Padronização de processos: quais são as vantagens e como fazer na sua empresa?
A padronização de processos, como o nome sugere, é a prática responsável por tornar as atividades de rotina de uma empresa uniformes. Assim, fica mais fácil saber o que fazer, quando fazer e como fazer – e isso pode trazer diversos benefícios para o negócio.
Aqui neste artigo, você vai entender a importância da padronização de processos, conhecer os seus benefícios e conferir um passo a passo prático para padronizar as principais atividades da sua empresa.
Acompanhe!
- O que é a padronização de processos na empresa?
- Qual a importância da padronização de processos?
- Quais são os benefícios da padronização de processos para a empresa?
- Como fazer a padronização de processos?
- A tecnologia pode ser a sua aliada na padronização de processos
O que é a padronização de processos na empresa?
A padronização de processos se refere à organização de tarefas dentro de uma empresa. Como essas tarefas são executadas em diferentes momentos e por diferentes pessoas, organizá-las e definir protocolos para a sua realização é importante para que a qualidade das entregas se mantenha, independentemente de quem realize determinada atividade.
A padronização de processos deixa claro quais são as expectativas de resultado para cada atividade, o que deve ser feito para isso e qual o impacto de cada ação no funcionamento do negócio.
Portanto, ela deve responder às seguintes perguntas:
- O que é este processo?
- Qual é o seu objetivo?
- Quem deve fazer o que dentro desse processo?
- Qual é a sequência das atividades?
- Quais são os departamentos envolvidos?
- Qual a contribuição desse processo para a empresa?
- Qual o resultado esperado?
Qual a importância da padronização de processos?
A padronização de processos é porque garante a melhor forma de executar uma tarefa. Afinal, se aquela forma ficou definida como padrão, é porque já está comprovado que ela funciona.
Assim, caso a empresa receba um funcionário novo, por exemplo, ele não precisa perder tempo testando possibilidades até descobrir a melhor forma de executar as suas tarefas – o passo a passo já estará definido, afinal, trata-se de um processo padronizado.
O mesmo acontece com uma atividade que é realizada por mais de uma pessoa dentro da empresa. Se todos os responsáveis seguirem os processos padronizados, todas as entregas serão feitas com a mesma qualidade.
Quer conferir mais detalhes sobre as atividades dentro de uma empresa? Em nosso blog postamos artigos que falam dos principais assuntos sobre contabilidade e gestão de empresas. Receba as nossas novidades diretamente no seu e-mail se inscrevendo no formulário abaixo.
Quais são os benefícios da padronização de processos para a empresa?
A padronização de processos, portanto, funciona como um manual de boas práticas para a execução das atividades de rotina de um negócio.
E isso, como você deve imaginar, traz inúmeros benefícios. Conheça os principais!
Atividade sempre bem executadas
Como falamos aqui, a padronização de processos garante que as atividades serão executadas da melhor forma possível e de forma consistente, independentemente de quem seja o colaborador responsável.
Afinal, o que está fazendo já foi testado e aprovado pela organização!
Assim, em casos de troca de time, os resultados não sofrem impactos negativos.
Redução de erros
A padronização também evita que erros sejam cometidos durante a execução das atividades. Afinal, o colaborador, como já falamos aqui, não precisa testar possibilidades na hora de executar as suas atividades e, consequentemente, não precisa consertar erros.
Redução de custos
Com os colaboradores cientes do que precisa ser feito para uma entrega de qualidade e menos ocorrência de falhas, é natural que o trabalho se torne mais produtivo. Afinal, não é preciso parar para planejar cada atividade antes do seu início – basta seguir o padrão.
A redução de custos é uma consequência do aumento da produtividade. Isso porque ela possibilita reduzir o desperdício e fazer investimentos mais certeiros.
Transparência dos processos
Quando um processo é padronizado, ele passa a ter uma pessoa responsável por ele, que passa a ser a “dona” do processo. Dessa forma, fica mais fácil entender as fronteiras das responsabilidades de cada um e quem está envolvido nela.
Motivação dos colaboradores
Os colaboradores da empresa também se beneficiam com a padronização de processos, pois entende exatamente o que deve ser feito, por que e como.
E o entendimento do motivo pelo qual cada atividade existe e do seu impacto nos resultados da empresa é muito importante para que os colaboradores trabalhem motivados, pois isso faz com que se empenhem para entregar bons resultados.
Como fazer a padronização de processos?
Confira o passo a passo para começar a padronizar os processos na sua empresa!
Passo 1: identificar o fluxo de atividades
O primeiro passo para a padronização é entender quais são as atividades que a empresa precisa realizar. Depois de fazer um levantamento de todas elas, inclusive as administrativas, é preciso mapear as etapas para a realização de cada uma delas.
Além disso, também é preciso apontar um responsável por cada tarefa, quais equipamentos estão envolvidos e quais os recursos necessários.
Para concluir esse passo, é muito importante que você compreenda todo o fluxo de cada atividade, desde o primeiro momento até a entrega. Se não conseguir fazer isso sozinho, não exsite em contar com o apoio de pessoas que fazem parte da operação da empresa – elas com certeza têm muito a acrescentar!
Passo 2: documentar e atualizar
Depois de fazer essas definições, você deve documentá-las. Somente assim outras pessoas e novos funcionários terão acesso a tudo o que foi definido. E é muito importante que essa documentação seja feita de forma clara, para que qualquer pessoa possa entendê-la.
E como a padronização de processos não é a mesma coisa que engessamento, é preciso atualizar essa documentação sempre que algo for mudado em relação a um processo.
Esse ponto que abordamos agora é muito importante, certo? Padronizar não quer dizer engessar! Sempre que você perceber que um processo pode ser otimizado e que existe uma forma melhor de executar uma tarefa do que aquela que foi definida como padrão, você pode (e deve) alterar os padrões!
Passo 3: automatizar processos
A tecnologia pode ser uma grande aliada na hora de automatizar alguns processos. Isso vai fazer com que o trabalho se torne mais ágil e produtivo, além de diminuir a incidência de erros.
Identifique quais atividades podem ser automatizadas e tome providências para que isso seja feito. No setor de marketing, por exemplo, o envio de e-mails para os clientes pode ser automatizado, assim como mensagens de follow up no setor de vendas.
A tecnologia pode ser a sua aliada na padronização de processos
Diversas ferramentas tecnológicas podem ajudar você a padronizar os processos da sua empresa. Essas ferramentas podem fazer parte de diferentes etapas do processo, ajudando na organização do mapeamento dos processos até na automação de algumas atividades.
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