Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize
Principais lições deste artigo
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A DEFIS é a declaração anual obrigatória para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional, com prazo até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário. Ela é diferente da DASN-SIMEI, exclusiva do MEI.
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Reunir antes todas as informações do ano-calendário, como receita bruta, folha de pagamento, dados societários e valores do PGDAS-D, aumenta a consistência dos dados e reduz o risco de multas.
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O processo segue cinco etapas principais, detalhadas no tutorial: reunir dados, acessar o Portal do Simples Nacional, preencher a DEFIS, transmitir e guardar o recibo, além de acompanhar e retificar se necessário.
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Erros como divergência entre a receita bruta da DEFIS e do PGDAS-D, omissão de sócios ou falta de transmissão geram autuações automáticas e bloqueios no sistema.
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Sua obrigação anual é a DEFIS
Ao buscar informações sobre declaração anual de PJ no Simples Nacional, muitos conteúdos tratam da DASN-SIMEI, que é a declaração do MEI. Esse material não atende às necessidades de quem tem uma ME ou EPP. A obrigação anual da sua empresa é a DEFIS, e confundir as duas declarações gera atrasos, multas e irregularidades no CNPJ.
A DEFIS é uma obrigação acessória anual das MEs e EPPs optantes pelo Simples Nacional. Ela informa à Receita Federal dados econômicos, fiscais, societários e patrimoniais da empresa referentes ao ano-calendário anterior. A DEFIS não gera imposto a pagar diretamente. Os tributos são apurados mensalmente no PGDAS-D e pagos via DAS. A DEFIS é uma declaração informativa que compõe o histórico fiscal do CNPJ.
A tabela abaixo resume as principais diferenças entre as duas declarações. O público, o prazo e o sistema de entrega são distintos, o que explica por que confundi-las gera erros:
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Característica |
DEFIS (ME/EPP) |
DASN-SIMEI (MEI) |
|---|---|---|
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Quem entrega |
ME e EPP optantes pelo Simples Nacional |
Microempreendedor Individual (MEI) |
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Prazo |
31 de março do ano seguinte ao ano-calendário |
31 de maio do ano seguinte ao ano-calendário |
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Sistema de entrega |
PGDAS-D, no Portal do Simples Nacional |
Portal do Simples Nacional, módulo DASN-SIMEI |
Entender essa distinção é o primeiro passo para cumprir a obrigação correta. Dominar o processo da DEFIS traz benefícios concretos, como conformidade legal, redução do risco de multas, organização fiscal e mais tempo para focar no crescimento do negócio.
Pré-requisitos e visão geral: o que você precisa antes de começar
Reunir os pré-requisitos antes de acessar o sistema torna o preenchimento mais rápido e seguro. Organize os seguintes pontos:
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Ser ME ou EPP optante pelo Simples Nacional
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Ter todos os períodos mensais do PGDAS-D do ano-calendário transmitidos e corretos
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Possuir certificado digital E-CNPJ ou código de acesso do Simples Nacional
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Ter em mãos dados de faturamento, folha de pagamento, pró-labore, distribuição de lucros, estoque e informações societárias do período
A DEFIS é obrigatória para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional, inclusive para empresas sem movimentação financeira no ano. Nesse caso, a empresa deve entregar a DEFIS assinalando a condição de inatividade, com os campos de receita bruta preenchidos com valor igual a zero, conforme o manual do PGDAS-D. O MEI entrega a DASN-SIMEI, e não a DEFIS. Se ainda houver dúvida sobre quem pode ser MEI, vale consultar o guia específico.
A contabilidade é obrigatória para ME e EPP. As etapas de preenchimento e validação dos dados da DEFIS 2026 exigem atuação técnica de contador registrado no CRC. Esse profissional interpreta as normas do Simples Nacional e valida as informações. O responsável da empresa pode acessar e transmitir a declaração com certificado digital ou código de acesso, mas a análise técnica permanece sob responsabilidade do contador.
Tutorial passo a passo da DEFIS para o Simples Nacional
Passo 1: reúna as informações do ano-calendário
Objetivo: garantir que os dados declarados estejam corretos e consistentes.
