Aprenda a fazer um controle de contas a pagar eficiente

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A gestão eficiente de contas a pagar é fundamental para a saúde financeira e para o sucesso de qualquer empresa.

Neste artigo, vamos entender um pouco mais sobre a importância dessa prática e suas vantagens, além de fornecer um passo a passo para implementar um controle de contas a pagar que seja eficiente.

Além disso, vamos te apresentar algumas ferramentas e recursos que podem facilitar esse processo.

Veja a seguir!

Entenda a importância da gestão de contas a pagar

A gestão de contas a pagar é parte fundamental de uma gestão financeira eficiente no contexto de qualquer organização.

Quando unida à gestão de contas a receber, formam as duas principais ferramentas ou práticas financeiras para garantir a saúde financeira e o sucesso da organização.

Porém, quando não aplicadas ou quando não utilizadas de forma correta, podem transformar a empresa em um verdadeiro caos e deixar seus gestores completamente perdidos na análise do presente e no planejamento do futuro.

Qual a diferença no controle de contas a pagar e a receber?

Os dois tipos de controle, apesar de cruciais para uma gestão financeira eficiente, são práticas distintas e desempenham papéis bem diferentes dentro da organização.

No controle de contas a pagar são registradas e acompanhadas as obrigações financeiras da empresa, com o objetivo de fazer com que sejam cumpridas da melhor forma e evitando custos adicionais por atraso, por exemplo.

Já no controle de contas a receber são registradas e acompanhadas as receitas da empresa, ou seja, os valores a serem recebidos. O objetivo é garantir que os valores sejam devidamente recebidos, evitando atrasos ou inadimplência.

O que é controlado por contas a pagar?

As contas a pagar são responsáveis pelo controle e acompanhamento das obrigações financeiras de uma empresa.

Assim, isso inclui todas as despesas e compromissos financeiros que a empresa possui e deve cumprir. 

Entre as principais despesas a serem controladas estão:

  • Fornecedores;
  • Despesas operacionais;
  • Impostos e taxas;
  • Contratos;
  • Faturas;
  • Pagamentos.

Fornecedores

As contas a pagar incluem o pagamento a fornecedores de matérias-primas, produtos, equipamentos ou ainda os fornecedores de serviços.

Afinal, a realização desses pagamentos em tempo hábil são essenciais para manter o fornecimento contínuo de recursos necessários e manter a operação da empresa em funcionamento.

Despesas operacionais

Essa categoria de despesas engloba todas as relacionadas à operação diária da empresa, como:

  • Aluguel;
  • Contas de serviços públicos;
  • Salários e benefícios dos colaboradores;
  • Taxas de licenciamento;
  • Seguro.

Assim como as contas de fornecedores, os pagamentos das despesas operacionais garantem o pleno funcionamento da empresa.

Empréstimos e financiamentos

Todos e qualquer empréstimo ou financiamento que a empresa tenha adquirido, seja com bancos ou outras instituições financeiras, é controlado e acompanhado por contas a pagar.

Dessa forma, isso deve incluir o pagamento de parcelas de empréstimos, juros e outros encargos financeiros, além do acompanhamento do passivo em aberto.

Impostos e taxas

Os impostos a serem pagos aos órgãos governamentais, como impostos sobre vendas, imposto de renda corporativo e taxas diversas, também são parte das contas a pagar.

Aqui, é importante lembrar que essa categoria engloba também as contribuições e recolhimento relacionadas à folha de pagamento, como:

  • FGTS;
  • INSS;
  • IRRF.

Contratos e acordos

Essa categoria engloba os compromissos financeiros relacionados aos contratos e acordos realizados com terceiros.

Como exemplos, temos os acordos de leasing ou contratos de manutenção e serviços, que também são controlados por contas a pagar.

Faturas e fornecedores diversos

Aqui podemos englobar todas as outras faturas e despesas que a empresa possui com terceiros e que não se enquadram em nenhuma das categorias acima.

Como exemplos, você pode classificar:

  • Serviços de consultoria;
  • Aluguel de máquinas e equipamentos.
  • Mentorias e treinamentos.

Conheça as vantagens para a sua empresa

Agora que você já viu o que é e quais as principais atividades do contas a pagar, é preciso conhecer mais sobre as vantagens.

