Obrigações acessórias de um médico PJ: guia para 2026

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize

Principais lições deste artigo

• Identificar o regime tributário (Simples Nacional ou Lucro Presumido) e a existência de funcionários é o primeiro passo para saber quais obrigações acessórias se aplicam ao médico PJ.

• Para ME e EPP no Simples Nacional sem funcionários, o checklist mensal inclui PGDAS-D, DCTFWeb, EFD-Reinf e pró-labore com INSS. Anualmente, DEFIS e DMED são obrigatórias.

• No Lucro Presumido, o médico PJ precisa entregar ECD (até 30/06/2026) e ECF (até 31/07/2026) para o ano-base 2025, além de cumprir obrigações trimestrais de IRPJ e CSLL.

• A partir de 1º de novembro de 2026, a NFS-e nacional passa a ser obrigatória para ME e EPP do Simples Nacional. Esse prazo exige atenção à emissão correta das notas.

• Evitar multas e manter o CNPJ regular exige acompanhamento profissional. Com o suporte especializado da Agilize Contabilidade, esse controle fica mais simples: fale com um especialista agora.

O que são obrigações acessórias e por que você precisa cumpri-las?

Obrigações acessórias são declarações, escriturações e informações que a empresa entrega ao Fisco para comprovar sua situação fiscal, mesmo quando não há imposto a pagar. Para ME e EPP, o descumprimento gera multas automáticas, bloqueio de certidões negativas e risco de irregularidade no CNPJ. Essa situação pode comprometer contratos com hospitais, clínicas e operadoras de saúde.

Passo 1 – Identifique seu regime e porte

Definir o regime tributário e o porte da empresa orienta todo o checklist de obrigações. A existência de funcionários também altera a lista de declarações e prazos.

• Simples Nacional: regime unificado, com apuração mensal via PGDAS-D e pagamento pelo DAS. Médicos PJ enquadrados nos anexos do Simples Nacional podem estar no Anexo III ou V, conforme o Fator R.

• Lucro Presumido: regime com apuração trimestral de IRPJ e CSLL e apuração mensal de PIS e COFINS. Esse enquadramento exige obrigações acessórias mais amplas, como ECD e ECF.

• Sem funcionários: as obrigações previdenciárias se concentram no pró-labore do sócio.

• Com funcionários: entram obrigações adicionais, como eSocial, folha de pagamento e retenções sobre a folha.

Médicos não podem ser MEI, porque a atividade médica é regulamentada e vedada nessa modalidade. A Agilize Contabilidade atende exclusivamente ME e EPP.

Depois de identificar o regime e o porte, o próximo passo é entender os prazos específicos de cada obrigação. Cada regime segue um calendário fiscal próprio.

Passo 2 – Compare prazos em 2026: Simples Nacional × Lucro Presumido

A tabela abaixo resume as principais diferenças de prazos e obrigações entre os dois regimes. Essa visão ajuda a identificar rapidamente quais declarações se aplicam ao seu caso.

Obrigação	Simples Nacional	Lucro Presumido
Apuração de impostos	Mensal, PGDAS-D até dia 22 do mês seguinte	Trimestral para IRPJ/CSLL e mensal para PIS/COFINS
DCTFWeb	Mensal, até o dia 15 do mês seguinte à competência	Mensal, até o dia 15 do mês seguinte à competência
EFD-Reinf	Mensal, até o dia 15 do mês seguinte	Mensal, até o dia 15 do mês seguinte
ECD	Geralmente dispensada, salvo exigência específica	Anual, até o último dia útil de junho (ano-base 2025: 30/06/2026)
ECF	Não obrigatória	Anual, até o último dia útil de julho (ano-base 2025: 31/07/2026)
DEFIS	Anual, até 31 de março do ano seguinte	Não se aplica
DMED	Anual, até o último dia útil de fevereiro	Anual, até o último dia útil de fevereiro
NFS-e nacional	Obrigatória a partir de 1º de novembro de 2026	Segue regras municipais

Atenção à NFS-e: a Resolução CGSN nº 191/2026 tornou obrigatória a emissão da NFS-e pelo Emissor Nacional para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional a partir de 1º de novembro de 2026. As regras de CBS e IBS na nota fiscal passam a valer a partir de 1º de janeiro de 2027.

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Passo 3 – Obrigações mensais do médico PJ sem funcionários

1. PGDAS-D (Simples Nacional): essa obrigação registra a apuração mensal do DAS. O vencimento ocorre até o dia 22 do mês seguinte à competência. Exemplo: a competência maio de 2026 vence em 22/06/2026.

