Como fazer um recibo de pagamento: guia prático

Aprender como fazer um recibo de pagamento é uma forma prática de garantir mais segurança em transações informais e sem nota fiscal. 

O recibo funciona como registro de que um valor foi pago e recebido, protegendo as partes contra cobranças indevidas, mal-entendidos ou até questionamentos legais.

Esse tipo de documento é muito utilizado por autônomos, MEIs e pessoas físicas que prestam serviços pontuais ou vendem produtos diretamente ao cliente, sem obrigatoriedade de emitir nota.

Neste guia, você verá quando usar o recibo, como preencher corretamente, quais erros evitar e modelos prontos para diferentes situações.

1. O que é um recibo de pagamento?
2. É obrigatório emitir recibo de pagamento?
3. Quando e como usar recibo no lugar da nota fiscal?
4. Como garantir a validade jurídica de um recibo?
5. Quais impostos incidem no recibo de pagamento?
6. Erros comuns ao fazer um recibo e como evitá-los

O que é um recibo de pagamento?

É um documento que comprova que uma quantia em dinheiro foi paga por alguém e recebida por outra pessoa. 

Ele pode ser usado como pagamento de serviços prestados, compras pontuais ou aluguéis, funcionando como uma prova formal de que o valor foi quitado. 

Apesar de simples, o recibo tem valor jurídico e pode ser apresentado como evidência em disputas ou esclarecimentos futuros.

Diferente de uma nota fiscal, o recibo não tem finalidade tributária. Isso significa que ele não serve para recolher impostos, mas apenas para registrar que determinada quantia foi recebida. 

Ainda assim, ele é bastante utilizado por autônomos, profissionais liberais e até por pequenas empresas, especialmente em situações onde não há obrigatoriedade de emitir nota fiscal.

Recibo simples e recibo de prestação de serviço: qual a diferença?

A principal diferença entre o recibo simples e o recibo de prestação de serviço está na finalidade e no tipo de transação que cada um registra. 

O recibo simples é usado para comprovar o pagamento de qualquer valor. Por exemplo:

• Venda de um produto;
• Quitação de um aluguel;
• Empréstimo entre pessoas físicas. 

Já o recibo de prestação de serviço é mais específico: ele comprova que alguém recebeu um valor por um serviço executado, como aulas particulares, consertos ou consultorias.

Dependendo da atividade, o uso do recibo não substitui a nota fiscal. Quem tem CNPJ é obrigado a emitir nota fiscal e deve seguir essa regra sempre que prestar serviços ou vender produtos.

Já profissionais autônomos e liberais que não têm obrigação legal de emitir nota podem usar o recibo como forma válida de registro.

Usar recibo quando o certo seria emitir nota fiscal pode gerar problemas sérios com o Fisco. Isso inclui multas, bloqueios e dificuldades futuras com a Receita Federal. 

Por isso, antes de emitir qualquer documento, é fundamental entender se a sua atividade exige nota fiscal. Na dúvida, o melhor caminho é conversar com um contador de confiança.

É obrigatório emitir recibo de pagamento?

A resposta depende da situação. Em muitos casos, o recibo não é exigido por lei, mas é altamente recomendável proteger tanto quem paga quanto quem recebe. 

Quando o pagamento é feito entre pessoas físicas, o recibo não é obrigatório, mas serve como garantia para as partes.  Já em atividades comerciais ou prestação de serviços, o recibo se torna essencial para formalizar a operação.

Por outro lado, quem é obrigado a emitir nota fiscal não pode substituir este documento por um recibo. 

Empresas com CNPJ enquadradas no Simples Nacional, Lucro Presumido ou outros regimes precisam seguir as regras fiscais — e isso inclui a emissão da nota fiscal eletrônica. 

Nesses casos, o recibo até pode ser usado como um complemento, mas nunca como substituto. 

Quando e como usar recibo no lugar da nota fiscal?

