CNAE para desenvolvimento de software: guia para ME e EPP

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize

Principais lições deste artigo

• Escolher o CNAE errado aumenta impostos, gera enquadramento incorreto no Simples Nacional e risco de multas.

• ME e EPP precisam de contabilidade obrigatória, e ter um contador desde o início reduz erros custosos.

• O CNAE principal deve refletir a atividade que gera maior receita, e os códigos secundários complementam a cobertura.

• O Fator R determina automaticamente se a empresa é tributada pelo Anexo III ou V do Simples Nacional, com cálculo mensal.

• Para garantir o CNAE correto e o enquadramento tributário adequado, conte com a Agilize Contabilidade: fale com um especialista.

Visão geral: requisitos e fluxo macro

ME (microempresa) e EPP (empresa de pequeno porte) são os portes empresariais atendidos pelo Simples Nacional, regime tributário simplificado mais utilizado por pequenas empresas de tecnologia no Brasil. A ME pode faturar até R$ 360 mil por ano, e a EPP, até R$ 4,8 milhões.

Para essas empresas, a contabilidade é obrigatória por lei. A escrituração contábil regular é uma exigência da legislação empresarial para ME e EPP, não uma sugestão. Ter um contador desde o início reduz o risco de enquadramento incorreto e de pagamento indevido de impostos.

O fluxo macro para acertar o CNAE de desenvolvimento de software envolve cinco etapas:

1. Identificar o modelo de negócio

2. Conhecer os CNAEs principais e suas características

3. Avaliar o enquadramento nos anexos do Simples Nacional e o impacto do Fator R

4. Escolher códigos secundários para cobertura completa

5. Realizar o registro ou migração do CNPJ

A seguir, o conteúdo detalha cada uma dessas etapas com ações práticas e exemplos diretos.

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Passo a passo

Passo 1 – Identificar o modelo de negócio

Objetivo: entender o que a empresa efetivamente faz antes de escolher qualquer código.

Ações: descreva com precisão o que sua empresa entrega ao cliente. Comece avaliando se você desenvolve sistemas sob medida para cada cliente ou se vende licenças de um software próprio. Em seguida, verifique se o software é customizável ou padronizado, como uma plataforma SaaS. Se a receita vier principalmente de orientação técnica, você pode estar prestando consultoria. Cada resposta aponta para um CNAE diferente, por isso essa sequência ajuda a definir o caminho.

Resultado esperado: descrição clara da atividade principal, que servirá de base para a escolha do código correto.

Dica: muitas empresas de tecnologia realizam mais de uma atividade. Mapear todas elas desde o início reduz a chance de alterações cadastrais futuras.

Erro comum: escolher o CNAE pelo nome mais genérico, sem verificar se a descrição oficial corresponde ao que a empresa realmente faz.

Passo 2 – Conhecer os CNAEs principais e suas características

Objetivo: identificar qual código da Classificação Nacional de Atividades Econômicas representa com mais precisão a atividade da empresa.

Ações: os principais CNAEs para empresas de desenvolvimento de software no Brasil são:

• Desenvolvimento de programas de computador sob encomenda: aplica-se a projetos customizados desenvolvidos sob demanda para cada cliente.

• Desenvolvimento e licenciamento de programas de computador customizáveis: usado quando o software inclui licenciamento com personalização para o cliente.

• Desenvolvimento e licenciamento de programas de computador não customizáveis: aplica-se a soluções padronizadas, como SaaS ou software de prateleira.

• Consultoria em tecnologia da informação: utilizado para consultoria técnica em TI, desde que o escopo do contrato esteja alinhado à descrição do código.

Resultado esperado: identificação do CNAE principal que melhor descreve a atividade predominante da empresa.

Dica: consulte a tabela oficial do IBGE/CONCLA para verificar a descrição exata de cada código antes de registrar.

Erro comum: usar o código de consultoria em TI para atividades que são, na prática, desenvolvimento sob encomenda, ou o inverso. Essa troca pode gerar enquadramento incorreto nos anexos do Simples Nacional.

