Evitar multas fiscais na ME e EPP: passo a passo completo

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize

Principais lições deste artigo

• Pagar o DAS até o dia 20 do mês seguinte reduz o risco de multas automáticas e de exclusão do Simples Nacional.

• Entregar todas as obrigações acessórias, como PGDAS-D, DCTFWeb, DEFIS, DeSTDA e EFD-Reinf, nos prazos corretos evita multas por omissão, mesmo sem faturamento.

• Emitir notas fiscais com CNAE correto, dados do tomador conferidos e campos de IBS e CBS preenchidos, obrigatórios a partir de 3 de agosto de 2026, diminui rejeições e autuações.

• Monitorar pendências no e-CAC e a Caixa Postal com frequência permite regularizar notificações antes de o CNPJ ficar inapto.

• Contratar um contador obrigatório e especializado, como a Agilize Contabilidade, garante o cumprimento das rotinas fiscais sem erros. Fale com um especialista da Agilize Contabilidade.

Pré-requisitos e visão geral

Organizar a base fiscal da empresa facilita o uso deste passo a passo.

• Ter um contador obrigatório contratado e responsável pela escrituração contábil da empresa.

• Ter acesso ao Portal e-CAC com certificado digital ou conta Gov.br nível prata ou ouro.

• Manter documentos organizados, como notas fiscais emitidas e recebidas, extratos bancários e comprovantes de pagamento do DAS.

• Usar uma conta bancária empresarial separada das finanças pessoais.

O tutorial está dividido em cinco passos: pagamento do DAS, entrega das obrigações acessórias, emissão correta de notas fiscais, monitoramento no e-CAC e automação de rotinas com contador. No fim, há uma checklist de verificação e dicas avançadas para 2026.

Passo 1: cumprir os prazos do DAS e evitar multas por atraso

O DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional, é a guia unificada de impostos da ME ou EPP. Pagar essa guia no prazo é a ação mais direta para reduzir multas fiscais ME.

Ações obrigatórias

1. Apurar o faturamento do mês anterior no PGDAS-D até o dia 20 do mês seguinte.

2. Gerar o DAS no Portal do Simples Nacional logo após a apuração.

3. Pagar o DAS até o dia 20 do mês seguinte ao período de referência.

4. Guardar o comprovante de pagamento por, no mínimo, 5 anos.

Alerta de multa por atraso

O atraso no pagamento do DAS gera multa de 0,33% ao dia, limitada a 20% do valor devido. Um DAS de R$ 1.000 pago com 30 dias de atraso pode acumular cerca de R$ 100 em encargos.

Erros comuns e como evitá-los

• Não apurar o PGDAS-D antes de gerar o DAS, pois o sistema não gera a guia sem a declaração prévia.

• Pagar o DAS de um mês errado, por isso confira sempre a competência antes de efetuar o pagamento.

• Deixar saldo insuficiente na conta no dia do débito automático, então vale configurar alertas de saldo.

Se você quer garantir que todos os prazos do DAS sejam cumpridos sem erros, fale com um especialista da Agilize Contabilidade.

Passo 2: entregar as obrigações acessórias para ME no prazo

As obrigações acessórias são declarações periódicas exigidas pela Receita Federal e pelos estados. A falta de entrega gera multas automáticas, mesmo quando não há imposto a pagar.

Principais obrigações e prazos em 2026

1. PGDAS-D: entrega mensal até o dia 20 do mês seguinte, mesmo com faturamento zero, com multas automáticas por atraso a partir de 2026.

2. DCTFWeb: entrega até o dia 15 do mês seguinte ao período, para consolidar débitos previdenciários.

3. DEFIS: entrega anual até o último dia útil de março do ano seguinte, com multa por omissão que varia conforme a receita da empresa.

4. DeSTDA: obrigatória para empresas de comércio ou indústria com inscrição estadual que vendem produtos sujeitos à substituição tributária, com entrega até o dia 28 do mês, prazo que varia por estado.

5. EFD-Reinf: reporta retenções de INSS sobre serviços tomados ou prestados e substitui a DIRF em vários cenários a partir de 2026.

Erros comuns e como evitá-los

• Não entregar o PGDAS-D em meses sem faturamento, já que a obrigação existe mesmo com receita zero.

• Confundir DEFIS com PGDAS-D, pois são declarações distintas, com prazos e finalidades diferentes.

• Ignorar o DeSTDA por desconhecimento, então empresas de comércio com inscrição estadual devem confirmar a obrigatoriedade com o contador.

Para entregar todas as obrigações acessórias sem omissões, conte com o suporte de um especialista da Agilize Contabilidade.

