O que é Contabilidade: obrigatória para empresas, entenda a sua importância

A gestão de uma empresa, independentemente do seu tamanho, envolve várias atividades — planejamento estratégico, finanças, gestão de equipe e contabilidade, além de outras coisas.

Neste artigo, nós vamos falar especificamente sobre a contabilidade. Você vai entender quais são as suas funções em uma empresa, conhecer as principais ferramentas da área e saber o que observar ao buscar uma empresa para prestar esse tipo de serviço.

E aí, quer saber com detalhes o que é contabilidade? É só continuar lendo!

O que é Contabilidade?

Contabilidade é a ciência que estuda, controla e interpreta fatos ocorridos no patrimônio de uma entidade. O patrimônio, por sua vez, é a soma dos bens, direitos e obrigações da instituição. Em outras palavras, a Contabilidade coloca em prática funções de registro e controle relativas ao que acontece na Economia e na Administração. 

No caso das empresas, a Contabilidade é fundamental para o processo de administração e tem papel fundamental na tomada de decisões. Por meio de registros e demonstrações de resultados, ela controla os atos e fatos do patrimônio das organizações. 

As informações e relatórios produzidos pela equipe de Contabilidade ajudam o empresário a tomar decisões importantes, que podem ser decisivas para o rumo do negócio, além de garantir que ele não tenha problemas com o Fisco.

É obrigatório às empresas ter uma escrituração contábil, o código civil diz que as empresas precisam ter uma escrituração mecanizada, exceto o MEI, ou seja somente o MEI está dispensado de ter uma escrita contábil, que é um controle dos fatos que ocorrem na empresa.

Funções da Contabilidade

Além de entender o que é Contabilidade, também é importante saber quais são os seus objetivos e as suas principais funções para um negócio. A finalidade básica da Contabilidade é acompanhar as atividades realizadas em uma empresa, controlando tudo o que acontece com o seu patrimônio, para analisar e comparar resultados.

Isso orienta a gestão no exercício das suas funções, fazendo com que as pessoas que trabalham na área administrativa entendam a real situação do negócio e a tomar decisões com base em dados.

Veja, a seguir, quais são as principais funções da Contabilidade:

• registrar tudo o que ocorre em uma empresa e pode ser representado por valores monetários;
• organizar um sistema de controle desses dados que seja adequado à rotina da empresa;
• demonstrar periodicamente a situação econômica, patrimonial e financeira aos gestores, com base nos registros realizados;
• analisar demonstrativos para apurar os resultados da empresa;
• acompanhar a execução dos planos econômicos da empresa, prevendo quantias a pagar e a receber;
• alertar a gestão com antecedência sobre quaisquer problemas que possam acontecer em relação ao patrimônio da empresa.

E nas empresas, em que consiste a Contabilidade?

A Contabilidade na empresa tem um papel fundamental — afinal, ela controla o patrimônio e, sem essa atividade, é muito difícil que a entidade consiga se manter no mercado e atuar sob todas as exigências da Receita Federal. Quando os processos contábeis são bem conduzidos, o empresário tem muito mais segurança sobre a ordem do seu negócio e sabe que não corre riscos de pagar multas por deixar de cumprir com suas obrigações fiscais.

Sem a contabilidade, são grandes as chances de a empresa cometer algum erro em relação a essas obrigações. O sistema tributário do Brasil é complexo e lidar com ele sem ajuda profissional pode confundir muita gente. Quando erros acontecem, a organização é punida pela Receita Federal e pode ser obrigada a pagar grandes multas ou até a fechar as portas. 

O trabalho da contabilidade também pode ajudar a empresa a se adequar ao formato mais vantajoso em relação ao pagamento de impostos, o que pode reduzir custos significativamente. Essa gestão tributária inteligente, que consegue diminuir o pagamento de impostos de forma legal, chama-se elisão fiscal e é uma prática contábil.

O planejamento tributário e a organização financeira são essenciais para a manutenção do negócio. No Brasil, seis em cada dez empresas fecham antes dos primeiros cinco anos de atividade e a gestão falha dessas áreas é um dos principais motivos. 