Separe os seguintes documentos e informações:
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Receita bruta total e por estabelecimento, segregada por tipo de atividade e mês
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Total de despesas do período
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Saldo em caixa e contas bancárias no primeiro e no último dia do ano
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Informações sobre estoque e ativo imobilizado
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Folha de pagamento mensal, pró-labore e distribuição de lucros por sócio
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Número de funcionários no início e no final do ano-calendário
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CPF, nome completo e percentual de participação de cada sócio
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Dados do PGDAS-D de todos os meses do ano
Resultado esperado: informações consolidadas e validadas com o contador.
Manter a consistência entre a receita bruta declarada na DEFIS e os valores apurados mensalmente no PGDAS-D é essencial. Divergências entre esses dados estão entre os erros mais comuns e geram autuações automáticas pela Receita Federal.
Passo 2: acesse o sistema do Simples Nacional
Objetivo: entrar no ambiente de entrega da DEFIS.
Acesse o Portal do Simples Nacional e localize a opção “Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)” dentro do sistema PGDAS-D. O acesso pode ser feito por certificado digital ou código de acesso.
Resultado esperado: formulário da DEFIS disponível para preenchimento.
Dicas práticas:
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Use o certificado digital E-CNPJ A1 para agilizar o acesso e reduzir problemas de autenticação em sistemas do governo. Esse certificado permite login e assinatura sem senha ou token físico. Desde a IN RFB 2.320/2026, o acesso a serviços da Receita Federal também pode ocorrer por procuração eletrônica ou autorização de acesso, sem certificado próprio.
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Mantenha os dados do PGDAS-D de todos os meses à mão para conferência durante o preenchimento.
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Se a empresa presta serviços sujeitos à regra do Fator R, confira se os valores de folha de pagamento foram lançados corretamente em cada mês, pois esse dado impacta o anexo de tributação aplicado.
Passo 3: preencha a DEFIS com os dados solicitados
Objetivo: declarar corretamente as informações do ano-calendário.
Preencha cada campo conforme os documentos reunidos no passo 1. Os principais campos incluem:
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Receita bruta total e por estabelecimento
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Informações sobre sócios, como CPF, participação, pró-labore e lucros distribuídos
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Folha de pagamento mensal
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Ganhos de capital, estoque, ativo imobilizado e saldo de caixa
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Operações com imunidade, isenção ou substituição tributária
Resultado esperado: declaração preenchida sem erros e consistente com o PGDAS-D.
Erros comuns a evitar:
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Informar receita bruta divergente do PGDAS-D
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Segregar de forma incorreta as receitas por tipo de atividade
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Esquecer de incluir todos os sócios ou informar percentuais de participação errados
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Informar pró-labore de forma incorreta ou subnotificar a folha de pagamento
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Omitir estoque ou ativo imobilizado
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Deixar de transmitir a declaração após o preenchimento
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Confundir a DEFIS com a declaração do MEI
Solução de problemas: se o sistema apresentar erro durante o preenchimento, verifique se todos os períodos mensais do PGDAS-D estão transmitidos. Pendências nas apurações mensais podem impedir a entrega da DEFIS. Para recuperar o código de acesso, utilize a opção de recuperação disponível no Portal do Simples Nacional. Se o prazo estiver próximo, priorize a transmissão com os dados disponíveis e faça a retificação depois, se necessário.
Precisa de ajuda para organizar as informações da DEFIS? Conte com a Agilize Contabilidade.
Passo 4: transmita a DEFIS e guarde o recibo de entrega
Objetivo: cumprir a obrigação dentro do prazo.
Revise todos os dados preenchidos, clique em transmitir e salve o recibo de entrega em local seguro. O recibo de transmissão é o comprovante do cumprimento da obrigação e deve ser arquivado pela empresa por, no mínimo, 5 anos, prazo geral ligado à decadência e à prescrição tributária aplicável aos recibos de entrega de declarações.
Resultado esperado: declaração entregue e comprovante disponível.
Passo 5: acompanhe a situação da declaração e, se necessário, retifique
Objetivo: corrigir eventuais erros após a transmissão.
