De acordo com uma pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 48% das empresas brasileiras fecham após três anos de atividades. O problema, que afeta principalmente os micro e pequenos empreendimentos, tem origem na falta de planejamento e problemas associados ao controle financeiro da gestão, segundo pronunciamento do Sebrae. A principal maneira para ficar fora dessas estatísticas é organizar suas finanças, começando com um bom controle dos fluxos de caixa. Sem dominar essa ferramenta, o empreendedor não consegue nem mesmo dizer se a sua empresa estará aberta ou não no ano seguinte, o que é extremamente grave.

Por isso, destinamos esse artigo para explicar sobre o que são os fluxos de caixa, indicando também a melhor maneira para administrar essa ferramenta tão importante para a saúde financeira de qualquer empresa.

Controlando entradas e saídas

A principal função dos fluxos de caixa é a de controlar, registrar e mensurar as saídas e entradas de recursos financeiros em um período. Podem ser levantados semanalmente, mensalmente ou até diariamente, de acordo com o tamanho da amostra que o empreendedor precisa analisar e com as necessidades de um determinado tipo de negócio.

Para ter um registro mais preciso, no entanto, é importante que sejam computadas todas as atividades diárias da empresa, contabilizando despesa por despesa e todos os serviços prestados, além das parcelas de dívidas com bancos e fornecedores que precisam ser pagas no período.

Dessa forma, o empreendedor tem mais autonomia e poder de ação, já que poderá planejar melhor a obtenção de empréstimos, as metas de vendas necessárias para pagar suas despesas fixas e até as condições de parcelamento que oferecerá para seus clientes (ter muitas dívidas de curto prazo, por exemplo, significa a necessidade de oferecer menos parcelamentos).

Como montar e administrar os fluxos de caixa de maneira eficiente?

Alguns critérios devem ser adotados na hora de montar suas planilhas de fluxos de caixas. Primeiro, é necessário estabelecer quais serão os grupos de contas utilizadas durante o controle das entradas e saídas.

Por exemplo, separar as contas de bancos e fornecedores é fundamental, pois dessa forma o empreendedor terá a dimensão exata do débito que tem com cada um desses credores (o que não seria possível se ele contabilizasse apenas uma conta “dívidas” de forma genérica). O mesmo deve ser feito com os produtos e serviços que são comercializados pela empresa.

Além disso, é fundamental registrar a data das entradas e saídas, já que isso determinará, por exemplo, as necessidades de caixa da empresa no momento, ou seja, o quanto ele precisa ter em dinheiro para pagar suas obrigações. Isso evita, por exemplo, que o empresário faça compras de estoque que deixem o caixa em situação desfavorável em relação a uma dívida que precise ser paga de imediato.

Utilização de softwares de gestão facilitam a sua vida

Hoje, existem diversos softwares destinados à gestão financeira de micro, pequenos e médios empreendimentos. Com preços cada vez mais acessíveis, esses programas podem agilizar os registros de fluxos de caixa, oferecendo também um acompanhamento em tempo real e mais preciso das entradas e saídas da sua empresa.

Além de emitirem até notas fiscais, esses programas permitem, através de alertas e de um monitoramento constante do caixa, o controle de todas as operações que estão sendo realizada pela empresa (já que esses softwares podem ser acessados até pelo celular atualmente), o que vai facilitar muito a atuação da gestão.

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Marcelle Lauria

Marcelle é contadora, produtora de conteúdo e Gestora do time de Customer Success da Agilize Contabilidade Online. Apaixonada por contabilidade e gestão de pessoas.

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