Conheça a diferença entre recibo e nota fiscal

diferença entre recibo e nota fiscal

Você sabe qual é a diferença entre recibo e nota fiscal? Esses dois tipos de documento costumam ser entregues em transações comerciais e, por isso, muita gente os confunde – inclusive alguns empresários!

Mas, na prática, cada um deles tem o seu objetivo e o seu momento para ser emitido. E se você ainda não sabe qual é exatamente a função de cada um e nem quando eles devem ser usados, chegou ao lugar certo.

Aqui neste artigo, vamos falar sobre recibo e nota fiscal e mostrar a diferença entre eles, além de tirar as principais dúvidas sobre o tema.

Acompanhe!

  1. Entenda o que é um recibo
  2. Entenda o que é uma nota fiscal
  3. Conheça as diferenças entre recibo e nota fiscal
  4. Descubra se recibo vale como nota fiscal
  5. Saiba quando usar recibo ou nota fiscal

Entenda o que é um recibo

O recibo é um comprovante de pagamento e recebimento. O seu principal objetivo é assegurar os direitos e deveres das duas partes envolvidas em uma negociação – quem comprou e quem vendeu.

O uso mais comum do recibo é quando uma dívida é quitada. Normalmente, quem recebe a quantia assina um recibo e o entrega para quem pagou, que fica como o documento que comprova a quitação.
Outro uso comum é para a prestação de contas de pessoas físicas ao Fisco. Na hora de declarar o Imposto de Renda, é preciso usar o recibo para comprovar a contratação de serviços de saúde e educação, por exemplo, que podem ser deduzidos desse imposto.

Como emitir um recibo?

Emitir um recibo é muito fácil. Para isso, basta criar um documento com um texto padrão, preenchê-lo com todas as informações necessárias e assiná-lo. Esses são os dados que devem constar em um recibo:

  • valor recebido;
  • forma de pagamento;
  • descrição do serviço prestado ou produto vendido;
  • data do pagamento;
  • assinatura do responsável.

Como saber quando um recibo é válido?

Para que um recibo seja considerado válido, ele deve ter todas as informações citadas acima, especialmente a assinatura da pessoa que está confirmando o recebimento de um valor.

saiba quando usar recibo ou nota fiscal

Entenda o que é uma nota fiscal

A Nota Fiscal é um documento que indica a transferência da posse de um bem para outra pessoa ou empresa, além de funcionar como um registro da transação. 

A Nota Fiscal também é usada para a apuração de impostos, isso porque, sempre que esse documento é emitido, incidem impostos sobre a transação. É por isso que vender sem emitir Nota Fiscal é crime de sonegação fiscal – quando isso acontece, o governo não é notificado sobre a transação e não pode fazer a cobrança adequada. 

Como emitir uma nota fiscal?

As Notas Fiscais devem ser emitidas por pessoas jurídicas sempre que houver uma operação de prestação de serviço, comercialização de um bem ou movimentação de mercadoria. 

No caso da nota de serviços, é preciso acessar o sistema da Prefeitura do município no qual a empresa está localizada para fazer a emissão. Para isso, você vai precisar ter um CNPJ, Inscrição Municipal e autorização da Prefeitura para a emissão desse tipo de documento.

Já as notas referentes a produtos devem ser emitidas em softwares emissores de notas, que podem ser vinculados ao estado ou particulares, desde que seja feita a integração com o sistema da Secretaria da Fazenda estadual.

Conheça os riscos de vender sem nota fiscal lendo o artigo aqui no nosso blog!

Conheça as diferenças entre o recibo e a nota fiscal

A principal diferença entre recibo e nota fiscal é o objetivo de cada documento – quanto o recibo atesta o pagamento de uma dívida, a nota fiscal transfere a posse de um bem para outra pessoa.

Outra diferença é que o recibo só pode ser emitido para profissional liberal comprovando o recebimento de valores pelo trabalho realizado. Já a nota comprova a realização de um ato comercial, ou seja, a compra de produtos ou prestação de serviços.

Na prática, a nota fiscal atesta mais do que um pagamento, pois ela garante ao comprador a posse do serviço ou produto adquirido, além de ser fundamental para a apuração de impostos e fiscalização por parte da Receita Federal.

Descubra se recibo vale como nota fiscal

O recibo não vale como uma nota fiscal justamente porque não transfere para o comprador a propriedade de um item. A nota fiscal por outro lado, pode servir como comprovante de pagamento, pois, além de transferir a posse, também atesta o recebimento do valor por parte do vendedor.

Saiba quando usar recibo ou nota fiscal

O recibo deve ser usado sempre que houver o pagamento de uma dívida. Alguns exemplos são o pagamento de um serviço realizado em sua casa ou o pagamento do aluguel para o proprietário de um imóvel. 

Ou seja, ele deve ser emitido sempre que houver a necessidade de comprovar um pagamento, mas a transação não envolve a transferência de posse de um bem.

Já a nota deve ser usada sempre que acontecer uma ação comercial, como a compra de produtos em lojas e supermercados, por exemplo. O documento deve ser obrigatoriamente emitido sempre que acontecer a venda de produtos, mas também pode ser usado para comprovação de prestação de serviços.

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Agora que você já sabe a diferença entre recibo e nota fiscal, precisa entender também que a falta ou qualquer erro na emissão desses documentos pode trazer consequências para a sua empresa, pois eles influenciam diretamente a apuração e o recolhimento de impostos.

Por isso é tão importante contar com uma assessoria contábil!


Aqui na Agilize, a gente cuida de tudo para que você não precise se preocupar com esses trâmites. A nossa equipe faz toda a apuração tributária a cada período e você só precisa realizar o pagamento das guias.

Assim, você tem mais tempo e tranquilidade para se dedicar ao crescimento do seu negócio!

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