Plano de contas para empresa de TI no Simples Nacional

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize

Principais lições deste artigo

Ter um plano de contas bem estruturado separa receitas recorrentes de projetos pontuais e evita mistura que distorce o cálculo do DAS.
Classificar custos de infraestrutura em nuvem e licenças em subcontas específicas dentro do Custo dos Serviços Prestados preserva a margem bruta.
Registrar pró-labore e salários CLT mensalmente mantém o Fator R acima de 28% e aumenta a chance de tributação pelo Anexo III.
Mapear cada conta ao CNAE correto no ERP assegura que a alíquota do Simples Nacional seja aplicada de forma precisa em cada tipo de receita.
Para estruturar ou revisar o plano de contas da sua empresa de TI, conte com o suporte especializado da Agilize Contabilidade.

Visão geral: pré-requisitos e fluxo em 4 blocos

Começar com os dados certos evita retrabalho na configuração do plano de contas. Tenha em mãos acesso ao ERP ou sistema contábil da empresa, como Conta Azul ou Omie, faturamento dos últimos 12 meses separado por tipo de receita, CNAE cadastrado no CNPJ e confirmação do enquadramento no Simples Nacional.

O plano de contas para uma empresa de TI se organiza em quatro blocos principais que alimentam a DRE e o cálculo do Simples Nacional:

Bloco 1.1: receitas de serviços recorrentes, como mensalidades, contratos de suporte, SaaS próprio e managed services.
Bloco 1.2: receitas de projetos e implementações, como desenvolvimento sob demanda, consultorias pontuais e integrações.
Bloco 2.1: custos de infraestrutura e cloud, como AWS, Azure, GCP, licenças de ferramentas DevOps e SaaS de terceiros.
Bloco 2.2: custos com pessoal técnico, como pró-labore, salários, encargos e subcontratações.

Os passos a seguir começam pelos blocos de receita e avançam para os blocos de custo, formando a base para a DRE e para o cálculo correto do DAS.

Passo 1 – Configurar contas de serviços recorrentes

Objetivo: isolar toda receita previsível e contratual para facilitar a projeção de caixa e a apuração mensal do Simples Nacional.

Crie o grupo 1.1 receitas de serviços recorrentes no nível de receita operacional bruta.
Dentro desse grupo, abra subcontas por tipo, como 1.1.1 contratos de suporte e manutenção, 1.1.2 mensalidades de managed services (MSP) e 1.1.3 licenciamento de software próprio (SaaS).
Com as subcontas criadas, vincule cada uma ao CNAE correspondente cadastrado no CNPJ para que o ERP aplique a alíquota correta do Simples Nacional.
Por fim, configure o ERP para lançar automaticamente cada nota fiscal recorrente na subconta certa no momento da emissão, sem necessidade de classificação manual.

Referência visual sugerida: tabela no ERP com colunas “conta”, “descrição”, “CNAE vinculado” e “alíquota do Simples Nacional aplicável”.

Resultado esperado: ao final do mês, o saldo de 1.1 mostra apenas a receita recorrente, sem mistura com projetos.

Passo 2 – Configurar contas de projetos e implementações

Objetivo: separar receitas não recorrentes para análise de margem por projeto e apuração tributária correta.

Crie o grupo 1.2 receitas de projetos e implementações no mesmo nível de receita operacional bruta.
Dentro desse grupo, abra subcontas como 1.2.1 desenvolvimento sob demanda, 1.2.2 consultoria e diagnóstico e 1.2.3 implantação e integração de sistemas.
Para projetos com múltiplas etapas, crie centros de custo por projeto no ERP e vincule as notas fiscais ao centro correspondente.
Registre adiantamentos e marcos de pagamento em uma conta transitória, como 1.2.9 receitas de projetos a apropriar, e transfira para a subconta definitiva apenas quando a etapa for concluída e a nota emitida.

Referência visual sugerida: relatório de receita por projeto no ERP, com filtro por período e por subconta.

Resultado esperado: a DRE passa a ter linha separada para receita recorrente e receita por projeto, o que permite calcular a margem de cada modelo de negócio.

Dicas práticas, erros comuns e solução de problemas para receitas

Dica: usar a descrição da nota fiscal como campo de classificação automática no ERP reduz erros. Notas com a palavra “suporte” ou “mensalidade” podem ir para 1.1, enquanto notas com “desenvolvimento” ou “implantação” podem ir para 1.2.

Erro comum: lançar toda receita em uma única conta “receita de serviços”. Essa prática impede a análise de margem e dificulta a conferência do DAS, porque atividades diferentes podem ter alíquotas distintas conforme o CNAE.

Solução: ao migrar lançamentos antigos, fazer uma reclassificação retroativa dos últimos 12 meses torna o histórico da DRE comparável e melhora a análise.

Passo 3 – Estruturar custos de infraestrutura e cloud

Objetivo: separar custos de tecnologia que são insumo direto do serviço prestado dos custos administrativos gerais.