2. DCTFWeb: essa declaração consolida as contribuições previdenciárias mensais e deve ser transmitida até o dia 15 do mês seguinte. Médicos PJ sem funcionários que retiram pró-labore precisam enviá-la todos os meses. Quem não teve nenhum evento previdenciário no período entrega uma DCTFWeb “sem movimento”, válida até o próximo evento. O DARF gerado vence no dia 20 do mesmo mês.

3. EFD-Reinf: essa escrituração registra retenções na fonte. Para médicos PJ sem funcionários, a obrigação aparece quando há retenção de INSS sobre notas fiscais de serviços. O prazo é o dia 15 do mês seguinte à competência, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.043/2021.

4. Pró-labore e INSS do sócio: o pró-labore é obrigatório e não pode ser zero, porque a legislação previdenciária exige remuneração formal para o sócio que trabalha na empresa. O valor deve ser compatível com o salário mínimo para garantir cobertura previdenciária mínima. Sobre esse pró-labore incide INSS de 11%, limitado ao teto previdenciário. Esse valor é informado no eSocial, consolidado na DCTFWeb e pago via DARF até o dia 20 do mês seguinte.

Dica prática: o Fator R é calculado automaticamente pela Agilize Contabilidade. Um Fator R igual ou superior a 28% coloca o médico PJ no Anexo III do Simples Nacional, com alíquota inicial de 6%. Abaixo desse percentual, a empresa fica no Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%. Definir o pró-labore corretamente pode reduzir de forma relevante a carga tributária mensal.

Erro comum: declarar pró-labore zero para reduzir custos. Essa prática expõe o médico PJ a cobrança retroativa de INSS, multas e perda de benefícios previdenciários.

Passo 4 – Obrigações anuais do médico PJ sem funcionários

1. DEFIS (Simples Nacional): a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é entregue anualmente até 31 de março do ano seguinte ao ano-base. Essa obrigação vale para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional.

2. DMED: a Declaração de Serviços Médicos e de Saúde é enviada à Receita Federal até o último dia útil de fevereiro. Médicos PJ que emitiram notas fiscais de serviços de saúde para pessoas físicas no ano anterior precisam entregar essa declaração. A DMED permite que os pacientes deduzam despesas médicas no IRPF.

3. ECD (Lucro Presumido): a Escrituração Contábil Digital referente ao ano-base 2025 vence em 30/06/2026, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021. Essa obrigação não se aplica ao Simples Nacional na maior parte dos casos.

4. ECF (Lucro Presumido): a Escrituração Contábil Fiscal referente ao ano-base 2025 vence em 31/07/2026, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021. Essa obrigação não se aplica ao Simples Nacional.

Dica prática: médicos PJ que atendem pacientes particulares costumam esquecer a DMED. A falta dessa declaração pode gerar multa e impedir que os pacientes utilizem as despesas médicas como dedução no Imposto de Renda.

Erro comum no Lucro Presumido: confundir os prazos da ECD, em junho, e da ECF, em julho. Essas obrigações são diferentes e utilizam módulos distintos do SPED.

Passo 5 – Obrigações quando há funcionários

Contratar funcionários amplia o checklist mensal do médico PJ e exige controle mais rigoroso de prazos.

1. eSocial: o sistema registra admissões, demissões, folha de pagamento e eventos de segurança do trabalho. Os prazos variam conforme o evento. Admissões precisam ser registradas antes do início das atividades.

2. Folha de pagamento: o processamento mensal calcula INSS, IRRF e FGTS e integra essas informações ao eSocial.

3. DCTFWeb com eventos de folha: a declaração consolida automaticamente os dados enviados pelo eSocial e pela EFD-Reinf. A transmissão ocorre até o dia 15 do mês seguinte e o pagamento até o dia 20.

4. EFD-Reinf com retenções de terceiros: essa escrituração inclui retenções sobre serviços tomados e prestados com INSS.

Atenção: a falta de registro de admissão no eSocial pode gerar multa a partir de R$ 402,53 por funcionário. Manter o eSocial em dia é obrigação legal.

Simplifique a gestão de obrigações do seu CNPJ com suporte especializado.

Passo 6 – Como a Agilize Contabilidade cuida de todo o processo

A Agilize Contabilidade atua desde 2013 como contabilidade online e hoje atende mais de 50 mil empreendedores. Para médicos PJ enquadrados como ME ou EPP, o serviço cobre todas as obrigações acessórias descritas neste guia: apuração de impostos, transmissão de declarações, geração de guias, controle de prazos e envio de lembretes automáticos.

