Empresa inativa: saiba o que fazer e quais são as suas obrigações fiscais

Uma empresa inativa pode se tornar uma armadilha silenciosa para o empreendedor que acredita que a paralisia do negócio interrompe automaticamente seus deveres com o Fisco. 

Quem tem um CNPJ parado pode descobrir, tarde demais, que o “abandono” temporário gerou multas acumuladas, bloqueios cadastrais e riscos diretos ao CPF dos sócios.

Vamos te guiar no caminho que define a inatividade real, quais obrigações acessórias permanecem vigentes, como diferenciar esse estado de uma empresa “sem movimento” e qual o momento ideal para decidir entre manter a estrutura ou encerrar definitivamente a empresa com segurança. 

Boa leitura!

1. O que é empresa inativa?
2. Quais as obrigações de empresa inativa?
3. Quanto tempo a empresa pode ficar inativa?
4. Qual a diferença entre empresa inativa e empresa sem faturamento?
5. Como funciona a declaração da empresa inativa?
6. Qual a importância de cumprir as obrigações?
7. É possível reativar uma empresa inativa?
8. Como dar baixa em uma empresa inativa?
9. O que acontece se eu não fechar?
10. Empresas inativas precisam de contador?

O que você vai aprender neste guia:

• Empresa inativa é aquela que não teve nenhuma movimentação financeira, patrimonial ou operacional durante todo o ano; qualquer movimentação já a torna “sem movimento”.
• Mesmo sem faturar, o CNPJ continua com obrigações acessórias (como DEFIS ou DCTF), e a omissão pode gerar multas e status “Inapto”.
• Não há limite de tempo para ficar inativa, desde que as declarações sejam entregues corretamente todos os anos.
• É possível reativar o CNPJ a qualquer momento, desde que as pendências estejam regularizadas.
• Se não houver plano de retomada, o ideal é dar baixa formal para evitar acúmulo de multas e riscos ao CPF dos sócios.

O que é empresa inativa? 

Uma empresa é considerada inativa quando não realiza nenhuma atividade operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário. Isso significa ausência total de:

• Vendas ou prestação de serviços;
• Compras;
• Pagamentos a fornecedores;
• Recebimentos de qualquer natureza;
• Movimentações bancárias;
• Aplicações ou resgates financeiros.

Se houver um único pagamento de uma taxa bancária ou de uma conta de luz antiga, a empresa deixa de ser considerada inativa e passa a ser classificada como “sem movimento”, e isso altera o conjunto de obrigações a serem cumpridas.

Pequenas exceções não descaracterizam a inatividade, como o pagamento de taxas obrigatórias para manter o CNPJ regular (por exemplo, taxa de alvará ou renovação cadastral). 

Fora essas situações, qualquer movimentação financeira já impede o enquadramento como empresa inativa.

Quais são as obrigações de uma empresa inativa? 

Mesmo paralisada, a empresa deve prestar contas anualmente para comprovar sua condição de inatividade aos órgãos reguladores.

É aqui o ponto onde a maioria dos empreendedores erra: empresa inativa não é empresa sem responsabilidade.

A ausência de faturamento elimina o pagamento de impostos sobre receita, mas não elimina deveres formais perante o Fisco.

Esses deveres existem justamente para que o Estado consiga distinguir uma empresa realmente inativa de uma empresa que apenas deixou de declarar.

Obrigações fiscais

Do ponto de vista fiscal, a principal consequência da inatividade é a inexistência de imposto a recolher sobre faturamento, já que não houve receita. Isso vale para:

• Simples Nacional;
• Lucro Presumido;
• Lucro Real.

No entanto, isso só é aceito pelo Fisco quando a empresa comprova formalmente que não houve movimentação. Caso contrário, a ausência de pagamento pode ser interpretada como omissão.

No Simples Nacional, por exemplo, a empresa inativa não gera DAS mensal, mas isso não dispensa o empreendedor de:

• Manter o CNPJ ativo e regular;
• Cumprir as declarações exigidas pelo regime;
• Informar corretamente a condição de inatividade no período.

As obrigações fiscais variam conforme o regime de tributação:

• Simples Nacional: deve entregar a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) indicando a inatividade.
  
