Como calcular folha de pagamento: dicas úteis para fazer os cálculos sem medo

Saber como calcular folha de pagamento é uma das obrigações da empresa e um dos principais processos da área de Recursos Humanos. 

Todo funcionário contratado pelo regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) precisa ter a sua folha elaborada mensalmente. 

Isso é vantajoso tanto para a empresa como para o funcionário. Enquanto a primeira consegue acompanhar os investimentos mensais em mão de obra, o segundo pode ter conhecimento detalhado sobre todos os adicionais e descontos aplicados no mês em questão.

Fazer o cálculo da folha de pagamento é muito importante, mas não é uma tarefa simples, ele envolve muitos processos, variáveis e conhecimento sobre a legislação vigente. 

Mas nós podemos ajudar! Neste artigo, você vai descobrir como calcular folha de pagamento da maneira certa e conhecer os descontos e adicionais envolvidos. Acompanhe!

Antes do cálculo de folha, entenda o que é a folha de pagamento em si

A folha de pagamento é um documento que contém informações sobre a remuneração de todos os funcionários, seja aprendiz, autônomo, estagiário ou sócios. A remuneração, por sua vez, é a soma do salário com todos os outros valores que o colaborador recebe — horas extras, comissões etc. 

O Decreto 3048/1999, no artigo 225, estipula a obrigatoriedade da confecção do documento para todas as empresas que tenham funcionários contratados no regime CLT. Também é obrigatório que cada empresa mantenha em seu estabelecimento uma via de cada folha e os recibos de pagamentos.

Essas são as informações que devem aparecer na folha de pagamento:

• dados do empregador;
• dados do funcionário, assim como seu cargo e função;
• descontos realizados e valores acrescentados;
• número de dias ou horas trabalhadas;
• valor bruto do salário;
• valor líquido do salário.

Qual a importância de saber como calcular folha de pagamento corretamente?

Calcular a folha de pagamento é uma tarefa que exige muito conhecimento do profissional responsável por ela. É preciso entender a legislação, saber quais são as obrigações da empresa e fazer todos os cálculos. Como envolve muitos processos, a confecção do documento precisa ser feita com muito cuidado para evitar erros.

Um dos erros mais comuns nos cálculos da folha são os pagamentos indevidos. A longo prazo, isso pode até desequilibrar a saúde financeira da empresa.

Além dos pagamentos indevidos, o cálculo correto da folha de pagamento evita as penalidades impostas pelo Governo, como multas e indenizações.

Esses são os erros mais comuns na hora de calcular folha de pagamento:

• cálculos errados de descontos;
• erro na previsão de custos;
• enquadramento errado de profissionais;
• aplicação equivocada de fórmulas;
• pagamento de benefícios quando o funcionário está afastado;
• falta de backup dos documentos.

Conheça a lei da folha de pagamento

A Lei que trata da folha de pagamento é o Decreto 3048/1999, conhecido como Regulamento da Previdência Social, especificamente no artigo 225. Segundo o texto, a empresa é obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.

Já o artigo 464 da CLT indica que o pagamento da remuneração deve ser feito ao funcionário mediante recibo assinado pelo empregado. No entanto, hoje em dia, como a maioria dos pagamentos é feita via internet, o comprovante de depósito bancário em uma conta com o nome do funcionário equipara-se ao recibo assinado.

Agora sim, saiba como calcular a folha de pagamento e quais são os principais descontos envolvidos

O primeiro passo para saber como calcular a folha de pagamento é entender quais são os descontos aplicados ao documento. A lista é grande. Por isso, o mais indicado é que esse trabalho seja feito por um profissional de recursos humanos com experiência em departamento pessoal ou na área trabalhista, para evitar erros e dores de cabeça.

A seguir, você confere uma lista com os principais descontos da folha de pagamento!

Salário bruto

O salário bruto é o salário registrado na carteira de trabalho, usado como base de cálculo para se chegar ao valor líquido, que é quanto o funcionário vai receber na prática. O salário bruto somado com as horas extras e adicionais a que tenha direito, recebe o nome de remuneração, como já falamos acima. Todas as incidências são calculadas com base nesse valor.

FGTS 

FGTS é a sigla para Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, um programa criado pelo Governo com o objetivo de proteger o trabalhador demitido sem justa causa. Para a manutenção do fundo, os empregadores depositam todo mês um valor correspondente a 8% do salário do funcionário em uma conta na Caixa Econômica Federal, em nome do beneficiário.

Com o FGTS, o trabalhador tem a oportunidade de formar um patrimônio, que pode ser sacado em momentos especiais, como o da aquisição da casa própria ou da aposentadoria e em situações de dificuldades, que podem ocorrer com a demissão sem justa causa ou em caso de algumas doenças graves.

INSS

O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) tem a função de operacionalizar os direitos dos segurados do Regime Geral de Previdência Social. Todo mês, o empregador deve repassar para o governo a contribuição que é descontada do funcionário. Na prática, esse pagamento garante ao trabalhador o benefício da aposentadoria, além do auxílio-doença em caso de afastamento por motivos de saúde.

O INSS proporciona ainda alguns outros benefícios muito valorizados pelos funcionários, como auxílio-maternidade, pensão por morte, aposentadoria por invalidez, auxílio-acidente, entre outros.