Veja a seguir!

Melhorar o controle de pagamentos

Financeiro que não é controlado, é desorganizado!

A gestão de contas a pagar permite que uma empresa mantenha um controle eficiente sobre seus compromissos financeiros.

Assim, controlar esse financeiro significa estar atento às rotinas e resultados gerados e assim poder tomar as decisões de forma mais rápida e assertiva.

Evitar atrasos e penalidades

Ninguém gosta de pagar juros, não é mesmo?

Ao manter o registro organizado das contas a pagar, é possível evitar que contas sejam esquecidas e ocorram atrasos no pagamento.

Esse tipo de prática ajuda a evitar custos desnecessários, como os juros e multas provenientes dos pagamentos fora do prazo.

Manter um fluxo de caixa saudável

Entender e acompanhar quando suas contas devem ser pagas é essencial para a gestão do fluxo de caixa da empresa.

Esse acompanhamento ajuda a garantir que haja fundos disponíveis para cobrir os compromissos financeiros sem afetar negativamente a operação da empresa.

Afinal, toda empresa está sujeita a oscilações de mercado e perda de clientes. Por isso, quanto mais preparado para os cenários positivos e negativos, melhor!

Negociar termos para pagar as contas

Ter um bom histórico de pagamentos, sem atrasos ou maiores dificuldades, pode ser uma vantagem na negociação com fornecedores e parceiros de negócio.

Dessa forma, ele se transforma em um ótimo argumento para futuras negociações comerciais ou de parcerias, que acabam levando esse aspecto histórico como ponto relevante.

Reduzir o estresse na gestão de contas

Tem coisa pior do que ser surpreendido com uma conta inesperada? E pior, que está em atraso?

Saber exatamente quais são e quando as contas precisam ser pagas reduz o estresse financeiro e libera tempo para dedicar a outros projetos e demandas.

Assim, uma vez que não há preocupação permanente que é um controle de contas desorganizado, sobra mais tempo e concentração a serem investidos em projetos que podem ser focados em aumentar receitas ou reduzir custos.

Tomar decisões com base em informações

“O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. Essa frase de Deming diz muito sobre a importância dessa análise.

A gestão eficiente de contas a pagar fornece informações valiosas para a tomada de decisões financeiras, pois permite a identificação, análise e otimização de custos e despesas.

Afinal, apenas com base na análise constante de dados e informações, as decisões podem ser tomadas de forma mais rápida e assertiva.

Prevenir fraudes

Sabe aquele boleto que você não lembra de onde veio, mas apenas paga? CUIDADO!

A gestão de contas a pagar também desempenha um papel na prevenção de fraudes financeiras.

O controle e acompanhamento das contas a pagar é um dos fatores-chave na prevenção e identificação de irregularidades ou atividades suspeitas, já que ele permite a categorização e descrição de cada uma das contas.

Garantir conformidade fiscal

Manter um registro organizado das transações financeiras de contas a pagar é essencial para cumprir com as obrigações fiscais da empresa.

Esse controle organizado dos registros ajuda a gerar uma arquivo essencial para a conformidade financeira e fiscal da empresa, pois funciona como base para consultas ou auditorias.

Veja o passo a passo de como fazer o controle de contas a pagar

Para realizar um controle de contas a pagar de forma eficiente são necessárias organização e a aplicação de procedimentos consistentes.

A seguir, vamos te apresentar um passo a passo simples e prático para ajudar na implementação de processo de controle de contas a pagar.

Coletar documentação

Uma das fases mais trabalhosas, mas também o ponto de partida!

O primeiro passo é reunir as informações relacionadas aos custos, despesas e demais obrigações da empresa.

Essas informações estão nas faturas, recibos e demais documentos relacionados. Isso pode incluir faturas de fornecedores, contas de serviços públicos, contratos e quaisquer outros documentos relacionados a pagamentos.

Categorizar as despesas

Nessa etapa, é necessário classificar as despesas em categorias, separando-as em blocos diferentes de acordo com o tipo de cada uma.

Isso facilita o acompanhamento e a análise dessas despesas. Por exemplo, você pode categorizar as despesas como “Fornecedores”, “Despesas Operacionais”, “Empréstimos e Financiamentos” e “Impostos e Taxas”.

