Prazo do eSocial: como se programar para as alterações do cronograma?

O sistema eSocial

Com objetivo de unificar todas as informações trabalhistas em uma única declaração, ou obrigação acessória, o Governo Federal criou um sistema que ficou conhecido como eSocial. Esse sistema surgiu em meio ao crescimento do projeto denominado Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Para os conhecedores desse programa, podemos afirmar que o eSocial é uma espécie de SPED Trabalhista, que sintetiza todas as informações relacionadas aos funcionários da empresa em um único sistema.
Com isso, programas antigos como SEFIP, Conectividade Social, software de envio da RAIS e outros aplicativos deixarão de existir. Assim, além de simplificar o cumprimento de obrigações acessórias, o eSocial resolverá um grande problema de compatibilidade que esses softwares antigos geram nas empresas. Algumas das informações que serão transmitidas por meio do eSocial são:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Anotações na carteira de trabalho;
• Guias de recolhimento do FGTS e INSS;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), entre outras.

Em resumo, tudo o que era enviado para os órgãos que gerenciam ou fiscalizam as relações de emprego será substituído por um único, integrado e inovador sistema, o que chamamos de eSocial.

As empresas obrigadas ao eSocial

O projeto do eSocial prevê que todas as empresas, independentemente do seu porte, número de funcionários ou tipo de constituição, deverão preencher e enviar a declaração aos órgãos trabalhistas.
Isso inclui as empresas tributadas pelo Simples Nacional e, até mesmo, o Microempreendedor Individual (MEI) que tem um colaborador, conforme preceitua a Lei que regulamenta essa área.
Porém, esse não é momento para se desesperar. Desde a sua concepção, foi entendido pelos idealizadores que as empresas precisariam de certo tempo para se adequarem antes de começar a enviar a obrigação.
Sendo assim, foi estabelecido que a implantação da obrigação ocorreria em fases que ainda não têm um prazo definido para sua conclusão. Além disso, esses prazos foram alterados recentemente. Confira como ficou no próximo tópico.

O cronograma de prazo do eSocial

Como mencionamos, a implantação total do programa eSocial foi dividida em fases. A primeira, foi destinada para as empresas que têm faturamento anual superior a 78 milhões de reais por ano. São as chamadas empresas de grande porte. Para elas, o eSocial já está valendo desde janeiro do ano de 2018.
A fase 2 de implementação do eSocial também já começou. Ela é mais abrangente, pois reúne as empresas que tiveram faturamento superior a 4,8 milhões e inferior a 78 milhões em 2016. Nessa etapa, as empresas obrigadas deverão enviar os dados dos seus trabalhadores e seus vínculos empregatícios até 9 de janeiro de 2019.
Como o limite mínimo de faturamento dessa etapa é de 4,8 milhões de reais, foram excluídas da segunda fase as empresas tributadas pelo Simples Nacional. Elas farão parte da terceira, que será obrigatória a partir de janeiro de 2019.
A última fase do projeto será destinada aos órgãos públicos. Exatamente, nem eles ficaram de fora da obrigatoriedade. Afinal, essas empresas, apesar de serem do governo federal, estados ou prefeituras, também empregam muitas pessoas e elas precisam receber tratamento correspondente aos profissionais de empresas privadas.

O fracionamento das obrigações

Além de haver um prazo para início do cumprimento da obrigação do eSocial, alguns documentos serão enviados somente após o primeiro envio. Por exemplo, na segunda fase, a substituição da GFIP e GPS para recolhimento do FGTS e INSS será efetivada somente a partir de abril de 2019.
Ainda nessa fase, os dados de segurança e saúde do trabalhador deverão ser enviados somente em janeiro de 2020. Quando observamos a terceira fase, podemos verificar um prazo ainda maior.
Após janeiro, quando será o envio das informações dos funcionários e seus vínculos, a próxima obrigação, que será a transmissão da folha de pagamento e substituição de guias, ocorrerá somente a partir de julho de 2019.
A última etapa está totalmente prevista para implantação a partir do início do ano de 2020, finalizando em 2021, com a transmissão dos dados relativos à saúde e segurança dos trabalhadores.
Assim, podemos observar que, além do prazo para início da implantação do sistema ainda estar correndo, as empresas têm bastante tempo para adequar os seus departamentos pessoais para a substituição das outras obrigações acessórias.
O objetivo desse prazo elastecido é muito claro: possibilitar que todas as empresas tenham tempo hábil para adequar todos os trâmites para o perfeito cumprimento do eSocial. Afinal, não se discute muito sobre isso, mas a empresa que não o fizer dentro do prazo, certamente, sofrerá sanções que implicam o pagamento de multas e bloqueios diversos.
Por mais que ainda tenhamos um prazo para adequação das empresas menores, que são a maioria no Brasil, para atender às obrigatoriedades do eSocial, é altamente recomendado que você não deixe para a última hora para adequar o seu negócio.
Essa é uma velha prática do empresário brasileiro, principalmente quando se trata do cumprimento de uma nova obrigação acessória. Porém, isso acaba gerando ainda mais problemas para um negócio, considerando o fato de que esse tipo de obrigatoriedade demanda certo tempo para ser parametrizada.
Para concluir este artigo, podemos afirmar que, se você começar agir a partir de hoje para adequar a sua empresa, quando chegar o prazo do eSocial, será mais fácil enviar a declaração para os órgãos competentes.
Gostou do conteúdo de hoje? Que tal continuar estudando e aprendendo um pouco mais sobre o eSocial? Então, leia o artigo que preparamos para você. Nele, você poderá saber se a sua empresa está preparada para ele.

Conte com a Agilize

A maior parte das informações que serão lançadas no eSocial não pertence ao serviço de contabilidade, mas sim à própria rotina da empresa, que passa pelo RH e Departamento de pessoal, como expliquei antes.
Mas se precisar de alguma orientação e tirar dúvidas específicas, conte com a Agilize.
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