Certidão negativa: o que é, para que serve e como emitir corretamente

A certidão negativa é um documento essencial para empresas e empreendedores que precisam comprovar a regularidade fiscal, trabalhista ou judicial perante órgãos públicos e instituições privadas.

Logo na primeira etapa de um financiamento, licitação ou contrato, a certidão negativa costuma ser exigida como prova de que não existem débitos ou pendências em nome da empresa ou do CNPJ.

A seguir você vai entender o que é uma certidão negativa, quais são os principais tipos, quando ela é exigida, como emitir corretamente e o que fazer quando existem pendências que impedem a emissão. 

O objetivo é esclarecer o tema de forma prática, reforçando o papel da contabilidade na regularização e prevenção de problemas fiscais. Tenha uma ótima leitura!

1. O que é certidão negativa e para que serve?
2. Por que ela é importante?
3. Quais são os tipos de certidão negativa?
4. Em quais situações a certidão negativa é exigida?
5. Como emitir uma certidão negativa? Passo a passo por órgão
6. O que fazer quando a certidão é negada ou está pendente?

Principais lições deste conteúdo:

• Certidão negativa é o documento que comprova a regularidade fiscal, trabalhista ou judicial da empresa e é exigido em licitações, contratos e financiamentos.
• Existem diferentes tipos (federal, trabalhista, estadual, municipal e previdenciária), e cada uma verifica débitos em um órgão específico.
• A emissão é, em regra, online e gratuita, mas só ocorre quando não há débitos, omissões de declarações ou inconsistências cadastrais.
• Quando há pendência, é possível regularizar ou, em alguns casos, emitir certidão positiva com efeito de negativa, desde que o débito esteja parcelado ou com exigibilidade suspensa.
• A contabilidade atua de forma preventiva e corretiva, mantendo obrigações em dia e agilizando a liberação da certidão sempre que a empresa precisar comprovar sua regularidade.

O que é uma certidão negativa e para que serve?

A certidão negativa é um documento oficial emitido por órgãos públicos que comprova a inexistência de débitos, pendências ou restrições relacionadas a uma pessoa física ou jurídica em determinado âmbito.

De acordo com a Receita Federal, a certidão negativa de débitos (CND) serve para demonstrar que o contribuinte está em dia com suas obrigações fiscais. 

Esse documento é utilizado como requisito legal em diversas situações, como contratação com o poder público, obtenção de crédito e regularização cadastral.

Na prática, a certidão negativa funciona como uma garantia de conformidade, mostrando que a empresa cumpre suas obrigações legais naquele órgão específico.

Por que a certidão negativa é importante para empresas e empreendedores?

A certidão negativa é importante porque condiciona o acesso a oportunidades e protege a empresa de entraves legais. Sem esse documento, o CNPJ pode ficar impedido de participar de processos estratégicos.

Segundo orientações da Receita Federal e de órgãos de controle, a ausência de certidões válidas pode impedir:

• participação em licitações;
• contratação com órgãos públicos;
• liberação de financiamentos bancários;
• operações societárias, como fusões e encerramento de empresas.

Além disso, manter as certidões em dia ajuda o empreendedor a identificar problemas fiscais antes que eles se tornem passivos maiores.

Quais são os tipos de certidão negativa existentes?

Existem diferentes tipos de certidão negativa, cada uma relacionada a um órgão e a um tipo específico de obrigação. Entender essa diferença evita confusão e pedidos incorretos.

Certidão Negativa de Débitos da Receita Federal

A CND da Receita Federal comprova a regularidade do contribuinte em relação a tributos federais e à Dívida Ativa da União. Ela é exigida em financiamentos, licitações e contratos públicos.

Essa certidão pode abranger impostos, contribuições previdenciárias e outras obrigações federais vinculadas ao CNPJ.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é emitida pela Justiça do Trabalho e comprova a inexistência de débitos decorrentes de condenações trabalhistas.

O Tribunal Superior do Trabalho (TST) orienta que a CNDT é obrigatória para participação em licitações públicas e contratação com o poder público.

Certidão Negativa de Débitos Estaduais

Essa certidão comprova a regularidade em relação a tributos estaduais, como o ICMS. Ela é emitida pelas Secretarias de Fazenda dos estados.

Cada estado possui regras próprias, mas a finalidade é sempre verificar se existem débitos fiscais pendentes.

Certidão Negativa de Débitos Municipais

A certidão municipal atesta a inexistência de débitos com o município, como ISS, taxas e tributos locais. Costuma ser exigida em processos de licenciamento, contratos públicos e regularização de empresas.

