Fator R: o que é, como calcular e qual a importância no Simples Nacional

Cumprir corretamente as obrigações do Simples Nacional vai muito além de pagar o DAS em dia. Para quem presta serviços, existe um detalhe que pode mudar completamente o valor dos impostos: o fator R.

Conhecido como o índice que compara a folha de pagamento com a receita bruta da empresa, ele determina se determinada empresa será tributada pelo Anexo III (com alíquotas mais vantajosas) ou pelo Anexo V (com carga maior).

Neste conteúdo você vai entender o que é o Fator R, como calculá-lo corretamente, inclusive se a empresa está há menos de 12 meses em atividades, quais serviços são afetados, como interpretar os resultados e o que fazer para aproveitar essa regra a seu favor.

Acompanhe e torne essa análise uma ferramenta de planejamento tributário.

1. O que você precisa saber antes de entender o Fator R
2. O que é o Fator R?
3. Como funciona o Fator R?
4. Quais são as vantagens do Fator R para as empresas?
5. Atividades sujeitas ao Fator R
6. Dados considerados no cálculo do Fator R
7. Como calcular o Fator R do Simples Nacional?
8. Como calcular o fator R do Anexo III?
9. Como calcular o fator R do Anexo V?
10. Como não errar o cálculo do Fator R?
11. Como calcular o Fator R de novas empresas?
12. Como calcular o fator R da folha de pagamento?
13. Dicas para se enquadrar no Fator R
14. Perguntas frequentes sobre Fator R

O que você vai aprender neste conteúdo

• O que é o fator R e como ele influencia o regime tributário de empresas prestadoras de serviços.
• Como fazer o cálculo do fator R, entendendo o que entra na folha e na receita.
• Quais atividades estão sujeitas à regra e quando a empresa é enquadrada no Anexo III ou V do Simples Nacional.
• Como otimizar o fator R para pagar menos impostos e manter sua empresa em conformidade.

O que você precisa saber antes de entender o Fator R

Como você viu, o Fator R é um benefício concedido para empresas optantes pelo Simples Nacional. Por isso, vamos explicar aqui como esse regime tributário funciona e quais mudanças levaram à necessidade desse cálculo!

O que é Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário que foi criado em 2006, pela Lei Complementar nº123/2006.

O objetivo da sua criação foi facilitar a declaração de impostos e o pagamento deles para pequenos empreendedores. Por isso, a sua carga tributária é reduzida em relação a regimes como o Lucro Real e Lucro Presumido, e o pagamento dos impostos é feito em uma única guia.

Assim, além de menos impostos, o empresário também lida com menos burocracia. Ao decidir abrir uma empresa Simples Nacional, é importante conhecer as regras e avaliar se esse regime é realmente o mais vantajoso para o seu negócio.

O Simples Nacional pode ser escolhido por empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões. Nele, a tributação é feita de acordo com o anexo em que a empresa se enquadra, sendo cinco opções que abrangem diferentes tipos de atividades econômicas.

Como funcionam os anexos do Simples Nacional?

Cada anexo do Simples Nacional tem alíquotas diferentes e progressivas. Ou seja, quanto maior é o faturamento, maior a carga tributária dentro do mesmo anexo.

Todos os anexos seguem os mesmos valores o que diz respeito à receita bruta dos últimos 12 meses. Assim, a depender de qual faixa a sua empresa se enquadre, diferentes alíquotas serão aplicadas – e o valor da alíquota é diferente para cada um dos anexos.

Esse é um resumo das atividades compreendidas por cada um dos anexos:

• Anexo I: comércio
• Anexo II: indústria
• Anexo III: prestação de serviço (manutenção, reparos, contabilidades, escolas, agências de viagem, entre outros)
• Anexo IV: prestação de serviços (limpeza, vigilância, construção civil, entre outros)
• Anexo V: prestação de serviço (jornalismo, publicidade, marketing, tecnologia, entre outros)

E essas são as faixas de faturamento do SImples Nacional:

• 1º faixa: até R$ 180 mil;
• 2ª faixa: de R$ 180.000,01 a R$ 360 mil;
• 3º faixa: de R$ 360.000,01 a R$ 720 mil;
• 4ª faixa: de R$ 720.000,01 a R$ 1.800 milhões;
• 5ª faixa: de R$ 1.800.000,01 a R$ 3.600 milhões;
• 6ª faixa: de R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800 milhões.

