Como emitir nota fiscal para ME em 2026: passo a passo

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize

Principais lições deste artigo

• A partir de setembro de 2026, ME e EPP do Simples Nacional devem emitir NFS-e exclusivamente pelo Emissor Nacional, conforme a Resolução CGSN nº 189/2026.

• Ter certificado digital E-CNPJ A1, inscrições municipais e estaduais ativas e CNAE correto é condição obrigatória para emitir qualquer nota fiscal.

• Prestar serviços exige NFS-e com ISS e vender mercadorias exige NF-e com ICMS. Empresas mistas precisam dominar os dois fluxos.

• Cometer erros de preenchimento, como município ou código de serviço incorretos, gera rejeições e multas. Ter um contador é obrigatório por lei e reduz esses riscos.

• Para automatizar a emissão, importação e cancelamento de notas com segurança, conte com a Agilize Contabilidade: fale com um especialista agora.

Pré-requisitos para emitir nota fiscal como ME

Garantir os pré-requisitos evita travamentos na hora de emitir a nota e reduz o risco de rejeição.

• Certificado digital E-CNPJ A1: autentica a empresa perante a Receita Federal e as prefeituras. Sem esse certificado, não é possível emitir NF-e nem NFS-e.

• Inscrição municipal ativa: permite emitir NFS-e de serviços e vincula a empresa ao município que fiscaliza o ISS.

• Inscrição estadual ativa: permite emitir NF-e de comércio e vincula a empresa à Sefaz que fiscaliza o ICMS.

• CNAE correto: define o tipo de atividade, o tipo de nota e qual anexo do Simples Nacional se aplica ao negócio. Um CNAE inadequado pode levar à tributação errada.

• Enquadramento no Simples Nacional confirmado: manter a opção ativa no portal da Receita Federal garante o uso das regras e alíquotas do regime.

• Contador registrado no CRC: é obrigatório para ME e EPP e responde pela escrituração contábil, apuração de impostos e conformidade fiscal.

Na Agilize Contabilidade, o certificado digital E-CNPJ A1 já está incluído nos planos, sem custo adicional.

Visão macro do fluxo em 5 etapas

1. Confirmar pré-requisitos, como certificado digital, inscrições, CNAE e contador, para garantir que a empresa esteja apta a emitir notas.

2. Identificar o tipo de nota, NFS-e para serviços ou NF-e para comércio, com base no CNAE e na natureza da operação.

3. Acessar o sistema correto, Emissor Nacional da NFS-e para serviços ou Sefaz estadual para comércio, usando o certificado digital validado.

4. Preencher os dados da nota, conferir tributos e transmitir para o órgão responsável.

5. Verificar a autorização e arquivar o XML por no mínimo 5 anos para manter a empresa em conformidade.

Passo a passo para emitir NFS-e de serviços (padrão nacional em 2026)

A partir de 1º de setembro de 2026, ME e EPP do Simples Nacional devem emitir NFS-e exclusivamente pelo Emissor Nacional da NFS-e, via portal web ou integração por API. O sistema municipal deixa de ser válido para esse público.

Passo 1: acesse o Emissor Nacional da NFS-e

Objetivo: autenticar a empresa e acessar o ambiente de emissão.

Ações: acesse o portal gov.br/nfse, faça login com o certificado digital E-CNPJ A1 ou com conta gov.br de nível prata ou ouro e selecione a empresa pelo CNPJ.

Tempo médio: cerca de 5 minutos na primeira vez e menos de 2 minutos nos acessos seguintes.

Resultado: painel do emissor disponível para gerar a nota.

Passo 2: preencha os dados da nota e transmita

Objetivo: registrar a prestação de serviço e gerar o documento fiscal válido.

Ações: informe o tomador do serviço, com CNPJ ou CPF, a descrição do serviço, o valor, o município de prestação e o código de serviço da LC 116/2003. Confirme os dados tributários calculados automaticamente pelo sistema e clique em “emitir”.

Tempo médio: de 5 a 10 minutos por nota.

Resultado: NFS-e autorizada com número, data e código de verificação. A nota tem validade em todo o território nacional.

Dicas práticas

• Salvar o XML da nota imediatamente após a emissão garante o cumprimento do prazo mínimo de guarda de 5 anos.

• Conferir o município de prestação do serviço evita ISS calculado com alíquota errada.

• Integrar o ERP ao Emissor Nacional por API reduz digitação manual e erros em empresas com maior volume de notas.

Erros comuns

• Informar o município errado de prestação do serviço e gerar ISS para o ente incorreto.

• Usar código de serviço incompatível com o CNAE da empresa e criar risco de autuação.

• Tentar emitir NFS-e para operações sujeitas exclusivamente ao ICMS, o que é vedado pela Resolução CGSN nº 189/2026.

Solução de problemas

• Nota rejeitada por certificado inválido: verificar a validade do E-CNPJ A1 e reinstalar o certificado se necessário.

• Erro de CNPJ do tomador: consultar o CNPJ no portal da Receita Federal antes de preencher os dados.

