Aprenda como fazer conciliação bancária na sua empresa

A conciliação bancária é um processo essencial para qualquer empresa que deseja manter suas finanças organizadas e evitar surpresas desagradáveis no fluxo de caixa. 

Nesse processo, é feito um cruzamento entre as movimentações financeiras registradas no sistema da empresa e os extratos bancários, garantindo que tudo esteja de acordo e sem divergências.

Neste artigo, veja como fazer a conciliação bancária de forma prática e eficiente, além de conhecer as vantagens e os detalhes que tornam esse processo tão importante.

1. O que é conciliação bancária?
2. Para que serve a conciliação bancária e as principais vantagens?
3. Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
4. Como se faz uma conciliação contábil?
5. Como fazer uma planilha de conciliação bancária?
6. De quanto em quanto tempo deve ser feita a conciliação bancária?

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo de verificação e comparação entre as movimentações financeiras registradas pela empresa e os lançamentos presentes nos extratos bancários. 

O objetivo é garantir que todas as transações realizadas pela empresa estejam corretamente registradas e correspondam às movimentações reais nas contas bancárias, identificando possíveis erros, fraudes ou omissões. 

Esse controle minucioso é essencial para manter as finanças da empresa organizadas, atualizadas e em conformidade com a realidade financeira, evitando problemas no fluxo de caixa e facilitando a gestão financeira.

De uma forma mais simplificada, ela atua como um espelho: os controles devem estar iguais para garantir a segurança financeira. 

Percebeu alguma diferença? Então é hora de entender melhor a situação!

Para que serve a conciliação bancária e as principais vantagens?

A conciliação bancária serve para garantir que os dados financeiros da empresa correspondam à realidade das transações bancárias.

Isso significa que cada entrada e saída de dinheiro registrada no sistema da empresa precisa ter um correspondente exato no extrato bancário. 

E algumas das suas principais vantagens são:

• Detecção de erros rapidamente: conciliações periódicas ajudam a identificar inconsistências entre os registros internos e os extratos bancários, evitando surpresas futuras.
• Prevenção de fraudes: com a conciliação regular, fraudes podem ser detectadas rapidamente, protegendo a empresa de prejuízos.
• Planejamento financeiro mais preciso: ao conciliar as informações bancárias com o controle interno, os gestores têm uma visão mais clara do caixa, possibilitando um planejamento financeiro mais eficiente.
• Cumprimento de obrigações fiscais: uma boa conciliação garante que todos os documentos e valores estejam corretamente registrados, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias.
• Redução de inadimplência: conciliações frequentes ajudam a identificar pagamentos de clientes que podem ter passado despercebidos ou cobranças duplicadas.

Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

A conciliação bancária e o fluxo de caixa são ferramentas financeiras distintas, mas complementares. 

O fluxo de caixa é responsável por registrar todas as entradas e saídas em um período, proporcionando uma visão clara sobre como o dinheiro se movimenta no negócio. 

Ele ajuda os gestores a acompanhar o saldo disponível, prever déficits ou sobras de caixa e tomar decisões estratégicas com base nas previsões financeiras.

Já a conciliação bancária é o processo de comparar os registros financeiros internos com os extratos bancários, analisando se todas as transações no sistema da empresa correspondem exatamente ao que foi movimentado no banco. 

Enquanto o fluxo de caixa foca no planejamento e controle das movimentações financeiras futuras e presentes, a conciliação bancária assegura que esses registros estejam corretos e reflitam a realidade das contas bancárias. 

Assim, ambos os processos são essenciais para uma gestão financeira eficiente, evitando erros e ajudando a empresa a manter suas finanças organizadas.

Para simplificar, veja este resumo:

Como se faz uma conciliação contábil?

Fazer uma conciliação contábil pode parecer complicado à primeira vista, mas, com uma metodologia clara, o processo se torna simples.

Abaixo, vamos passar pelo passo a passo essencial para realizar uma conciliação bancária eficiente:

• Reúna os extratos bancários: para iniciar a conciliação, é necessário ter em mãos os extratos da(s) conta(s) bancária(s) da empresa para o período que será analisado.
• Verifique o registro interno de transações: a empresa precisa manter um controle interno, que pode ser por meio de um sistema ERP ou uma simples planilha. Esse registro deve conter todas as transações financeiras realizadas.
• Compare os lançamentos: agora, é hora de cruzar as informações entre o extrato bancário e os registros internos. Verifique se todas as entradas e saídas estão devidamente registradas e conferidas.
• Identifique divergências: caso encontre alguma divergência, é fundamental investigá-la. Pode ser um lançamento esquecido, um erro no registro ou até uma movimentação não identificada.
• Ajuste e atualize os registros: após encontrar e corrigir possíveis erros, ajuste o controle interno para que ele reflita a realidade dos extratos bancários.
• Guarde a documentação: mantenha todos os documentos organizados, pois eles podem ser necessários para futuras consultas ou até auditorias.

Ao seguir esse passo a passo, sua empresa garante que os dados financeiros estejam sempre corretos, o que contribui para uma gestão financeira saudável e organizada.

Como fazer uma planilha de conciliação bancária?

Como vimos, fazer uma planilha de conciliação bancária é uma forma eficiente e prática de controlar as finanças da sua empresa, especialmente se você ainda não utiliza sistemas automatizados.

Afinal, a planilha permite que você acompanhe manualmente as transações bancárias e as compare com seus registros internos, garantindo que tudo esteja corretamente registrado e sem discrepâncias.

Abaixo, trouxemos um passo a passo detalhado de como criar uma planilha de conciliação bancária. Veja!

