Aprenda como fazer conciliação bancária na sua empresa
A conciliação bancária é um dos processos de gestão das finanças de uma empresa. O seu principal objetivo é garantir que os valores apontados no extrato bancário das contas da empresa estão de acordo com o que foi registrado no controle do fluxo de caixa.
Essa é uma forma de garantir um saldo bancário confiável, além de ajudar a identificar erros precocemente e evitar fraudes dentro da empresa.
Quer saber mais sobre a importância da conciliação bancária e conferir um passo a passo para tornar esse processo uma rotina na sua empresa? É só continuar lendo este artigo!
- Entenda o que é conciliação bancária
- A importância da conciliação bancária na contabilidade da sua empresa
- Saiba como fazer a conciliação bancária
- Descubra com que frequência a conciliação bancária deve ser feita
- Veja como facilitar a conciliação bancária do seu negócio como Agilize Unique
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o ato de comparar as movimentações das contas bancárias da empresa com o controle financeiro interno do negócio.
Na prática, a pessoa responsável por essa atividade vai verificar se esses registros são idênticos ou se há diferença entre ambos. Neste último caso, é preciso tomar as devidas providências para entender onde está o erro e consertá-lo antes que prejudique as finanças ou até mesmo outros setores da empresa.
A importância da conciliação bancária na contabilidade da sua empresa
Quem tem empresa sabe como o controle financeiro é importante. É ele que garante a saúde financeira da empresa, evita fraudes e ainda facilita o trabalho de contabilidade – e tudo isso é essencial para a manutenção da empresa e seu funcionamento dentro da legalidade.
Uma das principais funções da conciliação bancária é fazer o controle das receitas que chegam por meio de vendas por cartão e boletos. Mas ela também ajuda a evitar fraudes dentro da empresa – se um funcionário alterar os registros internos, isso será apontado pela conciliação bancária, já que não é possível alterar os registros bancários.
Além das fraudes, a conciliação bancária também ajuda a identificar pequenos erros cometidos pelo controle interno, mas que podem fazer grande diferença no longo prazo e prejudicar significativamente as contas da empresa.
Esses pequenos erros também podem impactar a veracidade das declarações fiscais e contábeis emitidas pela empresa. E você sabe que erros nesse tipo de declaração podem trazer grandes problemas, não é? Além de pagar multas, a empresa pode até ser acusada de cometer crimes tributários.
Por isso, por mais que seja uma atividade simples, a conciliação bancária tem grande importância na rotina da empresa e não deve ser deixada de lado.
Saiba como fazer a conciliação bancária
Agora que você já sabe oque é a conciliação bancária e como ela é importante para a saúde financeira da empresa, confira o passo a passo que preparamos para ajudar você a inserir essa tarefa na rotina da sua empresa!
Registre todas as entradas e saídas
O registro de entradas e saídas de recursos do caixa da empresa é chamado de fluxo de caixa. Esse controle é fundamental para a conciliação bancária, além de ajudar a equipe de gestão em outras rotinas administrativas.
Toda movimentação deve ser registrada, por menor que seja o valor da transação.
Verifique os saldos
Antes de entrar na análise mais detalhada, verifique os saldos das contas no final do período. Ele corresponde ao esperado, de acordo com o controle do fluxo de caixa? Se os valores forem diferentes, esse é um sinal de alerta. certamente você vai encontrar inconsistências na comparação, por isso deve ter cuidado redobrado na hora de conferir.
Analise os detalhes
Na hora de partir para a análise de detalhes, você deve mesmo prestar atenção a eles. Algumas pessoas tendem a conferir somente os valores das movimentações, mas é importante que você também se certifique de que as datas e horários estão corretos.
Isso ajuda, por exemplo, a evitar multas por atrasos.
Corrija as divergências
Sempre que achar um erro nos registros, é preciso consertá-lo. Se o erro estiver no controle interno, a tarefa é mais fácil. Basta acionar a pessoa responsável e solicitar que faça o ajuste.
Se o erro estiver no extrato, será necessário entrar em contato com o banco.
Armazene dados e documentos
Não deixe de armazenar todos os documentos que comprovem essas movimentações financeiras, como notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento. Também é muito importante que você armazene os extratos, porque os bancos nem sempre disponibilizam os extratos mais antigos.
Você pode imprimi-los ou salvar os arquivos na nuvem, para que fiquem armazenados com maior segurança.
Com que frequência a conciliação bancária deve ser feita?
O ideal é fazer a conciliação bancária diariamente. Assim, você garante que vai identificar os erros assim que forem cometidos, enquanto há ainda há tempo de corrigi-los.
No entanto, a depender da quantidade de movimentações da empresa, a conciliação pode ser feita semanalmente ou até mensalmente.
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