A plataforma integra eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb em um painel único. O sistema calcula automaticamente o Fator R para que o médico PJ pague a alíquota correta do Simples Nacional. O time de especialistas contábeis registrados no CRC acompanha cada competência e informa mudanças de legislação, como a obrigatoriedade da NFS-e nacional a partir de novembro de 2026.

A Agilize Contabilidade cuida da contabilidade da empresa. A gestão do negócio, das finanças e das decisões clínicas permanece com o médico. Essa divisão permite que o profissional concentre energia em atender pacientes e desenvolver a carreira.

Para médicos que atuam nos anexos do Simples Nacional, a Agilize Contabilidade também orienta sobre o enquadramento entre Simples Nacional e Lucro Presumido, considerando faturamento, pró-labore e perfil de atendimento.

Perguntas frequentes

Médico PJ no Simples Nacional precisa entregar DCTFWeb mesmo sem funcionários?

Sim. Todo médico PJ que retira pró-labore precisa transmitir a DCTFWeb mensalmente, porque o pró-labore gera contribuição previdenciária do sócio. Quem não teve nenhum evento previdenciário em determinado mês entrega uma DCTFWeb “sem movimento”, que permanece válida até o próximo evento. A não entrega de DCTFWeb gera multa mínima de R$ 200 para declarações sem movimento e de R$ 500 nos demais casos.

O que é a DMED e quem precisa entregar?

A DMED é a Declaração de Serviços Médicos e de Saúde, enviada anualmente à Receita Federal até o último dia útil de fevereiro. Médicos PJ que prestaram serviços de saúde a pessoas físicas e emitiram notas fiscais no ano anterior precisam entregar essa declaração. A DMED permite que os pacientes utilizem os valores pagos como dedução no Imposto de Renda. A ausência da declaração pode gerar multa para o médico PJ e impedir a dedução pelo paciente.

Qual é a diferença entre DEFIS e ECF?

A DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é uma obrigação anual exclusiva de empresas optantes pelo Simples Nacional, entregue até 31 de março do ano seguinte ao ano-base. A ECF, Escrituração Contábil Fiscal, é uma obrigação anual do Lucro Presumido e do Lucro Real, entregue até o último dia útil de julho. As duas não se aplicam ao mesmo CNPJ ao mesmo tempo. Empresas no Simples Nacional entregam a DEFIS. Empresas no Lucro Presumido entregam a ECF.

Como o Fator R afeta a tributação do médico PJ no Simples Nacional?

O Fator R é a relação entre a folha de pagamento, incluindo pró-labore e INSS do sócio, e a receita bruta dos últimos 12 meses. Para médicos PJ sem funcionários, o pró-labore é o principal componente desse cálculo. O Fator R define se a empresa se enquadra no Anexo III, com alíquota inicial de 6%, ou no Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%, conforme explicado na seção de obrigações mensais. O cálculo ocorre automaticamente a cada competência com base nos valores declarados.

Quais multas o médico PJ pode receber por atraso nas obrigações acessórias?

As penalidades variam conforme a obrigação e o regime tributário. No Simples Nacional, o atraso no pagamento do DAS gera multa de 0,33% ao dia, limitada a 20% do valor devido, além de juros pela taxa Selic. A DCTFWeb entregue fora do prazo gera multa mínima de R$ 200 para declarações sem movimento e de R$ 500 nos demais casos. No Lucro Presumido, o atraso na entrega da ECD ou da ECF pode gerar multa mensal de R$ 500. Obrigações em atraso também bloqueiam a emissão de certidões negativas, o que pode comprometer contratos com hospitais e operadoras de saúde.

Conclusão e próximo passo

Manter o CNPJ regular em 2026 exige atenção a obrigações mensais e anuais que variam conforme o regime tributário e a presença de funcionários. Para médicos PJ no Simples Nacional sem funcionários, o checklist essencial inclui PGDAS-D, DCTFWeb, EFD-Reinf, pró-labore com INSS, DEFIS e DMED. No Lucro Presumido, entram ainda ECD, ECF e obrigações trimestrais de IRPJ e CSLL. Com funcionários, eSocial e folha de pagamento passam a fazer parte da rotina.

Cumprir cada prazo evita multas, mantém o CNPJ ativo e preserva a capacidade de emitir notas e firmar contratos. A Agilize Contabilidade assume a rotina contábil para que o médico não precise lidar com a burocracia fiscal no dia a dia.

Mantenha seu CNPJ regular sem se preocupar com burocracia, fale com a Agilize Contabilidade.