Escrituração Contábil: reunimos tudo o que você, dono de empresa, precisa saber

Você percebe que sua empresa está crescendo e tendo sucesso quando analisa os indicadores financeiros obtidos por meio de registros e documentos úteis como a Escrituração Contábil, não é?

Mas, você sabe por que é importante desenvolver e manter a Escrituração Contábil da sua empresa em dia? Se a resposta foi negativa, não se preocupe! 

Neste artigo, você descobrirá todos os pontos essenciais sobre a Escrituração Contábil — desde como ela é montada, seus fundamentos e exigências, até um passo a passo prático de como ela é feita e os benefícios que ela apresenta. Confira!

Entenda o que é a Escrituração Contábil

Escrituração Contábil se refere ao histórico contábil e financeiro de uma empresa. Isso significa que, desde quando ela nasce, todas as suas atividades precisam ser registradas e catalogadas — seja de forma manual, em um livro registro, ou digital, por meio de um software.

Esse documento, realizado em ordem cronológica, é útil para todas as esferas do negócio, independentemente do seu porte, já que a contabilidade registra todos os fatos que ocorrem nas empresas.

Tendo em mãos o registro de todas as atividades e lucratividade, é possível estabelecer planos de ação estratégicos para aumentar os ganhos do negócio e alinhar decisões.

Quem é obrigado a fazer a Escrituração Contábil?

Com exceção do MEI, todas as empresas! Nem mesmo as micro e pequenas empresas escapam desta responsabilidade legal, mas têm a opção de adotar uma contabilidade simplificada devido ao uso do Simples Nacional. 

Entenda melhor as bases legais deste assunto, segundo um compilado do Conselho Federal de Contabilidade (CFC):

• conforme a Resolução 10/2007 do Comitê Gestor Simples Nacional, o Livro Diário e Razão ainda são obrigatórios para MEs e EPPs (Empresas de Pequeno Porte);
• a Legislação Federal, através da Lei 10.406/2002 do Código Civil, alega que todas as empresas precisam seguir um sistema de contabilidade e levantar anualmente um balanço patrimonial.

Além disso, a Resolução CFC n.º 1.330/11 atesta como obrigatório para os contadores habilitados a realização de escrituração contábil nas empresas em que atuam.

Então, resumindo o assunto, se você não for MEI, precisa de uma escrituração contábil e um plano de contabilidade eficaz, que deve ser desenvolvido com o auxílio de uma empresa de contabilidade ou profissional independente do ramo. 

Mas não se preocupe, você verá mais à frente que, apesar de todas as etapas minuciosas e detalhadas, a Escrituração Contábil pode ser uma grande aliada ao seu negócio e não precisa ser encarada apenas como uma mera formalidade legal.

Qual a importância de fazer a escrituração contábil da empresa?

Para entender a importância da escrituração contábil, além de sua obrigatoriedade legal, é importante encarar o registro de dados, especialmente os financeiros, como uma ferramenta de gestão. 

Afinal, se uma empresa já funciona há algum tempo, mas não possui registros contábeis por meio de uma escrituração, seus anos de atuação até então podem ser considerados inúteis para embasar tomadas de decisão e expansão da equipe. 

Para exemplificar, este cenário pode ser comparado a um aluno que frequenta a escola X durante vários anos, mas não tem seu histórico de notas, atividades e presença registrado. 

O que pode acontecer se ele precisar mudar para a escola Y ou comprovar seu rendimento escolar? Ele teria apenas perdido tempo, concorda? 

O mesmo ocorre com uma empresa sem escrituração contábil caso precise mudar a gerência, tomar decisões diferentes ou delegar funções — será praticamente impossível saber se a empresa tem lucrado ou resultado em prejuízos financeiros até o momento. 

Além disso, com este documento devidamente preenchido e atualizado, momentos de crise e desequilíbrio financeiro na empresa são evitados. É possível, ainda, economizar recursos com o pagamento adiantado apenas de tributos essenciais, por exemplo. Por isso, seu preenchimento correto é essencial.

