10 ferramentas contábeis para a estruturação e gestão do seu comércio!
Ferramentas contábeis são sistemas que facilitam o trabalho do contador ou do gestor da empresa. Essas ferramentas são criadas aliando a tecnologia à necessidade dos empreendedores, de modo que consigam realizar as suas obrigações de forma mais ágil e fácil.
Neste artigo, além de saber mais sobre essas ferramentas e a sua importância na rotina de uma empresa, você vai conhecer 10 exemplos que vão tornar o seu trabalho ainda mais eficiente.
Boa leitura!
- A importância das ferramentas contábeis na gestão do seu comércio
- Conheça 10 ferramentas contábeis fundamentais para uma gestão eficiente
- Saiba como o Painel do Cliente da Agilize pode otimizar a gestão do seu comércio
Qual a importância das ferramentas contábeis na gestão do seu negócio?
A transformação digital e a velocidade da informação fizeram uma verdadeira revolução no mercado e nas relações de trabalho. Hoje, muitos processos que antes eram demorados, podem ser realizados em poucos segundos, com o auxílio de sistemas criados para automatizar funções.
É o caso das ferramentas contábeis, que facilitam o acesso do contador e do gestor de empresa a informações, além de facilitar a organização e gestão de documentos, armazenamento de dados,sistemas de cobranças e até a elaboração da folha de pagamentos.
Com isso, o trabalho passa a atender as expectativas do mercado, que exige processos cada vez mais rápidos e sem erros – e quem trabalha com contabilidade sabe como pequenos erros podem trazer grandes consequências!
Por isso, investir na otimização desses processos deixou de ser um diferencial e passou a ser fundamental para negócios que desejam estar em constante melhoria e fazer um trabalho eficiente.
Conheça 10 ferramentas contábeis fundamentais para uma gestão eficiente
Agora que você já sabe como é importante contar com ferramentas contábeis, é hora de conhecer 10 exemplos de ferramentas que vão facilitar o seu trabalho na gestão de uma empresa!
1.Ferramenta de pesquisa de CNAE da Agilize
A Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) indica um código de 7 números para cada atividade que pode ser exercida por uma empresa. Assim, ao escolher os CNAEs para o seu CNPJ, você indica ao governo que tipo de atividade o seu negócio realiza.
Todo CNPJ deve ter pelo menos um CNAE e esse código precisa ser informado no momento da abertura da empresa. Como são muitas as atividades econômicas que podem ser realizadas no país, a lista de códigos CNAE é enorme – e conferir a lista toda em busca de um único número tomaria horas do seu dia.
Por isso, aqui na Agilize nós desenvolvemos uma ferramenta contábil de pesquisa de CNAE. A ferramenta conta com um campo de busca, no qual você pode escrever um pedaço de código ou uma palavra correspondente à sua atividade. Assim, confere na tela somente os resultados que correspondem aos termos que buscou.
A pesquisa é automática e gratuita e, sem dúvidas, vai ajudar você a economizar tempo desde os primeiros passos da sua empresa.
2.Ferramenta de consulta de NCM
NCM significa Nomenclatura Comum do Mercosul e é um código que precisa estar em todas as notas fiscais de produtos que circulam em países que fazem parte do grupo econômico, tanto interna como externamente. Além do Brasil, esses países são o Paraguai, Uruguai, Argentina e Venezuela.
A nomenclatura foi criada para identificar os bens e serviços de forma mais fácil e se baseia no Sistema Harmonizado de Designação e de Codificação de Mercadorias (SH), um método de classificação internacional.
O código NCM é obrigatório em todas as notas fiscais, pois garante que a cobrança tributária seja possível e correta, especialmente em casos de importação e exportação.
A tabela de código NCM tem mais de 400 páginas. Por isso, contar com uma ferramenta contábil para achar mais rapidamente o código que precisa é essencial hoje em dia. Assim, você economiza tempo e torna o seu trabalho mais produtivo.