Tire suas dúvidas sobre CNAEs e enquadramento com um especialista da Agilize Contabilidade.

Passo 3 – Avaliar o enquadramento nos anexos do Simples Nacional e o impacto do Fator R

Objetivo: entender em qual anexo a empresa será tributada e como o Fator R pode influenciar essa classificação.

Ações: para empresas de tecnologia no Simples Nacional, o enquadramento ocorre principalmente no Anexo III, com alíquota inicial de 6%, ou no Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%. O CNAE correto, combinado com o cálculo do Fator R, determina qual desses anexos se aplica em cada período.

O Fator R não é uma opção de migração, e sim um cálculo automático que ocorre mês a mês. Quando a folha de pagamento representa 28% ou mais da receita bruta acumulada dos últimos 12 meses, a empresa é tributada pelo Anexo III, com alíquotas menores. Abaixo desse percentual, a tributação ocorre pelo Anexo V.

Resultado esperado: clareza sobre qual anexo se aplica à empresa no período atual e quais ações podem influenciar o Fator R de forma legítima.

Dica: o pró-labore dos sócios entra no cálculo da folha de pagamento para fins do Fator R. Estruturar corretamente a remuneração dos sócios pode impactar diretamente o enquadramento.

Erro comum: ignorar o Fator R e presumir que a empresa sempre estará no Anexo V ou no Anexo III. O cálculo muda a cada mês e precisa ser acompanhado de perto.

Passo 4 – Escolher códigos secundários para cobertura completa

Objetivo: garantir que todas as atividades realizadas pela empresa estejam cobertas pelo CNPJ, evitando autuações por exercício de atividade não cadastrada.

Ações: além do CNAE principal, é possível incluir CNAEs secundários que representem atividades complementares. Empresas de desenvolvimento de software frequentemente também prestam suporte técnico, treinamento, consultoria ou comercializam licenças de terceiros. Cada uma dessas atividades tem seu próprio código.

Resultado esperado: CNPJ com cobertura completa das atividades exercidas, sem risco de autuação por atividade não declarada.

Dica: o CNAE principal deve refletir a atividade que gera a maior parte da receita. Os secundários complementam essa definição, mas não a substituem.

Erro comum: incluir CNAEs secundários de forma indiscriminada, sem verificar se a empresa realmente exerce aquela atividade. Essa prática pode gerar obrigações acessórias desnecessárias.

Passo 5 – Realizar o registro ou migração do CNPJ

Objetivo: formalizar a empresa com o enquadramento correto ou atualizar o CNPJ existente.

Ações: para quem ainda não tem CNPJ, o processo envolve a escolha do tipo societário, do regime tributário, dos CNAEs e do endereço fiscal, seguida do registro na Junta Comercial e na Prefeitura. Para quem já tem CNPJ com CNAE incorreto, é necessário solicitar a alteração cadastral junto aos órgãos competentes.

Resultado esperado: CNPJ ativo, regular e com enquadramento correto desde o início, ou corrigido sem pendências.

Dica: a Agilize Contabilidade cuida de todo o processo de abertura de empresa, incluindo a definição dos CNAEs, o registro na Junta Comercial e na Prefeitura e a adesão ao Simples Nacional. Para quem contrata o plano anual, a abertura é feita com isenção de honorários.

Erro comum: tentar abrir o CNPJ sem orientação contábil e escolher o regime tributário ou o CNAE de forma equivocada. Corrigir depois é possível, mas gera retrabalho e pode causar recolhimentos incorretos no período.

Como saber se deu certo?

Após a abertura ou alteração do CNPJ, alguns critérios objetivos indicam que o enquadramento está correto:

• O CNPJ está ativo e regular na Receita Federal, sem pendências cadastrais.

• As guias de recolhimento (DAS) são geradas com o anexo correto, refletindo o Fator R do período.

• Não há notificações de inconsistência entre a atividade declarada e as notas fiscais emitidas.

• As obrigações acessórias estão sendo entregues dentro dos prazos.