Passo 3: emitir notas fiscais corretamente e evitar multas com nota fiscal para ME

Emitir notas fiscais com erros é uma das principais causas de autuações para ME e EPP. Problemas no documento fiscal podem gerar rejeição automática pelo sistema da Receita Federal ou da prefeitura e multas que variam de 1% do valor da nota até R$ 1.000 por documento, conforme a infração.

Ações obrigatórias

1. Antes de emitir qualquer nota, confirmar que o serviço ou produto descrito corresponde ao CNAE registrado na empresa, pois essa validação evita rejeição automática pelo sistema.

2. Em seguida, validar os dados do tomador, CPF ou CNPJ, já que informações incorretas impedem a autorização do documento.

3. Manter o certificado digital E-CNPJ A1 atualizado e com backup, porque a emissão de NF-e depende de um certificado válido.

4. Durante o preenchimento, verificar se os campos de retenção de INSS, IR, ISS e PIS/COFINS estão corretos, pois erros geram divergências na apuração de impostos.

5. A partir de 3 de agosto de 2026, preencher obrigatoriamente os campos de IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos, já que o sistema rejeitará notas sem essas informações.

Erros comuns e como evitá-los

Os erros mais frequentes que geram rejeição de NF-e incluem NCM e CFOP incorretos, cadastro de produto desatualizado e falhas no XML por regras da SEFAZ desatualizadas.

• Nota emitida com erro: uma nota fiscal emitida não pode ser editada, então o único caminho é o cancelamento dentro do prazo municipal e a reemissão de um novo documento.

• Campos de IBS e CBS em branco após 3 de agosto de 2026: a partir dessa data, o sistema rejeita automaticamente documentos fiscais eletrônicos sem o preenchimento correto desses campos.

• Certificado digital expirado: depender de um único certificado sem backup pode causar paralisação total na emissão de NF-e.

Passo 4: monitorar pendências no e-CAC

Usar o Portal e-CAC como rotina ajuda a manter o CNPJ regular. Mais de 6 milhões de pessoas jurídicas têm algum tipo de omissão em obrigações acessórias, e o CNPJ pode ficar inapto após o prazo de regularização, o que impede emissão de notas, acesso a crédito e participação em contratos públicos.

Como acessar e monitorar o e-CAC

1. Acessar cav.receita.fazenda.gov.br com certificado digital ou conta Gov.br nível prata ou ouro.

2. No menu principal, clicar em “Consulta Pendências – Situação Fiscal” para ver omissões e débitos.

3. Acessar “Outros” e depois “Caixa Postal” para verificar notificações oficiais, incluindo eventuais Termos de Exclusão do Simples Nacional.

4. Cadastrar alertas em “Outros” e “Cadastrar alerta de e-mail e SMS” para receber notificações automáticas de novas mensagens.

5. Transmitir as declarações indicadas como omissas para regularizar a situação de forma automática.

Erros comuns e como evitá-los

• Não acessar a Caixa Postal com frequência: se o Termo de Exclusão não for acessado, o prazo de regularização começa a contar no 45º dia após o envio do alerta.

• Aguardar atualização imediata: o extrato da declaração do Imposto de Renda no e-CAC pode levar até 4 dias para atualizar após a transmissão, principalmente nos primeiros dias do prazo de entrega.

• Ignorar débitos estaduais ou municipais, já que dívidas com estados e municípios exigem regularização diretamente com o órgão competente, não apenas no e-CAC federal.

Passo 5: contar com contador obrigatório e automatizar rotinas

Manter escrituração contábil regular é uma exigência legal para ME e EPP. O contador é obrigatório para essas empresas, independentemente do regime tributário. Sem escrituração adequada, a empresa fica mais exposta a autuações, dificuldades para comprovar resultados e barreiras no acesso a crédito.

A Agilize Contabilidade cuida da contabilidade da sua ME ou EPP: apuração de impostos, entrega de declarações, emissão e importação de notas fiscais, cálculo automático do Fator R para atividades dos anexos do Simples Nacional sujeitas à regra, conciliação bancária e monitoramento de obrigações, tudo em uma plataforma online com painel de controle em tempo real.

O que a Agilize Contabilidade faz pela sua empresa?

• Entrega todas as obrigações acessórias dentro do prazo, o que elimina multas por omissão.

• Emite, importa e cancela notas fiscais com os campos corretos, incluindo IBS e CBS a partir de agosto de 2026.

• Monitora pendências no e-CAC e alerta sobre notificações da Receita Federal.

• Calcula o Fator R automaticamente para empresas de serviços elegíveis, garantindo a alíquota correta.

• Oferece certificado digital E-CNPJ A1 incluso nos planos.

A Agilize Contabilidade cuida da contabilidade da sua empresa, não da gestão do negócio como um todo. Isso mantém você no controle estratégico enquanto a parte contábil e fiscal funciona com segurança.

Fale com um especialista da Agilize Contabilidade e automatize a rotina contábil da sua empresa.