1. Estrutura básica da planilha

O primeiro passo é definir a estrutura da planilha. Para organizar os dados de forma clara e eficiente, a planilha deve conter as seguintes colunas:

• Data: a data em que cada transação ocorreu (tanto no extrato bancário quanto no registro interno).
• Descrição da transação: detalhes da transação, como o nome do fornecedor, cliente ou motivo do pagamento, ou recebimento.
• Tipo: indicar se é uma entrada (receita) ou saída (despesa).
• Valor: o valor da transação.
• Saldo no extrato: o saldo bancário após cada transação, conforme mostrado no extrato bancário.
• Valor registrado internamente: o valor correspondente registrado no sistema contábil ou controle interno da empresa.
• Status da conciliação: marcar se a transação foi conciliada ou se continua pendente de verificação (geralmente marcado como “Conciliado” ou “Pendente”).

2. Reúna os extratos bancários

Baixe ou solicite ao banco os extratos bancários do período que será conciliado através da nossa planilha.

Se possível, obtenha esses extratos em formato digital, como CSV ou PDF, o que facilitará o lançamento dos dados na planilha.

3. Preencha os dados da planilha

Comece preenchendo a planilha com os dados das transações do extrato bancário recebido do banco.

Cada linha da planilha deve representar uma transação, com a data, descrição, tipo (entrada ou saída), valor e saldo do extrato após cada operação.

4. Adicione os registros internos

Agora, adicione à planilha os dados de transações registradas no sistema contábil da empresa.

Isso inclui todos os pagamentos e recebimentos que foram realizados e registrados no fluxo de caixa ou na contabilidade. Certifique-se de que todas as transações relevantes estão presentes.

5. Compare os valores

Com os dados de ambas as fontes (extrato bancário e registros internos) presentes na planilha, é hora de comparar.

Para cada transação no extrato bancário, encontre o correspondente nos registros internos. Se os valores e descrições forem iguais, marque a transação como “Conciliada” na coluna de status.

6. Identifique e resolva divergências

Durante a conciliação, é comum encontrar algumas divergências, como:

• Transações não registradas: movimentações que aparecem no extrato bancário, mas não foram registradas internamente.
• Valores divergentes: diferenças nos valores entre o que foi registrado e o que foi debitado ou creditado no banco.
• Transações duplicadas: entradas ou saídas que foram registradas mais de uma vez no controle interno ou no banco.

Nesse ponto, cada vez que encontrar uma dessas discrepâncias, você deve investigá-la e corrigir os registros. Pode ser necessário adicionar uma transação esquecida, corrigir valores incorretos ou ajustar lançamentos duplicados.

7. Atualize e finalize a planilha

Após comparar todas as transações e resolver as discrepâncias, atualize o status de cada transação.

Quando todas as transações forem devidamente conciliadas, o saldo final da planilha deve ser igual ao saldo bancário.

Exemplo

8. Revise periodicamente

A conciliação bancária não é um processo que deve ser feito uma única vez. Ela precisa ser repetida periodicamente (diária, semanal ou mensalmente, dependendo do volume de transações da empresa).

Isso ajuda a garantir que as finanças da empresa permaneçam organizadas e que possíveis erros sejam detectados rapidamente.

Ferramentas para conciliação bancária

Além das planilhas, existem várias ferramentas que podem auxiliar no processo de conciliação bancária, especialmente para empresas de maior porte. 

Um exemplo é o Unique, uma solução exclusiva da Agilize!

O Agilize Unique oferece uma solução completa e personalizada para a conciliação bancária. 

Ao contratar o serviço, o cliente recebe o suporte de um gerente de conta exclusivo que cuida integralmente de todo o processo de conciliação financeira, garantindo que todas as transações sejam devidamente verificadas e conciliadas com os extratos bancários. 

Entre as ferramentas oferecidas pelo Unique para a conciliação bancária estão:

• Importação automática de extratos bancários: o sistema permite a importação dos extratos diretamente das contas da empresa, facilitando a comparação entre os registros internos e os extratos.
• Análise detalhada de transações: especialistas em contabilidade revisam cada transação, garantindo que todos os lançamentos estejam corretos, categorizados e sem discrepâncias.
• Correção e ajustes: qualquer erro ou inconsistência identificado no processo é corrigido imediatamente, tanto nos registros internos quanto nas informações bancárias.
• Acompanhamento constante: o Unique oferece conciliações periódicas, o que ajuda a garantir que as finanças da empresa estejam sempre em ordem, com uma visão clara e precisa do fluxo de caixa.

De quanto em quanto tempo deve ser feita a conciliação bancária?

A frequência com que a conciliação bancária deve ser feita depende do volume de transações da empresa.

Empresas com maior movimentação financeira podem precisar fazer a conciliação diariamente, enquanto negócios menores podem realizá-la semanal ou mensalmente. 

Contudo, o ideal é não deixar passar muito tempo, para evitar o acúmulo de inconsistências e garantir que o controle financeiro esteja sempre atualizado.

Veja como a Agilize pode te ajudar nisso!

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A Agilize, a primeira contabilidade online do Brasil, oferece uma solução automatizada e eficiente para a conciliação bancária, garantindo que todas as transações financeiras da sua empresa estejam em perfeita ordem. 

Com sua plataforma online, a Agilize já atendeu mais de 20.000 clientes ao redor do país, oferecendo um processo que evita erros, fraudes e discrepâncias entre os registros internos da empresa e os extratos bancários. 

Além disso, a Agilize oferece suporte contábil especializado, assegurando que todas as suas obrigações fiscais estejam em dia e que as finanças sejam gerenciadas de maneira clara e organizada​.

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