Escritório virtual: o que é, quanto custa e como ter um para abrir a sua empresa!

Toda empresa precisa ter um endereço. No momento da abertura do seu CNPJ, você precisa indicar um endereço fiscal, que é aquele constará em todos os seus registros, e/ou um endereço comercial, que é o que você vai divulgar para os clientes.

Mas isso não quer dizer que você precisa alugar uma sala ou uma loja para começar o seu negócio. Se ter um espaço físico não faz parte dos seus planos, você pode optar pelo escritório virtual, caso haja a possibilidade para o seu segmento.

Essa solução é ideal para quem não dispõe do seu próprio espaço e não quer vincular a empresa ao endereço residencial. Neste artigo, você vai entender como funciona o escritório virtual, quais são as vantagens de contratar esse serviço e como encontrar o escritório ideal. Continue lendo!

O que é escritório virtual?

Escritório virtual é um serviço disponibilizado para empresas que não têm espaços físicos próprios, mas precisam de um endereço para que se formalizem. Normalmente, esse tipo de serviço é oferecido por empresas de coworking, que, além do endereço, oferecem também o espaço físico para trabalho.

Mas você não é obrigado a aparecer presencialmente para usar o escritório virtual. Se quiser, pode fazer tudo da sua casa e apenas pagar uma taxa, que costuma ser mensal, para usar o endereço fiscal ou comercial.

Como funciona o endereço virtual para empresas na prática

Na prática, o escritório virtual funciona assim: você contrata o serviço e, assim, tem o direito de usar o endereço fiscal e comercial para a sua empresa. Normalmente, as empresas de escritório virtual também contam com profissionais que atendem ligações telefônicas e anotam recados. Esse serviço permite que você trabalhe em qualquer lugar do mundo sem deixar de receber ligações importantes.

Usando um escritório virtual, você também não precisa se preocupar com alvarás e licenças que são exigidos pelo município. Essa responsabilidade é da empresa contratada!

De forma resumida, usar um escritório virtual é muito fácil e prático – você paga uma taxa mensal pelo serviço para usar o endereço, tem alguém para atender telefonemas e pode trabalhar onde quiser!

Existe escritório virtual com espaço físico?

É muito comum que o serviço de escritório online seja oferecido por empresas de coworking. Quando isso acontece, além do endereço, você pode usar o espaço físico para trabalhar – se quiser, claro!

Em um coworking, você pode encontrar tanto espaços compartilhados como salas privadas, além de ambientes para reuniões e eventos.

Essa é uma excelente alternativa para quem precisa receber clientes, mas não está disposto a investir em seu próprio espaço. Os coworkings são espaços modernos e movimentados, uma boa pedida para impressionar aquele cliente importante!

Quando os escritórios virtuais oferecem espaços físicos para receber os clientes, eles também fornecem central telefônica e internet rápida, para atender uma grande quantidade de pessoas e suportar o trabalho com arquivos pesados. 

Saiba quanto custa um escritório virtual

O preço do escritório virtual depende de muitos fatores. Um deles é a quantidade de serviços contratados. Usar somente o endereço sai mais em conta do que comparecer também ao espaço físico para trabalhar. E mesmo com a opção de comparecimento, as empresas costumam trabalhar com diferentes pacotes – normalmente, usar salas privadas é mais caro que trabalhar no ambiente compartilhado, por exemplo.

Em média, o serviço mais simples, quando se usa apenas o endereço, custa menos de R$ 100 por mês. O valor vai aumentando conforme você vai adicionando serviços ao pacote!

Uma coisa é certa: usar um escritório virtual custa muito menos do que ter uma sala comercial! Além de economizar no aluguel, você não precisa se preocupar com contas de luz e internet, limpeza, mobiliário e outros cuidados.

O escritório virtual é uma ótima opção para micro e pequenas empresas

Micro e pequenos empreendedores podem usufruir de muitos benefícios utilizando um escritório virtual, principalmente quando o negócio envolve o contato pessoal com o cliente, Optando por um virtual office que também ofereça espaço físico, você pode contar com salas de reunião, espaços para videoconferências, happy hour, coffee breaks e cafeterias.

