Software para contabilidade: como escolher o melhor para a empresa

Muitas tarefas que antes eram feitas manualmente dentro de um escritório, agora podem ser automatizadas com o apoio de tecnologias modernas, como o software de contabilidade.

Ele consiste em uma ferramenta essencial para empresas que desejam manter suas finanças organizadas, economizar tempo e evitar erros fiscais, independentemente do porte ou segmento.

Ao longo deste artigo, você vai entender o que é um software contabilidade online, como ele funciona, quais são suas funcionalidades e vantagens, além de descobrir como implementar essa solução na sua empresa da forma correta. Boa leitura!

1. O que é um software para contabilidade?
2. Como funciona um software para contabilidade?
3. Quais são as principais funcionalidades de um software para contabilidade?
4. Quais são as vantagens de usar um software de contabilidade?
5. O que levar em consideração na hora de escolher um software de contabilidade?
6. Como implementar um software para contabilidade na empresa?
7. Qual a diferença entre um software de contabilidade genérico e uma solução mais completa?
8. Por que a Agilize é a opção ideal para a sua empresa?

O que é um software de contabilidade?

O software de contabilidade é uma ferramenta que automatiza processos contábeis, facilita a geração de documentos obrigatórios e garante mais segurança na gestão financeira.

Esse tipo de sistema é bastante útil para pequenas empresas, que muitas vezes não possuem uma equipe contábil interna. Com um bom software de contabilidade para pequenas empresas, os empresários conseguem manter as obrigações em dia e evitar multas desnecessárias.

No cenário atual, a busca por software contabilidade online cresceu, principalmente pela praticidade de acesso remoto e integração com bancos e sistemas fiscais.

Isso porque as plataformas em nuvem se tornaram tendência, sendo cada vez mais populares, por oferecerem atualização automática, segurança de dados e flexibilidade a um baixo custo.

Como funciona um software para contabilidade?

Um software de contabilidade funciona como uma plataforma digital que automatiza diversas tarefas da rotina contábil, como organizar lançamentos financeiros, gerar relatórios, emitir documentos e garantir que todas as obrigações fiscais da empresa sejam cumpridas corretamente.

A maioria dos sistemas atuais opera na nuvem, o que significa que é possível acessá-los de qualquer lugar com conexão à internet. Isso facilita a vida de contadores, empresários e equipes administrativas que precisam acompanhar os números da empresa em tempo real.

Além disso, os softwares de contabilidade modernos contam com integração com bancos, sistemas de gestão (ERP) e plataformas de emissão de nota fiscal. Tudo isso elimina retrabalho, reduz erros e facilita a troca de informações com o contador responsável.

Quais são as principais funcionalidades de um software para contabilidade?

Existem diferentes funcionalidades que devem estar em um software de contabilidade para que a gestão seja bem feita. Confira as principais, a seguir:

• Lançamentos contábeis automáticos: integração com sistemas de faturamento e financeiro, gerando lançamentos a partir de notas fiscais eletrônicas e movimentações bancárias de forma automática.
• Emissão e controle de notas fiscais: suporte completo para NF-e, NFS-e, NFC-e e outros modelos, além da validação com a SEFAZ, envio automático ao cliente e armazenamento seguro dos documentos fiscais.
• Geração de obrigações acessórias: geração de SPED Contábil, Fiscal, DCTF, DIRF, entre outras. É importante estar sempre atualizado com as legislações vigentes e gerar arquivos prontos para envio ao Fisco.
• Controle de folha de pagamento: realização de cálculos de salários, encargos, férias, 13º e rescisões. É essencial emitir holerites, enviar dados para o eSocial e fazer a gestão de ponto e benefícios.
• Demonstrações contábeis: elaboração de Balanço Patrimonial, DRE, Livro Razão, Diário e balancetes contábeis com poucos cliques.
• Integração com bancos: importação de extratos via OFX ou CNAB, conciliação bancária automatizada e auxílio no controle de contas a pagar e a receber.
• Gestão de impostos: cálculo automático de tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ICMS, com geração de guias e apoio ao planejamento tributário, conforme o regime da empresa.
• Controle de ativos fixos: registro de bens patrimoniais, cálculo de depreciação contábil e fiscal e emissão de relatórios detalhados do patrimônio da empresa.
• Relatórios e indicadores gerenciais: espaço com visão geral da saúde financeira com análises de receitas, custos, lucros e rentabilidade em tempo real.
• Segurança e acesso multiusuário: controle de permissões por usuário, backups automáticos e acesso remoto via nuvem com segurança garantida.

Quais são as vantagens de usar um software de contabilidade?

O software contábil apresenta algumas vantagens para o empresário, como:

• Redução de erros manuais: com a automação de processos, o software evita falhas comuns como erros de digitação, cálculos equivocados e esquecimentos em lançamentos.
• Economia de tempo: tarefas que antes demoravam horas passam a ser realizadas em minutos, aumentando a eficiência da equipe contábil e administrativa.
  
