Conheça os documentos necessários para abrir uma empresa

Documentos necessários para abrir uma empresa: por onde eu começo? Essa é uma das questões que mais geram dúvidas em quem quer começar a empreender em 2025. E não é por acaso: segundo pesquisas, 33% dos jovens brasileiros querem abrir o próprio negócio. 

O problema é que, sem saber quais documentos reunir, muita gente acaba travando já no primeiro passo.

Se esse é o seu caso, pode ficar tranquilo. Neste guia, você vai encontrar tudo o que precisa saber sobre a documentação exigida em cada etapa: da Junta Comercial à Receita Federal, passando pelo alvará de funcionamento e licenças específicas. 

Tudo atualizado conforme as regras e exigências de 2025! Confira!

1. Por que se preocupar com a documentação de abertura da empresa?
2. Documentos para abertura de empresa por tipo jurídico
3. Checklist de documentos para abertura de empresa
4. O que acontece de se não tiver todos os documentos para abrir empresa?
5. E é possível abrir empresa com CPF negativado?
6. E com CPF irregular, é possível abrir empresa?
7. Como funciona o processo de abertura de uma empresa?

Por que se preocupar com a documentação de abertura da empresa?

Além dos documentos pessoais, você também vai precisar preparar alguns documentos para a futura empresa.

Vamos começar pelo mais simples? 

Documentos pessoais

Os documentos pessoais necessários para abrir empresa são:

• Cópia autenticada do RG;
• Cópia simples do CPF;
• Certidão de casamento, se você for casado, ou divórcio, se for divorciado;
• Carteira do conselho profissional, caso a profissão exija registro.;
• Cópia simples de um comprovante de residência;
• Última declaração do Imposto de Renda.

Nada disso é difícil de conseguir, não é mesmo?

Documentos da empresa

Agora vamos aos documentos da sua futura empresa!

O primeiro deles é uma cópia do comprovante de endereço comercial no qual a empresa vai funcionar. Ou seja, antes de ter o seu CNPJ, você precisa tomar a decisão sobre onde o negócio irá desempenhar as suas atividades.

A depender do tipo de atividade escolhida, a empresa poderá funcionar no seu endereço residencial. Nesse caso, você não precisará apresentar nenhum outro comprovante além daquele que já citamos na lista de documentos pessoais.

Mas, independentemente do tipo de imóvel, você vai precisar apresentar uma cópia do IPTU ou de algum outro documento que tenha a Inscrição Imobiliária do local, para que seja verificado se há alguma pendência.

Além disso, você vai precisar de uma lista com as atividades que serão desempenhadas pela nova empresa e definir o nome fantasia do seu negócio.

Por isso, é importante o auxílio de um contador para efetuar todo o processo da melhor forma e com as melhores recomendações de custos.

É importante deixar claro que todos esses documentos listados aqui se referem à abertura de micro e pequenas empresas. Para empresas maiores, alguns outros documentos podem ser solicitados – e a lista varia conforme a natureza jurídica escolhida. Para abrir MEI, a lista também é outra.

Documentos para abertura de empresa por tipo jurídico

Os documentos necessários para abrir uma empresa variam de acordo com o tipo jurídico escolhido. Por isso, é fundamental entender as exigências específicas de cada modelo antes de iniciar o processo de formalização.

Nesta seção, você confere os principais documentos para abrir MEI, EI, ME ou LTDA. Assim, fica mais fácil montar o seu checklist conforme o enquadramento ideal para o seu negócio.

MEI

Para quem está começando com um negócio simples e quer formalizar de forma rápida, o MEI é uma ótima opção. Afinal, todo o processo é feito online pelo Portal do Empreendedor.

Para abrir um MEI em 2025, é necessário ter CPF, RG, comprovante de residência, título de eleitor ou número da declaração do IR, além de informar as atividades (CNAEs) e o endereço comercial.

EI

O Empresário Individual é ideal para quem quer empreender sozinho, mas precisa de mais liberdade de atuação do que o MEI permite. Nesse caso, os documentos exigidos são RG, CPF, título de eleitor, comprovante de residência e o espelho do IPTU do endereço da empresa.

Também é necessário preencher o Requerimento de Empresário, definir o nome empresarial e registrar tudo na Junta Comercial. 

ME

A ME é voltada para negócios com faturamento anual de até R$360 mil. Os documentos exigidos incluem RG, CPF, comprovante de endereço dos sócios, título de eleitor e o Contrato Social, que deve detalhar as atividades da empresa e a participação de cada sócio (se houver).

Além disso, para abrir uma microempresa, será necessário registrar a empresa na Junta Comercial, obter o CNPJ, inscrição estadual ou municipal e o alvará de funcionamento. 

LTDA

A Sociedade Limitada é uma das naturezas jurídicas mais usadas no Brasil, indicada para quem vai empreender em sociedade e deseja proteger o patrimônio pessoal. 

Os documentos exigidos incluem RG, CPF e comprovante de residência de todos os sócios, além do Contrato Social e dados da atividade econômica.

Também é preciso registrar o contrato na Junta Comercial, obter CNPJ, inscrição estadual ou municipal e providenciar todas as licenças necessárias.

Checklist de documentos para abertura de empresa

Vamos recapitular tudo o que vimos até aqui? Preparamos este checklist completo de documentos para abertura de empresa em 2025.

É só copiar, colar e usar sempre que precisar organizar sua papelada:

O que acontece se não tiver todos os documentos para abrir a empresa?

A falta de documentos para abertura de empresa pode atrasar ou até travar totalmente o processo de formalização. Cada etapa depende da entrega correta da documentação exigida.