Para que você entenda melhor como a tributação funciona, vamos usar como exemplo a tabela do Anexo III:

Ou seja, uma empresa que faturou até R$ 180 mil nos últimos 12 meses pagará 6% de imposto sobre o seu faturamento, enquanto uma empresa que faturou R$ 300.000 pagará 11,2%.

Ficou claro?

A extinção do Anexo VI

Até 2008, o Simples Nacional tinha um anexo a mais, o VI. E é aqui que a gente começa a relacionar tudo o que falamos até agora ao Fator R. 

Quando o Anexo VI, que tinha alíquotas mais pesadas, foi extinto, as suas atividades foram distribuídas entre os Anexos III e V. Além disso, algumas atividades do Anexo V passaram para o Anexo III. Foi uma verdadeira dança das cadeiras das atividades tributadas pelo Simples Nacional!

E foi nesse momento que foi criado o Fator R, para que algumas dessas atividades que eram do Anexo VI e passaram para o Anexo V pudessem ser tributadas pelo Anexo III, que tem alíquotas menores.

Quais são os anexos III e V do Simples Nacional

E já que vamos falar bastante sobre os anexos III e V do Simples Nacional, é importante que você conheça eles.

Anexo III

Neste anexo estão algumas atividades de serviços.

• Acupuntura;
• Podologia; 
• Academias; laboratórios;
• Instalação, reparos e manutenção;
• Agências de viagens;
• Lotéricas;
• Escritórios de contabilidade;
• entre outras. 

A sua alíquota varia de 6% a 33%, como indica a tabela  que você já viu aqui.

Anexo V

O Anexo V também traz atividades de prestação de serviço, mas de outras naturezas.

• Auditoria;
• Jornalismo;
• Tecnologia;
• Publicidade;
• Engenharia;
• Design;
• Tradução;
• Atividades veterinárias;
• entre outras.

E, como você pode ver na tabela, as alíquotas aqui são mais altas que no Anexo III:

Bom, agora que você já sabe como funciona o Simples Nacional e entende que o Anexo III é mais vantajoso financeiramente do que o Anexo V, vamos começar a falar sobre o Fator R.

O que é o Fator R?

O fator R é um índice que compara o total da folha de pagamento de uma empresa com a receita bruta dos últimos 12 meses.

Ou seja, é uma regra que ajuda a definir quanto de imposto uma empresa de serviços vai pagar no Simples Nacional, comparando o quanto ela fatura e o quanto ela gasta com salários, pró-labore e encargos da equipe.

Ele é essencial para determinar se a empresa será tributada pelo Anexo III ou Anexo V do Simples Nacional e, consequentemente, qual alíquota de impostos será aplicada.

• Fator R < 28% → empresa vai para o Anexo V, com alíquotas mais altas (a partir de 15,5%).
• Fator R ≥ 28% → empresa é enquadrada no Anexo III, com alíquotas mais vantajosas (a partir de 6%).

Como funciona o cálculo do Fator R?

A fórmula é simples:

Fator R = Folha de pagamento dos últimos 12 meses ÷ Receita bruta dos últimos 12 meses

Mas o desafio está em saber o que exatamente entra em cada parte do cálculo.

O que compõe a folha de pagamento

De acordo com o Simples Nacional, devem ser considerados:

• salários de funcionários;
• pró-labore dos sócios;
• 13º salário;
• férias;
• INSS patronal;
• FGTS;
• encargos e adicionais trabalhistas.

Já a receita bruta corresponde à soma de todas as vendas e serviços prestados no mesmo período — sem deduzir despesas.

Por exemplo: imagine uma empresa de consultoria que faturou R$ 600 mil nos últimos 12 meses e teve uma folha de pagamento total de R$ 180 mil (entre pró-labore, salários e encargos).

Fator R = 180 000 ÷ 600 000 = 0,30 → 30 %

Como o índice é maior que 28 %, essa empresa será tributada pelo Anexo III, economizando de 20 % a 30 % em impostos, dependendo da faixa de receita.

Frequência e janela de cálculo: o cálculo do fator R é mensal e sempre considera os últimos 12 meses fechados (mês de apuração não entra no numerador/denominador). Isso explica por que a empresa pode alternar entre Anexo III e V ao longo do ano.