Além disso, a tabela NCM sofre alterações com frequência – tanto em 2021 como em 2022 houve alterações. Por isso, não é indicado imprimir o documento e consultar fisicamente. Ao usar uma ferramenta online para a consulta, você garante o acesso ao documento atualizado!
Que tal conhecer a ferramenta de consulta NCM da Agilize?
3.Certificado Digital
O certificado digital é uma ferramenta utilizada para identificar pessoas de forma mais segura no ambiente virtual. Ele usa a criptografia de dados para deixar informações ilegíveis para terceiros e, por isso, garante segurança e veracidade a transações digitais.
Essa tecnologia pode ser usada para diversas finalidades, como a assinatura de contratos virtuais e declarações contábeis, emissão de documentos fiscais, procurações, recolhimento de FGTS e acesso a ambientes virtuais como o e-CAC, SISCOMEX, entre outros.
Existem dois tipos de certificados digitais:
- A1: é um software instalado em um ou mais computadores, recomendado para empresas em que várias pessoas do time utilizarão o certificado;
- A3: é armazenado em dispositivos físicos, como um token, que deve ser inserido no computador. Por isso, é mais indicado para casos em que somente uma pessoa vai utilizar o certificado digital.
4.Ferramenta de Gestão de Documentos
Quem faz a gestão de uma empresa precisa lidar diariamente com um grande volume de documentos, como notas fiscais, relatórios, contratos, demonstrações contábeis, entre outras coisas. E, quanto mais a empresa cresce, maior o volume de documentos a serem gerenciados.
Digitalizar e organizar esses documentos é essencial para evitar erros no trabalho e tornar todos os processos que exigem a consulta a um desses documentos mais ágeis. Por isso, o ideal é contar com uma ferramenta de gestão de documentos.
Esses sistemas podem armazenar e organizar documentos de forma automática. Além disso, permitem que você faça a busca utilizando uma série de filtros, como data, nome ou até mesmo palavras contidas em seu conteúdo.
5.Folha de Pagamento
A folha de pagamento é uma demanda de qualquer empresa que tenha pelo menos um funcionário. Além de ser um documento complexo, ele exige muito cuidado em sua elaboração, principalmente quando feito manualmente, pois há mais chances de erros e necessidade de retrabalho.
Além disso, erros em documentos referentes a funcionários podem ter consequências trabalhistas, trazendo dores de cabeça e prejuízos financeiros e de imagem para o negócio.
Portanto, contar com uma ferramenta que automatize a sua elaboração é uma forma de eliminar erros e tornar o trabalho mais ágil. Esse tipo de sistema também fornece rapidamente dados sobre todos os colaboradores da empresa, facilitando a tomada de decisão com base em dados.
Aqui na Agilize, todos os nossos clientes têm acesso a um sistema de folha de pagamento, que está disponível na nossa plataforma!
6.Gerador de Invoice
A invoice é um documento que regulamenta operações comerciais de importação ou exportação de produtos ou serviços e funciona como uma fatura. Ela é essencial para que as partes envolvidas declarem os seus gastos e receitas de forma legal e evitem problemas com a Receita Federal.
Erros na elaboração da invoice podem ser considerados crime de sonegação fiscal e, por isso, o ideal é contar com uma ferramenta contábil que faça a geração automática do documento.
Se você compra ou vende produtos e serviços para o exterior, pode começar a elaborar as suas invoices com o Gerador de Invoice da Agilize, um sistema simples e gratuito que facilita a sua cobrança para outros países com toda a segurança.
No gerador, você vai ter acesso a um modelo de invoice para usar sempre que precisar, tornando o processo cada vez mais rápido e prático.
7.Armazenamento na nuvem
Já imaginou trabalhar em um escritório cheio de papéis e arquivos enormes? Pois é, hoje em dia isso já não faz parte da realidade de muitos gestores justamente pelo armazenamento em nuvem, um sistema que permite o armazenamento de documentos no ambiente virtual.