Certidão Negativa de Débitos Previdenciários

A certidão previdenciária comprova a regularidade das contribuições ao INSS. Segundo a Receita Federal, essa certidão é exigida em diversas operações que envolvem recursos públicos.

Certidão Negativa da Justiça Federal e Estadual

Essas certidões comprovam a inexistência de ações ou pendências judiciais em nome da pessoa física ou jurídica. Elas podem ser exigidas em processos específicos, como financiamentos e contratos de maior porte.

Em quais situações a certidão negativa é exigida?

A certidão negativa é exigida sempre que há necessidade de comprovar formalmente a regularidade fiscal, trabalhista ou jurídica da empresa.

Na prática, ela funciona como um filtro de risco para órgãos públicos, instituições financeiras e parceiros comerciais, garantindo que o CNPJ não possui pendências que possam comprometer a relação contratual.

De acordo com orientações da Receita Federal e com a legislação aplicável às contratações públicas, a exigência da certidão negativa está diretamente ligada a situações que envolvem responsabilidade financeira, acesso a recursos públicos ou validação cadastral.

Participação em licitações públicas

A participação em licitações exige a apresentação de certidões negativas fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

A Lei nº 14.133/2021, que rege as licitações e contratos administrativos, determina que a administração pública deve verificar a regularidade do licitante antes da contratação.

Sem as certidões válidas, a empresa pode ser automaticamente desclassificada, mesmo que a proposta financeira seja competitiva.

Assinatura de contratos com órgãos públicos

Além da fase de licitação, as certidões negativas também são exigidas na assinatura e na manutenção de contratos com entes públicos.

Em muitos casos, a validade das certidões é acompanhada durante toda a execução do contrato.

Caso a certidão expire ou seja negada durante a vigência contratual, o órgão público pode suspender pagamentos até a regularização.

Solicitação de financiamentos e crédito bancário

Instituições financeiras utilizam a certidão negativa como instrumento de análise de risco. Bancos públicos e privados costumam exigir CNDs para concessão de financiamentos empresariais, linhas de crédito de longo prazo e operações com garantias.

Segundo diretrizes adotadas por bancos públicos, a regularidade fiscal é critério básico para liberação de crédito, especialmente quando há subsídio ou recursos governamentais envolvidos.

Operações societárias e reorganizações empresariais

Processos como fusão, incorporação, cisão ou entrada de novos sócios podem exigir certidões negativas para comprovar que a empresa não possui passivos ocultos.

Essas certidões ajudam a proteger investidores e parceiros contra riscos fiscais e trabalhistas futuros.

Regularização, alteração cadastral e encerramento de empresas

A emissão de certidões negativas é comum em processos de baixa de empresa, alteração de quadro societário, mudança de endereço e regularização cadastral.

Órgãos públicos utilizam a certidão como forma de garantir que não existem débitos pendentes antes da conclusão do processo.

Participação em programas, incentivos e benefícios públicos

Programas de incentivo fiscal, benefícios governamentais e convênios públicos geralmente exigem certidões negativas como requisito de habilitação.

A comprovação de regularidade garante que os recursos públicos sejam destinados a empresas em conformidade com suas obrigações legais.

Como emitir uma certidão negativa: passo a passo por órgão

Embora a maioria das certidões negativas seja emitida de forma online e gratuita, cada órgão possui regras, sistemas e critérios próprios.

Seguir o passo a passo correto evita erros comuns, como consultas incompletas, uso de dados incorretos ou tentativas frustradas de emissão.

Abaixo, explicamos como funciona a emissão das principais certidões exigidas das empresas.

Como emitir a Certidão Negativa de Débitos da Receita Federal

A Certidão Negativa de Débitos (CND) da Receita Federal é uma das mais solicitadas pelas empresas, pois comprova a regularidade em relação a tributos federais e à Dívida Ativa da União.

O processo de emissão funciona da seguinte forma:

1. Acesse o site oficial da Receita Federal;
2. Selecione a opção de emissão de certidão para pessoa jurídica;
3. Informe o CNPJ da empresa;
4. O sistema fará a verificação automática de débitos e obrigações acessórias;
5. Caso não existam pendências, a certidão é emitida imediatamente em formato digital.

Se houver débitos, declarações não entregues ou inconsistências cadastrais, o sistema indicará a impossibilidade de emissão e orientará sobre a regularização necessária.

Como emitir a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

A CNDT é emitida pela Justiça do Trabalho e comprova a inexistência de débitos decorrentes de condenações trabalhistas.

