Aprenda como fazer um controle de estoque eficiente!
Você sabe como fazer controle de estoque e como isso é importante para a sua empresa? De antemão, deixamos claro que o estoque é um dos ativos mais importantes de uma organização e a sua má gestão pode comprometer seriamente o negócio, colocando em risco, inclusive, a sua sobrevivência.
Neste artigo, além de falarmos sobre a importância do controle de estoque para a sua empresa, vamos apresentar as principais ferramentas que você pode usar para isso e algumas dicas que vão tornar o seu trabalho ainda mais eficiente.
Boa leitura!
- O que é controle de estoque?
- Pra que serve o controle de estoque?
- Como fazer o controle de estoque?
- Métodos de controle de estoque
- Conheça algumas ferramentas de controle de estoque
- Dicas valiosas para melhorar o controle de estoque da sua empresa
O que é controle de estoque?
O controle do estoque é o monitoramento de tudo o que entra e sai da empresa. E aqui não estamos falando somente do estoque das peças que serão comercializadas, mas também dos materiais para a produção e para utilização dos funcionários no dia a dia da empresa.
Ter um estoque equilibrado faz com que a empresa não perca vendas devido à falta de produtos e nem fique com o seu dinheiro parado, com excesso de produtos que não têm saída.
Além disso, o controle garante que a empresa tenha sempre disponíveis todos os materiais que precisa para as suas rotinas produtivas e administrativas.
Para que serve o controle de estoque?
O controle de estoque serve para potencializar a visão estratégica do gestor. Com um entendimento aprofundado sobre esse ativo, é possível entender melhor quais são as demandas da empresa e fazer um planejamento de produção mais eficiente.
Em outras palavras, o controle de estoque serve para evitar que a sua empresa perca dinheiro.
Toda vez que você compra para a organização, gasta dinheiro, certo? E se os itens comprados não tiverem saída, você não consegue recuperar esse dinheiro.
O dinheiro gasto fica parado dentro do seu estoque, perdendo valor com o passar do tempo. Esses recursos, se aplicados em outras coisas, poderiam estar trazendo muito mais retorno!
A boa gestão do estoque, então, serve para:
Acertar nas compras
Quando você sabe como fazer o controle de estoque de forma eficaz, consegue ter uma visão mais clara sobre o tudo o que a sua empresa possui. Assim, pode ter um processo de compras mais assertivo.
Você saberá exatamente o que comprar e o que deixar para a próxima, evitando tanto a perda de vendas por falta de produtos como aquela situação que já mostramos aqui, do dinheiro parado em um estoque cheio de itens que não têm boa saída.
Aumentar as vendas
O controle de estoque também permite que você se prepare para os próximos períodos de vendas da melhor maneira possível, principalmente em relação às sazonalidades. Se você sabe quais produtos vendem mais em cada época, pode fazer uma provisão e fazer pedidos mais certeiros aos seus fornecedores.
Assim, garante o abastecimento da empresa e consegue dar conta da demanda do mercado sem perder vendas, saindo na frente dos concorrentes que não fazem esse controle.
Precificar adequadamente e planejar promoções
Com um conhecimento aprofundado sobre tudo o que entra e sai da empresa, é possível se organizar para criar promoções e ofertas nos momentos mais adequados, oferecendo descontos naqueles produtos que têm menor saída.
Essa é uma forma de se livrar daqueles itens que estão parados no estoque, fazendo você perder dinheiro.
Otimizar espaço
O controle de estoque também faz com que a empresa armazene somente o que precisa para a produção e vendas em um determinado período, sem que haja falta de produtos. Assim, é possível diminuir gastos com espaço para armazenamento.
Reduzir desperdício
O bom controle de estoque também serve para evitar o desperdício de recursos financeiros e materiais dentro da empresa, o que impacta diretamente na sua saúde financeira.
Como fazer controle de estoque?
Agora que você já conhece a importância e os benefícios de fazer um controle de estoque, vamos ao passo a passo para implementá-lo na rotina da sua empresa?
1. Faça um inventário
O inventário nada mais é do que uma lista completa de tudo o que tem dentro da empresa. Esse é o primeiro passo para começar uma gestão eficiente.
Porém, o inventário não deve ser feito somente uma vez. À medida que as entradas e saídas acontecem, é fundamental revisar esses dados periodicamente, para garantir que a lista esteja sempre atualizada e sem inconsistências.
2. Automatize atividades
Para um controle mais eficiente, você pode contar com a tecnologia e adotar um sistema que facilite o registro de tudo o que entra e sai da organização.
Esse tipo de sistema, além de agilizar o trabalho, evita erros nos registros.
3. Garanta o equilíbrio do seu estoque
Para começar a fazer o controle do estoque, garanta que as quantidades armazenadas estão em equilíbrio com as demandas da empresa, sem excessos e sem faltas.
Para isso, será muito importante conhecer a rotatividade de produtos do seu negócio, entendendo quais produtos saem mais ou menos.
4. Estabeleça uma margem de perdas e danos
Mesmo com um estoque super controlado, não há como evitar algumas perdas esporadicamente, principalmente como consequência de imprevistos e mudanças repentinas no comportamento do consumidor.
Por isso, estabeleça uma margem de perdas e danos e trabalhe para se manter dentro dela.
5. Considere os custos de armazenamento
Além dos custos com a compra dos itens, você não deve deixar de considerar os custos do armazenamento desses produtos, o que inclui um espaço, a equipe direcionada a essas atividades, sistemas, perdas e limpeza.
