Certificado digital: o que é, para que serve e como obter o seu!
Se você ainda não sabe o que é certificado digital, saiba que ele funciona como o RG da empresa. Afinal, ele funciona como uma identidade eletrônica, que pode ser usada para assinar documentos e trazer mais segurança na hora de fazer transações digitais.
Aqui neste artigo, você vai saber tudo sobre o tema: vai descobrir o que é certificado digital, quem precisa ter, quais são os tipos e como obter um para a sua empresa.
Acompanhe!
- O que é certificado digital?
- Para que serve o certificado digital?
- Quem precisa de certificado digital?
- Quais são os tipos de certificado digital?
- Como adquirir o certificado digital da sua empresa: veja o passo a passo
- Qual o valor do certificado digital?
- Qual o prazo de validade do certificado digital?
- Como fazer a renovação do certificado digital?
O que é certificado digital?
O certificado digital é um documento virtual que identifica uma entidade física (pessoa) ou jurídica (empresa) de forma segura e com validade legal. É conhecido popularmente como “Identidade Digital”, por permitir a assinatura de documentos em ambientes virtuais.
O surgimento do certificado digital ocorreu por conta da necessidade das pessoas, físicas e jurídicas, fazerem transações e assinarem documentos no meio virtual.
Assim, com as coisas cada vez mais digitalizadas, a importância das transações de documentos de um jeito mais simples e seguro ganhou cada vez mais urgência.
Dessa forma, ele é responsável por validar a legitimidade da assinatura de documentos e de transações (transferências, por exemplo) no meio virtual.
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital serve para autenticar diversos tipos de transações e atividades no meio digital. Veja alguns exemplos:
- Assinatura de documentos digitais;
- Envio de declarações oficiais aos órgãos do governo;
- Realização de transações bancárias;
- Emissão de documentos como passaporte, diplomas, entre outros;
- Assinatura de notas fiscais eletrônicas e escriturações fiscais e contábeis;
- Envio de informações sobre uma empresa para as autoridades;
- Participação em leilões eletrônicos;
- Criação de procurações eletrônicas;
- Login em sites como o Portal e-CAC e o site da Receita Federal.
A vantagem de usar o certificado digital é que ele traz mais segurança e praticidade, facilita o acesso a serviços públicos e reduz o custo do negócio com a gestão de documentos (impressão, armazenamento, abertura e reconhecimento de firma, entre outras coisas).
Quem precisa de certificado digital?
A maioria das empresas precisa ter um certificado digital. Ele não é obrigatório em poucos casos: para o Microempreendedor Individual (MEI), para empresas com até um empregado optantes pelo Simples Nacional e para pessoas físicas — ainda assim é interessante ter o certificado para usufruir dos seus benefícios.
Todas as outras empresas precisam do certificado digital para se relacionarem com órgãos governamentais, já que algumas obrigações só podem ser entregues com o uso dessa certificação.
Empresas
Tirando as duas exceções sobre as quais já falamos, todas as empresas precisam ter um certificado digital para:
- Utilizar o e-CAC;
- Emitir notas fiscais eletrônicas;
- Utilizar o eSocial;
- Cumprir suas obrigações fiscais.
Profissionais da saúde
Para esse tipo de profissional, o certificado digital também permite a assinatura de prescrições médicas e atestados, além de prontuários médicos e laudos eletrônicos.
Advogados
No caso dos advogados, o certificado digital serve ainda para a assinatura de petições, pareceres, procurações e contratos.
Contadores
Com um certificado digital, os contadores podem enviar informações com segurança para órgãos públicos, algo essencial para o gerenciamento das atividades contábeis, trabalhistas, patrimoniais e tributárias dos seus clientes.
Quais são os tipos de certificado digital?
Existem dois tipos de certificado digital: o A1 e o A3. Saiba mais sobre eles!
Certificado digital A1
Esse arquivo digital possui a validade de doze meses. Pode ser instalado em diversas máquinas e acessado por qualquer dispositivo.
Também pode ser integrado à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e exigir senha para a sua utilização apenas uma única vez.