• Lucro Presumido e Real: é necessária a entrega da DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) referente ao mês de janeiro de cada ano.

Obrigações acessórias

As obrigações acessórias são declarações, comunicações e registros exigidos independentemente da existência de imposto a pagar. É aqui que surge a maior parte das multas para empresas inativas. A omissão ou atraso dessas obrigações pode resultar em:

• Multas automáticas;
• Bloqueio da emissão de certidões negativas;
• Enquadramento do CNPJ como inapto.

Entre as obrigações que podem atingir empresas inativas, dependendo do regime e do porte, estão:

• Declarações anuais ou periódicas informando ausência de movimentação;
• Atualização cadastral do CNPJ;
• Comunicações ao Simples Nacional;
• Declarações específicas exigidas mesmo sem atividade.

O ponto crítico é que o sistema da Receita não presume inatividade: ela precisa ser declarada corretamente.

Quanto tempo a empresa pode ficar inativa?

Não existe um limite de tempo estabelecido por lei para que uma empresa permaneça inativa, desde que ela cumpra rigorosamente todas as obrigações acessórias anuais.

O problema surge quando a empresa deixa de cumprir obrigações acessórias por períodos prolongados. De acordo com a Receita Federal, a omissão reiterada de declarações pode levar o CNPJ a ser considerado inapto, o que traz consequências práticas relevantes, como:

• Impedimento de emissão de certidões negativas;
• Dificuldade para reativação;
• Riscos para os sócios em processos futuros.

Qual é a diferença entre empresa inativa e empresa sem movimento?

Embora pareçam sinônimos, esses conceitos não são iguais e a confusão entre eles gera muitos erros de declaração.

A empresa sem movimento é aquela que não teve faturamento, mas ainda conserva o poder de fazer pagamentos, recebendo valores residuais ou movimentando a conta bancária.

Já a empresa inativa não pode ter tido nenhum tipo de movimentação financeira, patrimonial ou operacional, salvo exceções legais muito específicas.

Como funciona a declaração de empresa inativa?

A declaração é o processo pelo qual o contribuinte informa à Receita Federal que não houve atividade no período. 

Para empresas do Simples Nacional, isso é feito dentro da própria DEFIS. Para os demais regimes, a entrega da DCTF de janeiro sem débitos a declarar serve como o aviso oficial de inatividade para o restante do ano.

A empresa só pode ser declarada inativa se não tiver realizado nenhuma atividade operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano‑calendário. Antes de declarar a inatividade, é indispensável verificar:

• Extratos bancários do período;
• Pagamentos automáticos ou débitos recorrentes;
• Recebimentos residuais;
• Movimentações patrimoniais;
• Aplicações financeiras, mesmo que de pequeno valor.

Qualquer movimentação fora das exceções legais descaracteriza a inatividade. A declaração ocorre por meio das obrigações acessórias exigidas conforme o regime tributário da empresa. 

O erro mais comum é declarar inatividade quando, na prática, a empresa esteve apenas sem faturamento. Declarar incorretamente pode gerar:

• Multas por informações inexatas;
• Necessidade de retificação de declarações;
• Cobrança retroativa de tributos;
• Questionamentos fiscais futuros.

Qual é a importância de cumprir as obrigações para as empresas inativas?

Cumprir essas obrigações evita que o CNPJ seja classificado como “Inapto”. Uma empresa inapta não pode emitir notas fiscais, realizar operações bancárias ou participar de licitações.

Além disso, as multas pelo não envio das declarações podem ser transferidas para o CPF dos sócios, dificultando a obtenção de créditos pessoais.

É possível reativar uma empresa inativa?

Sim, a reativação é possível a qualquer momento, desde que a empresa não tenha sido baixada definitivamente. O processo envolve a regularização de eventuais pendências e a retomada das atividades operacionais normais.

A reativação costuma ser vantajosa quando o empreendedor deseja retomar atividades sem abrir um novo CNPJ, aproveitando o histórico da empresa.

O que é necessário para reativar uma empresa inativa?

Em geral, a reativação envolve:

• Regularização de obrigações acessórias em atraso;
• Atualização cadastral do CNPJ;
• Comunicação da retomada das atividades;
• Enquadramento correto no regime tributário.