Segundo o Tribunal Superior do Trabalho, a emissão da CNDT segue este fluxo:

1. Acesse o portal do Tribunal Superior do Trabalho (TST);
2. Escolha a opção de emissão da CNDT;
3. Informe o CNPJ ou CPF do solicitante;
4. O sistema consulta automaticamente os registros da Justiça do Trabalho;
5. Não havendo pendências, a certidão é gerada na hora, sem custo.

Caso existam débitos trabalhistas em aberto, a certidão não será emitida até que a situação seja regularizada ou o débito esteja com exigibilidade suspensa.

Como emitir certidões negativas estaduais

As certidões estaduais verificam a regularidade da empresa em relação a tributos como o ICMS. O passo a passo geralmente inclui:

1. Acesso ao site da Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está registrada;
2. Localização da área de certidões ou serviços ao contribuinte;
3. Informar o CNPJ ou a inscrição estadual;
4. Validação automática da existência de débitos;
5. Emissão da certidão, quando não há pendências.

Cada estado possui regras próprias, mas o objetivo é sempre confirmar a regularidade fiscal estadual do contribuinte.

Como emitir certidões negativas municipais

As certidões municipais atestam a regularidade da empresa perante a prefeitura, principalmente em relação ao ISS e taxas locais. Em geral, o procedimento envolve:

1. Acesso ao portal da prefeitura do município;
2. Consulta pela área de serviços ao contribuinte;
3. Informar o CNPJ ou a inscrição municipal;
4. Análise automática de débitos municipais;
5. Emissão da certidão, se não houver pendências.

Em alguns municípios, pode ser necessário cadastro prévio no sistema eletrônico.

Como emitir certidão negativa previdenciária

A certidão previdenciária comprova a regularidade das contribuições ao INSS. De acordo com a Receita Federal, o processo é integrado à emissão da CND federal, sendo verificado automaticamente junto às obrigações previdenciárias da empresa.

O que fazer se a certidão não for emitida?

Se a certidão negativa não for emitida, o primeiro passo é identificar o motivo da pendência no próprio sistema do órgão emissor. Normalmente, a causa está relacionada a:

• débitos em aberto;
• parcelamentos em atraso;
• obrigações acessórias não entregues;
• inconsistências cadastrais.

Após a regularização, a certidão pode ser solicitada novamente.

Quais são os prazos de validade das certidões?

A validade da certidão negativa varia conforme o órgão emissor. Em geral, o prazo é de 30 a 180 dias. Segundo a Receita Federal e o TST, após o vencimento, a certidão perde efeito legal e deve ser emitida novamente.

O que fazer quando a certidão negativa é negada ou consta pendência?

Quando a certidão negativa não é emitida ou retorna com pendência, isso indica que o órgão emissor identificou débitos, inconsistências cadastrais ou obrigações acessórias não regularizadas vinculadas ao CPF ou CNPJ consultado. Esse bloqueio é comum e, na maioria dos casos, pode ser resolvido com ações objetivas.

O ponto mais importante é entender que a negativa de emissão não significa, necessariamente, uma dívida ativa imediata, mas sim a existência de algo que impede a comprovação de regularidade naquele momento.

Identifique a origem da pendência

O primeiro passo é verificar qual órgão está impedindo a emissão e qual é a natureza do problema. Os próprios sistemas da Receita Federal, do TST, das Secretarias da Fazenda ou das Prefeituras costumam indicar o motivo da negativa. Entre as causas mais comuns estão:

• débitos tributários em aberto;
• parcelamentos em atraso;
• declarações obrigatórias não entregues (como DCTF, EFD, GFIP);
• divergências cadastrais no CNPJ;
• processos trabalhistas com condenação não quitada.

Sem essa identificação clara, qualquer tentativa de regularização tende a ser ineficaz.

Verifique se é possível emitir certidão positiva com efeito de negativa

Em alguns casos, mesmo existindo débitos, a empresa pode emitir a certidão positiva com efeito de negativa. Isso ocorre quando:

• os débitos estão parcelados e em dia;
• a exigibilidade está suspensa por decisão judicial;
• existe discussão administrativa em andamento.

A legislação tributária permite esse tipo de certidão, que tem o mesmo valor jurídico da certidão negativa para fins de licitação, contratos e financiamentos.

Regularize débitos e obrigações acessórias

Se a pendência estiver relacionada a débitos, as principais alternativas são:

• pagamento à vista;
• adesão a parcelamento disponível;
• regularização de parcelamentos em atraso.