Atenção: é importante que a escrituração seja feita da maneira correta

Além de ser um documento exigido por lei, a Escrituração Contábil precisa ser encarada com seriedade e preenchida corretamente, afinal, a partir dela outros relatórios contábeis essenciais podem ser emitidos, como:

• Balanço Patrimonial;
• Balancetes;
• Demonstração de Resultados;
• Fluxo de Caixa e muitos outros.

Outro motivo para desenvolver a Escrituração corretamente é a fiscalização da Receita Federal, que, ao identificar irregularidades, pode aplicar multas e penalizações à empresa. 

Caso seja preciso corrigir erros cometidos no documento, os mesmos devem ser destacados e catalogados, além de descritos por extenso.

Portanto, vale a pena manter todo o registro contábil e Escrituração em dia, regularizados e estabelecidos conforme às regras do Conselho Federal de Contabilidade e a Legislação.

Alguns fundamentos importantes na Escrituração Contábil

Para não correr o risco de ser multado por falta de informações na sua Escrituração Contábil, acompanhe todos os passos necessários ao desenvolver o registro da sua empresa e tenha em mente que ele deve:

• ser redigido segundo o idioma e moeda correntes no país;
• estar estruturado segundo os padrões contábeis;
• apresentar dados em ordem cronológica: dia, mês e ano;
• não apresentar espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens;
• ter base em documentos de origem externa, interna ou outros que atuem como comprovantes dos atos administrativos;
• obedecer à metodologia do lançamento contábil.

Além disso, segundo a Resolução CFC, o uso de códigos e abreviaturas na Escrituração Contábil é permitido desde que seus significados sejam registrados no próprio documento. 

Então, se você quiser abreviar algum termo, como “Resultado de caixa positivo”, para “Result. C.P”, por exemplo, precisa em algum local do livro diário ou documento usado identificar seu significado, como uma legenda.

Conheça a escrituração contábil digital

Se você é do time que ama registrar seus compromissos e documentos digitalmente para evitar o acúmulo de papel, vai gostar de conhecer a Escrituração Contábil Digital, também reconhecida pela sigla ECD. 

Através dela, é possível substituir a entrega dos documentos físicos da empresa por registros digitais. 

Esta iniciativa é de cunho governamental, por meio do programa Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), desenvolvido em 2007, que visa trazer modernidade às relações entre os fiscos e as empresas em âmbito federal, estadual e municipal.

Com um sistema digital, é possível estabelecer agilidade das informações e processos de fiscalização, sem toda a burocracia e primitivismo das entregas de documentos físicos. 

Em todos os casos, com o objetivo de fiscalização, todos os documentos que compõem a Escrituração Contábil, seja ela digital ou não, precisam ser apresentados à Receita Federal. Veja a seguir como é feita uma escrituração contábil, na prática.

Veja na prática como é feita uma escrituração contábil

A escrituração contábil contém em sua estrutura pontos importantes, que devem ser seguidos à risca, para fins de regulamentação e legalidade. É importante ressaltar que a recomendação é que o documento seja desenvolvido por um contador com experiência na área. 

Formalidades externas

Como o próprio nome sugere, as formalidades externas ou extrínsecas da escrituração contábil consideram o conteúdo externo dos documentos, como:

• sua aparência;
• encadernação, com folhas enumeradas em ordem crescente;
• termos de abertura e encerramento com a assinatura dos acionistas e do contador, autenticados pela Junta Comercial (apenas em casos de livros físicos, já que os digitais são desenvolvidos diretamente em plataformas como o SPED);
• número de páginas e espécie de livro;
• empresa devidamente identificada e outros detalhes.

Você perceberá que as formalidades externas e suas adequações em bom estado são tão importantes quanto o conteúdo interno dos registros, já que devem ser consideradas complementares. 

Formalidades internas

Em contrapartida, as formalidades internas consideram como a escrita do documento deve ser desenvolvida e constituída, ou seja, conforme o idioma e moeda nacional, em ordem cronológica de acontecimentos.

Livro Diário

Em poucas palavras, o Livro Diário serve como um registro diário obrigatório de todas as movimentações realizadas pela empresa, com lançamentos de operações financeiras em ordem cronológica e folhas com sequência lógica de numeração.

