Aprenda como fazer conciliação bancária na sua empresa

A conciliação bancária é um processo mandatório para as empresas que desejam manter as finanças organizadas e longe de surpresas desagradáveis. Trata-se de uma rotina de verificação que garante que as movimentações registradas no seu controle interno correspondam exatamente ao que aparece no extrato do banco.

Em um cenário onde a agilidade da gestão financeira é fundamental para o crescimento, entender o que é e como fazer conciliação bancária se torna um pilar para a saúde do seu negócio. É a base para um bom planejamento financeiro e para ter total clareza sobre o seu dinheiro.

Neste artigo vamos desvendar tudo sobre o tema: o que é, como se faz e quais são as ferramentas que podem simplificar a sua rotina. Boa leitura!

1. O que é conciliação bancária?
2. Para que serve a conciliação bancária e quais são suas principais vantagens?
3. Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
4. Como se faz uma conciliação contábil?
5. Como fazer planilha de conciliação bancária?
6. Quem faz a conciliação bancária?
7. Dicas de ferramenta para conciliação bancária
8. Quais os principais erros e como evitá-los?

Principais pontos que você vai encontrar no texto

• Entenda o conceito: descubra a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa, e por que a primeira é tão importante para sua gestão.
• Aprenda a fazer: veja um passo a passo prático para fazer a conciliação e como uma planilha de conciliação bancária pode te ajudar.
• Evite erros e riscos: saiba quais são os principais erros na conciliação e como se prevenir de prejuízos.

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo de verificação e comparação entre as movimentações financeiras registradas pela sua empresa e os lançamentos que estão nos extratos bancários.

O objetivo é garantir que todas as transações realizadas pela empresa estejam corretamente registradas e correspondam às movimentações reais nas contas do banco, identificando possíveis erros, fraudes ou omissões.

Esse controle minucioso é essencial para manter as finanças da empresa organizadas, atualizadas e em conformidade com a realidade, evitando problemas no fluxo de caixa e facilitando a gestão.

A conciliação bancária funciona como um espelho: os controles internos devem estar iguais aos extratos do banco para garantir a segurança financeira do seu negócio. Se você notar alguma diferença, é hora de entender o motivo e corrigir a situação.

Para que serve a conciliação bancária e quais são suas principais vantagens?

Algumas das principais vantagens desse processo são:

Detecção rápida de erros e fraudes

A conciliação periódica ajuda a identificar inconsistências entre os registros e os extratos bancários. Isso permite que você detecte fraudes ou erros de lançamento rapidamente, evitando surpresas e prejuízos.

Planejamento financeiro mais preciso

Ao conciliar as informações, os gestores têm uma visão mais clara e real do caixa, o que possibilita um planejamento financeiro mais eficiente, com projeções mais seguras.

Garantia de conformidade fiscal

Uma boa conciliação garante que todos os documentos e valores estejam corretamente registrados, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e a emissão de notas fiscais.

Redução de inadimplência

Conciliações frequentes ajudam a identificar pagamentos de clientes que podem ter passado despercebidos, permitindo que a cobrança seja feita de forma ágil e correta.

Qual é a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

Embora trabalhem juntas, a conciliação bancária e o fluxo de caixa são ferramentas financeiras distintas, mas complementares. Para fazer uma gestão completa você precisa entender a diferença entre as duas e como elas trabalham juntas.

O fluxo de caixa é responsável por registrar todas as entradas e saídas de dinheiro em um período, dando uma visão clara de como o dinheiro se movimenta no seu negócio.

Ele ajuda a acompanhar o saldo disponível, prever déficits ou sobras de caixa e tomar decisões estratégicas com base nessas projeções. O fluxo de caixa olha para o presente e para o futuro, planejando as finanças.

Já a conciliação bancária, conforme já dito, é o processo de comparar os registros financeiros internos da sua empresa com os extratos bancários.

Ela atua como um processo de auditoria, verificando se cada transação no seu sistema corresponde exatamente ao que foi movimentado no banco.

A conciliação olha para o passado recente para garantir que o que foi registrado está correto.