Principais métodos para controle de estoque
Existem diversos métodos disponíveis para ajudar você que quer saber como fazer controle de estoque na empresa. A Receita Federal aceita oficialmente três deles para o cálculo de impostos: PEPS, UEPS e Custo Médio — saiba mais sobre cada um deles!
PEPS
PEPS quer dizer “primeiro que entra, primeiro que sai”, e é um dos métodos mais utilizados. O seu funcionamento é bem simples: os produtos que chegaram primeiro no estoque devem ser os primeiros a sair.
Essa é uma maneira de reduzir as perdas, principalmente em empresas que trabalham com produtos perecíveis.
UEPS
O UEPS é justamente o contrário do PEPS. Aqui, o último a entrar é o primeiro a sair. Isso é feito porque, normalmente, os itens mais novos são mais caros do que aqueles que já estão armazenados, e isso evita perdas financeiras.
Esse método, entretanto, não é indicado para empresas que trabalham com produtos perecíveis.
Custo Médio
Nesse método, é preciso somar o valor dos produtos em estoque e dos novos, dividindo pelo total de mercadorias. Assim, encontra-se o custo médio por produto – e esse número é considerado pela Receita Federal na hora de calcular os tributos.
Outros métodos
Além desses métodos oficiais, existem outros que, apesar de não serem aceitos pela Receita Federal, podem ajudar no controle interno:
- Just In Time: é recomendado para empresas que querem manter o estoque sempre no seu volume mínimo;
- Curva ABC: divide os produtos em três categorias, de acordo com a sua saída e importância para a empresa;
- Ciclo PDCA: é focado na solução de problemas, ajudando a identificar os produtos que estão parados, quais são as causas desse problema e a traçar planos de ação para resolvê-lo.
Conheça algumas ferramentas de controle de estoque
Além dos métodos que apresentamos, você também pode lançar mão de algumas ferramentas que ajudam a fazer um melhor controle do estoque da empresa!
Planilha de giro de estoque
O giro de estoque é o indicador que aponta o ritmo de renovação do seu inventário. Para calculá-lo, deve dividir o número de unidades vendidas em um período pelo estoque médio.
A planilha de giro de estoque é uma ferramenta que ajuda a fazer esses registros e o cálculo, indicando a velocidade de renovação e o tempo médio de permanência de cada produto nas prateleiras.
Planilha de modelo de controle de estoque
A planilha de controle de estoque é um espelho do seu estoque físico. Ela deve trazer as descrições dos itens, as quantidades disponíveis, preço e recomendações para armazenagem.
Assim, você não precisa consultar o estoque propriamente dito quando precisar de alguma informação.
Planilha de entrada e saída de materiais
Já a planilha de controle de entradas e saídas registra todas as movimentações feitas no estoque da empresa, incluindo as perdas. Ela deve registrar a descrição do item, quantidade e valor.
Dicas valiosas para melhorar o controle de estoque na sua empresa
Depois de tantas explicações sobre métodos e ferramentas, que tal partirmos para a parte prática? Separamos aqui algumas dicas que vão melhorar a gestão de estoque da sua empresa!
Conheça bem o seu negócio
O seu produto percorre muitas etapas antes de chegar na mão do cliente e é muito importante conhecer bem esse fluxo para saber se o controle de estoque está funcionando adequadamente.
Somente conhecendo os seus próprios processos é possível desenvolver a melhor estratégia para suprir a demanda existente!
Registre todas as entradas e saídas
Tudo o que entra e sai da empresa deve ser documentado, sem exceções. E os registros devem trazer essas informações de forma clara, para que todas as pessoas envolvidas no controle do estoque entendam a situação sem precisar consultar alguém.
Assim, é possível manter a gestão sempre atualizada e controlar o estoque em tempo real, evitando atrasos que podem trazer excesso ou falta de produtos.
Faça inspeções periódicas
Mesmo com a automatização de uma série de tarefas que fazem parte da gestão do estoque, alguns erros podem acontecer. Por isso, a nossa dica é que você estabeleça uma rotina de inspeções periódicas para evitar que esses pequenos erros prejudiquem a sua operação ou relação com os clientes.
A depender do tipo de produto que você armazena, essas inspeções podem ser semestrais, mensais ou até mesmo diárias, no caso de produtos perecíveis.
Preencha o inventário sempre que inspecionar
E não basta inspecionar — é preciso atualizar o seu inventário sempre que isso for feito, de modo que ele esteja sempre atualizado.
Também é importante registrar quais foram as falhas encontradas durante a inspeção. Dessa forma, você e a sua equipe poderão identificar as causas do erros e trabalhar para que ele não se repita.
Planeje datas e períodos para compras
O processo de compra da empresa não deve ser aleatório. Ele deve ser muito bem planejado e sempre se basear em dados do próprio negócio. É por isso que é tão importante conhecer os processos — assim você consegue saber com antecedência quando e quantos itens precisam ser comprados.
Padronize as descrições das mercadorias
Ter um padrão claro para descrever cada item do estoque é uma forma de evitar confusões sobre o que está ou não está armazenado.
Quando todas as pessoas do time conhecem o padrão de descrição, qualquer um que precisar fazer uma consulta vai entender o que de fato está no estoque, o que vai deixar o trabalho mais ágil e evitar erros.
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