Além disso, existe a possibilidade da realização de lançamentos digitais no Livro Diário, através de sistemas específicos, que precisam manter um backup de dados constante. 

É possível, ainda, a realização da escrituração resumida no Diário, desde que não excedam um mês e se utilizem como complemento livros auxiliares de registro individual. 

Neste último caso, ao referenciar os livros complementares no Livro Diário, as páginas correspondentes precisam ser identificadas e registradas. 

Para preencher o livro diário, existe um método de lançamento a ser seguido, com:

• número de identificação;
• local e data da operação contábil;
• título da conta de débito;
• título da conta de crédito; 
• e valor contábil.

Com esta sequência, seu livro diário será sempre preenchido corretamente, sem correr os riscos de um preenchimento equivocado, que poderia levar à penalidades e inferências negativas sobre o valor total do seu Imposto de Renda pela Receita Federal.

Livro Razão

Assim como o Livro Diário, o Livro Razão também é obrigatório e fundamental para a esfera contábil de uma empresa. 

Em contraste com o anterior, o Livro Razão apresenta menos exigências durante seu preenchimento.

Este documento objetiva o controle de saldos das contas registradas anteriormente no Livro Diário, de modo individual. Então, os dados ficam em aberto e são anotadas tanto as despesas a pagar quanto as receitas a receber.

Estas informações detalhadas são excelentes aliadas ao controle financeiro, uma vez que conscientizam constantemente toda a equipe de administração e gestão de recursos sobre quais serão os lançamentos futuros e quais já ocorreram.

Assim, em conjunto, os Livros Diário e Razão controlam o patrimônio da empresa no período de um ano.

Livros Auxiliares 

Os Livros Auxiliares, também chamados de Livros Fiscais, têm como objetivo auxiliar na fiscalização e autenticação dos dados do livro Diário, o principal.

Por meio deles, o volume de informações inseridas no Livro Diário pode ser reduzido e seu espaço otimizado. Além disso, os registros contidos nos Livros Auxiliares precisam ser feitos conforme a legislação de fiscalização dos órgãos fiscais legais.

Por servirem como uma extensão do Livro Diário, os Livros Auxiliares são extremamente importantes perante órgãos fiscalizadores, como Secretaria da Fazenda Estadual e Receita Federal. 

Alguns exemplos de Livros Auxiliares são:

• Registro de Presença de Acionistas;
• Registro de Atas de Reuniões da Diretoria;
• Registro de Partes Beneficiárias;
• Registro de Debêntures;

• Livros Sociais;
• Livros Fiscais;
• Livro de Registro de Inventário;
• Livro Registro de Duplicatas;
• Livro de balancetes, diários e balanços;
• Livro de Registro de Prestação de Serviços;
• Apuração de Lucro Real;
• Razão Auxiliar;
• Registro de Entrada de Mercadorias;
• Registro de Saída de Mercadorias;
• Registro de Controle de Produção e Estoque;
• Registro de Impressão de Documentos Fiscais;
• Registro de Apuração de ICMS;
• Registro de Apuração de IPI;
• Registro de Apuração de ISS e muitos outros Livros Auxiliares.

Cada um apresenta sua função específica e contribui para as informações principais do Livro Diário. 

Apesar de ser importante que você, dono de empresa, entenda todos os principais processos contábeis obrigatórios que envolvem a estruturação da Escrituração Contábil, é indicado contratar profissionais de contabilidade qualificados para guiá-los e realizar a manutenção das etapas.

Este serviço pode ser feito de modo totalmente transparente e sem burocracias através da Contabilidade Online da Agilize.  

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É impossível (e ilegal) fazer todo este processo de Escrituração Contábil sozinho, sem o auxílio de uma empresa de contabilidade especializada. 

Por isso, se você preza por qualidade, comprometimento e orçamentos personalizados, precisa conhecer a metodologia de trabalho da Agilize, empresa consolidada há mais de 7 anos no ramo contábil, com mais de 10.000 clientes satisfeitos. 

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