E se a empresa tem menos de 12 meses de atividade?

Nesses casos, o fator R é calculado pela média mensal da folha e da receita:

Fator R = (Soma da folha / número de meses de atividade) ÷ (Soma da receita / número de meses de atividade)

Exemplo: uma empresa com 6 meses de operação soma a folha e a receita desses meses e divide cada uma por 6 antes de aplicar a fórmula.

Como calcular o fator R do Anexo III?

O Fator R é um cálculo que compara o que a empresa gasta com folha de pagamento (salários, pró-labore e encargos) com o quanto ela fatura. Ele serve para definir se uma empresa prestadora de serviços pode ser tributada pelo Anexo III, que tem alíquotas mais baixas.

A fórmula é: Fator R = Total da folha de pagamento dos últimos 12 meses ÷ Receita bruta dos últimos 12 meses

Se o resultado for igual ou maior que 28%, a empresa pode ser tributada pelo Anexo III, pagando menos impostos.

Esse cálculo considera:

• Salários dos funcionários com carteira assinada
• Pró-labore dos sócios
• Encargos como INSS patronal e FGTS
• Toda a receita bruta (sem descontar despesas)

Como calcular o fator R do Anexo V?

O que muda é o resultado: se a empresa não atingir os 28%, ela permanece no Anexo V, onde as alíquotas são mais altas.

Ou seja:

• Se o Fator R for menor que 28%, a empresa é tributada pelo Anexo V
• Se for maior ou igual a 28%, ela pode ser tributada pelo Anexo III

Esse cálculo é feito mensalmente e sempre leva em conta os valores dos últimos 12 meses, ou seja, é um acompanhamento contínuo.

Como não errar o cálculo do Fator R?

Para não errar no cálculo do Fator R, é muito importante que você se certifique de estar usando as informações corretas sobre os últimos 12 meses de faturamento e folha de pagamento, lembrando que o mês em que acontece a apuração não deve ser considerado.

Se você está em setembro, por exemplo, deve contar 12 meses para trás a partir de agosto, o mês anterior.

Contar com o auxílio de um contador experiente também é importante. Esse profissional, além de ter registrado todos esses dados, saberá fazer as melhores escolhas em relação ao aumento ou não do pró-labore para garantir a sua permanência no Anexo III, evitando que você economize a princípio mas tenha que pagar mais impostos como pessoa física depois. 

É importante colocar tudo na ponta do lápis!

Como calcular o Fator R de novas empresas?

Para empresas recém-constituídas, o cálculo do fator R pode ser um desafio, já que a base de 12 meses de faturamento e folha de pagamento ainda não está disponível. 

Nesse caso, o cálculo é feito considerando os valores acumulados desde o início das atividades da empresa, dividindo-se os gastos com folha de pagamento pelo faturamento bruto do período efetivamente apurado.

Esse procedimento permite que mesmo empresas novas possam determinar seu enquadramento tributário com base no fator R, garantindo que aproveitem eventuais benefícios fiscais desde o início de suas operações.

Como calcular o fator R da folha de pagamento? 

A folha de pagamento desempenha um papel central no cálculo do fator R, pois inclui os salários dos empregados e os encargos sociais como INSS e FGTS. 

Para calcular o fator R a partir desses valores, é necessário somar todas as despesas relacionadas à folha nos últimos 12 meses e dividir pelo faturamento bruto acumulado no mesmo período. Este resultado determina o percentual que define o enquadramento tributário.

Manter os registros da folha de pagamento atualizados e devidamente documentados é imprescindível para evitar inconsistências. O suporte de um sistema de gestão contábil pode ser uma solução eficaz para facilitar o acompanhamento dessas informações e realizar o cálculo corretamente.

O que entra na folha de pagamento no Fator-R?

A composição da folha de pagamento para fins de cálculo do fator R abrange diversos elementos, como salários, 13º salário, férias, e encargos trabalhistas como INSS e FGTS. Também podem ser considerados benefícios pagos aos colaboradores, como auxílio-transporte e auxílio-alimentação, desde que estejam devidamente registrados e contabilizados.

O entendimento claro do que pode ser incluído na folha é essencial para evitar erros no cálculo do fator R. A não inclusão de despesas elegíveis ou a inserção de valores indevidos pode distorcer o resultado e levar a enquadramentos fi

Quais são as vantagens do Fator R para as empresas?