Sua obtenção irá ocorrer em meio digital através de um programa fornecido pela Autoridade Certificadora, conhecida como AC.
Agora conheça pontos positivos e negativos ao escolher esse certificado digital.
Vantagens do certificado digital A1:
- A senha do certificado não precisa ser gravada, pois só é solicitada no momento da instalação. Assim, evita a sua perda e uso indevido;
- É restrito o acesso a quem utiliza o computador no qual está instalado o certificado;
- Notas fiscais eletrônicas são emitidas com mais facilidade e sem a necessidade do uso da senha;
- A instalação poderá ser feita em mais de um computador;
- Tem custo menor que o A3
Desvantagens do certificado digital A1:
- Há a necessidade de realização de uma cópia de segurança do certificado, pois se houver um problema no computador, será necessária a aquisição de outro certificado;
- O A1 vale somente por doze meses.
Certificado digital A3
Esse certificado é considerado o mais seguro — visto a sua limitação de uso a um computador por vez. Entretanto, isso também implica outras questões.
De antemão, já saiba que ele pode ser adquirido em alguns destes formatos:
- Cartão;
- Token (dispositivo eletrônico gerador de senhas);
- Pen drive;
- Kit leitora (dispositivo que serve para ler e gerar assinaturas digitais).
Vantagens do certificado digital A3:
- O armazenado é feito em um cartão que pode ser levado e instalado em qualquer computador;
- Uma vez que todas as operações são realizadas com o chip existente no cartão, é mais seguro;
- Sua validade, geralmente, é de três anos.
Desvantagens do certificado digital A3
- Sua utilização fica restrita a um computador por vez;
- Para usar o certificado, a senha deverá ser revelada ao usuário e deverá ser digitada sempre para o uso;
- Sujeito a danos ou roubos do chip;
- Será necessária a realização da compra de uma leitora de cartões;
- É mais caro que o A1;
- Caso a senha seja digitada errada repetidas vezes, será necessária a compra de outro certificado.
Como adquirir o certificado digital da sua empresa: veja o passo a passo
Confira a seguir o caminho para a obtenção do seu certificado digital!
Escolha uma Autoridade Certificadora
O primeiro passo é escolher uma autoridade certificadora (AC) reconhecida, que esteja autorizada a emitir certificados digitais. Pesquise bem para encontrar uma empresa confiável e com boas referências.
Esses são alguns exemplos de ACs:
- Caixa Econômica Federal;
- Correios;
- Serasa Experian,
- Certisign.
Separe a documentação necessária
A autoridade certificadora solicita documentos para validar a identidade da empresa e de seus representantes legais. Esses documentos podem variar de acordo com o tipo de certificado digital desejado.
Faça o agendamento
Após reunir os documentos necessários, será preciso agendar um horário para fazer a emissão do certificado. Nesse momento, a AC vai conferir a sua documentação e comprovar a sua identidade.
Caso você esteja emitindo o certificado pela primeira vez, esse compromisso precisa ser presencial, pois será necessário fazer coleta de dados biométricos.
Emissão do certificado
Após a confirmação da identidade, o certificado digital será emitido e entregue aos representantes da empresa. Esse certificado poderá ser armazenado em um token USB ou em um smart card, garantindo maior segurança às operações.
Instale e comece a usar
Finalmente, é necessário instalar o certificado digital nos dispositivos que serão utilizados para acessar serviços e realizar transações online.
A instalação geralmente é seguida de um passo a passo fornecido pela autoridade certificadora.
Qual o valor do certificado digital?
Os valores do certificado digital variam de acordo com seu formato e tipo. Assim, é possível encontrar opções a partir de R$ 99, como é o caso do modelo A1.
Qual o prazo de validade do certificado digital?
O prazo de validade do certificado digital também depende do seu tipo. O A1 tem validade de um ano e o A3, de três anos.
Como fazer a renovação do certificado digital?
O processo de renovação é parecido com o de aquisição, com a diferença de que, se você já tem os seus dados biométricos cadastrados, não precisa ir presencialmente à sede da Autoridade Certificadora. Nesse caso, é permitido fazer a renovação pela internet.
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