A alíquota da contribuição com o INSS varia de acordo com o salário bruto:

• 8% do salário para quem ganha até R$ 1.751,81
• 9% do salário para quem ganha de R$ 1.751,82 a R$ 2.919,72;
• 11% do salário para quem ganha de R$ 2.919,73 a R$ 5.839,45;
• e o valor fixo de R$ 642,34 para quem ganha qualquer valor acima de R$ 5.839,45.

IRRF

Entender como funciona o desconto do Imposto de Renda também é muito importante para quem quer saber como calcular folha de pagamento. O IRRF, como a sigla indica, é o Imposto de Renda Retido na Fonte, ou seja, uma antecipação do pagamento do IR, que incide sobre os rendimentos de trabalhadores CLT.

O IRRF só não deve ser descontado da folha de pagamento de funcionários que são isentos do pagamento do IR.

Mais uma vez, a alíquota do imposto varia de acordo com a remuneração no mês e da faixa da base de cálculo dos impostos do empregado. Confira:

Benefícios legais

O fornecimento de alguns benefícios para o funcionário, como vale-alimentação e vale-transporte, permite que o empregador desconte alguns valores da folha de pagamento. 

O vale-alimentação não é uma obrigação, mas se a empresa oferecer a uma pessoa, terá que disponibilizar para todas. Quando o benefício é concedido, pode-se descontar até 20% do salário bruto.

Já o vale-transporte, a empresa obrigatoriamente precisa oferecer a opção, daí o percentual descontado depende do valor total entregue em forma de vale. A empresa pode descontar um reembolso de até 6% do valor do salário ou o valor total dos vales caso este seja inferior a 6%.

As contribuições também sindicais também podem ser descontadas da folha de pagamento. Desde a aprovação da Reforma Trabalhista, essa não é mais uma obrigação, mas o trabalhador que optar por fazê-la terá descontado em folha o valor de um dia de trabalho por ano.

Controle de ponto 

Para saber como calcular folha de pagamento também é importante entender como funciona o controle de ponto. Todas as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar a jornada dos colaboradores. Isso é fundamental porque alguns benefícios, como o vale-alimentação, por exemplo, são calculados com base no número de dias trabalhados.

É também com base no controle de ponto que o profissional de Recursos Humanos vai saber se o funcionário deve receber horas extras ou se terá algum dia de trabalho descontado por falta ou atrasos.

Faltas e atrasos

Tanto as faltas como os atrasos podem ser descontados na folha de pagamento, desde que o trabalhador não tenha apresentado justificativa legal — como um atestado médico, por exemplo.

Principais adicionais do cálculo de folha

Além dos descontos, é preciso também entender quais são os valores adicionais para saber como calcular folha de pagamento. Conheça, a seguir, os principais!

Férias

Para achar o valor total das férias, é preciso somar um terço do salário ao seu valor total. Assim, um trabalhador que ganha R$ 3.000 vai receber R$ 4.000 quando tirar férias. Sobre esse pagamento incidem INSS e IRRF da mesma forma que acontece na folha de pagamento mensal.

O funcionário que optar por vender até 10 dias de férias recebe em folha o valor correspondente, chamado de abono pecuniário.

Horas extras e horas extras noturnas

O cálculo do valor a ser recebido por hora extra de trabalho varia de acordo com a categoria em que cada colaborador está inserido. Isso quer dizer que a mesma empresa pode pagar valores diferentes para dois funcionários que trabalharam o mesmo número de horas a mais.

De modo geral, as horas extras trabalhadas aos domingos e feriados têm acréscimo de 100%. Ou seja, o trabalhador recebe o dobro do valor por hora pago em dias úteis. No caso do trabalho aos sábados, as horas extras costumam ser pagas com acréscimo de 50%. Já as horas extras feitas durante a semana podem ter acréscimo de 20% ou 30%.

As horas extras noturnas, que são aquelas realizadas entre 22h e 5h da manhã, têm um acréscimo de 20% calculado em cima dos acréscimos já citados.

Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O Descanso Semanal Remunerado (DSR) é um direito de todo trabalhador, deve coincidir, acontece aos domingos. Todo trabalhador tem direito a um dia de DSR a cada 7 dias trabalhados. O descanso deve ser de 24h seguidas.

13º salário

O pagamento do 13º salário também é uma obrigação do empregador. O benefício pode ser dividido em duas parcelas. A primeira deve ser paga entre fevereiro e o último dia útil do mês de novembro. A segunda, até o dia 20 de dezembro. 

É importante lembrar que o cálculo do 13º deve ser feito sobre todas as horas trabalhadas durante o ano, inclusive as horas extras.

Exemplo de como calcular a folha de pagamento na prática

Para ajudar você a entender como calcular folha de pagamento, vamos fazer o cálculo de uma folha fictícia. Neste exemplo, vamos considerar um salário de R$ 3.000,00.

Esses são os descontos fixos aplicáveis:

• FGTS: 8% do salário, ou seja, R$ 240;
• INSS: a alíquota para essa faixa é de 11%, então, desconta-se R$ 277,40
• IRRF: para esse salário, a taxa é de R$ 61,40;

Além disso, deve-se descontar os valores dos benefícios:

• vale-transporte: se a pessoa recebeu R$ 220 de benefício,o empregador vai descontar 6% do salário, o que corresponde a R$ 180.
• vale-alimentação: é possível descontar até 20%, mas o mais comum é que se desconte 10%. Nesse caso, o desconto seria de R$ 300.

Considerando que esse funcionário não tenha faltas nem atrasos no mês em questão, o total dos descontos seria de R$ 1.104,45.

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