O recibo pode ser usado no lugar da nota fiscal em situações onde não há obrigação legal, como em transações entre pessoas físicas ou por autônomos sem CNPJ. Veja alguns exemplos práticos de quando o recibo é aceito:

• Freelancers e autônomos: um designer gráfico, redator ou professor particular que atende pessoas físicas e não tem obrigação de emitir nota fiscal pode usar o recibo para registrar o pagamento. Esse é um dos usos mais comuns;
• Serviços pontuais: em casos como conserto de eletrodomésticos feito por pessoa física, entrega de marmitas feitas sob encomenda ou aulas de reforço escolar, o recibo comprova o serviço prestado;
• Reembolsos: quando um funcionário realiza uma despesa para a empresa (como abastecimento ou compra emergencial), o recibo serve como comprovante para reembolso — desde que esteja de acordo com a política interna da empresa;
• Aluguéis e transações entre pessoas físicas: em contratos de aluguel informais ou venda de itens usados, como móveis e eletrônicos, o recibo comprova que o valor foi pago.

Como garantir a validade jurídica de um recibo?

Para que o recibo tenha validade jurídica, ele precisa seguir alguns critérios básicos exigidos pelo Código Civil:

Art. 320. A quitação, que sempre poderá ser dada por instrumento particular, designará o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, ou quem por este pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor, ou do seu representante.

Parágrafo único. Ainda sem os requisitos estabelecidos neste artigo valerá a quitação, se de seus termos ou das circunstâncias resultar haver sido paga a dívida.

Em resumo, ao fazer recibo de pagamento, devem constar informações como: 

• Valor da dívida quitada (em números e por extenso);
• Espécie da dívida (ex: pagamento de serviço, aluguel, produto);
• Nome do devedor ou de quem realizou o pagamento;
• Data do pagamento;
• Local onde o pagamento foi feito;
• Assinatura do credor ou de seu representante legal (no caso da assinatura eletrônica, é importante que ela tenha validade legal, feita por ferramentas reconhecidas).

Outro ponto essencial é manter uma cópia do recibo arquivada, seja em formato físico ou digital. Isso garante que, em caso de questionamentos, o documento esteja disponível para comprovar a transação. 

Quais impostos incidem no recibo de pagamento?

Os principais impostos que podem incidir são o INSS, o IRRF e o ISS.

Mesmo sem a emissão de nota fiscal, um recibo de pagamento pode envolver obrigações tributárias — principalmente quando há contratação de um profissional autônomo por uma empresa.

• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) deve ser recolhido quando uma empresa contrata um prestador de serviço autônomo sem vínculo empregatício. Nessa situação, o contratante precisa reter a contribuição previdenciária e fazer o recolhimento ao INSS, garantindo que o prestador tenha acesso aos benefícios da Previdência Social;
• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) pode incidir dependendo do valor pago e da natureza da atividade. Se o pagamento ultrapassar o limite de isenção previsto na tabela do imposto de renda, a empresa deve reter o valor correspondente e recolher ao governo. Esse imposto também exige cálculo preciso e registro adequado;
• ISS (Imposto Sobre Serviços) é um tributo municipal que incide sobre a prestação de serviços. Em geral, o responsável por recolher o ISS é o prestador, mas em alguns casos o contratante pode ser o responsável — principalmente quando o serviço é prestado por alguém sem registro na prefeitura ou sem CNPJ.

Como fazer um recibo de pagamento passo a passo

Mesmo sendo um documento simples, ele deve conter todas as informações essenciais para ter validade e evitar problemas futuros. 