Ambas são essenciais para uma gestão financeira eficiente, prevenindo erros e mantendo as finanças organizadas.

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Como se faz uma conciliação contábil?

O termo conciliação contábil se refere a um processo mais amplo do que a conciliação bancária. Enquanto a conciliação bancária foca em comparar o extrato do banco com os registros de caixa da empresa, a conciliação contábil se aprofunda, garantindo que todas as contas da sua empresa (caixa, contas a pagar, contas a receber, etc.) estejam alinhadas com o livro-razão e os balanços contábeis.

Na prática, para a maioria das micro e pequenas empresas, os dois processos acontecem juntos. Com uma metodologia clara, o processo se torna simples.

1. Reúna os extratos bancários: o primeiro passo é ter em mãos os extratos da(s) conta(s) bancária(s) da empresa para o período que será analisado.
   
2. Verifique o registro interno de transações: a empresa precisa manter um controle interno, que pode ser por meio de um sistema ERP ou uma planilha. Esse registro deve conter todas as transações financeiras realizadas.
   
3. Compare os lançamentos: agora é hora de cruzar as informações entre o extrato bancário e os registros internos. Verifique se todas as entradas e saídas estão devidamente registradas e conferidas.
   
4. Identifique e ajuste divergências: caso encontre alguma inconsistência, investigue os motivos dela o quanto antes. Pode ser um lançamento esquecido, um erro no registro ou até uma movimentação não identificada. Após encontrar a discrepância, ajuste o controle interno para que ele reflita a realidade dos extratos.
   
5. Guarde a documentação: mantenha todos os documentos organizados, pois eles podem ser necessários para futuras consultas ou auditorias.

Ao seguir esse passo a passo, você garante que os dados financeiros estejam sempre corretos, contribuindo para uma gestão financeira saudável e organizada.

Como fazer uma planilha de conciliação bancária?

Se a sua empresa ainda não utiliza sistemas automatizados, uma planilha é uma forma eficiente e prática de fazer a conciliação bancária. Para criar uma planilha de conciliação bancária, siga estes passos:

• Estrutura básica: crie colunas para “Data”, “Descrição”, “Tipo” (entrada/saída), “Valor”, “Status da conciliação” e “Saldo do extrato”. Essa estrutura simples ajuda a organizar os dados de forma clara e eficiente.
  
• Reúna os extratos: baixe os extratos bancários do período que será conciliado. Se possível, use formatos digitais como CSV, que facilitam o lançamento dos dados na planilha.
  
• Preencha os dados: comece preenchendo a planilha com as informações do extrato bancário. Depois, adicione os registros internos de transações.
  
• Compare e resolva divergências: com os dados das duas fontes, compare cada transação. Se os valores e descrições forem iguais, marque como “Conciliado”. Se houver discrepância, investigue e corrija o erro.
  
• Finalize e revise: depois que conciliar todas as transações, o saldo final da sua planilha deve ser igual ao saldo do extrato bancário. Lembre-se de fazer isso periodicamente para garantir que as finanças da empresa permaneçam organizadas.

Para facilitar a sua visualização, veja abaixo um exemplo simples de como uma planilha de conciliação bancária pode ser estruturada.

Na tabela, cada linha representa uma transação, e a coluna “Status da conciliação” é a mais importante.

Ela serve para marcar se a transação já foi verificada e se os valores do seu controle interno e do banco estão alinhados.

No exemplo, a “Taxa Bancária” ainda está pendente de registro no controle interno, o que indica que algo precisa ser ajustado.

Quem faz a conciliação bancária?

A responsabilidade pela conciliação bancária pode variar dependendo do porte e da estrutura da empresa, mas, em última análise, o gestor é o responsável por garantir que ela seja feita.

Em pequenas empresas, o próprio empreendedor ou o responsável financeiro costuma fazer a conciliação, usando planilhas ou softwares de gestão. Já em empresas maiores, a tarefa fica a cargo do departamento financeiro.

No entanto, em todos os casos, o contador é o profissional que garante que o processo seja feito de forma correta e estratégica.