A principal vantagem do Fator R para as empresas é que elas podem reduzir significativamente o valor gasto com o pagamento de impostos, reduzindo sua carga tributária.

Assim, ao utilizar o Fator R, o dinheiro que era usado para esses pagamentos pode ser aplicado em outras coisas, como contratação de funcionários, compra de equipamentos e até mesmo a expansão do negócio.

Além disso, também contribui para:

• Mais competitividade: com uma carga tributária menor, a empresa consegue ter mais margem de lucro ou oferecer preços melhores, o que a torna mais competitiva no mercado.
• Planejamento tributário mais eficiente: entender e aplicar corretamente o Fator R permite que a empresa faça um planejamento mais estratégico, decidindo, por exemplo, o melhor momento para contratar ou ajustar o pró-labore e manter-se na faixa de tributação mais vantajosa.

Atividades sujeitas ao Fator R

Nem todas as atividades tributadas pelo Anexo V do Simples Nacional estão sujeitas ao Fator R. A notícia boa é que a lista de atividades que podem usufruir do benefício não é pequena.

Importante ressaltar que são os serviços de caráter intelectual, profissional e técnico e que necessitam de mão de obra mais qualificada, mas com menor consumo de materiais. Veja na lista abaixo!

• Agenciamento;
• Jornalismo e publicidade;
• Auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração;
• Perícia, leilão e avaliação;
• Representação comercial e demais atividades de intermediação de negócios e serviços de terceiros;
• Serviços de comissaria, de despachantes, de tradução e de interpretação;
• Laboratórios de análises clínicas ou de patologia clínica;
• Empresas montadoras de estandes para feiras;
• Planejamento, confecção, manutenção e atualização de páginas
• eletrônicas;
• Elaboração de programas de computadores, inclusive jogos eletrônicos,
• licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação;
• Academias de atividades físicas, desportivas, de natação e escolas
• de esportes;
• Academias de dança, de capoeira, de ioga e de artes marciais;
• Administração e locação de imóveis de terceiros;
• Psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia,
• fonoaudiologia, clínicas de nutrição e de vacinação e bancos de leite;
• Odontologia e prótese dentária;
• Medicina, inclusive laboratorial, e enfermagem;
• Fisioterapia, arquitetura e urbanismo.

Não se esqueça de que, além de exercer uma dessas atividades, a sua empresa deve ser optante pelo Simples Nacional e ter o Fator R acima de 0,28 para ser tributada pelo Anexo III.

Dados considerados no cálculo do Fator R

Agora vamos começar a falar sobre o cálculo do Fator R? Antes de mostrarmos a fórmula, é importante que você conheça os dados que são considerados na hora de calcular, para que não haja erros na hora de fazer as contas.

Folha de salários

O Fator R é calculado com base na folha de salários das empresas. Essa é uma forma que o governo arranjou de estimular a criação de empregos, pois, quanto maior a relação entre o faturamento da empresa e a folha de pagamentos, maiores as chances de ter direito ao Fator R.

A folha de pagamento engloba todo o valor pago nos últimos 12 meses referentes a:

• Salários;
• 13º salário;
• Encargos sobre salários;
• Retirada de pró-labore dos sócios;
• Valores efetivamente recolhidos para o INSS;
• FGTS.

Faturamento bruto

O faturamento bruto também faz parte do cálculo do Fator R. E aqui está incluso todo o capital advindo da venda de produtos ou prestação de serviços pela empresa nos últimos 12 meses. Além disso, também são considerados todos os impostos sobre o faturamento, como é o caso do ICMS, por exemplo.

No momento em que ocorre uma venda, o valor já é computado no faturamento bruto. Sendo assim, o valor integral de uma compra, por exemplo, é calculado mesmo se esta for parcelada. Mas como se emitiu uma fatura, ela é levada em conta.

Dicas para se enquadrar no Fator R

Você já entendeu que a diferença entre o Anexo III e o V é grande, e que aproveitar o Fator R será super econômico para seu controle financeiro empresarial através do pagamento de menos impostos.

Agora que você já entendeu que o Fator R pode reduzir bastante o valor dos impostos, aqui vão algumas dicas importantes para aumentar suas chances de se enquadrar no Anexo III, que é mais vantajoso:

Mantenha seus dados sempre atualizados

Para calcular o Fato R corretamente, você precisa saber o total dos gastos com folha de pagamento e receita bruta acumulada.