Assim, além de diminuir a papelada, você evita perdas e garante a segurança dos seus documentos, já que os sistemas de armazenamento são oferecidos por empresas com grande estrutura de segurança digital.
Aqui na Agilize, todos os nossos clientes têm acesso à nuvem para o armazenamento de documentos da empresa. Essa é uma funcionalidade que está disponível na nossa plataforma e é super simples de usar!
8.Escrituração contábil
A Escrituração Contábil Digital (ECD), também chamada de SPED contábil, é um sistema do governo que moderniza o envio de documentos contábeis, como livro diário, livro razão, balancetes, balanços, fichas de lançamentos comprobatórios, entre outros.
O acesso ao SPED contábil permite que você automatize o cumprimento de uma série de obrigações,deixando mais tempo livre para dedicar a outras atividades.
9.Calculadora de Fator R
O Fator R do Simples Nacional é um cálculo que determina em qual anexo do regime tributário cada empresa se enquadra. Baseado no resultado, é possível que atividades do Anexo V sejam tributadas no Anexo III e, assim, paguem menos impostos.
Essa é uma forma que o governo encontrou para ajudar empresas a se recuperarem da crise econômica – oferecendo a possibilidade de redução da carga tributária caso a empresa se enquadre em alguns requisitos.
O cálculo do Fator R é baseado na folha de pagamento e na receita bruta anual do negócio. Para facilitar a sua conta, a Agilize criou uma Calculadora de Fator R. Assim, você pode simular quanto pode economizar em impostos por meio da folha de pagamento dos sócios e dos funcionários.
Para fazer o cálculo, é só preencher os campos disponíveis com informações sobre o faturamento da sua empresa e o pró-labore.
10.Gestão Financeira
Por último, mas não menos importante, precisamos falar sobre a gestão financeira da sua empresa. Como você sabe, ela é imprescindível para o bom desempenho do negócio e a sua continuidade ao longo dos anos. É a gestão financeira que permite que você entenda a real situação da empresa e saiba se a sua operação está trazendo lucro ou prejuízo.
No entanto, fazer isso manualmente pode ser uma tarefa muito difícil. Afinal, a gestão envolve uma série de documentos, demonstrações e cálculos. Por isso, o ideal é que você conte com um sistema de gestão financeira que possa se integrar a outras ferramentas contábeis,d e modo que parte do trabalho seja automatizada.
Assim, além de ganhar tempo, você ainda diminui as chances de erros em cálculos e no preenchimento de documentos. Outro benefício de adotar um sistema de gestão financeira é que ele consegue fornecer dados completos sobre o desempenho da empresa em poucos segundos, o que permite a obtenção de insights valiosos e a tomada de decisão orientada por dados.
Saiba como o Painel do Cliente da Agilize pode otimizar a gestão do seu comércio
O Painel do Cliente Agilize foi criado por especialistas em tecnologia e em contabilidade. Assim, nós garantimos que você tenha acesso a todas as ferramentas contábeis que precisa e que elas funcionem da melhor maneira possível, sem complicações.
É no painel que os contadores registram todas as informações sobre a contabilidade da sua empresa, para que você acompanhe tudo em tempo real, sempre com clareza e transparência.
Além disso, por lá você tem acesso a diversas ferramentas, como certificado digital, armazenamento de documentos, folha de pagamento, escrituração contábil, e muitas outras.
Conheça a Agilize!
A Agilize é a primeira empresa de contabilidade online do Brasil e faz de tudo para facilitar a vida do empreendedor. Além das ferramentas contábeis gratuitas que fornecemos, também dispomos de uma série de funcionalidades desenvolvidas exclusivamente para os nossos clientes, com o objetivo de descomplicar a rotina contábil da empresa.
Assim, você não precisa se preocupar com a burocracia e pode ficar no que realmente importa, que é o crescimento do seu negócio.
Entre em contato conosco e receba uma proposta personalizada para a sua empresa!