A conciliação bancária é a base para a contabilidade da empresa e, por isso, o contador precisa ter acesso a esses dados para elaborar os relatórios, apurar impostos e garantir que a empresa esteja em dia com a legislação.

Com que frequência devo fazer a conciliação bancária?

A frequência com que a conciliação bancária deve ser feita depende do volume de transações da sua empresa.

• Diariamente: para empresas com alta movimentação financeira, como lojas de varejo ou e-commerces com muitas vendas. O acompanhamento diário permite identificar e corrigir erros rapidamente, evitando o acúmulo de inconsistências.
  
• Semanalmente: para negócios com um volume de transações moderado. Fazer a conciliação semanalmente é uma boa prática para manter o controle e não deixar que a tarefa se torne um peso no final do mês.
  
• Mensalmente: para empresas com poucas movimentações. A conciliação mensal garante que os dados do seu sistema interno estejam alinhados com o extrato do banco, o que é fundamental para a elaboração de relatórios contábeis e fiscais.

O ideal é não deixar passar muito tempo entre uma conciliação e outra. A prática regular é a chave para a organização e para a saúde financeira do seu negócio.

Dicas de ferramentas para conciliação bancária

Além das planilhas, existem várias ferramentas que podem auxiliar no processo de conciliação bancária, especialmente para empresas de maior porte.

Sistemas de gestão (ERPs) e softwares financeiros: essas ferramentas automatizam a importação de extratos bancários, cruzando as transações do banco com os registros internos da empresa.

Isso torna o processo de conciliação mais rápido e eficiente, minimizando o risco de erros manuais.

A Agilize, por exemplo, oferece uma solução exclusiva e completa para a conciliação bancária. Ao contratar o Agilize Unique, o cliente recebe o suporte de um gerente de conta que cuida integralmente de todo o processo de conciliação financeira, garantindo que todas as transações sejam devidamente verificadas e conciliadas com os extratos bancários.

Com a nossa plataforma online, você tem:

• Importação automática de extratos bancários: o sistema permite a importação dos extratos diretamente das contas da empresa, facilitando a comparação entre os registros internos e os extratos.
  
• Análise detalhada de transações: especialistas em contabilidade revisam cada transação, garantindo que todos os lançamentos estejam corretos, categorizados e sem discrepâncias.
  
• Acompanhamento constante: o serviço oferece conciliações periódicas, o que ajuda a garantir que as finanças da empresa estejam sempre em ordem, com uma visão clara e precisa do fluxo de caixa.

Quais são os principais erros da conciliação bancária e como evitá-los?

Fazer a conciliação bancária é fundamental, mas alguns erros comuns podem comprometer a eficácia do seu processo e te dar uma visão distorcida das finanças.

• Não registrar todas as movimentações: deixar de anotar uma pequena despesa ou uma entrada já distorce o saldo. Cada centavo importa para a saúde financeira do seu negócio.
  
• Misturar finanças pessoais e empresariais: a famosa “conta do sócio” no caixa da empresa é um veneno para o controle. Receitas e despesas pessoais devem ser gerenciadas em contas separadas.
  
• Falta de periodicidade: a conciliação não é um processo que deve ser feito uma única vez. Deixar para registrar tudo no final do mês aumenta o risco de esquecimentos e erros.
  
• Registrar valores incorretos: erros de digitação ou de cálculo podem comprometer o saldo. É importante conferir cada valor com atenção para evitar surpresas.
  
• Ignorar as divergências: quando uma discrepância é identificada, ela não pode ser ignorada. É fundamental investigar o motivo do erro para corrigi-lo e garantir que os registros estejam alinhados com a realidade do extrato.

Evitar esses erros garante que a conciliação bancária seja uma ferramenta poderosa e confiável, auxiliando a gestão financeira e o crescimento do seu negócio.

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Com nossa plataforma online, você tem a certeza de que a conciliação financeira da sua empresa é feita de forma precisa, evitando erros, fraudes e discrepâncias.

Além disso, a Agilize oferece suporte contábil especializado, assegurando que todas as suas obrigações fiscais estejam em dia e que as finanças sejam gerenciadas de maneira clara e organizada.

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