Quando o problema envolve obrigações acessórias, a solução passa pela entrega ou retificação das declarações exigidas, conforme orientação do órgão responsável.

Muitas certidões são bloqueadas não por falta de pagamento, mas por ausência de informações obrigatórias.

Atualize dados cadastrais da empresa

Inconsistências cadastrais, como endereço desatualizado, divergência de CNAE ou irregularidades na situação do CNPJ, também podem impedir a emissão da certidão.

Nesses casos, é necessário corrigir as informações nos cadastros oficiais antes de solicitar novamente a certidão.

Conte com apoio contábil para agilizar a regularização

A atuação da contabilidade é fundamental nesse processo. O contador consegue identificar rapidamente a origem da pendência, avaliar se há possibilidade de certidão positiva com efeito de negativa e conduzir a regularização com menos risco de erro.

Além disso, o acompanhamento contábil contínuo reduz a chance de novas pendências surgirem, evitando bloqueios futuros na emissão de certidões.

Como a contabilidade pode ajudar na obtenção da certidão negativa?

A contabilidade tem papel central na obtenção e na manutenção das certidões negativas, porque atua de forma preventiva e corretiva sobre todas as obrigações que impactam a regularidade do CNPJ.

Mais do que emitir documentos, o trabalho contábil garante que a empresa esteja preparada para obter a certidão sempre que precisar, sem correr contra o tempo.

Na prática, a contabilidade ajuda desde a identificação antecipada de riscos até a regularização rápida de pendências, evitando bloqueios que podem atrasar contratos, financiamentos ou oportunidades de negócio.

Atuação preventiva: manter a empresa sempre apta a emitir certidões

Uma contabilidade bem estruturada acompanha continuamente:

• o pagamento correto de tributos;
• a entrega das obrigações acessórias dentro dos prazos;
• a regularidade cadastral do CNPJ;
• a situação de parcelamentos e débitos em aberto.

Esse acompanhamento reduz significativamente a chance de surpresas no momento da emissão da certidão negativa, já que eventuais inconsistências são tratadas antes de virarem impedimentos formais.

Regularização rápida quando surgem pendências

Quando a certidão é negada, o contador consegue identificar com precisão:

• qual órgão está bloqueando a emissão;
• se o problema é financeiro, declaratório ou cadastral;
• qual é o caminho mais rápido para a regularização.

Isso evita tentativas frustradas, pagamentos indevidos e retrabalho, além de acelerar a liberação da certidão.

Como a Agilize facilita esse processo

Na Agilize, a contabilidade tem papel central na obtenção e na manutenção das certidões negativas, porque atua de forma preventiva e corretiva sobre todas as obrigações que impactam a regularidade do CNPJ. 

Mais do que emitir documentos, o trabalho contábil garante que a empresa esteja preparada para obter a certidão sempre que precisar, sem correr contra o tempo.

Na prática, a contabilidade ajuda desde a identificação antecipada de riscos até a regularização rápida de pendências, evitando bloqueios que podem atrasar contratos, financiamentos ou oportunidades de negócio.

Esse suporte permite que o empreendedor foque no crescimento do negócio, sabendo que a parte burocrática está sob controle e que a empresa estará pronta para emitir certidões sempre que necessário.

Perguntas frequentes sobre certidão negativa

O que significa certidão positiva com efeito de negativa?

É uma certidão emitida quando existem débitos, mas eles estão parcelados, suspensos ou em discussão administrativa ou judicial. Nesses casos, a empresa é considerada regular e o documento tem o mesmo valor jurídico da certidão negativa.

A CND é obrigatória para microempresas?

Sim. Microempresas, empresas do Simples Nacional e até MEIs podem ser obrigados a apresentar certidões negativas em situações específicas, como licitações, contratos públicos e financiamentos.

Qual a validade de uma certidão negativa?

A validade varia conforme o órgão emissor. Em geral, as certidões têm validade entre 30 e 180 dias e precisam ser renovadas após o vencimento.

É possível emitir a CND com débitos parcelados?

Sim. Desde que o parcelamento esteja ativo e com as parcelas em dia, a empresa pode emitir uma certidão positiva com efeito de negativa.

Preciso de contador para emitir a certidão negativa?

Não é obrigatório, mas o contador facilita o processo, identifica pendências rapidamente e orienta sobre a melhor forma de regularização.

As certidões negativas são gratuitas?

Sim. As certidões emitidas por órgãos públicos, como Receita Federal, Justiça do Trabalho, estados e municípios, são gratuitas.