O acompanhamento contínuo fica a cargo do contador responsável. Na Agilize Contabilidade, o cliente acompanha a situação fiscal em tempo real pelo painel de controle, com previsão de impostos, conciliação bancária e cálculo automático do Fator R, sem precisar dominar cada detalhe técnico para ter segurança.

Dicas avançadas

Empresas que crescem e se aproximam do limite da ME ou da EPP precisam monitorar o faturamento e avaliar se o Simples Nacional continua sendo o regime mais adequado. Em alguns casos, o Lucro Presumido pode ser uma opção vantajosa, especialmente quando a carga no Simples Nacional aumenta com o crescimento da receita.

Empresas com funcionários CLT devem observar o impacto da folha de pagamento no Fator R. Contratar colaboradores pode, em determinadas situações, reduzir a carga tributária ao elevar o percentual da folha sobre a receita bruta.

As obrigações fiscais de uma ME ou EPP no Simples Nacional vão além do DAS mensal. Declarações periódicas, escrituração contábil e obrigações acessórias fazem parte da rotina e precisam ser entregues dentro dos prazos para evitar multas.

Perguntas frequentes (FAQ)

Qual é o CNAE correto para uma empresa que desenvolve software sob encomenda?

O código que cobre o desenvolvimento de programas de computador sob encomenda é o indicado para empresas que criam sistemas customizados para cada cliente, sem licenciamento de produto próprio. Se a empresa também licencia software ou presta consultoria, esses serviços podem ser cobertos por CNAEs secundários. A definição correta depende do modelo de negócio e deve ser feita com orientação de um contador.

Desenvolvimento de software cai no Anexo III ou no Anexo V do Simples Nacional?

O enquadramento depende do Fator R descrito no passo 3. Em resumo, a empresa fica no Anexo III quando a folha de pagamento, incluindo pró-labore, atinge 28% ou mais da receita bruta dos últimos 12 meses. A empresa fica no Anexo V quando esse percentual fica abaixo de 28%. O cálculo é automático e ocorre mês a mês.

Empresas de SaaS usam o mesmo CNAE de desenvolvimento sob encomenda?

Empresas que oferecem acesso a um software padronizado, sem personalização para cada cliente, se enquadram no código de desenvolvimento e licenciamento de programas não customizáveis. Já quem desenvolve soluções com algum grau de personalização por cliente usa o código de programas customizáveis. Essa distinção pode influenciar obrigações acessórias e enquadramento tributário.

Desenvolvedor pode ser MEI?

Desenvolvedor não pode ser MEI. Atividades de desenvolvimento de software e programação não constam na lista de ocupações permitidas para o MEI. Além disso, por se tratar de atividade de natureza intelectual, o desenvolvedor que quiser atuar como pessoa jurídica precisa abrir uma ME ou EPP. Saiba mais sobre quem pode ser MEI.

É possível alterar o CNAE depois que a empresa já está aberta?

É possível alterar o CNAE depois da abertura. A alteração cadastral é feita junto à Receita Federal e, em vários estados, também à Junta Comercial. O processo envolve documentação específica e pode gerar a necessidade de revisão do enquadramento tributário. Recolhimentos feitos com CNAE incorreto podem precisar de correção retroativa, dependendo do caso, por isso acertar desde o início é o caminho mais eficiente.

Conclusão

Escolher o CNAE correto para uma empresa de desenvolvimento de software é o ponto de partida para um enquadramento tributário eficiente no Simples Nacional. Essa escolha define o anexo aplicável, influencia o cálculo do Fator R e determina quanto a empresa paga de imposto a cada mês.

Para ME e EPP, a contabilidade é obrigatória. Ter um contador desde o início garante que a empresa se mantenha regular, com impostos calculados de forma correta e menor risco de surpresas com o Fisco.

A Agilize Contabilidade cuida de toda a contabilidade da sua empresa: da abertura do CNPJ com o CNAE certo até o acompanhamento mensal das obrigações fiscais, o cálculo automático do Fator R e a entrega das declarações dentro do prazo. Assim, você foca em fazer o seu negócio crescer.

Fale com a Agilize Contabilidade e garanta o enquadramento correto desde o início.