E sem isso, a abertura do CNPJ fica paralisada e você não pode emitir notas fiscais, contratar funcionários nem abrir conta PJ.

Por exemplo, sem o IPTU, você não conseguirá emitir o alvará de funcionamento na Prefeitura. Aqui, solicite ao proprietário do imóvel o documento ou à Secretaria Municipal de Finanças.

Do mesmo modo, no caso do MEI, sem a declaração do Imposto de Renda nos últimos anos, o sistema exige o número do recibo da última declaração. Para resolver, regularize sua situação junto à Receita Federal antes de seguir com o processo.

É possível abrir empresa com CPF negativado?

Sim, é possível abrir uma empresa mesmo com o CPF negativado. Ter o nome inscrito em órgãos de proteção ao crédito, como SPC ou Serasa, não impede a abertura de um CNPJ. 

A Receita Federal permite o registro da empresa normalmente, desde que o CPF esteja ativo e regularizado no cadastro da Receita.

No entanto, mesmo que a abertura do CNPJ seja autorizada, a negativação pode limitar outras etapas importantes, como a abertura de conta bancária PJ, a liberação de crédito, financiamento para capital de giro ou aprovação de maquininhas e convênios com fornecedores. 

Essas restrições variam de acordo com a política de cada instituição financeira.

Por exemplo, um empreendedor com CPF negativado pode abrir um MEI, emitir notas fiscais e começar a trabalhar legalmente. Mas, na hora de solicitar um cartão empresarial ou um empréstimo, o pedido pode ser negado. 

Nesses casos, uma alternativa é buscar instituições que ofereçam soluções para negativados. 

Também é possível utilizar contas digitais com menos exigências de crédito no início, até que a empresa construa seu próprio histórico financeiro e o empreendedor consiga regularizar sua situação pessoal.

E com CPF irregular, é possível abrir empresa?

Não. Quem está com o CPF irregular não consegue abrir uma empresa no Brasil.

Diferente do CPF negativado (quando há pendências financeiras), o CPF irregular significa que o cadastro está suspenso, cancelado, nulo ou com alguma inconsistência na Receita Federal. E isso impede qualquer etapa de formalização, inclusive a emissão do CNPJ.

Essa irregularidade pode acontecer por vários motivos, como:

• Falta de entrega da declaração de Imposto de Renda (quando obrigatória);
• Dados divergentes entre Receita Federal e cartórios (como nome, data de nascimento, situação civil);
• CPF cancelado por decisão judicial;
• CPF duplicado ou com erro cadastral grave.

Por exemplo: se o empreendedor deixa de declarar o IR por dois anos seguidos, o CPF pode ser suspenso. E, nesse caso, ao tentar abrir uma ME, o pedido será recusado até a regularização.

O que fazer para regularizar:

1. Consulte a situação do CPF no site da Receita Federal;
   
2. Corrija a pendência indicada (entregar declaração, ajustar dados, etc.);
   
3. Regularize online ou presencialmente. Em muitos casos, dá pra resolver tudo digitalmente, até pelo app “Receita Federal”.

Como funciona o processo de abertura de uma empresa?

Depois de reunir todos esses documentos, você pode começar o processo de abertura da empresa — o que envolve ainda a confecção de novos documentos que são fundamentais para a formalização de um negócio.

A seguir, vamos falar rapidamente sobre cada um deles!

Contrato Social

O Contrato Social é o documento que dá vida jurídica à empresa, como uma certidão de nascimento.

 Nele estão registrados os dados dos sócios, o percentual de participação de cada um, as responsabilidades assumidas, o capital social, as atividades exercidas e demais regras de funcionamento do negócio.

Esse documento é a base legal da empresa e define sua estrutura, governança e modelo de operação. Ele orienta decisões futuras, evita conflitos societários e garante segurança jurídica desde o início da atividade.

Por isso, o Contrato Social deve estar entre as primeiras providências de quem vai empreender. Sem ele, não é possível registrar a empresa na Junta Comercial, obter CNPJ nem seguir com as demais etapas de legalização.

Registro na Junta Comercial

O primeiro passo para formalizar a empresa é registrar o contrato social (ou documento equivalente) na Junta Comercial do estado. 

Para isso, será necessário apresentar documentos como RG e CPF dos sócios, contrato assinado, ficha cadastral da empresa e o pagamento da taxa de registro. 

Os detalhes e formulários podem variar conforme o estado, então vale conferir as exigências locais no site da Junta da sua região.

CNPJ

Após o registro na Junta Comercial, a próxima etapa é a emissão do CNPJ junto à Receita Federal. Esse processo costuma ser integrado e automático em muitos estados, mas depende da aprovação do registro anterior. 

Com o CNPJ, a empresa passa a existir legalmente e pode emitir notas fiscais, abrir conta bancária e contratar serviços em nome empresarial.

Alvará de funcionamento

O alvará é o documento que autoriza o funcionamento da empresa no local escolhido. 

Para solicitá-lo, é necessário apresentar documentos como o contrato social, IPTU do imóvel, planta baixa ou croqui do espaço e, em alguns casos, a licença de bombeiros ou vigilância sanitária. 

O processo e a documentação exigida podem mudar conforme o município, por isso é importante consultar a prefeitura local antes de iniciar as atividades.

Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual (IE) é obrigatória para empresas que atuam com comércio, indústria ou prestação de serviços sujeitos ao ICMS. 

Esse registro é feito na Secretaria da Fazenda do estado e permite que a empresa emita notas fiscais de produtos. 

No geral, é necessário apresentar o CNPJ, contrato social, comprovante de endereço e documentos pessoais dos sócios para dar entrada no processo.

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