Crie o grupo 2.1 custos de infraestrutura e cloud dentro do bloco de custos dos serviços prestados.
Abra subcontas como 2.1.1 serviços de nuvem (AWS, Azure, GCP), 2.1.2 licenças de software de terceiros, 2.1.3 ferramentas DevOps e monitoramento e 2.1.4 domínios, CDN e segurança digital.
Separe custos de cloud que são repassados ao cliente, ou reembolsáveis, dos que são overhead interno. Custos reembolsáveis devem ter conta própria para facilitar o faturamento e evitar distorção de margem.
Configure alertas de variação no ERP. Se o gasto em 2.1.1 crescer mais de 15% em relação ao mês anterior, o sistema deve sinalizar para revisão.

Referência visual sugerida: gráfico de barras mensal que compara 2.1.1 com a receita de 1.1 para monitorar a proporção de custo de cloud sobre receita recorrente.

Resultado esperado: o custo dos serviços prestados fica detalhado por tipo de custo tecnológico e pronto para alimentar a linha de custos dos serviços na DRE.

Passo 4 – Estruturar custos com pessoal técnico

Objetivo: registrar corretamente todos os gastos com pessoas para que o Fator R seja calculado com precisão e o enquadramento no Anexo III ou Anexo V seja adequado.

Crie o grupo 2.2 custos com pessoal técnico dentro do custo dos serviços prestados.
Abra subcontas como 2.2.1 pró-labore dos sócios, 2.2.2 salários e ordenados, 2.2.3 encargos sociais (INSS, FGTS) e 2.2.4 subcontratações e freelancers PJ.
Mantenha atenção ao cálculo do Fator R. Apenas pró-labore e salários com vínculo empregatício CLT entram na base. Subcontratações PJ em 2.2.4 não compõem a folha de pagamento para esse fim.
Registre o pró-labore mensalmente, mesmo em meses de receita baixa, para manter a consistência do Fator R ao longo dos 12 meses.

Referência visual sugerida: relatório de folha de pagamento exportado do módulo de RH do ERP, com coluna “entra no Fator R (S/N)”.

Resultado esperado: o Fator R passa a ser calculado automaticamente todo mês, com base nos saldos de 2.2.1 e 2.2.2 divididos pela receita bruta dos últimos 12 meses.

Dicas práticas, erros comuns e solução de problemas para custos

Dica: revisar trimestralmente se os custos de cloud em 2.1 estão sendo lançados como custo do serviço e não como despesa administrativa ajuda a manter a margem bruta correta na DRE.

Erro comum: deixar de registrar o pró-labore todos os meses. Manter pró-labore inconsistente ou baixo é uma causa frequente de empresas de TI pagarem alíquota maior no Simples Nacional, porque o Fator R fica abaixo de 28% e a empresa passa a ser tributada pelo Anexo V.

Solução: quando o Fator R estiver abaixo de 28%, vale avaliar com o contador o ajuste do pró-labore ou a contratação de pessoal técnico CLT.

Tenha o atendimento rápido de um especialista da Agilize Contabilidade.

Como o plano de contas alimenta a DRE e o cálculo do Simples Nacional

O fluxo entre plano de contas, DRE e Simples Nacional segue uma sequência clara. Cada lançamento nas contas de receita 1.1 e 1.2 compõe a receita bruta total dos últimos 12 meses, que forma a base de cálculo do DAS.

Dessa receita bruta, a empresa subtrai os custos em 2.1 e 2.2, que juntos formam o custo dos serviços prestados, para chegar ao lucro bruto na DRE. A partir desse lucro bruto, a empresa deduz as despesas operacionais, como administrativas e comerciais, até alcançar o lucro operacional.

O Fator R usa diretamente os saldos das contas 2.2.1 e 2.2.2 em relação à receita bruta. Por isso, o registro correto nessas contas é decisivo para o enquadramento tributário adequado.

Para entender as alíquotas de cada anexo em detalhe, vale consultar o artigo completo sobre os anexos do Simples Nacional.

Integração com ERPs e checklist de revisão trimestral

Integrar o plano de contas ao ERP garante que a classificação ocorra no momento da emissão da nota. Tanto o Conta Azul quanto o Omie permitem criar planos de contas personalizados com os grupos e subcontas descritos neste guia.

O passo essencial é mapear cada categoria de receita e custo no cadastro de produtos e serviços do ERP, para que a nota fiscal já seja lançada na conta correta no momento da emissão.

Use este checklist a cada trimestre:

Novas receitas: verificar se novas fontes de receita, como novos contratos ou novos serviços, têm conta própria no plano.
Novos custos de cloud: conferir se custos de cloud novos, como novos provedores ou novas ferramentas, foram adicionados em 2.1.
Fator R: calcular o Fator R acumulado dos últimos 12 meses e comparar com o mês anterior.
Subcontratações PJ: revisar se subcontratações PJ estão em 2.2.4 e não em 2.2.2, para não distorcer o Fator R.
DRE: exportar a DRE do ERP e conferir se os saldos batem com os lançamentos contábeis.