O processo varia conforme o tipo de empresa e o órgão envolvido.

Quando optar por fechar uma empresa inativa?

Encerrar a empresa pode ser a melhor decisão quando não há perspectiva real de retomada das atividades e os custos de manutenção superam os benefícios de manter o CNPJ ativo.

Manter uma empresa inativa gera custos com contador e certificados digitais, além do risco constante de multas por esquecimento de prazos. Se o custo de manutenção supera o benefício estratégico de manter o CNPJ “na prateleira”, a baixa é o melhor caminho.

Como dar baixa em uma empresa inativa?

O procedimento de baixa foi simplificado graças à Redesim e pode ser realizado mesmo se houver débitos tributários, que serão transferidos para os sócios. O processo envolve o distrato social e a comunicação aos órgãos municipais, estaduais e federais. Veja o passo a passo:

1. Distrato Social: se a empresa for uma Sociedade Limitada (LTDA), é necessário elaborar o Distrato Social. Esse documento informa por que a sociedade está se dissolvendo e quem ficará responsável pelos ativos e pela guarda dos livros contábeis (MEIs estão isentos desta etapa).
   
2. Consulta de débitos: acesse o portal e-CAC da Receita Federal para verificar se existem obrigações acessórias pendentes (como a DCTF ou a GFIP). Mesmo inativa, a empresa precisa ter entregue essas declarações anuais de inatividade.
   
3. Solicitação de baixa no Coleta Web (Redesim): utilize o sistema da Redesim para gerar o DBE (Documento Básico de Entrada). Selecione o evento “Baixa”.
   
4. Protocolo na Junta Comercial: com o DBE em mãos, você deve protocolar o pedido na Junta Comercial do seu estado. Em muitos estados, esse processo já é 100% digital via certificado digital.
   
5. Baixa nas Inscrições Estadual e Municipal: geralmente, a baixa do CNPJ já comunica automaticamente a prefeitura e o estado, mas é prudente verificar se há necessidade de um protocolo específico na Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou na Prefeitura local para cancelar o Alvará.

Conheça os custos envolvidos para dar baixa em uma empresa inativa

Embora a lei atual (Lei Complementar nº 147/2014) facilite a baixa mesmo com dívidas, o encerramento em si gera custos:

Nota importante: O MEI (Microempreendedor Individual) é o único que possui isenção total de taxas estaduais para baixa, podendo fazer todo o processo gratuitamente pelo Portal do Empreendedor.

O que acontece se eu não fechar?

Deixar a empresa “na gaveta” sem dar baixa oficial resulta no acúmulo de multas mensais e anuais por falta de entrega de declarações obrigatórias. 

Com o tempo, o CPF dos sócios pode ser bloqueado ou incluído no CADIN (Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal).

Empresas inativas precisam de contador?

Sim, a presença de um contador é indispensável. Apenas um profissional habilitado possui o conhecimento técnico para garantir que as declarações negativas sejam feitas sem erros e nos prazos corretos.

Além disso, o contador orienta sobre o melhor momento para reativar ou baixar a empresa com segurança jurídica.

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Com nossa tecnologia, você acompanha todas as obrigações do seu negócio na palma da mão, garantindo que sua empresa inativa não se torne um problema futuro.

Perguntas frequentes sobre empresa inativa

Conte com a Agilize para cuidar da sua empresa, mesmo sem faturamento

Estar com uma empresa inativa exige cautela e organização. O empreendedor deve decidir entre manter o registro regularizado ou encerrar a empresa de vez, sempre avaliando o custo-benefício e contando com o suporte de uma contabilidade de confiança.

A Agilize ajuda empresários a manter o CNPJ regular mesmo em períodos de inatividade. Com uma contabilidade online especializada, a equipe acompanha obrigações acessórias, identifica riscos antes que virem problemas e orienta sobre o melhor caminho: manter a empresa inativa com segurança, reativar o negócio ou fazer a baixa correta do CNPJ.

Se você quer evitar multas, bloqueios e surpresas com a Receita Federal, fale com a Agilize e tenha o apoio contábil certo para tomar decisões com tranquilidade.