Principais ferramentas da Contabilidade

Agora que você já sabe o que é contabilidade e qual a sua importância para empresas, é hora de conhecer as ferramentas que os profissionais da área utilizam para exercer suas funções. Elas fazem com que os processos sejam mais rápidos, práticos e seguros. Saiba quais são as principais!

Fluxo de caixa

Fluxo de caixa é toda movimentação financeira que acontece em uma empresa em um determinado período de tempo. Todo valor que entra e sai da empresa faz parte do fluxo de caixa. Para garantir um bom controle, é imprescindível registrar todas essas movimentações de forma detalhada, mesmo que as quantias sejam pequenas. 

O fluxo de caixa pode ser analisado sob a visão diária, semanal, mensal e até anual — e mesmo a análise de um dia já pode trazer informações importantes para a gestão do negócio. A frequência ideal depende das necessidades de cada negócio. A partir desses levantamentos, a gestão pode tomar decisões com base em dados.

Com o fluxo de caixa, é possível:

• controlar entradas e saídas de dinheiro da empresa;
• prever se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir os gastos;
• descobrir a real situação financeira da empresa;
• entender se é necessário ajustar os preços dos produtos ou serviços oferecidos;
• antecipar a falta de dinheiro, entendendo quando é hora de buscar dinheiro extra.

Balanço patrimonial

O Balanço Patrimonial é um relatório que descreve a situação financeira da empresa em um determinado período. Também chamado de Balanço Contábil, ele é considerado o demonstrativo financeiro mais importante de um negócio, pois é por meio dele que se pode identificar se o negócio está gerando lucro, se é um bom momento para fazer investimentos ou se há necessidade de cortar gastos.

Com o Balanço Patrimonial, a gestão da empresa pode:

• entender a real situação financeira da empresa;
• analisar o trajeto dos recursos do negócio;
• tomar decisões importantes com base em dados;
• apresentar dados a investidores;
• criar um planejamento estratégico mais eficaz.

Geralmente, o Balanço Patrimonial é elaborado uma vez por ano. Entretanto, nada impede que ele seja feito com mais frequência, caso essa seja a decisão da empresa. A elaboração desse documento é uma obrigação da empresa e, junto com ele, também deve ser preparada a DRE.

DRE

DRE é a sigla de Demonstração de Resultados do Exercício. Esse documento indica se as operações da empresa estão trazendo lucro ou prejuízo. A sua elaboração é uma obrigação de todas as empresas, com exceção do MEI, e deve ser feita anualmente, junto com o Balanço Patrimonial.  

Além de garantir a conformidade da empresa com as leis, a DRE ajuda a gestão a:

• avaliar a saúde financeira da empresa;
• tomar decisões de forma acertada;
• saber se os impostos foram calculados corretamente;
• conseguir crédito.

Obrigatoriamente, DRE deve ser preparada anualmente. Mas se for uma decisão da empresa, o documento pode ser elaborado com maior frequência para facilitar o acompanhamento da gestão.

Decore

A Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos, chamada de DECORE, é um documento que tem como principal objetivo comprovar a renda dos sócios que são pessoas físicas. Geralmente, ela é exigida em situações de abertura de conta bancária, obtenção de crédito, consórcios e financiamentos. 

A Contabilidade na rotina das empresas

Na contabilidade para empresas, o profissional da área é responsável pelo departamento fiscal e contábil. Faz parte de sua rotina coletar informações, cumprir com as obrigações acessórias, elaborar relatórios e demonstrativos, acompanhar extratos e fazer o planejamento financeiro. 

Conheça algumas das principais rotinas do profissional de Contabilidade na empresa!

Auxiliar no controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa, como você já sabe, é um documento importante, mas, se o empresário não souber analisá-lo, não conseguirá ter os entendimentos necessários. É aqui que entra o contador, que vai traduzir as informações e guiar o gestor em sua análise.

Entregar as obrigações acessórias

A entrega das obrigações acessórias é um dos principais serviços prestados pelo profissional de Contabilidade. As obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais ou anuais, que contêm dados sobre a empresa. O objetivo é demonstrar ao governo as receitas geradas, impostos apurados, folhas de pagamento e encargos.

Todas essas obrigações precisam ser entregues dentro do prazo estipulado — caso contrário a empresa pode ser punida pela Receita Federal. 