Verificação de sucesso

Usar esta checklist ajuda a confirmar se a ME ou EPP está em dia.

• DAS do mês anterior pago até o dia 20.

• PGDAS-D entregue mensalmente, mesmo em meses sem faturamento.

• DEFIS entregue até o último dia útil de março.

• DCTFWeb entregue até o dia 15 do mês seguinte.

• Notas fiscais emitidas com CNAE, dados do tomador e campos de retenção corretos.

• Campos de IBS e CBS preenchidos, obrigatórios a partir de 3 de agosto de 2026.

• e-CAC sem pendências na Consulta de Situação Fiscal.

• Caixa Postal do e-CAC verificada com regularidade.

• Contador responsável pela escrituração contábil ativo e atualizado.

Dicas avançadas para 2026

• Fator R automático: para empresas de serviços nos anexos do Simples Nacional sujeitas à regra, o Fator R define o anexo correto em cada período. Um cálculo errado pode levar ao pagamento de alíquota maior do que a necessária.

• Conciliação bancária: manter conta empresarial separada e conciliada mensalmente facilita a apuração correta do faturamento e reduz o risco de erros no PGDAS-D.

• Reforma Tributária, IBS e CBS: durante 2026, a Receita Federal não aplica penalidades pelo não preenchimento inicial dos campos de CBS e IBS nos documentos fiscais. Conforme mencionado no Passo 3, a partir de 3 de agosto de 2026 o preenchimento se torna obrigatório, e a ausência causa rejeição automática dos documentos fiscais eletrônicos. Atualizar os sistemas antes dessa data evita paralisações.

• Planejamento tributário: revisar anualmente o enquadramento nos anexos do Simples Nacional com o contador ajuda a manter a empresa no regime mais adequado à atividade e à estrutura de custos.

FAQ

Qual é o prazo para pagar o DAS no Simples Nacional em 2026?

O DAS deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. Para isso, a empresa precisa primeiro entregar o PGDAS-D, que também tem prazo até o dia 20. Quando o dia 20 cai em fim de semana ou feriado, o prazo é antecipado para o último dia útil anterior.

Quais são as multas por atraso no pagamento do DAS?

Conforme explicado no Passo 1, a multa por atraso no DAS é de 0,33% ao dia, com limite de 20% do valor devido. Essas porcentagens se aplicam especificamente ao DAS em atraso. Outras infrações, como omissão de declarações, seguem regras de cálculo diferentes.

O contador é obrigatório para ME e EPP no Simples Nacional?

Sim. A legislação empresarial exige escrituração contábil regular para microempresas e empresas de pequeno porte. O contador é obrigatório para essas empresas, independentemente do regime tributário. Sem escrituração contábil adequada, a empresa fica mais sujeita a autuações e irregularidades que podem comprometer o CNPJ.

O que acontece se a ME não entregar as obrigações acessórias no prazo?

A omissão de obrigações acessórias gera multas automáticas. A falta de entrega do PGDAS-D resulta em multa de 2% ao mês sobre o valor dos tributos, limitada a 20%. A omissão da DEFIS gera multa mensal que varia conforme a receita da empresa. Em casos de omissões acumuladas, o CNPJ pode ser declarado inapto pela Receita Federal, o que impede a emissão de notas fiscais e o acesso a crédito bancário.

Como verificar se a ME tem pendências fiscais no e-CAC?

Para verificar pendências, acesse o Portal e-CAC em cav.receita.fazenda.gov.br com certificado digital ou conta Gov.br nível prata ou ouro. No menu, use a opção “Consulta Pendências – Situação Fiscal” para visualizar omissões e débitos. Verifique também a Caixa Postal em “Outros > Caixa Postal” para checar notificações oficiais. Vale cadastrar alertas de e-mail e SMS para receber avisos automáticos de novas mensagens. Após a transmissão das declarações omissas, a regularização costuma ocorrer de forma automática, salvo incompatibilidades com dados já existentes na Receita Federal.

Conclusão

Evitar multas fiscais ME depende de rotinas consistentes. Pagar o DAS até o dia 20, entregar todas as obrigações acessórias nos prazos corretos, emitir notas fiscais sem erros e monitorar o e-CAC com frequência formam a base dessa rotina. Em 2026, a atenção ao preenchimento dos campos de IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos, obrigatório a partir de 3 de agosto, adiciona uma responsabilidade extra para ME e EPP no Simples Nacional.

A Agilize Contabilidade cuida de toda a contabilidade da sua empresa para que você não precise se preocupar com prazos, declarações ou erros em notas fiscais. Com mais de 13 anos de experiência como a primeira contabilidade online do Brasil e mais de 50 mil empreendedores atendidos, a Agilize Contabilidade combina tecnologia e especialistas contábeis para manter o CNPJ sempre regular, enquanto você foca no crescimento do negócio.

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