• Redução de custos operacionais: com a automação, a empresa pode redirecionar profissionais para tarefas mais estratégicas e reduzir o tamanho da equipe dedicada ao operacional.
• Visão clara da saúde financeira: acesso a relatórios atualizados e detalhados que ajudam gestores a tomar decisões mais embasadas e precisas.
• Cumprimento de obrigações fiscais: o sistema mantém a empresa em conformidade com as exigências legais, o que evita multas e sanções.
• Mais segurança na gestão de dados: com criptografia, backups automáticos e controle de acessos, os dados ficam protegidos contra perdas e acessos indevidos.
• Acesso remoto (no caso de software em nuvem): ideal para equipes que trabalham de forma híbrida ou remota, garantindo acesso às informações de qualquer lugar.
• Apoio ao planejamento tributário: com os dados organizados, fica mais fácil escolher o regime tributário mais vantajoso para a empresa.
• Ganho em produtividade e escalabilidade: um software de contabilidade permite que contadores atendam mais clientes com menos esforço, o que aumenta a lucratividade do escritório contábil.

O que levar em consideração na hora de escolher um software de contabilidade?

Confira, a seguir, o que considerar quando for realizar a contratação do software contábil para a sua empresa:

• Funcionalidades oferecidas: avalie se o software oferece tudo que sua empresa precisa, desde emissão de notas até geração de SPED e relatórios gerenciais.
• Facilidade de uso: soluções completas como a Agilize oferecem usabilidade e uma interface intuitiva tanto para contadores quanto para gestores.
• Suporte técnico e atendimento: verifique se há suporte humanizado, como o da Agilize, que acompanha o cliente durante todo o processo e oferece atendimento eficaz.
• Atualização conforme legislação: o software deve acompanhar as mudanças da legislação fiscal e contábil para garantir segurança jurídica à empresa.
• Segurança dos dados: priorize sistemas com criptografia, backups automáticos e controle de permissões, em conformidade com a LGPD.
• Custo-benefício: considere todos os custos envolvidos e compare com as funcionalidades. Um bom software não é apenas barato, mas eficiente.
• Reputação da empresa fornecedora: pesquise a credibilidade da marca em sites como Reclame Aqui e redes sociais.

Como implementar um software para contabilidade na empresa?

Para facilitar a implementação do software em sua empresa, preparamos um passo a passo prático. Veja!

Levantamento de necessidades

Antes de qualquer escolha, entenda quais processos serão automatizados e quais integrações são necessárias. Além disso, liste os usuários e determine suas permissões para garantir que você terá uma estrutura eficiente.

Escolha do software ideal

Com base nas necessidades, pesquise opções no mercado, teste demonstrações e avalie a compatibilidade com os processos atuais. Utilize esse período para simular processos reais do seu dia a dia e avaliar a usabilidade da plataforma.

Organização e preparação dos dados

Antes de migrar para um novo sistema, revise cadastros, planos de contas e dados contábeis. Separar as informações por área (fiscal, contábil, RH) evita problemas futuros e garante uma transição tranquila.

Migração dos dados

A migração é uma das etapas mais delicadas ao implementar um software de contabilidade. Alguns dados que podem ser transferidos são saldos contábeis, cadastros e movimentações com o apoio da fornecedora, por exemplo. Caso necessário, contrate suporte técnico especializado para evitar falhas no processo.

Treinamento da equipe

Na fase de implementação, ofereça treinamentos, crie manuais internos e defina quem será o responsável técnico pelo sistema dentro da empresa. Além disso, é recomendável criar um manual interno com os procedimentos mais frequentes, adaptado à realidade da empresa.

Parametrização e testes

Depois de concluir a migração, é hora de configurar o sistema de acordo com as regras e particularidades da sua empresa. Portanto, configure impostos, contas, permissões e relatórios. Depois disso, realize testes com dados reais antes de liberar o uso oficial do sistema.

Monitoramento e ajustes contínuos

Após a implementação, acompanhe a adaptação da equipe, revise processos regularmente e mantenha o sistema sempre atualizado com backups frequentes e revisões de segurança.

Qual a diferença entre um software de contabilidade genérico e uma solução mais completa?

Os softwares genéricos oferecem apenas funcionalidades básicas, como emissão de notas e controle de lançamentos simples. Já uma solução completa, como a Agilize, vai além.

A Agilize entrega suporte humano, atualizações constantes, integração com obrigações fiscais e ferramentas para planejamento tributário e gestão estratégica.

Enquanto os genéricos exigem maior intervenção manual e conhecimento técnico do usuário, soluções completas automatizam processos e garantem conformidade com a legislação.

Isso proporciona tranquilidade e eficiência para o empresário e o contador.

Além disso, plataformas mais robustas oferecem relatórios gerenciais, integração com sistemas financeiros e suporte técnico personalizado, tornando a gestão contábil mais eficiente e escalável.

Nem todos os softwares são iguais. Veja por que a Agilize se destaca:

Por que a Agilize é a opção ideal para a sua empresa?

A Agilize é uma solução completa que une tecnologia e suporte humano para transformar a gestão contábil do seu negócio.

Com esse software, você tem um time de especialistas à disposição, prontos para garantir que sua empresa cumpra todas as obrigações fiscais e aproveite o máximo dos benefícios tributários.

Se você busca uma solução que traga resultados reais, a Agilize é a escolha certa. Ela combina tecnologia com atendimento humanizado, ajudando você a focar no que realmente importa: o crescimento da sua empresa.

E se você quer simplificar processos, tomar decisões mais precisas e crescer com confiança, invista em um bom software contabilidade online – a Agilize.