9 dicas de como aumentar a produtividade no trabalho e na sua empresa
Você sabia que um dos maiores desafios em como aumentar a produtividade estão na distração e especialmente na impossibilidade do trabalho? Isso é o que diz um estudo divulgado pela Ernst Young (EY), consultoria empresarial e multinacional.
A desorganização, a falta de ânimo, aausência de rotina e o desconhecimento sobre ferramentas úteis podem ser apenas alguns dos fatores que causam essa improdutividade no ambiente profissional e na sua rotina como empreendedor(a).
Mas afinal, o que é ser produtivo? Muitos profissionais confundem produtividade no trabalho com simplesmente trabalhar mais horas ou realizar mais tarefas em um curto período, o que pode levar à sobrecarga e ao esgotamento.
Com isso em mente, é essencial entender o que realmente significa ter produtividade, as diferenças entre produção e produtividade, a importância desse conceito e, principalmente, como aumentar a produtividade de maneira eficiente.
Quer saber como aumentar a produtividade no seu dia a dia como empreendedor? Continue a leitura!
- O que significa ter produtividade?
- Qual é a diferença entre produção e produtividade?
- Qual é a importância da produtividade?
- 9 dicas sobre como aumentar a produtividade
- Quais são os indicadores de produtividade no trabalho?
- Ferramentas para aumentar a produtividade na rotina da sua empresa
O que significa ter produtividade?
A produtividade refere-se à capacidade de gerar resultados de forma eficiente, utilizando os recursos disponíveis da melhor maneira possível.
No contexto corporativo, produtividade significa maximizar a produção com o mínimo de desperdício de tempo, dinheiro e esforço.
Ser um profissional produtivo significa ter a habilidade de priorizar tarefas, eliminar distrações e manter um fluxo de trabalho eficiente. As pessoas e empresas produtivas conseguem otimizar seus processos, tornando-os mais ágeis e eficazes.
Ou seja, a produtividade não deve ser encarada como uma sobrecarga, mas sim como um meio para alcançar um equilíbrio saudável entre esforço e resultado.
Qual é a diferença entre produção e produtividade?
Por mais que ambos os conceitos sejam parecidos, eles não são a mesma coisa. Afinal, a produtividade está diretamente relacionada à capacidade de otimizar processos, eliminar desperdícios e alcançar melhores resultados com os mesmos ou até menos recursos.
Já a produção refere-se a quantidade de serviços realizados em um determinado período.
Isso significa que um profissional pode ter uma alta produção, realizando diversas tarefas ao longo do dia, mas se ele não estiver utilizando seu tempo de maneira eficiente, sua produtividade pode ser baixa.
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Qual é a importância da produtividade?
No ambiente corporativo, equipes produtivas conseguem entregar mais valor ao cliente, reduzir custos operacionais e melhorar a competitividade da organização. Além disso, profissionais produtivos têm mais chances de alcançar seus objetivos, obter reconhecimento e evoluir em suas carreiras.
Nesse sentido, saber como aumentar a produtividade não beneficia apenas os resultados financeiros, mas também melhora a qualidade de vida de todos da empresa.
9 dicas sobre como aumentar a produtividade
Entender como aumentar a produtividade exige disciplina, organização e estratégias que favoreçam um melhor aproveitamento do tempo. Por isso, separamos algumas práticas que podem ser aplicadas para melhorar a eficiência no trabalho e no cotidiano.
1. Defina objetivos bem estruturados
Ter metas bem estabelecidas permite um direcionamento claro das atividades e evita desperdício de tempo com tarefas irrelevantes. Portanto, antes de planejar o seu dia, é importante entender quais são suas metas e prioridades.
2. Classifique as tarefas por relevância
Nem todas as atividades possuem o mesmo grau de importância.Utilizar conceitos de metodologias ágeis e ferramentas de gestão, como o scrum e a matriz de Eisenhower, ajudam a separar o que é essencial do que pode ser adiado ou delegado.
3. Evite interrupções
Ambientes cheios de distrações comprometem o rendimento. Por isso, desativar notificações, manter um espaço organizado e criar períodos exclusivos de foco são medidas que fazem a diferença.
4. Aplique técnicas de gerenciamento de tempo
Estratégias como o Time Blocking (bloqueio de tempo que consiste em dividir o seu dia em blocos de tempo) e auxiliam na organização das tarefas e no melhor aproveitamento do tempo disponível.
Ademais, também existe o método Pomodoro, muito utilizado por estudantes. A metodologia consiste em trabalhar com intervalos a cada 25 minutos, a proposta é que após esse período você realize uma pausa de 5 minutos e somente após isso retorne a sua tarefa.
Essa estratégia foi criada pelo italiano Francesco Cirillo com o propósito de ajudar as pessoas com questões de produtividade e concentração.
Técnica Pomodoro – Dicas de estudo – planejamento de tempo e múltiplas tarefas
Confira o vídeo e entenda como essa técnica pode te ajudar no dia a dia.
5. Otimize processos com a ajuda da tecnologia
Hoje em dia, podemos contar com a ajuda da inteligência artificial e diversas ferramentas para empreendedores.
Além disso, opções como o ChatGPT e o recente Deepseek, podem ajudar com a criação de textos para um atendimento personalizado aos seus clientes, relatórios, análise de dados e muito mais!
6. Capacite-se constantemente
Aprimorar conhecimentos e habilidades impacta diretamente na eficiência do trabalho. Investir em cursos, treinamentos e aprendizado contínuo é fundamental para evoluir profissionalmente.