Lembre-se: toda empresa tem suas particularidades. Por isso, quanto melhor o mapeamento de contas e classificação personalizada, melhor para a sua gestão!

Registrar as informações

Já nessa etapa, é necessário criar um sistema de registro para todas as informações relacionadas às contas a pagar.

É possível optar por usar software especializado, uma planilha eletrônica ou até mesmo um papel e caneta.

Assim, o mais importante é garantir o registro das despesas e incluir as seguintes informações para cada uma:

  • Nome do credor/fornecedor;
  • Valor da despesa;
  • Data de vencimento;
  • Número da fatura ou documento de referência;
  • Categoria de despesa.

Estabelecer prioridades

Será que tudo precisa ser pago no mesmo dia? Quais as contas mais relevantes? Quais os prazos de recebimento e pagamento?

Aqui, será necessário determinar quais contas são mais urgentes e importantes dentre as despesas cadastradas.

Isso vai ajudar a garantir que sejam priorizados os pagamentos certos e evitar atrasos em contas críticas.

Criar um calendário de pagamentos

Agora, é necessário criar um calendário de pagamentos que mostre todas as datas de vencimento das contas cadastradas.

Isso vai permitir a visualização de forma clara e eficiente do vencimento e de quando cada conta deve ser paga.

Monitorar regularmente

Esse passo é muito importante e deve ser uma atividade diária do processo de gestão de contas a pagar.

O controle deve ser revisado de forma regular, verificando se existem faturas pendentes e atualizando as informações conforme necessário, além de garantir que os pagamentos sejam efetuados no prazo.

Automatizar pagamentos

Um passo não determinante, mas que pode significar um ganho expressivo de tempo e produtividade, é a automatização dos pagamentos.

Considere automatizar aqueles pagamentos que são recorrentes, como contas de serviços públicos e empréstimos, por exemplo. Isso reduz o risco de esquecimento e atrasos.

Fazer a conciliação bancária

Uma etapa crucial para garantir a confiabilidade do controle de contas a pagar é a conciliação bancária.

Reconcilie de forma regular as contas bancárias com os registros de contas a pagar para garantir que todas as transações foram registradas corretamente e que não houve irregularidades.

Comunicar-se com fornecedores

Manter um canal de comunicação aberto com fornecedores é um passo crucial e funciona como uma medida de segurança dentro do controle de contas a pagar, e não deve ser desconsiderado.

Quando a empresa enfrenta dificuldades em cumprir um pagamento, entrar em contato com os fornecedores para discutir possíveis soluções, como prazos de pagamento estendidos, por exemplo, pode ajudar a diminuir os impactos negativos da situação.

Analisar e otimizar

Por fim, porém não menos importante, o processo de gestão de contas a pagar deve ser analisado e otimizado sempre.

De tempos em tempos, é importante analisar os registros de contas a pagar para identificar tendências de gastos e oportunidades de otimização. Isso pode ajudar a reduzir custos e despesas, além de poder ajudar a melhorar a eficiência financeira da empresa.

Ferramentas que podem te ajudar a organizar contas a pagar

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Existem diversas ferramentas disponíveis que podem te ajudar a organizar e facilitar a gestão eficiente de contas a pagar.

Essas ferramentas variam bastante, principalmente em relação a complexidade e custo, pois é importante escolher aquela que melhor se encaixa nas necessidades e possibilidades de momento da empresa.

Aqui, é importante não se prender a ferramenta para iniciar a gestão de contas a pagar. O mais importante é iniciar, mesmo que seja com papel e caneta, e manter aberta para futuras otimizações de ferramenta.

Planilhas eletrônicas

As planilhas eletrônicas são uma opção simples e acessível para organizar as contas a pagar de uma empresa.

É possível criar uma planilha personalizada com colunas para o nome do fornecedor, valor da fatura, data de vencimento e outras informações relevantes.

É uma boa escolha para empresas menores, com menores quantidades de informação ou que ainda não conseguem migrar para uma solução mais completa.

Como fazer o controle de contas a pagar no excel?

Uma opção simples e de baixo custo para realizar o controle de contas a pagar é a planilha eletrônica do excel.