Verifique no Portal do Simples Nacional se a declaração foi aceita. Caso identifique erros, acesse novamente a DEFIS no PGDAS-D, selecione o ano-calendário correspondente, faça as correções e transmita a versão retificadora. A retificação não tem prazo limitante para entrega voluntária. Guarde sempre o recibo da versão retificadora.
Resultado esperado: declaração regularizada e sem pendências.
Como saber se a declaração anual ME e EPP deu certo
Verificar alguns pontos objetivos ajuda a confirmar se a DEFIS foi concluída com sucesso. Os principais critérios são:
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Recibo de entrega da DEFIS gerado e salvo
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Declaração aceita pelo sistema do Simples Nacional
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Ausência de pendências no Portal do Simples Nacional
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Regularidade do CNPJ confirmada
Acompanhar periodicamente o Portal do Simples Nacional ajuda a conferir se os dados declarados batem com o PGDAS-D e com a contabilidade da empresa. Sinais de problema incluem notificações de pendência no portal, divergências entre a DEFIS e o PGDAS-D ou ausência do recibo de transmissão. Nessas situações, revise dados de faturamento, folha de pagamento e informações societárias antes de retificar.
Dicas avançadas e próximos passos no Simples Nacional
Cumprir a DEFIS não dispensa as obrigações mensais. O calendário completo de obrigações acessórias para ME e EPP no Simples Nacional combina entregas mensais e anuais:
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Obrigação |
Periodicidade |
Prazo |
|---|---|---|
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PGDAS-D |
Mensal |
Até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração |
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DEFIS |
Anual |
Até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário |
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DCTFWeb |
Mensal |
Conforme calendário da Receita Federal, vinculado ao eSocial e à EFD-Reinf |
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EFD-Reinf |
Mensal |
Conforme calendário da Receita Federal, para empresas com retenções e folha de pagamento |
Entre as obrigações mensais listadas, a DCTFWeb merece atenção especial. Ela é, em regra, mensal para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional. A entrega só é exigida quando há fatos geradores, como empregados registrados, pró-labore, retenções previdenciárias ou envio de informações ao eSocial ou à EFD-Reinf. Sem esses eventos, a empresa fica dispensada.
Para aprofundar o conhecimento sobre o regime, vale entender os anexos do Simples Nacional, que classificam as atividades em cinco categorias com alíquotas iniciais entre 4% e 15,5%, e conhecer as obrigações fiscais que se aplicam à empresa.
Manter um calendário anual de obrigações atualizado e integrar a DEFIS ao planejamento contábil do início do ano reduz a correria em março e diminui o risco de erros por falta de documentação.
Perguntas frequentes sobre a DEFIS e o prazo DEFIS 2026
O que é a DEFIS e qual a diferença em relação à DASN-SIMEI?
Como explicado no início do artigo, a DEFIS é a obrigação anual das MEs e EPPs optantes pelo Simples Nacional. A DASN-SIMEI é exclusiva do MEI e serve para informar o faturamento bruto do ano. As duas declarações têm prazos, sistemas e públicos diferentes. Se ainda houver dúvida sobre essa distinção, vale revisar a tabela comparativa apresentada acima.
Quem é obrigado a entregar a DEFIS?
Devem entregar a DEFIS todas as MEs e EPPs optantes pelo Simples Nacional. A obrigação inclui empresas inativas durante todo o ano-calendário, empresas excluídas do Simples Nacional durante o ano, em relação ao período em que ainda estavam no regime, e empresas em processo de baixa que permaneceram ativas no período. O MEI não entrega DEFIS.
Qual o prazo de entrega da DEFIS em 2026?
A DEFIS 2026, referente ao ano-calendário de 2025, deve ser entregue até 31 de março de 2026. Para empresas que passaram por eventos societários como incorporação, cisão, extinção ou fusão nos três primeiros meses do ano, o prazo especial vai até 30 de junho de 2026. Para eventos ocorridos nos demais meses, o prazo termina no último dia do mês seguinte ao evento.
O que acontece se a DEFIS atrasar ou não for entregue?