Fazer o planejamento tributário

O planejamento tributário, como já falamos, é a forma de encontrar meios legais de pagar menos impostos. Isso é feito por meio da escolha do regime tributário mais adequado para o negócio — ao contrário do que muita gente pensa, nem sempre o Simples Nacional é a melhor opção. 

Para saber qual é o enquadramento ideal, é importante contar com um profissional. Essa pessoa será responsável por uma análise detalhada dos números da empresa. Como o faturamento pode mudar com o passar do tempo, a manutenção da contabilidade na empresa garante que todas as informações necessárias serão analisadas com frequência, o que pode trazer uma grande economia para o negócio. 

Organizar o controle financeiro

Nenhuma empresa sobrevive sem controle financeiro, independentemente do seu tamanho. A organização das finanças é uma das principais rotinas da contabilidade nas empresas e fazem parte desse processo atividades como a separação das contas pessoais dos sócios e da empresa, o controle do capital de giro, o acompanhamento do fluxo de caixa etc.

A organização financeira garante ainda que todos os documentos contábeis sejam elaborados em dia e tenham informações corretas. 

O que observar ao escolher uma empresa de Contabilidade?

Depois de saber o que é Contabilidade e conhecer mais sobre essa área, você deve estar se perguntando como escolher o melhor serviço para a sua empresa. Para ajudar, listamos alguns pontos que não devem deixar de ser considerados na hora da contratação!

Competência técnica

O primeiro ponto é a competência do profissional ou da equipe contratada. É muito importante que os contadores estejam atualizados sobre as leis, conheçam as obrigações e dominem as ferramentas que são utilizadas em sua rotina de trabalho. 

Suporte

Se você não é da área de Contabilidade, é natural que tenha dúvidas sobre impostos e obrigações. Por isso, escolha uma empresa que ofereça um suporte de qualidade, com pessoas disponíveis para responder todas as suas perguntas. Afinal, você tem todo o direito de saber o que está acontecendo na sua empresa!

Confiança

A relação entre empresário e contador precisa ser de muita confiança. O profissional de Contabilidade vai conhecer todos os detalhes da sua vida financeira profissional e qualquer erro que cometa pode comprometer a saúde das finanças e até a imagem da empresa perante o mercado. 

Oferta de serviços

Para não ter surpresas no futuro, procure saber com antecedência quais são os serviços oferecidos pela empresa. Depois, confira se eles são compatíveis com todas as necessidades do seu negócio.

Custo-benefício

O objetivo de contar com uma empresa de contabilidade é justamente cuidar da saúde financeira do negócio. Por isso, o custo-benefício é tão importante. Se você gastar mais do que pode, ficará com as contas desequilibradas. Portanto, procure um serviço de qualidade e que ofereça benefícios, mas que não prejudique o seu caixa.

Aplicativo

Já pensou em controlar tudo o que acontece na contabilidade da sua empresa pelo celular? Hoje em dia já é possível fazer isso quando se trabalha em parceria com empresas de contabilidade que oferecem esse benefício. Por meio do aplicativo, é possível ainda emitir notas fiscais e extratos bancários, além de fazer outras operações. 

Serviço de despachante

É possível contratar empresas com sede em outras cidades caso elas ofereçam o serviço de despachante local. Isso evita que você precise se deslocar para resolver questões relacionadas à Prefeitura, Junta Comercial e outros órgãos, recolhendo, entregando, autenticando e protocolando documentos. 

Bônus: principais termos contábeis

Além de saber o que é Contabilidade, é importante conhecer alguns termos usados com frequência nesse meio. Assim, você pode ficar por dentro de tudo o que acontece na empresa, sem confusão!

• ativo: é o conjunto de bens e direitos de uma organização. Alguns exemplos são imóveis, veículos e ganhos futuros garantidos por contrato;
• ativo circulante: são ativos que podem ser recebidos em, no máximo , um ano. alguns exemplos são estoque e duplicatas;
• ativo imobilizado: é o ativo que fica fixo por mais de um ano;
• capital social: é a soma de todos os investimentos aplicados na abertura da empresa;
• fato gerador: uma ação que origina uma obrigação tributária;
• passivo: são as obrigações da empresa que vão gerar saída de capital;
• regime tributário: é o sistema de cobrança de impostos estabelecido para uma determinada empresa.

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