A seguir, veja o passo a passo para preencher um recibo corretamente:

• Identifique as partes envolvidas: informe os dados completos de quem está pagando e de quem está recebendo: nome completo, CPF ou CNPJ e, se possível, o endereço. Isso garante mais segurança e individualiza a transação;
• Especifique o valor e a forma de pagamento: indique o valor pago, tanto em números quanto por extenso (ex: R$1.500,00 — mil e quinhentos reais). Mencione a forma de pagamento: dinheiro, transferência, PIX, boleto, entre outros;
• Descreva o motivo do pagamento e a data: explique claramente o que está sendo pago (ex: “referente à prestação de serviço no mês de agosto”) e registre a data da transação. Caso o valor cubra mais de um período, é importante indicar esse detalhe;
• Finalize com local, data e assinatura: conclua o recibo com o local (cidade e estado), a data de emissão e a assinatura do recebedor. A assinatura pode ser digital, desde que realizada por meio de ferramenta confiável.

Modelo de recibo de pagamento

RECIBO DE PAGAMENTO

Recebi de [Nome do contratante], CPF nº [000.000.000-00], a quantia de R$ xxxx,00 (setecentos e cinquenta reais), referente à prestação de serviços de redação publicitária, executados entre os dias xx e xx de agosto de 20xx.

[cidade], xx de xx de 20xx.

[Assinatura do prestador]  

[Nome completo do prestador]  

CPF: [000.000.000-00]

Erros comuns ao fazer um recibo e como evitá-los

Apesar de parecer simples, o recibo de pagamento só tem validade se for preenchido corretamente. Muitos profissionais e empreendedores cometem erros que podem comprometer a validade do documento.

Por exemplo: 

• Deixar dados incompletos: um dos erros mais recorrentes é não informar todos os dados das partes envolvidas. Nome, CPF ou CNPJ e descrição da transação precisam estar presentes. Sem isso, o recibo perde força jurídica e pode ser questionado facilmente;
• Não incluir o valor por extenso: colocar apenas o valor numérico (ex: R$ 2.000,00) é um risco. O correto é sempre escrever o valor por extenso também (ex: dois mil reais), para evitar fraudes ou alterações;
• Assinatura ausente ou inválida: a falta de assinatura do recebedor (ou do representante legal) compromete a validade do documento. Se a assinatura for digital, ela precisa ser feita por meio de uma plataforma segura e reconhecida legalmente;
• Datas incorretas ou conflitantes: preencher o recibo com datas erradas ou inconsistentes com o período do serviço prestado pode gerar desconfiança ou contestação. Sempre confira se a data corresponde ao dia do pagamento ou ao serviço prestado;
• Descrição vaga do serviço ou produto: termos genéricos como “serviço prestado” ou “produto vendido” podem gerar dúvidas futuras. Seja específico: indique o tipo de serviço, o período ou o produto envolvido;
• Esquecer de arquivar uma cópia: não guardar uma via do recibo pode dificultar a comprovação futura da transação. O ideal é manter um arquivo organizado — físico ou digital — com todos os comprovantes emitidos e recebidos.

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Saber como fazer um recibo de pagamento é só o começo. Na prática, o empreendedor precisa lidar com uma série de tarefas fiscais e contábeis que tomam tempo, exigem atenção e, se não forem bem controladas, podem gerar problemas com o Fisco.

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FAQ

Como fazer um recibo simples de pagamento?

Basta anotar as principais informações: nome de quem pagou e quem recebeu, valor (em números e por extenso), motivo do pagamento, forma de pagamento, data, local e assinatura do recebedor. Você pode usar um modelo impresso, escrever à mão ou preencher digitalmente.

Como fazer um recibo de pagamento válido?

Para que o recibo tenha validade jurídica, ele deve conter dados completos das partes, valor escrito por extenso, motivo claro do pagamento, data, local e assinatura do recebedor (manual ou digital, desde que feita por meio confiável). Guardar uma cópia também é essencial.

Como fazer um recibo à mão?

Use uma folha em branco ou um modelo impresso e preencha com letra legível todas as informações obrigatórias: nomes, CPF/CNPJ, valor, motivo, data e assinatura. Mesmo feito à mão, o recibo tem validade legal se estiver completo e assinado.