O que é Recibo Provisório de Serviços (RPS), como funciona e como emitir?

O Recibo Provisório de Serviços, o RPS, faz muitos prestadores de serviço quebrarem a cabeça. Ele, muitas vezes, é confundido com a Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e) e com o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).

Mas se você empreende na área de serviços, saber o que é o RPS é muito importante, até porque ele pode ser muito útil em algumas situações.

Neste artigo, nós vamos fazer com que você entenda, de uma vez por todas, o que é o Recibo Provisório de Pagamento, para que ele serve e como pode ser emitido. Vamos lá?

1. Descubra para que serve o Recibo Provisório de Serviços
2. Saiba quando usar o Recibo Provisório de Serviços
3. Veja como emitir o Recibo Provisório de Serviços
4. É necessário substituir o RPS pela Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e)?
5. Saiba se todas as prefeituras permitem o uso de Recibo Provisório de Serviços

Descubra para que serve o Recibo Provisório de Serviços

O RPS é um documento fiscal temporário, que funciona como um intermediário à geração na Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e). 

Em situações em que a emissão da nota não é possível e o prestador de serviço precisa entregar um documento ao cliente comprovando o seu pagamento, é o RPS que faz esse papel.

O seu objetivo, portanto, é evitar que a empresa tenha problemas com o Fisco e que pague juros ou multas por não ter emitido o documento na hora correta. Em resumo, podemos dizer que o RPS serve para situações emergenciais.

Entenda a diferença entre RPS, RPA e NFS-e

A principal diferença entre RPS e NFS-e é que o RPS, apesar de comprovar uma transação, não é um documento fiscal como a NFS-e. Ele é um recurso da Nota Fiscal Eletrônica, que pode ser usado para cobrir o recolhimento do ISS e comprovar a prestação de serviço no intervalo entre o fato gerador e a emissão da nota.

Tanto o RPS como a NFS-e devem ser emitidos pelo prestador de serviço. Já o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) deve ser emitido por quem contratou o serviço. Ele tem o objetivo de comprovar o pagamento a pessoas físicas sem concretizar o vínculo de CLT.

Normalmente, ele é usado para contratação de prestadores de serviço que não têm CNPJ, o que não é o caso do RPS e nem da NFS-e.

Saiba quando usar o Recibo Provisório de Serviços (RPS)

Como falamos, o RPS deve ser usado em situações emergenciais, nas quais não é possível emitir a NFS-e para entregá-la ao cliente naquele momento. Para evitar problemas com o Fisco como consequência disso, o prestador de serviço pode emitir um RPS.

Quer um exemplo? Imagine que você tem um estacionamento e precisa emitir a Nota Fiscal para um cliente que acabou de pagar pelo serviço prestado, mas a internet está fora do ar. Se você não fizer a emissão, pode sofrer penalidades das autoridades fiscais. Porém, o cliente não pode esperar e existe a possibilidade de que ele nunca retorne ao seu estabelecimento.

Nesse tipo de situação, o RPS pode ser emitido e entregue ao cliente como comprovação do pagamento.

Ainda no exemplo do estacionamento, o RPS também pode ser usado para agilizar o processo de comprovação de pagamento para os clientes, principalmente em estabelecimentos muito movimentados. 

Nesse caso, o prestador de serviço junta todos os recibos em um lote e os envia depois à prefeitura por meio de um sistema validado pelo Fisco.

Veja como emitir o Recibo Provisório de Serviços (RPS)

Para emitir o RPS, a empresa precisa ser formalizada e autorizada pela Prefeitura do Município a usar esse tipo de documento. Cada prefeitura trabalha com um modelo diferente de RPS, por isso, a emissão depende do sistema utilizado por cada uma.

Entretanto, o documento precisa seguir algumas regras para ser considerado válido pelo Fisco. Uma delas é que o RPS precisa ser numerado sequencialmente com uma série e um lote.

Série do Recibo Provisório de Serviços

A série varia de acordo com cada prefeitura, mas, em geral, ela é indicada por um número (como 1, 2 ou 3, por exemplo), ou por letras (A, B, S, NFS).

Lote do Recibo Provisório de Serviços

Já o lote do RPS é usado como uma forma de controlar a quantidade de notas que foram emitidas por uma empresa utilizando o RPS como intermediário. Os números devem ser sequenciais, ou seja, você só consegue enviar um RPS com determinado número depois que o número anterior for utilizado.

Além da série e do lote, o Recibo Provisório de Serviço também precisa conter os dados necessários para emissão da NFS-e, como CPF ou CNPJ do cliente, por exemplo.

É necessário substituir o Recibo Provisório de Serviços pela Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e)?

É muito importante que você entenda que o Recibo Provisório de Serviço não é um substituto na Nota Fiscal Eletrônica. 

Por isso, é imprescindível que ele seja convertido em NFS-e depois. Para a conversão, basta acessar o sistema da prefeitura do seu município e fazer o passo a passo estabelecido pela autoridade.

Como cada cidade tem um sistema diferente, não deixe de se informar sobre esse processo antes de começar a emitir RPS, para não ter dores de cabeça depois.

Qual o prazo para converter Recibo Provisório de Serviços em Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e)?

O prazo para conversão do RPS em NFS-e varia de acordo com o município, mas o mais comum é que ele seja de 5 a 10 dias úteis. Esse prazo não pode ser postergado e, caso não seja cumprido, a empresa sofrerá as penalidades previstas na legislação – que também variam de acordo com o município.

A notícia boa é que hoje em dia, a maioria dos sistemas de Prefeituras já faz a conversão automaticamente. Mas antes de começar a utilizar o documento, não deixe de conferir se é assim que acontece na sua cidade, para não ter problemas depois!

Saiba se todas as Prefeituras permitem o uso de Recibo Provisório de Serviços

E a notícia ruim é que, infelizmente, nem todas as Prefeituras permitem o uso do RPS pelos contribuintes. Pela legislação, cada município determina as próprias regras para o gerenciamento do documento.

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