• Sistema fora do ar: aguardar a normalização e tentar novamente, mantendo uma rotina para não acumular notas pendentes.

Resolva rejeições e erros de emissão com o suporte de um contador especializado.

Passo a passo para emitir NF-e de comércio

Empresas de comércio no Simples Nacional emitem a Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55, pelo sistema da Sefaz do estado onde estão estabelecidas. A NFS-e nacional não substitui esse documento em operações sujeitas ao ICMS.

Passo 1: acesse o sistema da Sefaz do seu estado

Objetivo: autenticar a empresa no ambiente de emissão estadual.

Ações: acesse o portal da Sefaz do seu estado, como o ambiente nacional de consulta em NF-e.fazenda.gov.br ou o emissor gratuito estadual. Faça login com o certificado digital E-CNPJ A1 ou use um emissor homologado pela Sefaz.

Tempo médio: cerca de 5 minutos.

Resultado: acesso ao ambiente de emissão da NF-e.

Passo 2: cadastre produtos e preencha os dados do destinatário

Objetivo: registrar a operação comercial com todas as informações fiscais corretas.

Ações: cadastre o produto com NCM, CFOP, unidade de medida e valor. Informe os dados do destinatário, como CNPJ ou CPF, endereço e inscrição estadual quando existir. Preencha os dados de transporte, se houver, e transmita a nota para a Sefaz.

Tempo médio: de 10 a 15 minutos por nota, com redução de tempo quando os produtos já estiverem cadastrados.

Resultado: NF-e autorizada com chave de acesso de 44 dígitos e DANFE disponível para impressão ou envio ao destinatário.

Dicas práticas

• Manter o cadastro de produtos atualizado com NCM correto reduz rejeições automáticas.

• Arquivar o XML da NF-e por no mínimo 5 anos garante prova fiscal em eventuais fiscalizações.

• Enviar o DANFE ao destinatário junto com a mercadoria facilita conferência na entrega.

Erros comuns

• Usar CFOP incorreto para o tipo de operação, como confundir venda interna com interestadual.

• Informar NCM desatualizado ou incompatível com o produto.

• Deixar de informar a inscrição estadual do destinatário em operações entre empresas.

Solução de problemas

• Nota rejeitada pela Sefaz: ler o código de rejeição retornado e corrigir o campo indicado.

• Certificado recusado: verificar se o E-CNPJ A1 está instalado corretamente e dentro da validade.

• Dúvida sobre CFOP ou NCM: consultar o contador, pois erros nesses campos podem gerar autuações.

É obrigatório emitir nota no ME?

ME e EPP optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a emitir documento fiscal para vendas e serviços. A obrigatoriedade de usar NF-e ou NFS-e depende da legislação de cada ente e do tipo de operação, mas a obrigação de documentar a receita vale para qualquer valor e para clientes pessoa física ou jurídica.

Para serviços, a Resolução CGSN nº 189/2026 reforça essa obrigação e determina o uso exclusivo do Emissor Nacional da NFS-e a partir de 1º de setembro de 2026. Para comércio, a NF-e estadual continua obrigatória conforme a legislação do ICMS.

Deixar de emitir ou emitir de forma incorreta pode resultar em multas, autuações fiscais e irregularidade do CNPJ, situações que um contador ativo ajuda a prevenir.

Quanto custa para emitir nota fiscal como ME?

Os custos envolvem três componentes principais, além dos honorários contábeis.

Item	Custo aproximado	Observação
Certificado digital E-CNPJ A1	R$ 150 a R$ 300/ano, no mercado	Incluído nos planos da Agilize Contabilidade
Emissor Nacional da NFS-e, serviços	Gratuito	Portal gov.br/nfse, sem taxa de emissão
Emissor de NF-e estadual, comércio	Gratuito, emissor da Sefaz, ou pago, sistemas privados	Sistemas pagos oferecem automação e integração
Honorários contábeis, ME Simples Nacional	A partir de R$ 259/mês, plano Basic Agilize Contabilidade, serviços	Mercado varia de R$ 99 a R$ 600/mês para ME

O maior custo recorrente costuma ser a contabilidade, que para ME e EPP é obrigatória. Escolher uma contabilidade online eficiente ajuda a controlar esse custo e manter a segurança fiscal.

Emissão manual x emissão via contabilidade online

Critério	Emissão manual, pelo empreendedor	Emissão via contabilidade online, Agilize Contabilidade
Tempo gasto	Tempo alto, cada nota exige acesso, preenchimento e conferência manual	Tempo baixo, equipe especializada cuida da emissão
Risco de erro	Risco alto, erros em CFOP, NCM e código de serviço são frequentes	Risco baixo, profissionais habilitados revisam cada operação
Integração financeira	Sem integração, dados precisam ser lançados manualmente	Integração automática, notas conectadas ao painel contábil e financeiro
Suporte em caso de rejeição	Empreendedor resolve sozinho	Especialista resolve e orienta os ajustes

Como saber se a nota foi emitida corretamente?

Conferir alguns pontos após a transmissão garante que a nota tenha validade fiscal.

