O que é Invoice: a importância para transações internacionais

Você sabe o que é invoice? Se você não souber, mas presta serviços para empresas do exterior, então é hora de entender como esse documento funciona.

Afinal, ele é especialmente útil para quem trabalha com clientes estrangeiros ou vende produtos para fora do Brasil.

Neste conteúdo, explicaremos o que é invoice, quais as diferenças em relação à nota fiscal convencional, quem é o responsável por sua emissão, se é obrigatório utilizá-lo e muito mais. Acompanhe!

1. O que é invoice?
2. Quais as diferenças entre Invoice e nota fiscal?
3. O que é Invoice de importação?
4. Quem é o responsável por fazer a invoice, quem compra ou quem vende?
5. Existe um modelo de invoice que precise ser seguido à risca?
6. Como preencher a Invoice?
7. Quando a invoice é obrigatória?
8. Quais são as taxas cobradas ao gerar uma Invoice?
9. Conheça o gerador de invoice gratuito da Agilize

O que é invoice?

Invoice é um documento fiscal para transações relacionadas à venda de produtos ou prestação de serviços para empresas de países diferentes. 

O documento é uma espécie de fatura que possui todos os detalhes desta transação, como informações do comprador, vendedor, produtos ou serviços adquiridos. Além de claro, detalhar os valores.

Esse documento tem um papel importante na regulamentação das transações internacionais, pois auxilia no cálculo de impostos, na liberação alfandegária e na comprovação da negociação entre as partes envolvidas. 

Embora não seja exatamente o equivalente a uma nota fiscal brasileira, a invoice é um documento essencial para a realização de operações comerciais entre empresas localizadas em países diferentes.

Quais as diferenças entre Invoice e nota fiscal?

Para entender melhor o que é invoice, vamos explicar quais são as diferenças desse documento quando comparado a nota fiscal utilizada aqui no Brasil.

A nota fiscal é obrigatória em nosso país e é considerada para o recolhimento de impostos e formalização de alguma transação perante a Receita Federal. 

Entretanto, a invoice é destinada somente para transações internacionais, sendo usada mais como um comprovante da venda em si.

Ademais, a nota fiscal segue um formato padronizado exigido pelo governo brasileiro e deve ser emitida eletronicamente. 

A invoice, por outro lado, tem uma estrutura mais flexível, desde que contenha as informações essenciais para a transação, como identificação das partes envolvidas, produtos ou serviços negociados, valores e forma de pagamento.

O que é Invoice de importação?

A invoice de importação é emitida por uma empresa estrangeira ao vender mercadorias ou serviços para uma empresa brasileira. Ela contém detalhes sobre a transação, como a descrição dos itens adquiridos, preços, quantidades, condições de entrega e dados do exportador e importador.

E o que é invoice de exportação?

Já a invoice de exportação é elaborada por uma empresa brasileira ao vender produtos ou serviços para o exterior.

Além de ser um comprovante da negociação, a invoice de exportação é fundamental para garantir que o pagamento seja feito conforme o acordo entre as partes. Sem esse documento, a transação pode enfrentar dificuldades tanto na liberação alfandegária quanto no recebimento do valor acordado.

Quem é o responsável por fazer a invoice, quem compra ou quem vende?

No caso de importação, a empresa estrangeira que vendeu a mercadoria deve gerar o documento e enviá-lo ao comprador brasileiro. Já na exportação, a empresa brasileira é a responsável por elaborar e encaminhar a invoice ao comprador internacional.

Esse processo garante que ambas as partes tenham um registro formal da negociação, facilitando os trâmites fiscais e alfandegários. Reforçando que a invoice também pode ser usada como base para o pagamento da transação e para a conferência das condições comerciais acordadas.

Existe um modelo de invoice que precise ser seguido à risca?

Não há um único modelo e padronizado de invoice a ser seguido rigidamente, mas algumas informações são indispensáveis para sua validade, incluindo:

• nome, endereço e identificação fiscal do comprador e do vendedor;
• descrição do produto ou serviço;
• quantidade, valor unitário (para produtos) e total da transação;
• condições de pagamento e prazos de entrega (para produtos);
• modalidade de transporte e custos adicionais, como frete e seguro (para produtos).

Como preencher a Invoice?

Agora que você já entende o que é invoice e para que ela serve, vamos entender como preenchê-la da forma correta?  Para preencher uma invoice, você precisa ter atenção para garantir que todas as informações sejam inseridas corretamente. O primeiro passo é incluir os dados completos do vendedor e do comprador. 

Depois, deve-se detalhar os produtos ou serviços comercializados, informando quantidade, preços, unidades de medida e possíveis códigos fiscais.

Também é necessário especificar as condições de pagamento e os encargos adicionais envolvidos na transação, como impostos, taxas alfandegárias, custos com transporte e seguro. 

Ao final, o documento deve ser assinado pelo responsável da empresa que o emitiu, garantindo sua autenticidade e validade perante os órgãos competentes.

Lembrando que alguns dados não são necessários quando é uma prestação de serviços e não um produto físico.

Quando a invoice é obrigatória?

Sempre que ocorrer uma transação comercial entre empresas de países diferentes, a invoice é obrigatória.

Ademais a invoice pode ser solicitada por bancos para a realização de pagamentos internacionais e por seguradoras para a cobertura do transporte de mercadorias. Lembrando que as empresas que atuam no comércio exterior precisam estar preparadas para emitir esse documento corretamente sempre que necessário.

Quais são as taxas cobradas ao gerar uma Invoice?

A geração da invoice não possui custos diretos, mas a transação que ela representa pode implicar no pagamento de diversas taxas e impostos. Os principais encargos envolvidos incluem:

• impostos;
• taxas alfandegárias;
• gastos com transporte internacional e seguro da carga;
• tarifas bancárias para pagamentos e transferências internacionais.

Esses custos variam conforme o país de origem e destino da mercadoria, bem como a categoria do produto negociado. Por isso, é essencial conhecer as taxas aplicáveis antes de concluir a transação.

E as taxas para prestação de serviços?

Ao gerar uma invoice para prestação de serviços, podem ser aplicados impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS, variando conforme o regime tributário. Além disso, há custos de conversão cambial, como spread e IOF, e taxas de plataformas de pagamento, que podem chegar a 5%. 

Importante: os bancos também podem cobrar tarifas fixas ou custos de transferência internacional via SWIFT. Para reduzir despesas, é recomendável usar fintechs com taxas mais competitivas.

Conheça o gerador de invoice gratuito da Agilize

Resumindo, a invoice é como uma fatura que detalha e comprova transações internacionais de venda de produtos ou serviços. Sendo extremamente importante para profissionais que possuem clientes estrangeiros ou que desejam vender produtos para compradores em outros países.

E para facilitar a emissão de invoices de forma prática e sem erros, a Agilize oferece um gerador de invoice gratuito. Com essa ferramenta, sua empresa pode criar documentos personalizados com todos os dados necessários, garantindo conformidade e segurança nas transações internacionais. 

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