Como saber se deu certo?

Alguns sinais mostram que o plano de contas está funcionando corretamente.

A DRE mostra linhas separadas para receita recorrente e receita por projeto, sem lançamentos misturados.
O Fator R calculado pelo contador coincide com o calculado pelo ERP, sem divergências.
O DAS gerado mensalmente reflete a alíquota do anexo correto, Anexo III ou Anexo V, sem recolhimentos a maior ou a menor.
Não há autuações ou notificações da Receita Federal por inconsistência entre notas fiscais emitidas e receita declarada.
A margem bruta por tipo de serviço, recorrente ou projeto, é visível na DRE sem necessidade de planilhas externas.

Dicas avançadas

Empresas sem funcionários CLT: o Fator R será calculado apenas com base no pró-labore dos sócios. Nesses casos, monitorar mensalmente se o pró-labore está em patamar suficiente para manter o Fator R próximo ou acima de 28% ajuda a preservar o enquadramento no Anexo III. O Fator R usa uma janela móvel de 12 meses e pode mudar de mês a mês.

Empresas com funcionários CLT: o plano de contas deve incluir subcontas detalhadas em 2.2.3 para INSS patronal, FGTS e provisões de férias e 13º salário, porque esses valores impactam o custo real do pessoal e a margem da DRE.

Próximas rotinas: com o plano de contas estruturado, as etapas seguintes são a conciliação bancária mensal, para garantir que todos os lançamentos do extrato estejam refletidos nas contas corretas, e a emissão de notas fiscais vinculadas às subcontas de receita, o que fecha o ciclo contábil com menos retrabalho.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre Anexo III e Anexo V para empresas de TI no Simples Nacional?

Os anexos do Simples Nacional classificam as atividades por tipo e definem as alíquotas aplicáveis. Empresas de TI que prestam serviços de natureza intelectual, como desenvolvimento de software, consultoria e managed services, em geral se enquadram no Anexo V, com alíquota inicial de 15,50%. Quando o Fator R atinge 28% ou mais, a tributação migra para o Anexo III, cuja alíquota inicial é de 6,00%. Um plano de contas bem estruturado garante que os dados de folha e receita usados nesse cálculo estejam corretos.

Subcontratações de freelancers PJ entram no cálculo do Fator R?

Subcontratações de freelancers PJ não entram no cálculo do Fator R. A folha de pagamento para o Fator R inclui pró-labore dos sócios, salários de empregados CLT e encargos como CPP e FGTS. Pagamentos a prestadores de serviço PJ são custos de subcontratação e devem ser lançados em conta separada no plano de contas. Misturar esses valores com a folha CLT distorce o Fator R e pode levar ao enquadramento incorreto no anexo tributário.

É obrigatório ter um contador para manter o plano de contas de uma ME ou EPP de TI?

A legislação empresarial exige escrituração contábil regular para ME e EPP. O contador é responsável por estruturar o plano de contas, registrar os lançamentos conforme as normas contábeis brasileiras, apurar os impostos e entregar as obrigações acessórias. Tentar manter a contabilidade sem um contador registrado no CRC expõe a empresa a erros de apuração, multas e irregularidades fiscais.

Como o plano de contas impacta diretamente o valor do DAS pago mensalmente?

O DAS é calculado sobre a receita bruta mensal da empresa. Quando receitas de diferentes atividades, com CNAEs e alíquotas distintas, ficam misturadas em uma única conta, o sistema aplica uma alíquota única sobre o total, o que pode resultar em pagamento a maior ou a menor. Com contas separadas por tipo de receita e CNAE vinculado, o ERP e o contador conseguem apurar o DAS correto para cada atividade e reduzir o risco de erros e autuações.

Com que frequência o plano de contas de uma empresa de TI deve ser revisado?

A revisão periódica é recomendada para a maioria das ME e EPP de TI. Situações que exigem revisão imediata incluem início de um novo tipo de serviço, como empresa que começa a oferecer SaaS além de projetos, contratação do primeiro funcionário CLT, mudança de provedor de cloud com impacto relevante nos custos e qualquer alteração no CNAE cadastrado no CNPJ. A Agilize Contabilidade monitora essas mudanças e atualiza o plano de contas automaticamente como parte da rotina contábil.

Conclusão

Ter um plano de contas bem estruturado permite que a empresa de TI controle seus números e identifique problemas antes que o DAS saia errado ou que a DRE não feche. Os quatro blocos descritos neste guia, receitas recorrentes, receitas por projeto, custos de cloud e custos com pessoal, cobrem as principais necessidades de desenvolvedores, consultorias e MSPs no Simples Nacional e alimentam diretamente a DRE e o cálculo do Fator R.

A Agilize Contabilidade cuida de toda a contabilidade da sua empresa, estrutura o plano de contas, monitora o Fator R automaticamente, apura o DAS no anexo correto e entrega todas as obrigações acessórias em dia, para que você foque no crescimento do seu negócio.