A partir das regras da Resolução CGSN nº 183/2025, a entrega em atraso gera multa automática. A tabela comparativa apresentada no início do artigo mostra que a multa por atraso varia conforme a entrega seja espontânea ou ocorra após notificação. Além da multa, a falta da DEFIS pode bloquear a transmissão das apurações mensais no PGDAS-D, impedir a emissão do DAS, gerar pendências no Simples Nacional e dificultar a obtenção de certidões de regularidade fiscal.
Como retificar a DEFIS?
A retificação é feita dentro do próprio PGDAS-D, no Portal do Simples Nacional. Basta selecionar o ano-calendário correspondente, acessar novamente a DEFIS, corrigir as informações e transmitir a versão retificadora. Não há prazo limitante para retificação voluntária. O recibo da versão retificadora deve ser guardado como comprovante.
Empresa do Simples Nacional precisa declarar Imposto de Renda?
A empresa optante pelo Simples Nacional paga o IRPJ dentro do DAS, junto com os demais tributos do regime. A DEFIS é uma declaração informativa anual e não substitui o IRPJ. Enquanto estiver no Simples Nacional, a empresa não entrega declaração de IRPJ separada, pois está obrigada a apresentar declarações específicas, como a Declaração Anual do Simples Nacional e a DEFIS. Se a exclusão do Simples Nacional produzir efeitos dentro do ano-calendário, a empresa passa a entregar também a ECF referente ao período restante do ano.
Como o sócio declara o Imposto de Renda quando tem CNPJ no Simples Nacional?
O sócio de ME ou EPP optante pelo Simples Nacional declara o IRPF informando o pró-labore na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica” e os lucros distribuídos na ficha “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”, no código 09, para lucros e dividendos, ou 13, para rendimentos de sócio ou titular de microempresa optante pelo Simples, exceto pró-labore, aluguéis e serviços prestados. A partir de janeiro de 2026, a Lei nº 15.270/2025 introduziu retenção de IRRF de 10% sobre o valor total de lucros e dividendos distribuídos que superem R$ 50.000,00 por mês a um mesmo sócio. Há controvérsia judicial sobre a aplicação dessa regra às empresas do Simples Nacional, e a responsabilidade de recolhimento recai sobre a pessoa jurídica pagadora. Esse tema envolve discussões jurídicas em andamento, e a orientação de um contador é necessária para garantir o tratamento correto.
A DEFIS substitui o PGDAS-D?
A DEFIS não substitui o PGDAS-D. O PGDAS-D é a apuração mensal do Simples Nacional, usada para declarar o faturamento, calcular os tributos e emitir o DAS. A DEFIS é a declaração anual que consolida informações socioeconômicas e fiscais do ano-calendário anterior. As duas obrigações coexistem e se complementam. A DEFIS depende dos dados apurados mensalmente no PGDAS-D para ser preenchida de forma correta.
O MEI entrega DEFIS?
O MEI não entrega DEFIS. O MEI entrega a DASN-SIMEI, com prazo até 31 de maio do ano seguinte ao ano-calendário. A DEFIS é exclusiva de MEs e EPPs optantes pelo Simples Nacional. Se o MEI for desenquadrado e passar a atuar como ME no Simples Nacional, além da apuração mensal pelo PGDAS-D, a empresa passa a ter obrigação de entregar a DEFIS.
Sua empresa regular e você tranquilo
O processo da DEFIS segue um fluxo claro. A empresa reúne as informações do ano-calendário, acessa o sistema, preenche os dados com consistência em relação ao PGDAS-D, transmite dentro do prazo e guarda o recibo. Seguir essa ordem, com apoio de um contador, é o que garante a regularidade fiscal da ME ou EPP.
Manter o CNPJ em dia reduz multas, preserva o acesso a certidões de regularidade e libera tempo para focar na estratégia e no crescimento do negócio. A Agilize Contabilidade Online, primeira contabilidade online do Brasil fundada em 2013, cuida da gestão contábil, fiscal e de folha de pagamento das empresas, incluindo obrigações acessórias como o PGDAS-D mensal e a DEFIS anual. Por isso, você não precisa se preocupar com prazos e obrigações fiscais.