Cuide da sua folha de pagamento

O Fator R depende da relação entre quanto você paga para a equipe (incluindo sócios) e o quanto a empresa fatura. Quanto maior for o valor da folha em relação ao faturamento, maior a chance de atingir os 28% necessários para ser tributado pelo Anexo III.

Lembre-se do pró-labore dos sócios

O pró-labore (retirada dos sócios) também entra na conta da folha de pagamento. Ajustar esse valor pode ajudar a melhorar o Fator R e permitir que a empresa pague menos impostos, pelo menos em alguns meses.

Mas atenção: aumentar demais o pró-labore pode elevar os encargos como INSS e Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF). Por isso, é importante buscar equilíbrio com apoio do contador.

Por isso, é importante que você tenha todas essas informações referentes ao seu negócio organizadas e à sua disposição. Contar com profissionais da área e tecnologias, como é o caso da Agilize, é sempre uma opção para ganhar agilidade, confiança e transparência na rotina da sua empresa.

Com a Agilize você vai muito além do Fator R!

Resumindo, o fator R é uma ferramenta tributária que permite a muitas empresas do Simples Nacional pagar menos impostos.

Quando a folha de pagamento representa 28% ou mais da receita bruta, a empresa pode ser enquadrada no Anexo III, com alíquotas menores e maior economia.

A questão é que calcular o fator R corretamente. É por isso que ter a Agilize cuidando da sua contabilidade faz diferença.

Nossos sistemas já aplicam os critérios fiscais para o cálculo do Fator R e distribuem automaticamente o pró-labore entre os sócios, garantindo que o resultado siga as regras da Receita.

Com a Agilize Contabilidade, você tem tranquilidade para focar no seu negócio enquanto garantimos que o Fator R da sua empresa esteja sempre correto e otimizado.

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Perguntas frequentes sobre Fator R

A gente sabe que entender o Fator R e a sua aplicação não é uma tarefa simples. Por isso, separamos aqui algumas das perguntas mais frequentes sobre o tema e as respostas dadas pelos nossos especialistas!

Como saber se a minha atividade principal é tributada pelo Anexo V?

Basta pesquisar os códigos CNAE mais utilizados na sua empresa na tabela disponibilizada pelo governo. Se a tabela indicar “III ou V”, saberá que se trata de um CNAE do Anexo V que pode vir a ser tributado pelo Anexo III, a depender da folha de pagamento da empresa.

Se eu quiser manter a minha empresa no Anexo III do Simples Nacional, eu vou precisar estar atento ao fator R todo mês?

Sim. E como essa não é uma tarefa fácil, indicamos contar com o auxílio de uma empresa de contabilidade. Esses profissionais podem ficar responsáveis pelos cálculos todos meses e indicar pequenas alterações no pró-labore dos sócios que possam fazer com que a empresa se encaixe no Fator R.

Verifiquei na tabela do Simples Nacional que minha atividade é tributada pelo Anexo III. Devo me preocupar com o fator R?

Não. Nesse caso, o Fator R não tem relevância e a tributação dessa atividade vai acontecer normalmente pelo Anexo III.

Minha empresa tem dois códigos CNAE. Um deles está no Anexo III e o outro está no Anexo V. Qual será a minha tributação?

A tributação será em função apenas dos CNAEs utilizados para emitir notas fiscais. 

Se esta empresa só utilizar o CNAE de Anexo III para emitir notas, por exemplo, sua tributação será sempre calculada com base na tabela deste anexo.

Quando o fator R for superior a 28%?

Quando o fator R ultrapassa os 28%, a empresa tem a oportunidade de migrar para o Anexo III, onde as alíquotas tributárias são mais vantajosas. Essa condição permite uma redução significativa na carga tributária, especialmente para empresas intensivas em mão de obra. 

No entanto, para aproveitar esse benefício, é fundamental que o cálculo seja realizado com precisão, garantindo que todos os valores considerados estejam corretos.

O enquadramento no Anexo III também exige atenção contábil contínua para assegurar que o fator R se mantenha acima do limite exigido nos meses subsequentes. Dessa forma, é possível consolidar as vantagens tributárias e otimizar os recursos financeiros da empresa.