• Status “autorizada”: a nota só tem validade fiscal após autorização pela Sefaz, no caso da NF-e, ou pelo Emissor Nacional, no caso da NFS-e. Status “rejeitada” ou “denegada” exige correção.

• Número e chave de acesso gerados: confirmar se a nota recebeu numeração sequencial e chave de 44 dígitos na NF-e ou código de verificação na NFS-e.

• XML disponível para download: salvar o arquivo imediatamente, pois o XML é o documento fiscal original. O DANFE é apenas a representação gráfica.

• Ausência de pendências no painel: verificar se não há notas em fila de rejeição que precisem de correção ou cancelamento dentro do prazo legal.

Dicas avançadas e próximos passos

Emitir nota corretamente é o ponto de partida, mas a saúde fiscal da ME depende de uma rotina contábil completa.

• Conciliação bancária: cruzar as notas emitidas com as entradas bancárias evita divergências na apuração do DAS e nas declarações.

• Previsão de impostos: essa conciliação permite projetar o DAS do mês seguinte com base em dados reais e reduzir surpresas no caixa.

• Anexos do Simples Nacional: o anexo correto define a alíquota. Empresas de serviços podem ficar no Anexo III, com alíquota inicial de 6%, ou no Anexo V, com 15,5%, conforme a atividade.

• Fator R: para empresas de serviços nos Anexos III e V, o Fator R define em qual anexo a empresa será tributada em cada período, e o cálculo correto pode reduzir a carga tributária.

• Reforma Tributária e CBS/IBS em 2026: empresas do Simples Nacional têm tratamento diferenciado na transição de 2026 e precisam acompanhar as atualizações com apoio do contador para decidir sobre o regime a partir de 2027. Saiba mais sobre a Reforma Tributária no Simples Nacional.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre NFS-e e NF-e?

A NFS-e, Nota Fiscal de Serviços eletrônica, é emitida por empresas prestadoras de serviços e está sujeita ao ISS. A NF-e, Nota Fiscal eletrônica modelo 55, é emitida por empresas de comércio e indústria e está sujeita ao ICMS. Uma ME que presta serviços emite NFS-e, uma ME que vende mercadorias emite NF-e e empresas com atividades mistas podem precisar dos dois documentos.

O que muda na emissão de NFS-e para ME e EPP a partir de setembro de 2026?

Conforme a Resolução CGSN nº 189/2026, ME e EPP optantes pelo Simples Nacional passam a emitir NFS-e exclusivamente pelo Emissor Nacional da NFS-e a partir de 1º de setembro de 2026. O sistema municipal deixa de ser válido para esse público e a nota emitida pelo Emissor Nacional passa a ter validade em todo o território nacional.

Posso emitir nota fiscal sem contador?

O sistema de emissão permite o acesso sem contador, mas, conforme explicado nos pré-requisitos, ME e EPP precisam de contador por exigência legal de escrituração contábil. Emitir notas sem acompanhamento contábil aumenta o risco de erros na apuração de impostos, enquadramento incorreto no Simples Nacional e irregularidades que podem gerar multas.

Qual é a multa por não emitir nota fiscal?

As penalidades variam conforme o estado e o município, pois cada ente federado tem sua legislação de infrações fiscais. Em geral, a omissão de nota fiscal pode gerar multas sobre o valor da operação não documentada e autuações por parte da Receita Federal, Sefaz estadual ou prefeitura. O prazo de regularização depende do auto de infração e da legislação aplicável. Manter a emissão em dia com o suporte de um contador é a forma mais segura de evitar essas situações.

A Agilize Contabilidade cuida da emissão de notas fiscais?

A Agilize Contabilidade oferece emissão, importação e cancelamento de notas fiscais como parte da rotina contábil. No plano Unique, para serviços, e nos planos de comércio, a emissão e importação de notas fiscais estão incluídas com limites de operações mensais definidos por plano. O certificado digital E-CNPJ A1 também está incluído em todos os planos, sem custo adicional.

Conclusão

Emitir nota fiscal corretamente em 2026 exige atenção a dois fluxos distintos: NFS-e pelo Emissor Nacional para serviços, obrigatória a partir de setembro de 2026 pela Resolução CGSN nº 189/2026, e NF-e pela Sefaz estadual para comércio. Os pré-requisitos são os mesmos, como certificado digital E-CNPJ A1, inscrições ativas, CNAE correto e contador obrigatório.

Cometer erros na emissão gera rejeições, multas e irregularidades que consomem tempo e dinheiro. A Agilize Contabilidade cuida da rotina de emissão, importação e cancelamento de notas fiscais, da apuração de impostos, da conciliação bancária e de todas as obrigações fiscais da ME ou EPP, para que o empreendedor foque no crescimento da empresa.

Com mais de 13 anos de experiência, mais de 50 mil empreendedores atendidos e o selo RA1000 do Reclame Aqui, a Agilize Contabilidade é uma contabilidade online que resolve a burocracia fiscal da empresa com transparência e agilidade.

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