O passo a passo para controlar as contas a pagar através de uma planilha do excel não é muito diferente do mencionado anteriormente, que pode ser aplicado de forma geral.

A diferença está apenas na ferramenta que está sendo utilizada que, nesse caso, pode ser adaptada ainda mais para realidade de cada empresa.

Porém, para termos uma informação ainda mais completa, vamos demonstrar alguns passos para iniciar um controle de contas através de planilhas do excel.

Crie uma nova planilha

Abra o aplicativo do excel e crie uma nova planilha em branco.

Estruture a planilha

Na primeira linha da planilha, insira os títulos das colunas, que podem incluir:

  • Data de vencimento;
  • Nome do credor/fornecedor;
  • Descrição da despesa;
  • Valor da despesa;
  • Status do pagamento (a pagar/pago);
  • Observações (opcional).
Insira os dados

A partir da segunda linha, comece a inserir os dados das contas a pagar, de acordo com as colunas.

Preencha cada linha com informações relevantes, como a data de vencimento, o nome do fornecedor, a descrição da despesa e o valor da fatura.

Calcule o total de contas a pagar

Na parte inferior da coluna “Valor da despesa”, insira a fórmula “=SOMA()” para calcular o total de contas a pagar de forma automatizada

Por exemplo, se os valores das faturas estiverem nas células B2 até B10, você pode usar a fórmula: “=SOMA(B2:B10)”.

Formate a planilha

É possível formatar a planilha para torná-la mais atrativa, profissional e informativa. E para isso, você pode:

  • Aplicar formatação condicional para destacar datas de vencimento próximas;
  • Usar cores para indicar o status de pagamento (verde para pago, vermelho para a pagar);
  • Adicionar filtros para facilitar a pesquisa e a organização dos dados.

A partir daqui, basta seguir a rotina de conferência e atualização regular do controle de contas a pagar e garantir sua eficiência e confiabilidade.

Seguir esses passos vai proporcionar um sistema de controle de contas a pagar simples e prático a partir de uma planilha no excel.

Software de contabilidade

Existem também algumas soluções de software de contabilidade que oferecem recursos avançados para gerenciar contas a pagar.

Eles permitem automatizar tarefas, como a entrada de faturas e pagamentos, além de fornecer relatórios detalhados que permitem uma visão mais clara das entradas e saídas de valores.

Sistemas de gestão financeira (ERP)

Os sistemas de gestão (ERP), são soluções abrangentes e muito mais complexas que incluem módulos de contabilidade e gestão financeira.

Eles são ideais para empresas maiores, com operações mais complexas e que precisam de integração de dados em toda a organização.

Sistemas de automatização de pagamentos

Ferramentas que podem simplificar ainda mais o processo, são os sistemas de automatização de pagamentos.

Assim, eles permitem pagar fornecedores e demais contas de forma automatizada e agendada, além de facilitar a conciliação bancária.

Aplicativos móveis

Os aplicativos móveis são versões de sistemas que ajudam a tornar a gestão de contas a pagar mais ágil e simples.

Muitos dos aplicativos e ferramentas mencionados possuem versões móveis que permitem gerenciar contas a pagar em trânsito, o que é conveniente para empresários e gestores que precisam se locomover com mais frequência.

Serviços de contabilidade online

Existe ainda a opção dos serviços oferecidos por escritórios de contabilidade online, que integram ainda mais as informações das empresas usuárias.

Algumas empresas preferem terceirizar totalmente a gestão de contas a pagar para serviços de contabilidade online, como a Agilize, que podem cuidar de todas as tarefas financeiras, incluindo pagamentos a fornecedores e obrigações em geral.

É sempre importante lembrar que a escolha da ferramenta depende diretamente das necessidades específicas de cada empresa, do tamanho da operação e do orçamento disponível.

Porém, a consistência no acompanhamento e a precisão na entrada de informações são essenciais para um controle eficiente de contas a pagar, independentemente da ferramenta escolhida.

Conheça a Agilize

A Agilize é uma empresa de contabilidade que oferece suporte a empreendedores e prestadores de serviços na gestão financeira e contábil de seus negócios.

Pioneira na contabilidade online no Brasil e com uma equipe de profissionais experientes, a Agilize está comprometida em ajudar seus clientes a alcançar o sucesso financeiro. 

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