A depender da empresa, o uso dessas facilidades faz parte do pacote de escritório virtual. Mas, se esse não for o caso, normalmente é possível contratar esse serviço sob demanda, pagando por hora ou por dia.

Nesses ambientes, micro e pequenos empreendedores também podem fazer muito networking. Geralmente, coworkings estão cheios de pessoas em busca de negócios, começando ou já consolidadas no mercado. Na recepção, elevador, cafeteria ou até mesmo nas baias de trabalho você pode conhecer muita gente interessante e abrir novas portas para o seu negócio.

Vantagens do escritório virtual: vale a pena?

Se você ainda tem dúvidas de que um virtual office pode ser a solução ideal para o seu negócio, confira a lista que preparamos com as principais vantagens de contar com esse serviços!

Redução de custos

Lendo o artigo até aqui, você já percebeu que um escritório virtual é muito mais vantajoso financeiramente do que ter o seu próprio endereço comercial, não é mesmo? Em uma sala comercial tradicional, você vai pagar aluguel (ou parcela da compra), condomínio, luz, internet, água e ainda arcar com os custos para mobiliar o espaço e mantê-lo limpo.

No escritório virtual, você não precisa se preocupar com nada disso. Com apenas uma taxa mensal, você tem a disponibilidade do endereço comercial e, a depender da sua escolha, também pode utilizar as instalações físicas.

Gerenciamento de correspondência

O escritório virtual elimina a necessidade de você alugar uma caixa postal ou usar o seu endereço residencial para receber correspondências. As empresas que oferecem esse serviço disponibilizam o endereço para o envio de materiais.

Normalmente, a pessoa responsável pelo recebimento das correspondências avisa sempre que alguma coisa chega. A depender do plano contratado, você pode ir buscar os itens presencialmente ou receber versões digitalizadas.

Espaço para eventos e reuniões

Quando a empresa oferece também o espaço físico, você tem à sua disposição salas de reunião e eventos para receber clientes, promover treinamentos ou se reunir com o próprio time.

Networking

Como já foi dito, o espaço físico dos escritórios virtuais é ideal para quem quer ampliar sua rede de contatos. Ali, todos estão em busca de novos negócios e de uma simples conversa pode surgir uma nova oportunidade.

Por outro lado, quais são as desvantagens do escritório virtual?

Como tudo na vida tem vantagens e desvantagens, você deve estar se perguntando quais são os contras de optar por um escritório virtual. O primeiro deles é o espaço impessoal, que você não pode decorar como quiser e nem se comportar como se estivesse na privacidade de uma sala só sua,

Em alguns escritórios menores, quando há poucos funcionários, o contato com esses profissionais pode ser um pouco mais difícil, principalmente quando são muitos clientes e o pessoal fica muito atarefado.

Por fim, vale a pena citar também o barulho. Quem precisa de silêncio para se concentrar pode encontrar alguma dificuldade para trabalhar em espaços com muitas pessoas, pois sempre há ruídos de conversas.

Existem serviços adicionais oferecidos por escritórios online?

Sim, os escritórios virtuais oferecem uma série de outros serviços para seus clientes, além dos endereços fiscal e comercial. Se você leu o artigo até aqui, já pegou algumas pistas, não é mesmo? Mas, para facilitar, vamos listar aqui algumas possibilidades:

• recebimento de ligações e anotações de recados;
• recebimento de correspondências;
• agenda compartilhada;
• recepção;
• espaço de coworking;
• salas para reuniões, conferências e eventos;
• salas privativas;
• serviço de impressão;
• serviço de motoboy.

É importante lembrar, no entanto, que os serviços adicionais ficam à cargo de cada empresa contratada. Por isso, não deixe de fazer uma boa pesquisa antes de contratar o escritório virtual para o seu negócio! Assim, pode escolher aquele que mais se adequa ao seu bolso e às suas necessidades.

Como contratar um serviço de escritório virtual?

O primeiro passo para a contratação de um escritório virtual é a escolha da empresa prestadora de serviço. 

Depois, é hora de reunir os documentos necessários. Normalmente, isso inclui o contrato de locação e IPTU, entre outros. A lista de documentos pode ser um pouco diferente em alguns casos, a depender das exigências da Junta Comercial, Receita Federal e Prefeitura, além do município onde se estabelece o escritório virtual.

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