7. Insira pausas na rotina
Descansos regulares ao longo do dia ajudam a evitar a fadiga mental e aumentam a produtividade, pois permitem que a mente se recupere antes de continuar com as tarefas.
8. Mantenha seu espaço de trabalho organizado
Um ambiente limpo e estruturado facilita a concentração e otimiza a realização das tarefas, reduzindo a perda de tempo com desorganização. Portanto, não deixe de organizar o seu ambiente de trabalho, especialmente durante períodos de trabalho remoto.
9. Monitore o desempenho regularmente
Acompanhar a produtividade através de análises constantes permite identificar pontos de melhoria e ajustar estratégias para otimizar os resultados. Dessa forma, fica mais fácil entender quais métodos estão te ajudando a ser uma pessoa mais produtiva.
Quais são os indicadores de produtividade no trabalho?
Mensurar a produtividade no ambiente profissional é essencial para compreender o desempenho das equipes e identificar oportunidades de melhoria. Dessa forma, diversos indicadores podem ser utilizados.
Um dos principais é a relação entre o tempo investido e as entregas realizadas. Esse parâmetro ajuda a entender se os esforços estão sendo bem direcionados ou se há gargalos no processo. Outros indicadores incluem:
- taxa de retrabalho;
- satisfação dos clientes;
- engajamento da equipe;
- número de tarefas realizadas;
- retorno sobre investimento (ROI).
Importante: quando um projeto ou tarefa precisa ser refeito constantemente, isso pode indicar falhas na comunicação ou na qualidade da execução inicial. De qualquer forma, avaliar a eficiência com base nos resultados obtidos é fundamental para um crescimento sustentável.
Ferramentas para aumentar a produtividade na rotina da sua empresa
Atualmente, existem diversas ferramentas que ajudam na organização de tarefas, gestão de projetos, automação de processos e comunicação eficiente entre equipes. Para auxiliar ainda mais com a produtividade do empreendedor(a), trouxemos algumas sugestões de ferramentas úteis para o dia a dia.
Armazenamento em nuvem: Google Drive
As ferramentas do Google são extremamente úteis na rotina de qualquer empreendedor. Afinal, organizar os arquivos da sua empresa é essencial, mesmo que seja para guardar as fotos usadas para as redes sociais, compartilhar planilhas e até mesmo apresentações.
O relevante é que você seja um empreendedor iniciante, saiba que o Google Drive oferece 15 GB gratuitos, mas caso precise de mais espaço é só contratar um dos planos disponíveis.
Ainda, se você trabalha em equipe, qualquer pessoa do projeto poderá acessar os arquivos, basta que você libere o acesso. Interessante, né? Ah, e as ferramentas do Google são muito intuitivas e de fácil entendimento, então mesmo que não tenha experiência, vai ser fácil aprender a utilizar o drive.
Gerenciador de tarefas: Asana, Trello, Notion e ClickUp
Essas ferramentas são muito recomendadas para projetos grandes e também para a organização de tarefas.
Esse tipo de ferramenta funciona como um quadro geral das tarefas diárias, semanais e mensais de cada participante. É possível personalizá-las e colocar mais de um responsável no projeto e apenas ir separando as tarefas de cada um.
Ou então, é só criar um quadro personalizado com as atividades individuais, descrevendo prazos, anexando arquivos, além do colaborador ter a possibilidade de adicionar links dentro da própria plataforma. Além disso, é possível mudar o status e ir acompanhando o desempenho e a entrega final de cada atividade.
Rescue Time: rastreando sua produtividade
O Rescue Time vai direto ao ponto: controlar o tempo que você gasta no computador ou celular, realizando um levantamento sobre sua produtividade e hábitos profissionais.
A ferramenta é capaz de identificar padrões e com base nisso sugerir melhorias para que você consiga otimizar seu tempo e organizar melhor o seu dia a dia. O legal é que a plataforma libera um período de teste gratuito.
Forest: para quem precisa manter o foco
Já o Forest, é um aplicativo muito lúdico e interessante, pois sua abordagem se baseia no crescimento de uma “árvore virtual”. Isso mesmo! A proposta é que você se comprometa a não acessar outros sites, aplicativos e até mesmo realize outras atividades enquanto ela estiver crescendo.
Isso significa que durante um determinado período, você precisa manter o foco por completo. Essa ferramenta é ideal para quem se distrai com facilidade e busca uma nova forma de melhorar isso.
Conheça a Agilize
Ou seja, a produtividade é essencial para qualquer pessoa e, principalmente, empreendedores. Ela está relacionada aos métodos usados para gerenciar as tarefas do dia a dia e a forma como você organiza seu tempo, otimiza processos e os executa de forma eficiente. Inclusive, ser produtivo(a) é agir com eficiência.
Então, não adianta focar na quantidade de tarefas que você executa, mas sim na qualidade das demandas e como conquistar mais performance em menos tempo.
Inclusive, uma das áreas da empresa que mais consomem tempo é a contabilidade. Lidar com burocracias, emissão de notas fiscais e organização de documentos fiscais pode ser um desafio, especialmente para empreendedores que precisam focar no crescimento do negócio.
Nesse sentido, a Agilize pode ser uma solução que vai fazer a diferença na sua gestão. Ao contar com uma contabilidade online, sua empresa pode reduzir o tempo gasto com processos contábeis, evitar erros que geram custos desnecessários e garantir conformidade com as obrigações fiscais.
Clique abaixo e entenda como podemos otimizar as atividades burocráticas e que consomem seu tempo, para que você possa cuidar com mais foco da estratégia do seu negócio!
