
• esquecer de controlar a validade dos produtos;
• não seguir um padrão na hora de cadastrar os itens.

Principais métodos para controle de estoque

Existem diversos métodos disponíveis para ajudar você que quer saber como fazer controle de estoque na empresa. A Receita Federal aceita oficialmente três deles para o cálculo de impostos: PEPS, UEPS e Custo Médio. Saiba mais sobre cada um a seguir!

PEPS

PEPS quer dizer “primeiro que entra, primeiro que sai”, e é um dos métodos mais utilizados. O seu funcionamento é bem simples: os produtos que chegaram primeiro no estoque devem ser os primeiros a sair.

Essa é uma maneira de reduzir as perdas, principalmente em empresas que trabalham com produtos perecíveis.

UEPS

O UEPS é justamente o contrário do PEPS. Aqui, o último a entrar é o primeiro a sair. Isso é feito porque, normalmente, os itens mais novos são mais caros do que aqueles que já estão armazenados, e isso evita perdas financeiras.

Esse método, entretanto, não é indicado para empresas que trabalham com produtos perecíveis.

Custo Médio

Nesse método, é preciso somar o valor dos produtos em estoque e dos novos, dividindo pelo total de mercadorias. Assim, encontra-se o custo médio por produto – e esse número é considerado pela Receita Federal na hora de calcular os tributos.

Outros métodos

Além desses métodos oficiais, existem outros que, apesar de não serem aceitos pela Receita Federal, podem ajudar no controle interno:

• Just In Time: é recomendado para empresas que querem manter o estoque sempre no seu volume mínimo;
• Curva ABC: divide os produtos em três categorias, de acordo com a sua saída e importância para a empresa;
• Ciclo PDCA: é focado na solução de problemas, ajudando a identificar os produtos que estão parados, quais são as causas desse problema e a traçar planos de ação para resolvê-lo.

Algumas ferramentas de controle de estoque que podem ajudar a fazer um trabalho mais eficiente

Além dos métodos que apresentamos, você também pode lançar mão de algumas ferramentas que ajudam a fazer um melhor controle do estoque da empresa!

Planilha de giro de estoque

O giro de estoque é o indicador que aponta o ritmo de renovação do seu inventário. Para calculá-lo, deve dividir o número de unidades vendidas em um período pelo estoque médio.

A planilha de giro de estoque é uma ferramenta que ajuda a fazer esses registros e o cálculo, indicando a velocidade de renovação e o tempo médio de permanência de cada produto nas prateleiras.

Planilha de modelo de controle de estoque

A planilha de controle de estoque é um espelho do seu estoque físico. Ela deve trazer as descrições dos itens, as quantidades disponíveis, preço e recomendações para armazenagem. 

Assim, você não precisa consultar o estoque propriamente dito quando precisar de alguma informação.

Planilha de entrada e saída de materiais

Já a planilha de controle de entradas e saídas registra todas as movimentações feitas no estoque da empresa, incluindo as perdas. Ela deve registrar a descrição do item, quantidade e valor.

Bônus: dicas valiosas para melhorar o controle de estoque da sua empresa

Depois de tantas explicações sobre métodos e ferramentas, que tal partirmos para a parte prática? Separamos aqui algumas dicas que vão melhorar a gestão de estoque da sua empresa!

Padronize as descrições das mercadorias

Ter um padrão claro para descrever cada item do estoque é uma forma de evitar confusões sobre o que está ou não está armazenado.

Quando todas as pessoas do time conhecem o padrão de descrição, qualquer um que precisar fazer uma consulta vai entender o que de fato está no estoque, o que vai deixar o trabalho mais ágil e evitar erros.

Faça inspeções periódicas

Mesmo com a automatização de uma série de tarefas que fazem parte da gestão do estoque, alguns erros podem acontecer. Por isso, a nossa dica é que você estabeleça uma rotina de inspeções periódicas para evitar que esses pequenos erros prejudiquem a sua operação ou relação com os clientes.

A depender do tipo de produto que você armazena, essas inspeções podem ser semestrais, mensais ou até mesmo diárias, no caso de produtos perecíveis.

Preencha o inventário sempre que inspecionar

E não basta inspecionar — é preciso atualizar o seu inventário sempre que isso for feito, de modo que ele esteja sempre atualizado.

Também é importante registrar quais foram as falhas encontradas durante a inspeção. Dessa forma, você e a sua equipe poderão identificar as causas do erros e trabalhar para que ele não se repita.

Use as boas práticas de separação

As boas práticas de separação ajudam a criar um espaço mais inteligente, otimizando processos e facilitando a gestão do estoque. Esses são alguns critérios de separação que podem ser adotados:

Características

Considerar as características principais dos produtos pode ser uma boa forma de separá-los. Alguns exigem armazenamento em temperaturas específicas, outros precisam de mais espaço, enquanto determinados itens podem necessitar de cuidados especiais durante o manuseio.

Tamanho

Separar com base no tamanho também é uma boa prática, pois evita o desperdício de espaço e facilita o trabalho do colaborador que precisa localizar os produtos no estoque.

Similaridade

A similaridade pode ser outro critério de separação. Produtos que foram entregues por um mesmo fornecedor podem ser armazenados juntos, por exemplo, já que sempre serão recebidos juntos. Isso diminui o tempo gasto com a separação, coleta e expedição.

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